WooCommerce Rechnung erstellen: Plugins, Pflichtangaben, E-Rechnung

Kann WooCommerce selbst Rechnungen erstellen?

Nein. WooCommerce kennt Bestellungen, Zahlarten und Bestellstatus, aber keine Rechnungen. Die E-Mail, die dein Kunde nach dem Kauf bekommt, ist eine Bestellbestätigung. Ihr fehlen in der Standardform mehrere Angaben, die eine Rechnung nach § 14 UStG haben muss. Wer mit WooCommerce verkauft, braucht deshalb immer eine Ergänzung: ein Plugin im Shop oder einen Dienst, der die Bestellungen abholt.

Welche Pflichtangaben die Bestellung liefert und welche fehlen

Ein Teil der Pflichtangaben steckt in jeder WooCommerce-Bestellung. Der Rest muss vom Rechnungswerkzeug kommen.

Das Leistungsdatum ist der Punkt, an dem viele Shops scheitern: Wird die Rechnung bei der Zahlung geschrieben, steht dort leicht der Zahltag statt des Versandtags. Warum das falsch ist, zeigt die Seite zum Leistungsdatum.

Drei Wege zur WooCommerce-Rechnung

Für kleine Shops mit wenigen Bestellungen reicht ein Plugin oft aus. Mit dem Volumen wachsen drei Fragen, die du an jeden Weg stellen solltest.

Geht die Rechnung als E-Rechnung raus?

Für Rechnungen an Geschäftskunden im Inland gilt die E-Rechnungspflicht: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG). Ein reines PDF reicht dann nicht mehr, gefordert ist ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD. Einige Plugins können das inzwischen, teils nur in der kostenpflichtigen Version. Prüfe deshalb, ob dein Plugin die XML-Datei wirklich erzeugt und mitschickt. Weil Geschäftskunden über den ganz normalen Checkout mitbestellen (verstecktes B2B), betrifft das praktisch jeden Shop, nicht nur die mit Firmenkundenprogramm.

Wer sieht Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen?

Die Rechnung ist die halbe Strecke. Die andere Hälfte sind Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen von Stripe, Mollie oder PayPal. Ein Rechnungs-Plugin sieht davon in der Regel nur, dass die Bestellung bezahlt ist. Gebühren und Sammelauszahlungen muss jemand separat abgleichen, meist deine Steuerkanzlei, jeden Monat. Wie Zahlungen, Gebühren und Belege sauber nach DATEV kommen, zeigt der Leitfaden WooCommerce DATEV-Export. Das Ergebnis kennt jeder wachsende Shop: Die Rechnungen stimmen, aber die Auszahlung auf dem Kontoauszug lässt sich keiner Rechnung zuordnen.

Hängt das Archiv am Shop?

Plugins speichern Rechnungen in der WordPress-Installation. Aufbewahren musst du sie aber acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG), und nach den GoBD muss die Ablage in dieser Zeit unveränderbar bleiben, unabhängig davon, ob der Shop umzieht, ein Update schiefgeht oder ein Plugin abgeschaltet wird. Ein Rechnungsarchiv, das am Shop-Hosting hängt, ist ein Risiko, das erst bei der Prüfung sichtbar wird.

Der Systemweg mit Rechnungen außerhalb des Shops

Rechnungskit lässt WooCommerce, was es gut kann (verkaufen), und übernimmt die Rechnungsstrecke außerhalb: Bestellung und Zahlung rein, geprüfte ZUGFeRD-Rechnung beim Versand raus, GoBD-Archiv und DATEV-Export inklusive Gebühren und Auszahlungen. Erstattungen werden automatisch zur Stornorechnung. Die Anbindung läuft über die REST-API, ein Plugin im Shop ist nicht nötig. Was genau passiert, zeigt die WooCommerce-Integration, die Einrichtung in drei Schritten die Hilfe zu WooCommerce.

Für direkte Banküberweisungen erklärt WooCommerce Vorkasse den Ablauf vom Status „In Wartestellung“ bis zur bezahlten Rechnung. Alle Funktionen im Überblick zeigt die Seite E-Rechnung Software.