WooCommerce Vorkasse: Rechnung automatisch nach Zahlung
Bei der direkten Banküberweisung überweist der Kunde auf dein Bankkonto, ohne Stripe, Mollie oder PayPal. WooCommerce hält die Bestellung deshalb zunächst im Status „In Wartestellung“. Sobald du den Geldeingang geprüft und den Status auf „In Bearbeitung“ gesetzt hast, erfasst Rechnungskit die Zahlung automatisch. Bei physischer Ware entsteht die bereits bezahlte Rechnung, wenn du die Bestellung nach dem Versand auf „Fertiggestellt“ setzt.
Zwei Statuswechsel, ein sauberer Ablauf. WooCommerce bleibt dein Arbeitsort, Rechnungskit übernimmt Zahlung, Rechnung, Archiv und DATEV.
Rechnungen schreiben ist einfach. Rechtssicher schreiben nicht.
Der Unterschied zwischen einem PDF und einer konformen E-Rechnung entscheidet bei der nächsten Steuerprüfung. Rechnungskit schließt genau diese Lücke.
In vier Schritten zur konformen E-Rechnung.
- 01Zahlart zuordnenIn den Verbindungen ordnest du die in Bestellungen beobachtete WooCommerce-Zahlart als Vorkasse zu. Beim WooCommerce-Core-Gateway für direkte Banküberweisung ist die technische Kennung „bacs“. Jede Zahlart steht auf genau einer Liste: Vorkasse oder Rechnungskauf.
- 02Bestellung wartetWooCommerce setzt eine Bestellung mit direkter Banküberweisung zunächst auf „In Wartestellung“. Solange du keinen Zahlungseingang bestätigst, entstehen in Rechnungskit weder eine Zahlung noch eine verfrühte Rechnung.
- 03Zahlung bestätigenDu prüfst den Kontoauszug und setzt die Bestellung in WooCommerce auf „In Bearbeitung“. Rechnungskit übernimmt diesen Statuswechsel als Vorkasse-Zahlungseingang. Ein Zahlungsanbieter und eine Kontovollmacht sind dafür nicht nötig.
- 04Versand fakturiertNach dem Versand setzt du physische Ware auf „Fertiggestellt“. Rechnungskit erzeugt die bereits bezahlte ZUGFeRD-Rechnung mit dem Versanddatum als Leistungsdatum, archiviert sie revisionssicher und nimmt sie in den DATEV-Export auf.
Direkte Banküberweisung liefert keine automatische Zahlungsbestätigung
WooCommerce bringt mit Direct Bank Transfer (BACS) eine Offline-Zahlart für Vorkasse mit. Der Kunde erhält deine Bankdaten und überweist direkt. Weil kein Zahlungsanbieter beteiligt ist, kann WooCommerce den Geldeingang nicht selbst bestätigen und setzt die Bestellung zunächst auf „In Wartestellung“ (on-hold).
Du prüfst den Kontoauszug und änderst die Bestellung anschließend auf „In Bearbeitung“. Laut WooCommerce bedeutet dieser Status, dass die Zahlung eingegangen ist und die Bestellung noch erfüllt werden muss. Rechnungskit nutzt genau diesen Statuswechsel als Zahlungssignal. Eine Banking-Anbindung oder Kontovollmacht ist nicht erforderlich.
Die WooCommerce-Status bilden den Vorkasse-Ablauf ab
| WooCommerce-Status | Bedeutung im Vorkasse-Ablauf | Wirkung in Rechnungskit |
|---|---|---|
| In Wartestellung | Überweisung noch zu prüfen | keine Zahlung, keine Rechnung |
| In Bearbeitung | Zahlung bestätigt | Vorkasse-Zahlung wird einmalig erfasst |
| Fertiggestellt | Ware versendet oder Leistung abgeschlossen | Rechnung wird mit dem Erfüllungsdatum erzeugt |
| Storniert | Bestellung wird nicht ausgeführt | keine Rechnung oder geregelte Korrektur eines bereits erzeugten Belegs |
Für physische Ware sind Zahlung und Versand damit bewusst zwei getrennte Ereignisse. Bei virtuellen und herunterladbaren Produkten kann WooCommerce eine bezahlte Bestellung direkt fertigstellen. Rechnungskit verarbeitet dann beide Signale gemeinsam und berücksichtigt die hinterlegte Produktklassifikation.
Vorkasse ist nicht Kauf auf Rechnung
| Vorkasse | Kauf auf Rechnung | |
|---|---|---|
| Reihenfolge | erst Zahlung, dann Versand | erst Versand und Rechnung, dann Zahlung |
| WooCommerce-Start | „In Wartestellung“ (on-hold) |
zahlartabhängig, häufig „In Wartestellung“ |
| Zahlungssignal | Wechsel auf „In Bearbeitung“ | späterer Eingang auf den offenen Posten |
| Rechnung | bei Erfüllung bereits bezahlt | bei Erfüllung offen mit Zahlungsziel |
| Zahlungserinnerungen | nicht nötig | automatisch konfigurierbar |
In Rechnungskit kann eine beobachtete WooCommerce-Zahlart deshalb nur einem der beiden Wege zugeordnet sein. Das verhindert, dass eine Vorkasse-Bestellung versehentlich eine offene Forderung erzeugt oder Rechnungskauf vor dem tatsächlichen Eingang als bezahlt gilt.
Was Rechnungskit nach dem Statuswechsel macht
WooCommerce meldet Änderungen über einen signierten Webhook. Rechnungskit normalisiert die Bestellung und legt für eine als Vorkasse konfigurierte Zahlart genau einen synthetischen Zahlungseingang an. Wiederholte Webhook-Zustellungen erzeugen keine Duplikate. Ein regelmäßiger Abgleich fängt Änderungen auf, falls eine Webhook-Zustellung verzögert war.
Bei physischer Ware löst „Fertiggestellt“ die Fakturierung aus. Das Leistungsdatum ist das Erfüllungsdatum aus WooCommerce. Danach wird die Rechnung als ZUGFeRD 2.5 validiert, GoBD-revisionssicher archiviert und für den DATEV-Export bereitgestellt.
DATEV ohne doppelte Bankbuchung
Rechnungskit erfasst die Vorkasse-Zahlung, damit Bestellung und Rechnung fachlich als bezahlt verbunden sind. Es exportiert dafür jedoch keine zusätzliche Zahlungsbuchung nach DATEV. Der reale Bankeingang befindet sich bereits auf dem Kontoauszug und wird dort durch die Kanzlei gebucht.
So bleibt die Arbeitsteilung eindeutig: Rechnungskit liefert den Beleg mit Erlöskonto und Steuerschlüssel, die Kanzlei gleicht den Bankumsatz aus. Mehr über Bestellungen, Steuern und Webhooks erfährst du auf der Seite zur WooCommerce-Integration.
Häufige Fragen zur E-Rechnung Software
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