E-Rechnung prüfen: ZUGFeRD und XRechnung online validieren
Lade eine XML- oder PDF-Datei hoch. Wir prüfen sie gegen die Norm EN 16931 und die Regeln der XRechnung und zeigen dir Feld für Feld, was drinsteht und was fehlt. Gespeichert wird die Datei nicht.
Deine Datei wird nicht gespeichert. Sie liegt nur während der Prüfung im Arbeitsspeicher unseres Servers in Deutschland.
ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung
PDF mit eingebetteter XML und reine XML in den Syntaxen CII und UBL. Das Profil erkennt das Werkzeug selbst.
EN 16931 und die deutschen Zusatzregeln
XML-Schema, die Geschäftsregeln der Norm und bei einer XRechnung die BR-DE-Regeln. Jeder Fehler kommt mit Regelnummer und einem Satz, was zu tun ist.
Geprüft und gelöscht
Die Datei wird nur für die Prüfung verarbeitet, auf unseren Servern in Deutschland, und danach gelöscht. Ein Konto brauchst du nicht.
Was das Werkzeug prüft
Du lädst eine XML-Datei hoch oder eine PDF, in der eine XML steckt. Format und Profil erkennt das Werkzeug selbst. Geprüft wird in drei Stufen:
- Aufbau: Stehen alle Elemente an der richtigen Stelle, und passen die Datentypen? Das prüft das XML-Schema der Syntax (CII oder UBL).
- Geschäftsregeln der EN 16931: Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, Anschriften und Steueraufschlüsselung, dazu die Rechenregeln für Positionen, Steuer und Gesamtbetrag.
- Zusatzregeln der XRechnung: Bei einer XRechnung kommen die deutschen BR-DE-Regeln dazu, etwa für die Käuferreferenz, den Kontakt des Verkäufers und die Zahlungsangaben.
Bei einer PDF holt das Werkzeug die eingebettete XML heraus und prüft genau diese. Dazu schaut es nach, ob die XML als zugehörige Datei der PDF verknüpft ist. Ob die PDF selbst dem Archivformat PDF/A-3 entspricht, prüft es nicht. Die Regeln prüft die Open-Source-Bibliothek Mustangproject, mit der Rechnungskit auch die eigenen Rechnungen prüft.
ZUGFeRD oder XRechnung?
ZUGFeRD, in Frankreich Factur-X, ist eine PDF, in der die Rechnungsdaten als XML-Datei stecken: Menschen lesen die PDF, Software liest die XML. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtteil, die vor allem öffentliche Auftraggeber verlangen. Beide setzen die EN 16931 um und gelten als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE). Mehr dazu in den Ratgebern zu ZUGFeRD und zur XRechnung.
Häufige Fehler und was sie bedeuten
- BR-DE-15, Käuferreferenz fehlt: Eine XRechnung braucht im Feld BT-10 eine Käuferreferenz. Bei Behörden ist das die Leitweg-ID, über die das Portal die Rechnung der richtigen Stelle zuordnet.
- BR-DE-6 und BR-DE-7, Kontakt fehlt: Die XRechnung verlangt beim Verkäufer einen Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
- BR-CO-15 und BR-CO-17, Beträge stimmen nicht: Netto plus Steuer muss den Bruttobetrag ergeben, und die Steuer wird je Steuersatz aus der Summe berechnet. Rundet ein Shop die Steuer je Position, weicht das Ergebnis oft um einen Cent ab.
- BR-S-08, Bemessungsgrundlage stimmt nicht: Meist fehlen Versandkosten oder Rabatte in der Steueraufschlüsselung des passenden Steuersatzes.
- Keine E-Rechnung in der PDF: Die PDF enthält keine XML mit Rechnungsdaten. Dann ist sie eine normale PDF-Rechnung, auch wenn sie wie eine ZUGFeRD-Rechnung aussieht.
Gültig heißt nicht automatisch richtig
Die Prüfung ist rein technisch. Ob die Datei der Norm entspricht und die Beträge zusammenpassen, zeigt sie dir. Ob der Steuersatz zu deiner Ware passt, ob eine Steuerbefreiung greift oder ob die Leistung so stattgefunden hat, kann keine Formatprüfung beurteilen. Das bleibt deine Entscheidung, im Zweifel zusammen mit deiner Steuerkanzlei.
Wann du E-Rechnungen verschicken musst, steht im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht. Rechnungskit erstellt jede Rechnung aus Shopify, WooCommerce, Stripe oder PayPal als ZUGFeRD im Profil EN 16931 und prüft sie mit derselben Bibliothek, bevor sie archiviert wird. Wie das läuft, zeigen die Seiten zur E-Rechnung in Rechnungskit und zur E-Rechnung-Software.
Häufige Fragen
Die Prüfung nutzt die Open-Source-Bibliothek Mustangproject (Lizenz Apache 2.0). Das Ergebnis ist eine technische Prüfung, keine Steuer- und Rechtsberatung. Die Beispieldateien enthalten erfundene Daten.
Rechnungskit ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Dieser Beitrag erklärt allgemeine Zusammenhänge und ersetzt weder die Beratung durch deine Steuerkanzlei (§ 5 StBerG) noch eine Rechtsberatung (§ 3 RDG). Rechnungskit richtet sich an in Deutschland ansässige Unternehmen und bereitet Belege, Steuersätze und Buchungen automatisch auf. Wie dein Einzelfall zu bewerten ist, entscheidest du, im Zweifel gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei oder einer Anwaltskanzlei.