Shopify Payments und Klarna: Gebühren, Auszahlungen und Buchhaltung

Klarna ist in deutschen Shops eine der gefragtesten Zahlarten, und in Shopify gibt es sie in zwei Varianten. Welche du nutzt, merkst du im Checkout kaum. In der Buchhaltung macht es einen großen Unterschied: wer auszahlt, wer Gebühren berechnet und wie eine Erstattung läuft.

Was Shopify Payments ist

Shopify Payments ist die eingebaute Zahlungsabwicklung von Shopify. Du brauchst keinen eigenen Vertrag mit einem Kartenanbieter, die Zahlungen laufen direkt über dein Shopify-Konto. Shopify zieht die Bearbeitungsgebühr laut deinem Tarif ab und überweist den Rest gebündelt auf dein Bankkonto. Lokale Zahlarten wie Klarna kommen dazu, wenn sie für dein Konto freigeschaltet sind (Shopify-Hilfe).

Zwei Wege für Klarna

Über Shopify Payments kommt das Geld laut Shopify mit der nächsten Shopify-Payments-Auszahlung, egal ob der Kunde in 30 Tagen, sofort oder in Raten zahlt. Klarna kann die Freischaltung ablehnen oder wieder entziehen, etwa bei nicht zugelassenen Produkten, vielen Streitfällen oder fehlenden Angaben im Shop (Shopify-Hilfe).

Mit eigenem Klarna-Konto ist Klarna ein eigener Zahlungsanbieter: eigene Abrechnungen, eigene Auszahlungen, eigene Gebühren. Shopify gibt Klarna dabei einen Schlüssel der Checkout-Sitzung weiter, die Bestellnummer kennt Klarna nicht. Das ist wichtig, wenn Zahlungen später Bestellungen zugeordnet werden sollen.

Gebühren und Erstattungen

Bei Klarna über Shopify Payments gilt die Bearbeitungsgebühr von Shopify Payments, abhängig von deinem Shopify-Tarif. Erstattest du eine solche Zahlung, behält Shopify die Bearbeitungsgebühr. Erstatten lässt sich innerhalb von 180 Tagen nach der Zahlung, danach musst du das Geld auf anderem Weg zurückzahlen (Shopify-Hilfe).

Mit eigenem Klarna-Konto stellt Klarna die Gebühren in Rechnung. Ob darauf Reverse Charge nach § 13b UStG gilt oder deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen ist, steht auf der Abrechnung. Das legt fest, mit welchem Steuerschlüssel deine Steuerkanzlei die Gebühr bucht. Mehr dazu unter Geldtransitkonto.

Was in einer Auszahlung steckt

Eine Shopify-Payments-Auszahlung fasst viele Vorgänge zusammen: Kartenzahlungen, Klarna-Zahlungen über Shopify Payments, Gebühren, Erstattungen und gegebenenfalls Kartenzahlungen aus dem Laden mit Shopify POS. Auf dem Kontoauszug steht nur die Summe. In der Buchhaltung muss sie wieder in ihre Teile zerlegt werden, sonst stimmen weder die offenen Posten noch die Gebühren.

So buchst du beides

Jeder Anbieter, der selbst auszahlt, bekommt ein eigenes Geldtransitkonto. Klarna über Shopify Payments gehört auf das Konto für Shopify Payments, weil das Geld dort ankommt. Klarna mit eigenem Konto bekommt ein eigenes Geldtransitkonto mit eigenen Gebühren und Auszahlungen. Wer beides mischt, sucht am Monatsende Differenzen, die keine sind.

Die Rechnung richtet sich nach der Bestellung, die Zahlart spielt dafür keine Rolle. Sie braucht dieselben Pflichtangaben wie bei jeder anderen Zahlung (§ 14 Abs. 4 UStG). Bei Klarna-Rechnungskauf bezahlt Klarna dich, der Kunde zahlt später an Klarna. Für deine Rechnung ist die Bestellung mit der Zahlung von Klarna erledigt.

Die Rechnungen, die Shopify dir für Abo und Apps stellt, sind Eingangsrechnungen. Du findest sie im Shopify-Admin unter Einstellungen → Abrechnung (Shopify-Hilfe).

Shopify Payments und Klarna mit Rechnungskit

Rechnungskit erkennt Shopify Payments über die Shop-Verbindung, mit Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen, ohne eigene Zugangsdaten. Klarna-Zahlungen über Shopify Payments laufen dabei mit. Nutzt du Klarna mit eigenem Konto, verbindest du Klarna zusätzlich. Rechnungskit ordnet die Klarna-Zahlung dann über die Checkout-Sitzung der Shopify-Bestellung zu, nicht über Betrag und Uhrzeit.

• Jede Auszahlung wird in ihre Positionen zerlegt und gegen die Zahlungen geprüft. Passt etwas nicht, siehst du eine Aufgabe.
• Erstattungen bei Shopify Payments ordnet Rechnungskit über die Bestellung zu, die Shopify an jeder Buchung mitliefert.
• Im DATEV-Export bekommen Shopify Payments und Klarna je ein eigenes Geldtransitkonto.
• Zu jeder Auszahlung entsteht ein Auszahlungsbeleg als PDF.

Mehr zur Buchhaltung steht unter Shopify und DATEV, zu den Verbindungen unter Shopify und Klarna.