Verfahrensdokumentation
Version 1.0 · Stand: Juli 2026 · gemäß GoBD
Diese Verfahrensdokumentation beschreibt den Prozess der Erstellung, Verarbeitung, Übermittlung und revisionssicheren Archivierung elektronischer Rechnungen mit Rechnungskit gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie ist versioniert; frühere Fassungen werden aufbewahrt. Sie bildet den tatsächlich umgesetzten Verarbeitungsstand ab und wird bei Änderungen des Verfahrens fortgeschrieben.
1. Zweck und Geltungsbereich
Die Dokumentation richtet sich an Nutzer von Rechnungskit sowie an die Finanzverwaltung und deren Prüfer. Sie beschreibt den Verfahrensablauf für Ausgangsrechnungen, die über die Plattform erzeugt und archiviert werden. Der jeweilige Nutzer (Rechnungsaussteller) bleibt für die inhaltliche Richtigkeit seiner Belege und deren steuerliche Würdigung verantwortlich.
2. Systemüberblick
Rechnungskit ist eine Mehrmandanten-Plattform. Die Verarbeitung erfolgt serverseitig in einer abgesicherten Umgebung. Kernkomponenten sind: die Anwendungs- und Datenbankschicht (mandantengetrennt), eine Komponente zur Erzeugung strukturierter Rechnungsdaten (ZUGFeRD/EN 16931), eine Komponente zur PDF/A-3-Erzeugung sowie ein verschlüsselter, unveränderbarer Archivspeicher.
3. Datenherkunft und Belegeingang
Rechnungsrelevante Daten entstehen aus Zahlungen und Bestellungen, die über angebundene Zahlungsdienste (u. a. Stripe, Mollie) und Shopsysteme eingehen, oder aus manuell erfassten Daten. Eingehende Ereignisse werden signatur- bzw. authentizitätsgeprüft und einem Vorgang eindeutig zugeordnet. Nicht eindeutig zuordenbare Zahlungen werden zur manuellen Klärung ausgesteuert und nicht automatisch verrechnet.
4. Rechnungserzeugung und Nummernvergabe
Bei Erzeugung einer Rechnung wird innerhalb einer Datenbanktransaktion eine lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummer vergeben. Die Rechnung wird als vollständiger, in sich abgeschlossener Datensatz (Verkäufer, Käufer, Positionen, Steueraufschlüsselung) festgeschrieben. Schlägt ein Schritt fehl, wird die gesamte Transaktion zurückgerollt; eine Nummer wird dabei nicht verbraucht, sodass keine Lücken entstehen.
5. Format und Validierung
Aus dem Datensatz wird eine strukturierte Rechnung im Format ZUGFeRD/Factur-X (Profil EN 16931) erzeugt. Vor der Archivierung wird die strukturierte Rechnung gegen die Norm EN 16931 validiert. Nur eine erfolgreich validierte Rechnung wird archiviert; andernfalls wird der Vorgang abgebrochen und zur Klärung gemeldet.
6. Darstellung (PDF/A-3)
Die menschenlesbare Darstellung wird als PDF/A-3 erzeugt, in das die strukturierte Rechnung eingebettet wird (hybrides ZUGFeRD-Dokument). Das erzeugte PDF wird erneut geprüft. Die Darstellung wird bei Bedarf reproduzierbar aus dem archivierten Datensatz abgeleitet.
7. Archivierung und Unveränderbarkeit
Die finalisierte Rechnung wird verschlüsselt in einem Objektspeicher mit Schreibschutz (WORM, Versionierung) abgelegt. Finalisierte Rechnungen werden nicht verändert und nicht gelöscht. Korrekturen erfolgen ausschließlich über Stornorechnungen und neue Rechnungen. Die Unveränderbarkeit wird zusätzlich auf Datenbankebene durch Sperren gegen Änderung und Löschung abgesichert.
8. Integritätssicherung
Für jede archivierte Rechnung werden kryptografische Prüfsummen (SHA-256) des Originals und des verschlüsselten Objekts gebildet und in der Datenbank hinterlegt. Bei jeder erneuten Ableitung der Darstellung wird die Prüfsumme gegen den hinterlegten Wert geprüft; bei Abweichung wird der Vorgang abgebrochen.
9. Zugriffsschutz
Der Zugriff ist auf authentifizierte Nutzer des jeweiligen Mandanten beschränkt. Die Mandantentrennung wird auf Datenbankebene (Row-Level-Security) erzwungen; ergänzend gilt ein rollenbasiertes Rechtekonzept. Sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert.
10. Aufbewahrung, Export und Löschung
Belege werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (u. a. § 147 AO) aufbewahrt. Nutzer können ihre Archivdaten während der Vertragslaufzeit und innerhalb der vereinbarten Frist nach Vertragsende exportieren. Eine Löschung erfolgt erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
11. Änderungen und Versionierung
Diese Verfahrensdokumentation wird bei wesentlichen Änderungen des Verfahrens fortgeschrieben. Jede Fassung wird mit Version und Stand gekennzeichnet; frühere Fassungen werden im Rahmen der Aufbewahrungsfristen vorgehalten, sodass der zu einem Zeitpunkt gültige Verfahrensstand nachvollziehbar bleibt.
Diese Verfahrensdokumentation ist eine Vorlage und bildet den aktuellen Verarbeitungsstand ab. Sie ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung und ist an den konkreten Einsatz beim Nutzer anzupassen.