Billbee Alternative für Rechnungen: E-Rechnung, Archiv und DATEV

Bei der Rechnung ja, bei allem anderen nicht. Rechnungskit übernimmt Rechnungen, Gutschriften und Stornos aus Shopify, WooCommerce und Shopware samt E-Rechnung, festgeschriebenem Archiv und DATEV-Buchungen mit Gebühren. Auftragsabwicklung, Versandlabels, Bestände und Marktplätze wie Amazon oder eBay bleiben bei Billbee; beide arbeiten nebeneinander, wenn nur eines der beiden Systeme die Rechnungen schreibt.

Ja, und das ist der übliche Weg beim Wechsel. Du lässt beide Systeme einen Abrechnungszeitraum lang parallel laufen und vergleichst Belege und Buchungen, bevor du umstellst.

Die bleiben, wo sie sind. Rechnungskit importiert und archiviert keine Rechnungen, die anderswo erstellt wurden; deine Aufbewahrungspflicht für Altbelege (acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG und § 147 Abs. 3 AO) erfüllst du weiterhin im bisherigen System. Was Rechnungskit übernehmen kann, sind vergangene Bestellungen und Zahlungen aus deinen angebundenen Shops und Zahlungsanbietern: Daraus entstehen dann neue, geprüfte Rechnungen. Beim Nummernkreis legst du fest, bei welcher Nummer Rechnungskit weiterzählt, damit es keine Überschneidung mit deinen alten Belegen gibt.

Belege werden revisionssicher und unveränderbar für acht Jahre abgelegt, solange dein Konto besteht (WORM-Archiv mit Prüfsummen). Acht Jahre ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO); die Anforderungen an das Archiv beschreiben die GoBD. Exportieren kannst du sie jederzeit, nach einer Kündigung noch 90 Tage kostenlos. Die abschließende Beurteilung deiner Verfahrensdokumentation trifft dein Steuerberater.

Billbee ist eine Software für Auftragsabwicklung im Onlinehandel von der Billbee GmbH aus Twistetal in Hessen. Sie holt Bestellungen aus über 150 Shops, Marktplätzen und Diensten in eine Liste, druckt Versandlabels und Lieferscheine, führt Bestände und automatisiert Abläufe über Regeln. Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen erzeugt Billbee aus den Auftragsdaten, seit Januar 2025 auch als ZUGFeRD-Rechnung.

Abgerechnet wird nach Bestellungen im Monat, alle Funktionen sind inklusive. Laut Preisrechner auf billbee.io kosten 100 Bestellungen 48 €, 500 Bestellungen 125 €, 1.000 Bestellungen 171 € und 2.000 Bestellungen 229 € netto im Monat; am oberen Ende nennt der Rechner 8,4 Cent je Bestellung. Mindestens fallen 9 € an. Gutschriften und Stornorechnungen zählen ebenfalls als Bestellung. Rechnungskit kostet 9 € Grundgebühr plus 0,15 bis 0,03 € je Beleg, bei 500 Belegen also 68 € und bei 1.000 Belegen 105,50 €. Der Vergleich hinkt allerdings, weil Billbee für den Preis auch Versand und Lager abdeckt (Stand 12. Oktober 2026).

Billbee erzeugt seit dem 1. Januar 2025 ZUGFeRD-Rechnungen im Format 2.2.0, allerdings nur, wenn du Rechnungen einzeln oder als ZIP erzeugst, nicht im Sammel-PDF. Ein ZUGFeRD-Profil und eine Prüfung vor dem Versand nennt die Hilfe nicht. XRechnung und Leitweg-ID kommen in Hilfe und Blog nicht vor. Bei Rechnungskit entsteht jede Rechnung als ZUGFeRD 2.5 nach EN 16931 und wird vor dem Versand geprüft; ist beim Kunden eine Leitweg-ID hinterlegt, wird daraus eine XRechnung 3.0. E-Rechnungen empfangen können müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025; für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG).

GoBD-Konformität gilt immer für dein ganzes Verfahren samt Verfahrensdokumentation; ein Programm trägt nur seinen Teil dazu bei. In der Billbee-Hilfe steht, dass die Archivierung der Belege nicht in Billbee erfolgt. Gespeichert werden nur die Auftragsdaten, aus denen Billbee die Rechnung bei Bedarf neu erzeugt. Änderst du die Auftragsdaten, entsteht eine neue Rechnung; Billbee weist selbst darauf hin, dass dann eventuell eine Stornorechnung nötig ist. Die Produktseite verspricht dagegen eine revisionssichere Archivierung. Die GoBD verlangen, dass ein einmal erstellter Beleg nicht unbemerkt verändert werden kann (§ 146 Abs. 4 AO). Mit Billbee brauchst du dafür ein Archiv dahinter, etwa DATEV oder ein anderes Archivsystem. Rechnungskit schreibt jede Rechnung ab Erstellung fest und legt sie mit Prüfsumme acht Jahre lang ab, solange dein Konto besteht.

Erlöse samt OSS-Konten exportiert Billbee als Datei oder per DATEV-Buchungsdatenservice, auf Wunsch mit Rechnungs-PDFs; für deren Speicherung berechnet DATEV eigene Gebühren. Für Zahlungen bleibt nur der manuelle Export. Gebühren von Shops und Zahlungsanbietern importiert Billbee laut Hilfe nicht, und Auszahlungen sind nicht dokumentiert. Die bucht deine Steuerkanzlei dann von Hand aus den Abrechnungen von PayPal, Stripe & Co. Rechnungskit gibt Erlöse, Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen als zugeordnete Buchungen an DATEV, jede Rechnungsbuchung mit Beleglink auf ihr Belegbild.

Ja, das ist für viele Händler der sinnvollste Weg. Billbee bleibt für Bestellungen, Versand und Lager zuständig, Rechnungskit verbindest du direkt mit deinem Shopify-, WooCommerce- oder Shopware-Shop. Dann schaltest du in Billbee die Rechnungsregel für diesen Shop ab, denn zu einem Verkauf gehört genau eine Rechnung. Zwei Rechnungen mit Steuerausweis über denselben Umsatz können die Umsatzsteuer ein zweites Mal auslösen (§ 14c Abs. 1 UStG). Marktplatz-Bestellungen von Amazon, eBay oder Etsy bleiben bei Billbee, weil Rechnungskit diese Kanäle noch nicht anbindet.

Eine Kündigung im eigentlichen Sinn gibt es bei Billbee nicht: Du löschst den Account im Benutzerkonto, und damit werden alle Bestellungen und Auftragsdokumente gelöscht. Billbee kann einen gelöschten Account höchstens 21 Tage lang wiederherstellen. Sichere deine Rechnungen vorher, denn die Aufbewahrungspflicht von acht Jahren liegt bei dir (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Alternativ setzt du Billbee auf Standby: Ohne neue Bestellungen kostet das 9 € im Monat, und die Daten bleiben abrufbar. Rechnungskit übernimmt keine fremden Rechnungen, die alten Belege archivierst du also selbst weiter.

Aus öffentlich zugänglichen Quellen der Anbieter, geprüft am 12. Oktober 2026, mit Fußnoten je Zeile. Wo keine belastbare Quelle vorlag, steht ausdrücklich „Nicht belegt". Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib an support@rechnungskit.de, wir korrigieren und datieren die Seite neu.