Shopware Rechnung erstellen: Was Shopware 6 selbst kann und was fehlt

Was Shopware 6 selbst kann

Shopware 6 hat eine eigene Belegfunktion, das unterscheidet es von manchen gehosteten Shopsystemen. Aus einer Bestellung erzeugst du im Admin eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Gutschrift oder eine Stornorechnung. Jede Belegart zieht ihre Nummer aus einem eigenen Nummernkreis, das Layout kommt aus einem Twig-Template, das du mit Logo, Absender und Fußzeile anpasst. Über den Flow Builder lässt sich die Rechnung auch automatisch bei einem Statuswechsel erzeugen und verschicken.

Mit Version 6.6.10 kam die E-Rechnung in den Kern. Shopware schreibt die Rechnung dann zusätzlich als ZUGFeRD nach EN 16931, als eigene XML-Datei oder eingebettet in das PDF. Seit Shopware 6.7 ist ZUGFeRD kein eigener Belegtyp mehr, sondern ein Format, das du je Belegart für Rechnung, Stornorechnung und Gutschrift einstellst. Mit 6.7 wurden außerdem Rechenregeln in der XML korrigiert, die zuvor bei der Validierung auffallen konnten. Wer eine ältere Version betreibt, bekommt die E-Rechnung nur über eine Erweiterung.

Das ist mehr, als die meisten Shopsysteme mitbringen. Offen bleibt, was nach dem Erzeugen des Belegs passiert.

Wo Lücken bleiben

Zahlungen und Gebühren. Die Shopware-Rechnung kennt nur die Bestellung. Was beim Zahlungsanbieter wirklich passiert ist, also Auszahlungen von Stripe, Mollie oder PayPal, einbehaltene Gebühren, Teilerstattungen und Rückbuchungen, muss jemand Monat für Monat gegen die Rechnungen abgleichen. Genau dort entstehen die Stunden, die deine Steuerkanzlei jeden Monat abrechnet.

DATEV. Einen DATEV-Export bringt Shopware im Kern nicht mit. Wer Buchungsstapel und Belege an die Steuerkanzlei übergeben will, braucht eine Erweiterung oder exportiert von Hand. Wie ein DATEV-Export für Shopware ohne Plugin im Shop aussieht, zeigt die Integrationsseite.

Archiv. Die Belege liegen in deiner Shopware-Installation. Ob das den GoBD genügt, hängt davon ab, wie dein Hosting, die Zugriffsrechte und die Verfahrensdokumentation aussehen. Eine unveränderbare Ablage mit Prüfsumme ist das nicht von allein. Aufbewahren musst du Rechnungen acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO).

Leistungsdatum und Zeitpunkt. Wann die Rechnung entsteht, legst du selbst fest, von Hand oder per Flow. Bei Vorkasse schreiben viele Shops sie erst nach dem Zahlungseingang. Auf die Rechnung gehört der Zeitpunkt der Lieferung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG), bei Versandware also der Tag, an dem die Versendung beginnt (Abschnitt 13.1 Abs. 2 Satz 2 UStAE). Mehr dazu unter Leistungsdatum. Diese Regeln baust du im Flow Builder nach und pflegst sie bei jeder neuen Zahlart mit.

Drei Wege im Vergleich

Nur die Shopware-Belegfunktion

Sie reicht, wenn du wenige Bestellungen hast, eine aktuelle Shopware-Version nutzt und Zahlungsabgleich wie DATEV-Übergabe von Hand erledigst. Achte darauf, ab 2027 im B2B die E-Rechnung zu nutzen: Ein reines PDF erfüllt dann die E-Rechnungspflicht nicht mehr, zunächst bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG).

Belegfunktion plus Erweiterungen

Für DATEV, erweiterte E-Rechnungsprofile oder die Buchhaltungssoftware gibt es Erweiterungen im Shopware Store. Das funktioniert. Es verteilt die Rechnungsstrecke aber auf mehrere Plugins, und jedes davon muss bei einem Shopware-Update mitziehen, bevor du das Update einspielen kannst.

Rechnungen außerhalb des Shops

Ein eigenes Werkzeug übernimmt Rechnung, Archiv und DATEV und liest die Bestellungen aus Shopware. Der Shop bleibt schlank, und die Buchhaltung hängt nicht an Plugin-Versionen. Solche Werkzeuge unterscheiden sich stark darin, ob sie nur Rechnungen schreiben oder auch Zahlungen und Buchungen abdecken. Die Vergleiche mit Billbee und easybill zeigen, wo die Grenzen liegen.

Der automatische Weg mit Rechnungskit

Rechnungskit verbindet sich über die Admin-API mit Shopware 6, ohne Plugin im Shop. Es liest Bestellungen, Zahlstatus und Lieferstatus alle 15 Minuten, auf Wunsch sofort über eine Flow-Builder-Aktion (ab Shopware Evolve, über die Commercial-Erweiterung). Aus Zahlung und Bestellung entsteht die E-Rechnung als ZUGFeRD, für Behörden mit Leitweg-ID als XRechnung, mit dem Versanddatum als Leistungsdatum, fortlaufender Rechnungsnummer ohne Lücken, revisionssicherem Archiv und fertigem DATEV-Export. Vorkasse und Kauf auf Rechnung sind eingebaut, Erstattungen und Stornos über den Zahlstatus ebenfalls.

Nutzt du Rechnungskit, schaltest du die Shopware-Rechnung für diese Bestellungen ab, damit nicht zwei Nummernkreise nebeneinander laufen. Was Rechnungskit für Shopware im Einzelnen liefert, vom DATEV-Buchungsstapel bis zur XRechnung, zeigt die Seite zur Shopware-Integration. Die Einrichtung Schritt für Schritt steht in der Hilfe zu Shopware 6.