Shopify Gutscheine: Geschenkgutschein, Rabattcode und Store Credit richtig behandeln

Drei Dinge, die in Shopify Gutschein heißen

Wer in Shopify „Gutschein“ sagt, meint oft drei verschiedene Funktionen. Die deutsche Shopify-Oberfläche nennt die Gift Card selbst Gutschein, im Alltag heißt auch der Rabattcode so, und Store Credit läuft im Shop ebenfalls als Guthaben. Für die Umsatzsteuer sind das drei getrennte Fälle:

Shopify behandelt die Gift Card selbst wie Geld. Laut Shopify-Hilfe gelten Gutscheine als Zahlungsmittel („considered currency“), ihr Guthaben deckt die ganze Bestellung einschließlich Steuern und Versand, und ein Restbetrag läuft über eine zweite Zahlungsart. In den Umsatzberichten zählt Shopify verkaufte Gutscheine nicht mit, der offene Bestand steht im Bericht „Outstanding gift card balance“ als Verbindlichkeit. Ob Steuer anfällt, überlässt Shopify ausdrücklich dem lokalen Recht und verweist auf eine Steuerberatung. Für Deutschland entscheidet das § 3 UStG.

Warum Shopify-Geschenkgutscheine fast immer Mehrzweck sind

Seit 2019 kennt das Umsatzsteuergesetz zwei Gutscheinarten. Ein Einzweck-Gutschein (§ 3 Abs. 14 UStG) liegt nur vor, wenn bei der Ausgabe bereits feststehen: der Ort der Lieferung und die geschuldete Steuer. Dann gilt bereits die Übertragung des Gutscheins als Lieferung, und die Umsatzsteuer entsteht beim Verkauf. Jeder andere Gutschein ist ein Mehrzweck-Gutschein (§ 3 Abs. 15 UStG). Bei ihm unterliegt erst die tatsächliche Lieferung der Umsatzsteuer, der Verkauf davor nicht.

Eine Shopify Gift Card gilt im ganzen Shop. Der Kunde kann damit Kaffee zu 7 % genauso bezahlen wie eine Mühle zu 19 %, dazu Versandkosten, und bei Shops mit mehreren Märkten auch eine Lieferung ins EU-Ausland. Beim Verkauf steht also weder der Steuersatz noch das Land fest. Damit ist sie im Regelfall ein Mehrzweck-Gutschein. Einzweck wäre sie nur, wenn der ganze Shop ausschließlich Ware mit einem Steuersatz nur nach Deutschland liefert, und das trifft auf die wenigsten Shopify-Shops zu. Die ausführliche Prüfmatrix mit allen vier Fällen steht unter Gutscheine im Onlineshop richtig verbuchen.

Beim Verkauf ein Kaufbeleg statt einer Rechnung

Der Verkauf eines Mehrzweck-Gutscheins ist nicht steuerbar. Der Kunde bekommt deshalb keine Rechnung mit Umsatzsteuer, sondern einen Beleg über den Gutscheinbetrag, ohne Steuerzeile und ohne Netto- oder Bruttoangaben. Wichtig ist vor allem, was nicht draufsteht: Weist der Beleg Umsatzsteuer aus, schuldest du sie nach § 14c UStG trotzdem, obwohl gar kein steuerbarer Umsatz vorliegt.

In der Buchhaltung landet der Betrag als Verbindlichkeit. Die DATEV-Kontenrahmen haben dafür ein eigenes Konto „Ausgegebene Geschenkgutscheine“ (SKR03 1796, SKR04 3786). Ein Shopify-Gutschein über 50 € wird so gebucht:

Kauft der Kunde Ware und Gutschein in einer Bestellung, sind das zwei Vorgänge: eine steuerbare Lieferung und ein nicht steuerbarer Gutscheinverkauf. Die Ware gehört auf eine normale Rechnung, der Gutschein auf den Beleg ohne Steuer. Die Versandkosten gehören zur Ware, denn verschickt wird die Ware.

Bei der Einlösung zählt der Gutschein als Zahlung

Mit der Einlösung entsteht der Umsatz. Die Rechnung weist alle Positionen mit ihrem vollen Preis und ihrem Steuersatz aus. Der Gutschein ist dabei kein Rabatt, sondern eine Zahlung: Der Kunde tauscht sein Guthaben gegen Ware, so wie er sonst mit Karte zahlen würde. Die Bemessungsgrundlage bleibt deshalb der volle Preis.

Ein Beispiel: Eine Kaffeemühle kostet 79,18 € brutto (19 %). Der Kunde zahlt 25,00 € mit einem Shopify-Gutschein und den Rest mit Kreditkarte.

Die Buchung bei der Einlösung hat zwei Teile. Der Umsatz läuft wie bei jeder Rechnung über den Debitor, der Gutscheinanteil löst die Verbindlichkeit auf:

Der Debitor ist danach ausgeglichen, die Gutschein-Verbindlichkeit um 25,00 € kleiner. Welche Konten dein Betrieb genau nutzt, legt deine Steuerkanzlei fest.

Rabattcode und Store Credit

Rabattcodes sind keine Gutscheine im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Nach Abschnitt 3.17 UStAE fallen Instrumente, die nur zu einem Preisnachlass berechtigen, nicht unter § 3 Abs. 13 UStG. Shopify zieht einen Rabatt laut eigener Hilfe vom Zwischenbetrag ab, bevor die Steuer berechnet wird. Der Rabatt mindert also das Entgelt, die Rechnung zeigt den reduzierten Preis und die Steuer darauf. Ein eigenes Register brauchst du dafür nicht.

Store Credit ist in Shopify ein Guthaben im Kundenkonto, das du manuell vergibst oder bei einer Erstattung statt einer Rückzahlung wählst. Eingelöst wird es im Checkout als Zahlungsart, genau wie die Gift Card. Steuerlich kommt es aber auf die Herkunft an: Guthaben aus einer Retoure ist eine Entgeltminderung der ursprünglichen Lieferung (§ 17 UStG), Kulanzguthaben nicht. Wie du diese Fälle trennst, erklärt Shopify Store Credit richtig verbuchen.

Was Rechnungskit automatisch übernimmt

Rechnungskit holt die Bestellungen aus Shopify und erkennt Geschenkgutscheine an der Kennzeichnung, die Shopify jeder Gift-Card-Position mitgibt. Diese Positionen behandelt Rechnungskit immer als Mehrzweck-Gutschein, auch wenn das Produkt im Katalog noch nicht eingestuft ist. So kann ein unklassifizierter Gutschein nicht versehentlich mit Umsatzsteuer abgerechnet werden.

• Verkauf: Statt einer Rechnung entsteht ein Kaufbeleg mit eigenem Nummernkreis, ohne Steuerausweis und ohne E-Rechnungsdaten, mit dem Hinweis „Nicht steuerbar: Verkauf eines Mehrzweck-Gutscheins (§ 3 Abs. 15 UStG)“. Liegen Ware und Gutschein in einer Bestellung, entstehen Rechnung und Kaufbeleg, die aufeinander verweisen und in einer E-Mail beim Kunden ankommen.
• Register: Jeder Verkauf, jede Einlösung und jede Erstattung auf den Gutschein landet im Gutschein-Register. Oben steht die offene Verbindlichkeit.
• Einlösung: Den eingelösten Anteil liest Rechnungskit aus den Zahlungs-Transaktionen der Shopify-Bestellung. Die Rechnung weist die Umsatzsteuer auf den vollen Betrag aus und nennt beide Zahlungsanteile, etwa „Kreditkarte (54,18 €) und Gutschein (25,00 €)“. Lässt sich der Anteil nicht eindeutig bestimmen, rät Rechnungskit nicht, sondern legt eine Aufgabe an, die sich beim nächsten Abgleich mit Shopify oft von selbst erledigt.
• DATEV: Der Gutscheinverkauf geht als Verbindlichkeit in den DATEV-Export, nicht als Umsatz. Das Konto für die Gutschein-Verbindlichkeit stellst du unter Einstellungen → DATEV ein, am besten so, wie deine Steuerkanzlei es vorgibt. Die Gegenbuchung der Einlösung (Gutschein-Verbindlichkeit an Debitor) erzeugt Rechnungskit noch nicht selbst: Die Einlösungen je Bestellung stehen unter Gutscheine, deine Steuerkanzlei bucht sie von dort.

Rabattcodes bleiben Rabatte und mindern die betroffenen Positionen. Store Credit, dessen Herkunft Shopify nicht mitliefert, ordnest du einmal über eine Aufgabe ein. Wie die gesamte Anbindung funktioniert, zeigt die Shopify-Integration, das Gutschein-Register im Detail die Funktion Gutscheine und Guthaben. Warum Shopify ohne Zusatz überhaupt keine deutschen Rechnungen erstellt, steht unter Shopify Rechnung erstellen.