ZUGFeRD einfach erklärt

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Format für elektronische Rechnungen, das zwei Welten verbindet: eine PDF/A-3-Datei, die eine Rechnung wie gewohnt für Menschen darstellt, und ein darin eingebettetes XML mit denselben Daten in maschinenlesbarer Form. Beide Ebenen enthalten identische Werte, sodass ein Beleg gleichzeitig für Menschen und für Software verständlich ist.

Das strukturierte XML folgt der europäischen Norm EN 16931. Die Finanzverwaltung erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung an, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE).

Profile

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Für die E-Rechnungspflicht scheiden MINIMUM und BASIC-WL aus (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE). Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, ein bloßer Verweis auf eine Anlage reicht nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE). Üblich ist das Profil EN 16931 (Comfort), weil es alle nach der Norm geforderten Pflichtfelder enthält.

Rechtslage in Deutschland

Seit 2025 gilt in Deutschland die schrittweise E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, Übergangsfristen in § 27 Abs. 38 UStG). Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format, das der EN 16931 entspricht oder zwischen den Parteien vereinbart ist und sich verlustfrei in dieses Format übertragen lässt (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). ZUGFeRD (außer MINIMUM und BASIC-WL) und XRechnung erfüllen diese Anforderung (Abschnitt 14.1 Abs. 13 und 14 UStAE).

ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Du musst ZUGFeRD nicht selbst zusammenbauen. Rechnungskit erzeugt als E-Rechnung Software aus deinen Zahlungs- und Bestelldaten automatisch eine ZUGFeRD-2.5-Rechnung, validiert sie gegen EN 16931 und archiviert sie GoBD-revisionssicher.