WooCommerce verbinden

WooCommerce wird ohne Plugin angebunden: eine schlanke REST-API-Verbindung liefert die Bestelldaten, die gesamte Rechnungslogik läuft außerhalb deines Shops.

Die Zahlung ordnet Rechnungskit über Zahlungsreferenz oder Bestellnummer der Bestellung zu (siehe Zahlungen, Zuordnung und Auszahlungs-Abgleich). Bei Ware entsteht die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, sobald die Bestellung auf „Fertiggestellt“ steht, der Versandtag ist dann das Leistungsdatum. Jeder Beleg liegt danach unveränderbar im GoBD-Archiv und läuft in den monatlichen DATEV-Export, Erlöse und Zahlungen getrennt.

Einrichtung

1. In WooCommerce: Einstellungen → Erweitert → REST-API, neuen Schlüssel mit Berechtigung Lesen/Schreiben anlegen. Schreibzugriff braucht Rechnungskit nur, um die Webhooks für dich einzurichten.

2. In Rechnungskit unter Verbindungen → Connect: Shop-URL (https://dein-shop.de), Consumer Key (ck_...) und Consumer Secret (cs_...) eintragen. Die Shop-URL muss die endgültige Adresse sein (mit oder ohne www, so wie der Shop tatsächlich antwortet); Weiterleitungen folgt Rechnungskit nicht und meldet das beim Verbinden.

   Sobald die Shop-URL eingetragen ist, führt dich der Link „REST-API-Schlüssel im Shop öffnen“ direkt zur passenden Seite in WooCommerce:

   

3. Rechnungskit prüft die Zugangsdaten, legt die Webhooks automatisch an und signiert sie. Du musst in WooCommerce nichts weiter konfigurieren.

Was automatisch passiert

• Neue und geänderte Bestellungen kommen per signiertem Webhook an, Erstattungen und der Versandstatus (Bestellung „Fertiggestellt") reiten auf denselben Ereignissen.
• Ein 4-stündlicher Abgleich holt nach, was ein Webhook verpasst haben könnte: alle in den letzten 24 Stunden geänderten Bestellungen, vollständig seitenweise, auch bei hunderten Bestellungen am Tag.
• Auf der Seite Bestellungen startet „Jetzt synchronisieren" zusätzlich einen Abgleich der letzten 7 Tage im Hintergrund, etwa nach einer Störung oder direkt nach der Einrichtung.
• Bleibt der Webhook still, hilft sich Rechnungskit selbst: Der Abgleich reaktiviert pausierte oder deaktivierte Rechnungskit-Webhooks im Shop über die REST-API (und legt fehlende neu an), holt Bestellungen solange alle 15 Minuten statt alle 4 Stunden ab und lädt eine Bestellung sofort einzeln nach, sobald eine Zahlung sie referenziert, aber die Bestellung noch fehlt. Die Aufgabe „Webhook-Verbindung still" bleibt nur stehen, wenn das alles nicht greift; dann in WooCommerce unter Status → Logs (Quelle „webhooks-delivery") nachsehen oder neu verbinden.
• Produkte werden aus den Bestellpositionen übernommen und unter Produkte → Alle Produkte gepflegt.
• Erstattungen erzeugen automatisch die Stornorechnung. Bei einer Teilerstattung listet sie genau die erstatteten Artikel, die WooCommerce meldet, auch wenn das Geld über PayPal, Stripe oder Mollie zurückging. Fehlt die Artikelangabe, entscheidet deine Belegregel: anteilig, als Sammelposition oder manuell zugeordnet (siehe Belege, Formate und GoBD-Archiv).
• Bestehende Belege aus einem alten PDF-Plugin bleiben unberührt, dein Nummernkreis läuft ohne Bruch weiter (Startnummer beim Go-Live festlegen).

Vorkasse mit WooCommerce

Vorkasse funktioniert vollständig: Die Bestellung wartet („In Wartestellung“), du markierst sie nach Zahlungseingang im Shop als bezahlt („In Bearbeitung“), erst dann entsteht die Rechnung, bei Ware mit dem Status „Fertiggestellt“. Dein Shop bleibt die Quelle der Wahrheit für den Zahlungseingang, Rechnungskit gleicht kein Bankkonto ab. Die Zuordnung der Zahlart läuft über den exakten Gateway-Namen aus dem Shop (siehe Kauf auf Rechnung und Vorkasse).

Post-Purchase-Upsells (FunnelKit, CartFlows)

Hängt ein Upsell-Plugin nach dem Checkout Artikel an die bestehende Bestellung und zieht dafür eine zweite Zahlung ein, entsteht automatisch eine Nachtragsrechnung über genau die neuen Artikel. Die erste Rechnung bleibt unverändert archiviert (siehe Post-Purchase-Upsells und Nachtragsrechnung).

Gutscheine (Germanized)

Löst ein Kunde einen Mehrzweckgutschein aus Germanized ein (in Germanized als Mehrzweckgutschein angelegt), erkennt Rechnungskit das an der Bestellung. Ein Gutschein ist eine Zahlung, kein Rabatt: Die Rechnung weist die Umsatzsteuer auf den vollen Betrag aus und nennt beide Anteile, etwa „Kreditkarte (54,18 €) und Gutschein (25,00 €)“. Im Gutschein-Register unter Gutscheine sinkt die Verbindlichkeit um den eingelösten Betrag. Bezahlt ein Kunde komplett mit Gutschein, stellt Rechnungskit die Rechnung ohne Zahlungseingang aus. Normale Rabatt-Gutscheine (Prozent oder fester Betrag) bleiben Rabatte und mindern den Rechnungsbetrag.

Andere Gutschein- oder Guthaben-Plugins erkennt Rechnungskit noch nicht. Nutzt du so ein Plugin, schreib uns an support@rechnungskit.de, bevor du es einsetzt.

Grenzen, ehrlich benannt

• Der API-Schlüssel braucht Lesen/Schreiben. Mit einem Nur-Lesen-Schlüssel schlägt die Verbindung beim Anlegen der Webhooks bewusst fehl, statt still ohne Webhooks zu laufen.
• Produkt-Webhooks gibt es nicht. Der Katalog wird beim Verbinden importiert, danach einmal täglich automatisch und jederzeit über „Produkte synchronisieren" auf der Produkte-Seite aktualisiert. Namen und Kategorien pflegst du in Rechnungskit.
• Wurde ein Produkt schon verkauft, bevor es im Katalog ankam (Quelle „Shop" ohne Artikel-ID), verknüpft der nächste Produkt-Abgleich es anhand der Artikelnummer (SKU) mit dem WooCommerce-Produkt. Deine Kategorie und Namen bleiben dabei erhalten.
• WooCommerce Subscriptions wird unterstützt, jede wiederkehrende Zahlung erzeugt eine eigene Rechnung mit korrektem Leistungszeitraum.

Versandsteuer

Rechnungskit setzt den Versand auf den Steuersatz der Ware, auch wenn der Shop pauschal 19 % meldet. Bei gemischten Warenkörben wird nach Brutto-Warenwert aufgeteilt; Hintergrund und Beispiele erklärt der Ratgeber Versandkosten und Umsatzsteuer. Die Einstellung je Shop-Verbindung findest du unter Verbindungen → Belegregeln, Karte „Versandsteuer“.