Shopify Rechnungen als E‑Rechnung, mit DATEV‑Export

So funktioniert die Shopify-Integration

Rechnungskit verbindet zwei Datenquellen: die Zahlung von deinem Zahlungsanbieter (Shopify Payments, Stripe, Mollie, PayPal oder Unzer) und die Bestellung aus Shopify. Wichtig für die automatische Zuordnung: In Rechnungskit wählst du Shopify als Matching-Quelle des Anbieters, damit die Zahlung ihre Bestellung im richtigen Bestand sucht. Übergibt deine Zahlungs-App zusätzlich die Shopify-Bestellnummer (bei PayPal als invoice_id, bei Unzer als Order-ID), läuft die Zuordnung darüber. Bei PayPal kommt Rechnungskit auch ohne dieses Feld aus (siehe unten). Ob die letzten Zahlungen mit diesen Einstellungen matchen, zeigt Rechnungskit direkt an der Verbindung an. Die Bestellung liefert, was die Zahlung allein nicht weiß: Positionen, Steuersätze je Artikel, Rabatte, Versandkosten und das Versanddatum.

Aus beidem zusammen entsteht eine geprüfte E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, mit korrektem Leistungsdatum: Versandware wird zum Versanddatum fakturiert, nicht zum Zahldatum. Das klingt nach einem Detail, ist aber der Unterschied zwischen einer formal korrekten Rechnung und einem Beleg, den deine Steuerkanzlei bei der nächsten Prüfung erklären muss. Kunden mit Leitweg-ID, etwa Behörden oder Hochschulen, bekommen dieselbe Rechnung als XRechnung 3.0.

So verbindest du deinen Shop

Am direktesten startest du in Rechnungskit: Konto anlegen, unter Verbindungen → Connect deine Shop-Domain eingeben und den Zugriff in Shopify bestätigen. Alternativ installierst du die App aus dem Shopify App Store und verknüpfst sie dort mit deinem Rechnungskit-Konto. Beide Wege liefern dieselben Daten. In deinem Theme oder Checkout installiert die App nichts, sie liest Bestell-, Zahlungs- und Produktdaten über die Shopify-API. Wie du die Anbindung Schritt für Schritt einrichtest, steht in der Hilfe zu Shopify.

Jede Zahlart, ein passender Weg

Wie die Rechnung entsteht, hängt davon ab, wie dein Kunde bezahlt. Online-Zahlungen über Shopify Payments, PayPal oder Klarna ordnet Rechnungskit automatisch zu. Bei Vorkasse gibt es keinen Zahlungsanbieter, deshalb dient der Bestellstatus in Shopify als Zahlungssignal. Verkäufe an der Kasse über Shopify POS fakturiert Rechnungskit für neue Verbindungen standardmäßig nicht, weil dafür deine Kassen-App mit TSE zuständig ist.

Erstattungen, Retouren und Store Credit

Erstattest du in Shopify einzelne Artikel, übernimmt Rechnungskit genau diese Positionen in die Stornorechnung. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert, so wie es § 146 Abs. 4 AO und die GoBD verlangen. Welcher Korrekturweg für welchen Fall passt, erklärt der Beitrag zur Rechnungskorrektur. Gibst du statt Geld ein Guthaben zurück, unterscheidet Rechnungskit zwischen Retoure und Kulanz, Details auf der Seite zu Shopify Store Credit.

Du nutzt bereits eine Rechnungs-App?

Shopifys eigene App Order Printer gestaltet druckbare PDF-Belege. Eine E-Rechnung nach EN 16931, ein GoBD-Archiv und einen DATEV-Export liefert sie nicht. Läuft neben Rechnungskit noch eine zweite Rechnungs-App, deaktivierst du sie am besten, damit keine widersprüchlichen Belege entstehen. Was Shopify selbst kann und was ab 2027 fehlt, steht im Ratgeber Shopify Rechnung erstellen. Direkte Vergleiche mit verbreiteten Shopify-Apps findest du unter Rechnungskit oder Order Printer Pro, Rechnungskit oder Sufio und Rechnungskit oder Pathway Solutions. Wann du E-Rechnungen verschicken musst, erklärt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht; die Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG mit den Übergangsfristen aus § 27 Abs. 38 UStG.

Rabatte, Versandkosten und Gutscheine, korrekt zugeordnet

Shopify-Bestellungen enthalten oft Rabattcodes, gestaffelte Versandkosten und eingelöste Geschenkgutscheine. Rechnungskit übernimmt diese Daten positionsgenau: Rabatte mindern die richtige Position, Versandkosten laufen mit dem richtigen Steuersatz, auch im gemischten Warenkorb, Gutscheine werden umsatzsteuerlich korrekt behandelt. Einen verkauften Shopify-Geschenkgutschein behandelt Rechnungskit als Mehrzweck-Gutschein: Er bekommt einen Kaufbeleg ohne Umsatzsteuer, weil die Steuer bei dieser Gutscheinart erst mit der Lieferung entsteht (§ 3 Abs. 15 UStG). Bei der Einlösung steht er auf der Rechnung als Zahlung.

Direkte PayPal-Zahlungen zuordnen

Nutzt du PayPal direkt neben Shopify Payments, hängt viel an einem einzigen Feld. Bei einem Teil der Zahlungen steht im PayPal-Feld invoice_id die Bestellnummer, und Rechnungskit liest die Zuordnung direkt daraus ab. Beim Rest steht dort ein interner Schlüssel der Checkout-Sitzung, zu dem es keine Bestellnummer gibt. Wer nur die Zahlungsdaten von PayPal auswertet, findet für diese Zahlungen nichts.

Deshalb fragt Rechnungskit die andere Seite: die Shopify-Bestellung. Dort ist die PayPal-Transaktionsnummer hinterlegt, und über sie lassen sich Bestellung und Zahlung eindeutig verbinden, obwohl PayPal die Bestellnummer nicht kennt. Zugeordnet wird also über die Transaktionsnummer, nicht über Betrag und Zeitpunkt geschätzt, woraus sonst leicht ein Beleg für die falsche Bestellung entsteht. Einstellen musst du nichts. Die bestehende Shopify-Verbindung genügt. Gebühren und Erstattungen laufen weiter über die PayPal-Integration.

Auch rückwirkend greift das: Zahlungen, die bisher ohne Zuordnung lagen, holt Rechnungskit über denselben Weg nach.

Auszahlungen, die aufgehen

Shopify Payments zahlt gebündelt aus. Auf dem Kontoauszug steht eine Summe, dahinter stecken Dutzende Verkäufe, Gebühren und Erstattungen. Rechnungskit zerlegt jede Auszahlung wieder in ihre Positionen und ordnet sie den einzelnen Zahlungen zu, damit die Buchhaltung sauber aufgeht.

Geprüft wird dabei nicht nur die Endsumme, sondern jede Position. Passt etwas nicht zusammen, siehst du eine Klärungsaufgabe statt einer stillen Rundung, denn eine Differenz heißt meist: Eine Transaktion fehlt, ist doppelt erfasst oder falsch bewertet. Bei Erstattungen wird es knifflig, weil Shopify sie unter einer eigenen Transaktionsnummer bucht, die zur ursprünglichen Zahlung nicht passt. Aufgelöst werden sie deshalb über die Bestellung, die Shopify mitliefert. Stammt die Bestellung noch aus der Zeit vor deinem Belegstart, bleibt die Position ruhig: Dort gehört der Vorgang ins Altsystem und es gibt nichts zu klären.

Beispiel · Auszahlungen einer Woche

Auf dem Konto drei Summen, in Rechnungskit jede Position je Zahlungsart

Auf dem KontoauszugWas steckt darin? Nicht erkennbar

Shopify Payments1.162,47 €

PayPal395,79 €

Klarna280,07 €

In Rechnungskit aufgeschlüsselt, je ZahlungsartGeht auf

Shopify Payments12 Bestellungen

Verkäufe1.240,00 €

Gebühren−27,63 €

Erstattungen−49,90 €

Auszahlung1.162,47 €

PayPal5 Bestellungen

Verkäufe410,00 €

Gebühren−14,21 €

Erstattungen0,00 €

Auszahlung395,79 €

Klarna3 Bestellungen

Verkäufe289,00 €

Gebühren−8,93 €

Erstattungen0,00 €

Auszahlung280,07 €

Für PayPal und Klarna gilt dasselbe Prinzip. Beide zahlen nicht über Shopify Payments aus, sondern über ihr eigenes Konto. Rechnungskit holt Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen dort direkt ab, sobald du PayPal und Klarna zusätzlich verbindest, und führt jeden Anbieter auf einem eigenen Geldtransitkonto.

EU-Verkäufe automatisch in der OSS-Meldung

Verkaufst du über Shopify in andere EU-Länder, überwacht Rechnungskit die 10.000-Euro-Schwelle für Fernverkäufe (§ 3c Abs. 4 UStG) und fasst deine EU-Umsätze je Land in der OSS-Quartalsmeldung zusammen, mit dem jeweils gültigen Steuersatz je Produktkategorie und Zielland.

Mehrere Märkte und Rechtsträger, getrennt fakturiert

Wenn du Shopify Markets (Shopify Plus) nutzt und verschiedene Märkte über unterschiedliche Rechtsträger abrechnest, etwa die EU über deine deutsche GmbH und die Schweiz über eine eigene Schweizer Gesellschaft, kannst du die Anbindung pro Markt steuern. Rechnungskit erkennt bei der Verbindung, dass dein Store mehrere Märkte hat, und bietet einen Marktfilter an.

So beschränkst du eine Verbindung auf die Märkte, die zu diesem Rechtsträger gehören. Du wählst entweder „Alle außer diese“, um zum Beispiel den Schweiz-Markt hier zu ignorieren, weil ihn ein anderes System fakturiert, oder „Nur diese“ für eine gezielte Auswahl. Bestellungen aus ausgeschlossenen Märkten werden von dieser Verbindung nicht fakturiert.

Möchtest du einen zweiten Markt separat in Rechnungskit abrechnen, verbindest du denselben Shop aus einem zweiten Konto oder Projekt und filterst dort umgekehrt. So bekommt jeder Rechtsträger seinen eigenen Nummernkreis und seine eigenen Belege, und das mit nur einer Shopify-App.