WooCommerce E-Rechnung und DATEV-Export automatisch

So funktioniert die WooCommerce-Integration

Rechnungskit verknüpft die Zahlung deines Zahlungsanbieters (Stripe, Mollie oder PayPal) mit der WooCommerce-Bestellung. Die Bestellung liefert Positionen, Steuersätze, Rabatte und Versanddaten; die Zahlung liefert Gebühren und Auszahlungen. Daraus entsteht automatisch eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format: PDF plus eingebettetes XML, gültig für private und geschäftliche Käufer, EU-weit.

Jede Rechnung wird vor dem Versand validiert: Pflichtfelder nach §14 UStG, Steuersatz je Land, lückenloser Nummernkreis, EN-16931-Schema. Danach liegt sie revisionssicher im GoBD-Archiv, 8 Jahre, unveränderbar.

Vorkasse direkt aus WooCommerce übernehmen

Auch Offline-Zahlungen lassen sich ohne doppelten Pflegeaufwand verarbeiten. Bei direkter Banküberweisung bleibt die Bestellung zunächst „In Wartestellung“. Sobald du den Zahlungseingang geprüft und sie auf „In Bearbeitung“ gesetzt hast, erkennt Rechnungskit die Vorkasse. Bei „Fertiggestellt“ entsteht die bereits bezahlte Rechnung. Den vollständigen Ablauf zeigt WooCommerce Vorkasse.

Post-Purchase-Upsells: zweite Zahlung, eigener Beleg

Upsell-Plugins wie FunnelKit (UpStroke) hängen nach dem Checkout weitere Artikel an dieselbe Bestellung und ziehen dafür eine zweite Zahlung ein. Für die Buchhaltung ist das ein Klassiker für Chaos: Die Bestellung wächst nachträglich, die erste Rechnung stimmt nicht mehr mit dem Bestellwert überein. Rechnungskit erkennt diesen Fall automatisch und erstellt eine Nachtragsrechnung über genau die hinzugekauften Artikel. Die erste Rechnung bleibt unverändert im GoBD-Archiv, der Nachtrag bekommt eine eigene Rechnungsnummer, und beide Zahlungen sind sauber ihrem Beleg zugeordnet – auch im DATEV-Export und bei späteren Erstattungen. Den vollständigen Ablauf inklusive Versandkosten und Erstattungen zeigt Upsell und Nachtragsrechnung.

Direkte PayPal-Zahlungen zuordnen

Läuft PayPal bei dir direkt (nicht über Mollie), zählt ein Detail: Das WooCommerce-PayPal-Plugin schreibt die Bestellnummer in das PayPal-Feld invoice_id — genau daraus liest Rechnungskit die Zuordnung zur Bestellung. Prüfe in den Plugin-Einstellungen, dass das Rechnungs-Präfix (Invoice Prefix) aktiv ist. Dann matcht jede direkte PayPal-Zahlung automatisch, inklusive Gebühren aus der PayPal-Integration.

Warum kein weiteres WooCommerce-Plugin?

Plugins laufen in deinem Shop und teilen dessen Risiken: Updates, Konflikte, Performance. Rechnungskit läuft außerhalb deines Shops und zieht nur Daten, per API. Dein Shop bleibt schlank, deine Buchhaltung bekommt trotzdem alles: Rechnungen, DATEV-Export mit Gebühren und Auszahlungen, OSS-Meldung für EU-Umsätze.