Versandkosten und Umsatzsteuer: 7 %, 19 % oder steuerfrei?

Warum Versand den Steuersatz der Ware übernimmt

Umsatzsteuerlich ist der Versand keine eigene Leistung, die du deinem Kunden verkaufst. Er existiert nur, um die Warenlieferung zu erfüllen. Im Steuerrecht heißt das unselbstständige Nebenleistung. Nebenleistungen teilen das Schicksal der Hauptleistung (Abschn. 3.10 Abs. 5 UStAE): Sie übernehmen deren Steuersatz oder deren Steuerbefreiung.

Konkret: Verschickst du Kaffee (7 %, § 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG mit Anlage 2 Nr. 12), sind die Versandkosten mit 7 % zu versteuern. Verschickst du eine Kaffeemühle (19 %), gilt 19 %. Ob der Versand als eigene Rechnungsposition ausgewiesen wird oder im Warenpreis steckt, ändert daran nichts: Das gilt auch, wenn für die Nebenleistung ein besonderes Entgelt verlangt wird (Abschn. 3.10 Abs. 5 Satz 2 UStAE).

Gemischter Warenkorb: Die Pauschale wird aufgeteilt

Interessant wird es beim gemischten Warenkorb: Kaffee zu 7 % und eine Mühle zu 19 %, dazu 4,90 € Versandpauschale. Die Pauschale dient beiden Lieferungen gleichzeitig. Ausdrücklich geregelt ist der Versand im gemischten Warenkorb weder im Gesetz noch im Anwendungserlass. Nach unserer Einschätzung folgt aus dem Nebenleistungsgrundsatz, dass jeder Anteil das Schicksal seiner Ware teilt, die Pauschale also anteilig aufgeteilt wird. Für die Aufteilung eines Gesamtpreises auf unterschiedlich besteuerte Leistungen verlangt die Finanzverwaltung die einfachstmögliche sachgerechte Methode, grundsätzlich nach den Einzelverkaufspreisen (Abschn. 10.1 Abs. 11 UStAE).

Beim Aufteilungsmaßstab hat der Bundesfinanzhof 2025 präzisiert: Bei der Aufteilung nach Einzelverkaufspreisen ist von den Bruttoverkaufspreisen auszugehen (BFH, Urteil vom 22.01.2025, XI R 22/22). Ein Maßstab, nach dem auf ein Produkt mehr entfällt als sein Einzelverkaufspreis, ist nicht sachgerecht (BFH, Urteil vom 22.01.2025, XI R 19/23). Beide Urteile betrafen Spar-Menüs in der Systemgastronomie; dass der Maßstab auch für Versandpauschalen gilt, ist unsere Übertragung, keine ausdrückliche Entscheidung. Andere gleich einfache Methoden, etwa nach dem Wareneinsatz, lässt die Finanzverwaltung ebenfalls zu (Abschn. 10.1 Abs. 11 Satz 5 UStAE). Wichtig ist außerdem Konsistenz: eine Methode wählen und einheitlich anwenden.

In der Praxis ist die Versandpauschale wie die Produktpreise im B2C-Shop ein Bruttobetrag: Der Kunde zahlt 4,90 €, egal was darin steckt. Das ändert am Vorgehen nichts: Der Bruttobetrag wird im Brutto-Wertverhältnis der Waren aufgeteilt, und aus jedem Anteil wird anschließend die enthaltene Umsatzsteuer mit dem Satz des jeweiligen Anteils herausgerechnet.

Ein Rechenbeispiel: Kaffee 21,40 € brutto (7 %), Kaffeemühle 35,70 € brutto (19 %), Versandpauschale 4,90 € brutto.

EU-Lieferungen und Exporte: Versand ist mit steuerfrei

Dieselbe Logik gilt bei Steuerbefreiungen. Ist die Warenlieferung als innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a UStG) oder als Ausfuhrlieferung (§ 6 UStG) steuerfrei, erstreckt sich die Befreiung als Nebenleistung auch auf die Versandkosten (Abschn. 3.10 Abs. 5 UStAE), vorausgesetzt, die Voraussetzungen der Befreiung sind tatsächlich erfüllt: eine gültige USt-IdNr., die der Kunde verwendet (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG), und der Nachweis (§ 6a Abs. 3 UStG) bei EU-B2B, der Ausfuhrnachweis beim Export.

Und bei gemischten Sendungen mit teils steuerfreien, teils steuerpflichtigen Positionen wird wieder aufgeteilt: Nur der auf die steuerfreie Lieferung entfallende Versandanteil ist steuerfrei, der Rest folgt seinem eigenen Steuersatz.

Das gilt genauso für Umsätze, die im Inland steuerfrei sind, etwa Leistungen von Museen, Theatern oder zoologischen Gärten nach § 4 Nr. 20 Buchst. a UStG. Der Versandanteil dieser Ware ist steuerfrei, und die Rechnung braucht einen Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG). Steuerfrei ist dabei nicht dasselbe wie ein Steuersatz von 0 %: In der E-Rechnung steht für befreite Umsätze eine eigene Kategorie mit dem Befreiungsgrund.

Wie Rechnungskit das automatisch löst

Rechnungskit behandelt Versandkosten von Haus aus als Nebenleistung. Bei einheitlichen Warenkörben trägt der Versand den Steuersatz der Ware, bei steuerfreien Lieferungen die Befreiung, inklusive der Abhängigkeit von der USt-IdNr.-Prüfung und den Nachweisen. Das gilt auch dann, wenn der Shop selbst einen anderen Satz meldet: Berechnet Shopify auf einen Warenkorb voller Kaffee (7 %) pauschal 19 % Versandsteuer, weil die anteilige Versandsteuer im Shop nicht aktiviert ist, setzt Rechnungskit den Versand auf dem Beleg auf 7 %. Ein Satz, der auf keiner Position vorkommt, landet nie auf der Rechnung.

Bei gemischten Warenkörben kommt es darauf an, was der Shop liefert. Drei Fälle:

1. Der Shop liefert die Steueraufteilung des Versands mit (mehrere Steuerzeilen am Versand, etwa Shopify mit aktivierter anteiliger Versandsteuer): Rechnungskit übernimmt exakt diese Beträge. Das ist, was der Kunde im Checkout bezahlt hat.
2. Der Shop versteuert den Versand pauschal mit einem Satz, obwohl die Ware unterschiedlich besteuert ist, etwa 7 % und 19 % oder steuerfreie neben steuerpflichtiger Ware: Rechnungskit teilt die Brutto-Pauschale im Brutto-Wertverhältnis der Warenpositionen auf (Maßstab nach BFH XI R 22/22, übertragen auf den Versand) und rechnet aus jedem Anteil die enthaltene Umsatzsteuer mit seinem Satz heraus. Der Bruttobetrag bleibt der aus dem Checkout, nur Netto und Steuer verteilen sich neu. Wer das nicht möchte, stellt die Shop-Verbindung unter Belegregeln auf „Steuer aus dem Shop übernehmen“ um; der Beleg trägt dann die Checkout-Steuer und Rechnungskit legt eine Prüfaufgabe an.
3. Die Quelle liefert gar keine Steuerdaten (etwa über die Push-API): Rechnungskit teilt wie in Fall 2 auf.

Auf der ZUGFeRD-Rechnung erscheint der Versand dann als getrennte Positionen je Steuersatz („Versandkosten (7 %)“ / „Versandkosten (19 %)“), und jede Steuergruppe stimmt auf den Cent. Die Aufteilung funktioniert mit jedem Satz, nicht nur mit 7 % und 19 %: Auch österreichische 10 % und 20 % oder eine OSS-Lieferung mit den Sätzen des Ziellands werden nach demselben Maßstab verteilt. Steuerfreie und mit 0 % besteuerte Ware bekommt ebenfalls ihren Anteil. Markierst du eine Kategorie in Rechnungskit als steuerbefreit, steht ihr Versandanteil als „Versandkosten (0 %)“ in der Gruppe der befreiten Umsätze, mit demselben Befreiungshinweis wie die Ware (so richtest du das ein).

Rundungsdifferenzen werden deterministisch der größten Position zugeschlagen, sodass die Summe der Anteile immer exakt der ursprünglichen Pauschale entspricht. Das ist wichtig für den Abgleich mit der Zahlung und den DATEV-Export.