E-Rechnungspflicht in Deutschland

Ab wann gilt die Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 eingeführt und gilt seit dem 1. Januar 2025. Sie betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, also den B2B-Bereich.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Versenden. Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit 2025. Versenden musst du sie erst später, gestaffelt nach deinem Vorjahresumsatz.

Zeitplan 2025 bis 2028

• Seit 1. Januar 2025: Die E-Rechnung ist die Regelform für inländische B2B-Rechnungen. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können.
• 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: Übergangszeit. Wer versendet, darf in diesem Zeitraum weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen. Eine Papierrechnung ist in der Übergangszeit weiter zulässig, eine PDF oder ein anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
• Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Empfangspflicht ab 2025

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Jedes Unternehmen muss eine E-Rechnung entgegennehmen und verarbeiten können, auch wenn es selbst noch Papier oder PDF versendet. Praktisch brauchst du dafür eine E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang und Software, die ein Format nach EN 16931 lesen kann.

Ausnahmen und Sonderfälle

Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Für Umsätze ins Ausland gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht, dort entscheidet das Recht des Empfängerlandes über das Format.

Wie du dich vorbereitest

Zwei Schritte sind sofort sinnvoll: Sorge dafür, dass du E-Rechnungen empfangen und lesen kannst, und plane den Umstieg beim Versand rechtzeitig vor deiner jeweiligen Frist. Rechnungskit erzeugt aus deinen Zahlungs- und Bestelldaten automatisch eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD 2.2, validiert sie gegen EN 16931 und archiviert sie GoBD-revisionssicher. So bist du auf beiden Seiten, Empfang und Versand, vorbereitet.