WooCommerce E‑Rechnung und DATEV‑Export ohne Plugin

So funktioniert die WooCommerce-Integration

Rechnungskit verknüpft zwei Datenquellen: die WooCommerce-Bestellung und die Zahlung bei deinem Zahlungsanbieter, also Stripe, PayPal, Mollie oder Unzer. Die Bestellung liefert Positionen, Steuersätze, Rabatte, Versandkosten und den Versandstatus. Die Zahlung liefert Betrag, Gebühr und später die Auszahlung. Aus beidem entsteht eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format: PDF mit eingebettetem XML, lesbar für Privatkunden und maschinenlesbar für die Buchhaltung von Geschäftskunden. Kunden mit Leitweg-ID, etwa Behörden oder Hochschulen, bekommen dieselbe Rechnung als XRechnung 3.0.

Vor dem Versand prüft Rechnungskit jede Rechnung: Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, Steuersatz je Land, fortlaufende Rechnungsnummer und das EN-16931-Schema. Danach liegt sie unveränderbar mit Prüfsumme im GoBD-Archiv. Auf Wunsch geht sie in deinem Namen per E-Mail an den Kunden.

Einrichtung in drei Schritten

1. In WooCommerce einen REST-API-Schlüssel mit Lesen/Schreiben anlegen.
2. Shop-URL und Schlüssel in Rechnungskit eintragen. Die Webhooks legt Rechnungskit selbst an.
3. Zahlungsanbieter verbinden und im kostenlosen Testmodus eine Bestellung durchspielen. Abgerechnet wird erst ab dem Go-Live, die Preise stehen auf der Preisseite.

Jeden Klick mit Screenshots, dazu Shop-URL, Weiterleitungen und Berechtigungen, zeigt die Hilfe zu WooCommerce.

Welcher WooCommerce-Status was auslöst

Rechnungskit liest die Bestellstatus, die du in WooCommerce setzt. Eine zusätzliche Oberfläche für den Versand brauchst du nicht.

Neue und geänderte Bestellungen kommen per signiertem Webhook. Zusätzlich gleicht Rechnungskit alle vier Stunden die Bestellungen der letzten 24 Stunden ab. Bleibt ein Webhook still, aktiviert Rechnungskit ihn im Shop wieder und holt Bestellungen in der Zwischenzeit alle 15 Minuten ab. So fehlt auch an Tagen mit hunderten Bestellungen keine.

WooCommerce mit DATEV verbinden

WooCommerce bringt keinen DATEV-Export mit. Der Weg führt über die Rechnung: Rechnungskit schreibt jeden Beleg in den monatlichen DATEV-Export, als EXTF-Buchungsstapel mit Erlösen und Zahlungen getrennt. Gebühren von Stripe, PayPal und Mollie sowie deren Auszahlungen stehen als eigene Buchungen darin, die Belege hängen per Beleglink an. Deine Steuerkanzlei holt den Export über ihren eigenen Zugang selbst ab. EU-Verkäufe an Privatkunden landen außerdem im OSS-Export. Welche Wege es generell vom Shop nach DATEV gibt und was im Buchungsstapel stehen muss, erklärt der Leitfaden WooCommerce DATEV-Export.

Vorkasse direkt aus WooCommerce übernehmen

Auch Offline-Zahlungen laufen ohne doppelte Pflege. Bei direkter Banküberweisung bleibt die Bestellung zunächst „In Wartestellung“. Sobald du den Zahlungseingang geprüft und sie auf „In Bearbeitung“ gesetzt hast, erkennt Rechnungskit die Vorkasse. Bei „Fertiggestellt“ entsteht die bereits bezahlte Rechnung. Den vollständigen Ablauf zeigt WooCommerce Vorkasse.

Post-Purchase-Upsells: zweite Zahlung, eigener Beleg

Upsell-Plugins wie FunnelKit (UpStroke) hängen nach dem Checkout weitere Artikel an dieselbe Bestellung und ziehen dafür eine zweite Zahlung ein. Die Bestellung wächst also nachträglich, und die erste Rechnung passt nicht mehr zum Bestellwert. Rechnungskit erkennt diesen Fall und erstellt eine Nachtragsrechnung über genau die hinzugekauften Artikel. Die erste Rechnung bleibt unverändert im Archiv, der Nachtrag bekommt eine eigene Nummer, und beide Zahlungen sind ihrem Beleg zugeordnet, auch im DATEV-Export und bei späteren Erstattungen. Den Ablauf mit Versandkosten und Erstattungen zeigt Upsell und Nachtragsrechnung.

Direkte PayPal-Zahlungen zuordnen

Läuft PayPal bei dir direkt und nicht über Mollie, schreibt das WooCommerce-PayPal-Plugin die Bestellnummer in das PayPal-Feld invoice_id. Daraus liest Rechnungskit die Zuordnung, und jede direkte PayPal-Zahlung landet samt Gebühr aus der PayPal-Integration an der richtigen Bestellung.

Warum kein weiteres WooCommerce-Plugin?

Plugins laufen in deinem Shop und teilen dessen Risiken: Updates, Konflikte, Ladezeit. Auch das Rechnungsarchiv hängt dann am Hosting. Rechnungskit läuft außerhalb von WordPress und liest nur Daten über die API. Dein Shop bleibt schlank, und die Belege liegen getrennt vom Shop. Welche Wege es sonst gibt, mit PDF-Plugin, Germanized Pro oder externem Dienst, vergleicht der Ratgeber WooCommerce Rechnung erstellen.

Nutzt du bisher ein anderes Tool für deine WooCommerce-Rechnungen? Die Vergleiche mit easybill, Billbee, FastBill und Pathway Solutions zeigen, wo die Unterschiede liegen.