E-Rechnungspflicht in Deutschland

Ab wann gilt die Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108) eingeführt und gilt seit dem 1. Januar 2025. Sie betrifft Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind, also den B2B-Bereich (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Versenden. Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit 2025. Versenden musst du sie erst später, gestaffelt nach deinem Vorjahresumsatz.

Zeitplan 2025 bis 2028

• Seit 1. Januar 2025: Die E-Rechnung ist die Regelform für inländische B2B-Rechnungen. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können (Abschnitt 14.1 Abs. 4 und 5 UStAE).
• 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: Übergangszeit. Für Umsätze aus dieser Zeit darfst du weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen. Eine Papierrechnung ist in der Übergangszeit weiter zulässig, eine PDF oder ein anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
• Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr dürfen für Umsätze aus 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 für alle zulässig, wenn der Empfänger zustimmt (Nr. 3).
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Empfangspflicht ab 2025

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG betreffen nur das Ausstellen, eine Umsatzgrenze gibt es beim Empfang nicht. Jedes inländische Unternehmen muss die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen, auch Kleinunternehmer, die selbst noch Papier oder PDF versenden (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Praktisch brauchst du dafür eine E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig, und Software, die ein Format nach EN 16931 lesen kann.

Ausnahmen und Sonderfälle

Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 Satz 4 UStDV), Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a Satz 4 UStDV). Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht schon keine Pflicht zur Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Ist dein Kunde nicht im Inland ansässig, gilt die deutsche E-Rechnungspflicht ebenfalls nicht (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE). Ob das Land deines Kunden eigene Vorgaben macht, prüfst du gesondert.

Wie du dich vorbereitest

Zwei Schritte sind sofort sinnvoll: Sorge dafür, dass du E-Rechnungen empfangen und lesen kannst, und plane den Umstieg beim Versand rechtzeitig vor deiner jeweiligen Frist. Rechnungskit erzeugt aus deinen Zahlungs- und Bestelldaten automatisch eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD 2.5, validiert sie gegen EN 16931 und archiviert sie GoBD-revisionssicher. Damit ist der Versand abgedeckt. Eingangsrechnungen empfängt und liest Rechnungskit nicht, dafür nutzt du deine Buchhaltungssoftware oder den Weg deiner Steuerkanzlei. Alle Funktionen im Überblick zeigt die Seite E-Rechnung Software, und was einzelne Anbieter selbst leisten, die Beiträge zu Shopify und Stripe.