WooCommerce verbinden

WooCommerce wird ohne Plugin angebunden: eine schlanke REST-API-Verbindung liefert die Bestelldaten, die gesamte Rechnungslogik läuft außerhalb deines Shops. Den Überblick über die WooCommerce-Anbindung ohne Plugin gibt die Produktseite. Wie der Monatsstapel für die Steuerkanzlei aussieht und welche Wege es von WooCommerce nach DATEV gibt, erklärt der Ratgeber WooCommerce DATEV-Export.

Die Zahlung ordnet Rechnungskit über Zahlungsreferenz oder Bestellnummer der Bestellung zu (siehe Zahlungen, Zuordnung und Auszahlungs-Abgleich). Bei Ware entsteht die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, sobald die Bestellung auf „Fertiggestellt“ steht, der Versandtag ist dann das Leistungsdatum. Jeder Beleg liegt danach unveränderbar im GoBD-Archiv und läuft in den monatlichen DATEV-Export, Erlöse und Zahlungen getrennt.

Einrichtung

1. In WooCommerce: Einstellungen → Erweitert → REST-API, neuen Schlüssel mit Berechtigung Lesen/Schreiben anlegen. Schreibzugriff braucht Rechnungskit nur, um die Webhooks für dich einzurichten.

2. In Rechnungskit unter Verbindungen → Connect: Shop-URL (https://dein-shop.de), Consumer Key (ck_...) und Consumer Secret (cs_...) eintragen. Die Shop-URL muss die endgültige Adresse sein (mit oder ohne www, so wie der Shop tatsächlich antwortet); Weiterleitungen folgt Rechnungskit nicht und meldet das beim Verbinden.

   Sobald die Shop-URL eingetragen ist, führt dich der Link „REST-API-Schlüssel im Shop öffnen“ direkt zur passenden Seite in WooCommerce:

   

3. Rechnungskit prüft die Zugangsdaten, legt die Webhooks automatisch an und signiert sie. Du musst in WooCommerce nichts weiter konfigurieren.

Was automatisch passiert

• Neue und geänderte Bestellungen kommen per signiertem Webhook an, Erstattungen und der Versandstatus (Bestellung „Fertiggestellt") reiten auf denselben Ereignissen.
• Ein 4-stündlicher Abgleich holt nach, was ein Webhook verpasst haben könnte: alle in den letzten 24 Stunden geänderten Bestellungen, vollständig seitenweise, auch bei hunderten Bestellungen am Tag.
• Auf der Seite Bestellungen startet „Jetzt synchronisieren" zusätzlich einen Abgleich der letzten 7 Tage im Hintergrund, etwa nach einer Störung oder direkt nach der Einrichtung.
• Bleibt der Webhook still, hilft sich Rechnungskit selbst: Der Abgleich reaktiviert pausierte oder deaktivierte Rechnungskit-Webhooks im Shop über die REST-API (und legt fehlende neu an), holt Bestellungen solange alle 15 Minuten statt alle 4 Stunden ab und lädt eine Bestellung sofort einzeln nach, sobald eine Zahlung sie referenziert, aber die Bestellung noch fehlt. Die Aufgabe „Webhook-Verbindung still" bleibt nur stehen, wenn das alles nicht greift; dann in WooCommerce unter Status → Logs (Quelle „webhooks-delivery") nachsehen oder neu verbinden.
• Produkte werden aus den Bestellpositionen übernommen und unter Produkte → Alle Produkte gepflegt.
• Erstattungen erzeugen automatisch die Stornorechnung. Bei einer Teilerstattung listet sie genau die erstatteten Artikel, die WooCommerce meldet, auch wenn das Geld über PayPal, Stripe oder Mollie zurückging. Fehlt die Artikelangabe, entscheidet deine Belegregel: anteilig, als Sammelposition oder manuell zugeordnet (siehe Belege, Formate und GoBD-Archiv).
• Zahlarten der Zahlungs-Plugins (WooCommerce Stripe mit Karte, SEPA-Lastschrift, Klarna und Co., PayPal Payments, Mollie) brauchen keine Belegregel, sobald der Anbieter in Rechnungskit verbunden ist: Die Zahlung kommt von dort. Eine SEPA-Lastschrift meldet Stripe erst, wenn die Bank sie bestätigt hat, meist nach wenigen Werktagen. Bis dahin steht die Bestellung auf „Zahlung wird von Stripe abgeholt“, die Rechnung entsteht mit dem Zahlungseingang (siehe stripe).
• Bestehende Belege aus einem alten PDF-Plugin bleiben unberührt, dein Nummernkreis läuft ohne Bruch weiter (Startnummer beim Go-Live festlegen).

Vorkasse mit WooCommerce

Vorkasse funktioniert vollständig: Die Bestellung wartet („In Wartestellung“), du markierst sie nach Zahlungseingang im Shop als bezahlt („In Bearbeitung“), erst dann entsteht die Rechnung, bei Ware mit dem Status „Fertiggestellt“. Dein Shop bleibt die Quelle der Wahrheit für den Zahlungseingang, Rechnungskit gleicht kein Bankkonto ab. Die Zuordnung der Zahlart läuft über den exakten Gateway-Namen aus dem Shop (siehe Kauf auf Rechnung und Vorkasse).

Kauf auf Rechnung mit WooCommerce

Steht die Zahlart deines Shops (zum Beispiel „invoice“) in den Belegregeln unter Kauf auf Rechnung, entsteht die Rechnung mit Zahlungsziel und Bankverbindung und erscheint als offener Posten unter /receivables. Die Status „In Bearbeitung“ und „Fertiggestellt“ zählen dabei nicht als Zahlungseingang. Bezahlt ist die Rechnung, wenn eine Zahlung zugeordnet ist oder du sie unter Offene Posten als bezahlt markierst. Als Zahlart steht auf der Rechnung der Name, den deine Kunden im Shop gesehen haben, etwa „Kauf auf Rechnung“.

Wann die Rechnung entsteht: Bei Bestellungen mit Versand, wenn du sie auf „Fertiggestellt“ setzt. Bei Bestellungen ohne Versand, etwa Tickets oder andere virtuelle Produkte, schon bei Eingang der Bestellung („In Bearbeitung“ oder „In Wartestellung“).

Bestellungen über 0 €, etwa der Start eines Abos mit Testzeitraum, bekommen keine Rechnung. Ohne Entgelt gibt es keine Leistung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG, für die § 14 Abs. 2 UStG eine Rechnung verlangt. Die Rechnung kommt mit der ersten Bestellung, die einen Betrag hat. Eine Ausnahme ist eine Bestellung, die ein Mehrzweckgutschein bezahlt hat: Dort ist der Gutschein die Gegenleistung (§ 3 Abs. 15 UStG), und die Rechnung entsteht wie sonst auch. Verschenkst du Ware über einen 100-%-Rabatt, klär mit deiner Steuerkanzlei, ob das eine Wertabgabe nach § 3 Abs. 1b UStG ist.

Bestellreferenz oder Kostenstelle

Viele Firmenkunden brauchen ihre eigene Referenz auf der Rechnung, meist eine Kostenstelle oder Bestellnummer. Lege dafür in deinem Checkout ein Feld an, zum Beispiel mit einem Checkout-Feld-Plugin, und gib ihm einen Namen mit „kostenstelle“, „bestellreferenz“, „kundenreferenz“ oder „buyer_reference“ (etwa billing_kostenstelle). Alternativ setzt du das Bestell-Metafeld _rk_buyer_reference. Rechnungskit übernimmt den Wert als „Ihre Referenz“ auf die Rechnung und in die E-Rechnung (Käuferreferenz, BT-10). Die Rechnung bleibt eine normale ZUGFeRD-Rechnung. Den Text aus den Bestellhinweisen liest Rechnungskit nicht, weil Kunden dort auch anderes schreiben.

Leistungszeitraum je Position

Verkaufst du Leistungen über einen Zeitraum, zum Beispiel Wartung, Kurse oder Vermietung, kann die Rechnung statt des Versandtags den Leistungszeitraum tragen. Dafür gibst du jeder Bestellposition zwei Metafelder mit, etwa per Plugin oder Code-Snippet in deinem Shop:

• rk_leistung_von: Beginn, zum Beispiel 2026-11-01
• rk_leistung_bis: Ende, zum Beispiel 2026-11-30

Für einen einzelnen Tag reicht rk_leistungsdatum. Einen Zeitraum, der nur einen Tag umfasst, zeigt die Rechnung ebenfalls als „Leistungsdatum“ mit einem Datum. Erlaubt sind die Formate JJJJ-MM-TT und TT.MM.JJJJ. Mit einem Unterstrich davor (_rk_leistung_von) bleiben die Felder in WooCommerce verborgen und erscheinen nicht in den Kundenmails.

So landet der Zeitraum auf der Rechnung:

• Haben alle Positionen denselben Zeitraum, steht er als Leistungszeitraum im Rechnungskopf (in der E-Rechnung BT-73 und BT-74).
• Haben die Positionen unterschiedliche Zeiträume, steht im Kopf die Gesamtspanne, und jede Position zeigt ihren eigenen Zeitraum (BT-134 und BT-135).
• Positionen ohne die Felder laufen wie bisher.

Bilanzierst du und ist das Produkt als „Einmalige Dienstleistung“ eingestuft (zum Beispiel ein Veranstaltungsticket), bucht Rechnungskit eine Zahlung vor dem Ende des Zeitraums als erhaltene Anzahlung. Im DATEV-Export wird sie am letzten Tag des Zeitraums zu Umsatz.

Eine Bestellung mit Zeitraum wird mit der Zahlung fakturiert und wartet nicht auf „Fertiggestellt“. Enthält eine Bestellung, die versendet wird, auch Positionen ohne Zeitraum, bleibt es beim Versandtag als Leistungsdatum.

Post-Purchase-Upsells (FunnelKit, CartFlows)

Hängt ein Upsell-Plugin nach dem Checkout Artikel an die bestehende Bestellung und zieht dafür eine zweite Zahlung ein, entsteht automatisch eine Nachtragsrechnung über genau die neuen Artikel. Die erste Rechnung bleibt unverändert archiviert (siehe Post-Purchase-Upsells und Nachtragsrechnung).

Legt das Plugin die Upsell-Artikel vor dem Versand auf dieselbe Bestellung (so macht es FunnelKit), gibt es keine Nachtragsrechnung: Die eine Rechnung beim Versand enthält alle Artikel, und beide Zahlungen begleichen sie.

Gutscheine (Germanized)

Löst ein Kunde einen Mehrzweckgutschein aus Germanized ein (in Germanized als Mehrzweckgutschein angelegt), erkennt Rechnungskit das an der Bestellung. Ein Gutschein ist eine Zahlung, kein Rabatt: Die Rechnung weist die Umsatzsteuer auf den vollen Betrag aus und nennt beide Anteile, etwa „Kreditkarte (54,18 €) und Gutschein (25,00 €)“. Im Gutschein-Register unter Gutscheine sinkt die Verbindlichkeit um den eingelösten Betrag. Bezahlt ein Kunde komplett mit Gutschein, stellt Rechnungskit die Rechnung ohne Zahlungseingang aus. Normale Rabatt-Gutscheine (Prozent oder fester Betrag) bleiben Rabatte und mindern den Rechnungsbetrag.

Bucht dein Gutschein-Plugin die Einlösung als negative Gebühr ohne Umsatzsteuer (etwa „Wertgutschein: ABC123“ mit −50 €), erkennt Rechnungskit sie ebenfalls als Mehrzweckgutschein und behandelt sie genauso.

Gebühren mit positivem Betrag, etwa eine Mehrwegverpackung, übernimmt Rechnungskit als eigene Rechnungsposition mit dem Steuersatz aus WooCommerce.

Gebühren mit negativem Betrag und Umsatzsteuer, etwa ein „Bundle-Rabatt (2 Beutel · −6%)“ aus einem Bundle- oder Rabatt-Plugin, sind Rabatte. Rechnungskit verteilt sie auf die Positionen der Bestellung und nennt den Namen der Gebühr als Rabattgrund. Die Umsatzsteuer je Steuersatz bleibt so, wie WooCommerce sie berechnet hat: Die Rechnung muss das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt ausweisen, samt jeder im Voraus vereinbarten Minderung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG). Liefert WooCommerce keine Steuerbeträge je Satz, teilt Rechnungskit den Rabatt nach dem Bruttowert der Positionen je Steuersatz auf.

Andere Gutschein- oder Guthaben-Plugins erkennt Rechnungskit noch nicht. Nutzt du so ein Plugin, schreib uns an support@rechnungskit.de, bevor du es einsetzt.

Rechnungsbetrag gleich bezahlter Betrag

Die Rechnung lautet auf den Betrag, den dein Kunde in WooCommerce bezahlt hat. Vier Fälle gleicht Rechnungskit dafür selbst aus:

• Produkt-Bundles und Gratis-Artikel (etwa mit WPC Product Bundles): Manche Plugins zeigen bei Bundle-Bestandteilen einen Preis an, berechnen ihn aber nicht. Solche Positionen stehen mit 0,00 € auf der Rechnung, damit Menge und Art der Ware vollständig sind. Den Preis tragen die Positionen, die der Shop berechnet hat.
• Versand: Maßgeblich ist der Versandbetrag, der in der Bestellsumme steckt. Weichen Versandzeile und Summen der Bestellung voneinander ab, nimmt Rechnungskit den Betrag, mit dem die Bestellung auf den bezahlten Betrag aufgeht, und rechnet die Umsatzsteuer zu den Sätzen des Versands heraus. Fehlt die Versandzeile, gelten die Summen der Bestellung.
• Steuersatz je Position: Rechnungskit nimmt den Satz, auf den WooCommerce tatsächlich Steuer berechnet hat, auch wenn die Bestellung weitere Sätze ohne Betrag mitliefert.
• Upsell-Zahlungen (FunnelKit): Zieht ein Upsell-Plugin nach dem Checkout eine zweite Zahlung ein, rechnet WooCommerce den Versand für den gemischten Warenkorb oft neu und senkt die Bestellsumme, obwohl der Versand mit der ersten Zahlung schon eingezogen ist (zum Beispiel 53,46 € Bestellsumme, 53,57 € bezahlt). Geht der Unterschied genau im Versand auf, nennt die Rechnung den Versand, der wirklich berechnet wurde, und lautet auf den bezahlten Betrag: Entgelt ist, was der Kunde aufwendet (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG). Der Versand verteilt sich nach dem Verhältnis der Bruttowerte auf die Steuersätze (BFH, Urteil vom 22.01.2025, XI R 22/22). Voraussetzung: höchstens 60 Cent Unterschied, und jede spätere Zahlung passt genau zu Artikeln der Bestellung. Auf der Rechnungsseite stehen beide Beträge. Alles andere bleibt bei der Bestellsumme.

Ergibt eine Bestellung trotzdem einen anderen Betrag als bezahlt (mehr als Rundungscents), stellt Rechnungskit keine Rechnung aus. Die Zahlung bleibt mit der Bestellung verknüpft, und eine Aufgabe nennt beide Beträge. Sobald die Bestellung neu eingelesen ist und die Beträge passen, entsteht die Rechnung von selbst. Ein eingelöster Mehrzweckgutschein zählt dabei zum bezahlten Betrag.

Deckt die bisherige Zahlung die Bestellsumme nicht, wartet die Rechnung einer versendeten Bestellung auf die weitere Zahlung, höchstens 8 bis 12 Stunden, denn PayPal kommt per Abruf. Bestellungen, die eine Zahlung ganz bezahlt, warten nie. Kommt die Zahlung erst nach der Rechnung, bleibt die Rechnung unverändert (GoBD) und die Zahlung begleicht sie. Der Unterschied von ein paar Cent steht dann an der Zahlung und auf der Rechnungsseite.

Grenzen, ehrlich benannt

• Der API-Schlüssel braucht Lesen/Schreiben. Mit einem Nur-Lesen-Schlüssel schlägt die Verbindung beim Anlegen der Webhooks bewusst fehl, statt still ohne Webhooks zu laufen.
• Produkt-Webhooks gibt es nicht. Der Katalog wird beim Verbinden importiert, danach einmal täglich automatisch und jederzeit über „Produkte synchronisieren" auf der Produkte-Seite aktualisiert. Namen und Kategorien pflegst du in Rechnungskit.
• Wurde ein Produkt schon verkauft, bevor es im Katalog ankam (Quelle „Shop" ohne Artikel-ID), verknüpft der nächste Produkt-Abgleich es anhand der Artikelnummer (SKU) mit dem WooCommerce-Produkt. Deine Kategorie und Namen bleiben dabei erhalten.
• WooCommerce Subscriptions wird unterstützt, jede wiederkehrende Zahlung erzeugt eine eigene Rechnung mit korrektem Leistungszeitraum.

Mehrere Shops in einem Projekt

Betreibst du zwei oder mehr WooCommerce-Shops unter einer Firma, verbindest du sie im selben Projekt. Nach dem ersten Shop steht unter Verbindungen → Connect „Weiteren WooCommerce-Shop verbinden“. Die Shop-Adresse entscheidet: Eine neue Adresse wird eine eigene Verbindung, die Adresse eines schon verbundenen Shops erneuert nur dessen Schlüssel.

• Jeder Shop behält seine eigenen Bestellungen. Haben beide Shops eine Bestellung #1234, sind das zwei getrennte Bestellungen. Produkte, Erstattungen und Vorkasse-Zahlungen bleiben ebenfalls beim jeweiligen Shop.
• Eine PayPal-Verbindung reicht für alle Shops. Damit eine PayPal-Zahlung beim richtigen Shop landet, gib jedem Shop in WooCommerce PayPal Payments ein eigenes „Invoice prefix“, zum Beispiel „SHOPA-“ und „SHOPB-“. Das Plugin setzt es bei PayPal vor die Bestellnummer. Rechnungskit liest das Präfix beim Verbinden und beim täglichen Produkt-Abgleich aus dem Shop. Findet es keins, trägst du es auf der Karte des Shops unter „PayPal-Rechnungspräfix“ ein.
• Passt kein Präfix, sucht Rechnungskit die Bestellnummer in allen Shops. Gibt es sie nur in einem Shop, wird die Zahlung dort zugeordnet. Gibt es sie in mehreren, entsteht eine Aufgabe zum Zuordnen.
• Hat jeder Shop sein eigenes Stripe-Konto, verbindest du jedes Konto einzeln („Weiteres Stripe-Konto verbinden“) und wählst auf der Stripe-Karte unter „Gehört zum Shop“ den passenden Shop. Zahlungen dieses Kontos gehen dann nur an Bestellungen dieses Shops (siehe stripe).

Ab zwei Shops legst du unter Einstellungen → Shops (/settings/shops) je Shop fest, was abweichen soll. Leere Felder übernehmen die Einstellung des Projekts.

• Name des Shops: die Marke, z. B. „Fundraisingtage“. Rechnungskit zeigt ihn in Filtern und Listen, nicht auf der Rechnung.
• Eigener Nummernkreis: z. B. FT-JJJJ-####. Rechnungen zu Bestellungen dieses Shops bekommen dann FT-2026-0001 usw., ihre Stornos FT-S-…, im Testmodus steht TEST- davor. Das Präfix muss sich von allen anderen Nummernkreisen des Projekts unterscheiden, Rechnungskit prüft das beim Speichern. Eine erste Nummer kannst du setzen, solange aus dem Kreis noch keine Rechnung entstanden ist. Ausgestellte Rechnungen behalten ihre Nummer; schaltest du den Kreis ab, laufen neue Rechnungen wieder im Kreis des Projekts, und ein Storno folgt immer dem Kreis seiner Rechnung.
• Rechnungsvorlage: Unter Einstellungen → Rechnungsvorlage wählst du oben „Vorlage für“ den Shop und gibst ihm eigenes Logo, eigene Farben und Texte. Die Vorschau zeigt die Vorlage des gewählten Shops. Firmenname, Anschrift und Steuernummern bleiben die deines Unternehmens, denn alle Shops eines Projekts stellen Rechnungen im Namen derselben Firma aus.
• Absendername: steht im Von-Feld und im Platzhalter für den Firmennamen der Mails an Käufer dieses Shops (Rechnungsmail, Bitte um Rechnungsdaten). Die Pflichtangaben im Mail-Fuß nennen weiter den Firmennamen. Die E-Mail-Texte selbst gelten für alle Shops.
• DATEV-Kostenstelle (KOST1): Buchungen zu Bestellungen dieses Shops tragen sie (siehe DATEV-Export und Steuerkanzlei, Kostenstellen).

Unter Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen und Auswertung filterst du mit „Shop“ auf einen Shop. Zähler und Summen beziehen sich dann nur auf diesen Shop, Zeitraum, Suche und die übrigen Filter lassen sich dazu kombinieren. Das Nachweis-Paket auf der Bestellseite enthält dann nur die Bestellungen dieses Shops. Der Tab „Zu prüfen“ unter Rechnungen zeigt weiter alle Aufgaben. In der Auswertung bleiben Auszahlungen ungefiltert, weil eine Auszahlung Zahlungen mehrerer Shops enthält.

Versandsteuer

Rechnungskit setzt den Versand auf den Steuersatz der Ware, auch wenn der Shop pauschal 19 % meldet. Bei gemischten Warenkörben wird nach Brutto-Warenwert aufgeteilt; Hintergrund und Beispiele erklärt der Ratgeber Versandkosten und Umsatzsteuer. Die Einstellung je Shop-Verbindung findest du unter Verbindungen → Belegregeln, Karte „Versandsteuer“.