DATEV-Export mit Belegen
Rechnungskit erzeugt je Monat einen EXTF-Buchungsstapel für Erlöse und einen für Zahlungen, in SKR03 oder SKR04. Jede Rechnungsbuchung trägt einen DATEV-Beleglink, und die Belege kommen als Belegtransfer-Paket mit. Nach der Festschreibung ist jeder Download byte-identisch.
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Warum das wichtig ist
Zwischen Shop, Zahlungsanbieter und DATEV liegt meist Handarbeit: Zahlungsberichte herunterladen, Gebühren von Umsätzen trennen, Auszahlungen zuordnen und Belege einzeln nachreichen. Jeder dieser Schritte kostet Zeit bei deiner Steuerkanzlei und öffnet Raum für Fehler. Für die Buchführung gilt außerdem, dass einmal übergebene Buchungen nachvollziehbar bleiben müssen und nicht still verändert werden dürfen.
Was der DATEV-Export für dich erledigt
Rechnungskit bucht jeden Monat in zwei Stapeln: Erlöse und Zahlungen. Im Erlös-Stapel stehen Rechnungen und Stornos, im Zahlungs-Stapel Zahlungseingänge, Erstattungen, Gebühren und Auszahlungen deiner Zahlungsanbieter. Gebühren bekommen eine eigene Buchung und werden nie mit dem Umsatz verrechnet. Deine Steuerkanzlei importiert die fertigen Buchungen direkt und muss keine Zahlungsberichte mehr abtippen.
Auch die Fälle, an denen sonst Handarbeit hängen bleibt, bucht der Export gleich passend. OSS-Fernverkäufe tragen Steuerschlüssel 240 und das Bestimmungsland, Erstattungen landen auf dem Konto des Anbieters, über den erstattet wurde, und Fremdwährungsbelege haben denselben Kurs wie die Rechnung.
Zu jeder Rechnungsbuchung gehört ihr Beleg. Rechnungskit setzt einen DATEV-Beleglink und legt die Rechnungen als Belegtransfer-Paket bei, eine PDF je Rechnung. Diese PDF ist die ZUGFeRD-Rechnung selbst und damit zugleich die E-Rechnung. In DATEV hängt danach an jeder Buchung ihr Belegbild.
Der Monat in vier Schritten
- 1. Monat prüfenMonatsübersichtErlöse je Steuersatz und Konto, Zahlungen je Anbieter, offene Punkte unter „Bereit zum Export?“
- 2. Entwurf erstellenStapel und DATEV-PaketEntwürfe lassen sich löschen und neu erzeugen
- 3. FestschreibenUnveränderlichjeder Download byte-identisch, per SHA-256 geprüft
- 4. In DATEV importierenBelege zuersterst das Belegtransfer-Paket, dann den Buchungsstapel
Vor dem Export prüfst du den Monat. Die Übersicht zeigt, was im Stapel stehen wird, und nennt fehlende Konten, bevor überhaupt eine Datei entsteht:
Ist der Entwurf erstellt, liegen auf der Export-Seite der Buchungsstapel, das DATEV-Paket mit den Belegen und das Protokoll. Dort steht auch, in welcher Reihenfolge deine Steuerkanzlei importiert:
Nach der Prüfung schreibst du den Stapel fest. Ab dann ändert sich an ihm nichts mehr, Korrekturen laufen über neue Buchungen in einem späteren Export. So verlangt es § 146 Abs. 4 AO: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Entwürfe darfst du dagegen löschen und neu erzeugen.
Deine Steuerkanzlei arbeitet mit
Statt Dateien per E-Mail zu verschicken, gibst du deiner Steuerkanzlei Zugriff. Im Kanzlei-Zugang prüft sie den Monat genauso wie du, erstellt den Entwurf und schreibt ihn selbst fest. Auf Wunsch legt Rechnungskit die Entwürfe für den Vormonat an einem festen Tag an. Automatisch festgeschrieben wird nie, und den Zugriff widerrufst du jederzeit.
Wie eine Steuerkanzlei den Zugang bekommt, steht unter Für Steuerberater. Für die EÜR funktioniert der Export mit den Voreinstellungen. Wer bilanziert, bestätigt vorher einige Kontenrollen und entscheidet über die Rechnungsabgrenzung. Alle Konten sind Startwerte, die deine Steuerkanzlei prüft, und keine Steuerberatung.
Einrichtung und alle Details
Diese Seite zeigt, was der Export kann. Wie du ihn Schritt für Schritt einrichtest, erklärt die Anleitung DATEV-Export und Steuerkanzlei: Kontenrahmen und Konten-Zuordnungen, Buchungstexte und Kostenstellen, Debitorenmodell, Belegtransfer an oder aus und der Nachzügler-Export. Das Dateiformat mit allen Feldern, dem Aufbau des Pakets und der Kodierung beschreibt die Seite zur DATEV-Schnittstelle. Wie Bestellungen aus Shopify, WooCommerce oder Shopware und Zahlungen über Stripe oder PayPal im Export zusammenfinden, zeigt DATEV-Export für Onlineshops.
Im Detail
- Je Monat zwei EXTF-Buchungsstapel, Erlöse und Zahlungen, im Kontenrahmen SKR03 oder SKR04
- Gebühren und Auszahlungen deiner Zahlungsanbieter als eigene Buchungen, nie mit dem Umsatz verrechnet
- Jede Rechnungsbuchung trägt einen DATEV-Beleglink; das Belegtransfer-Paket hängt die Belegbilder in DATEV Unternehmen online automatisch an die Buchungen
- Alternativ ein einfaches Belege-ZIP, benannt nach Rechnungsnummer, für Pennylane oder ein DMS
- Debitoren als Sammeldebitor, je Zahlungsanbieter, je Zahlart oder einzeln je Kunde
- Konten sind mit den DATEV-Standardkonten vorbelegt; fehlt eine Zuordnung, entsteht kein Stapel, bis sie ergänzt ist
- Nach der Festschreibung ist jeder Download byte-identisch und SHA-256-geprüft
- Testbelege erscheinen nie im Export
Rechtsgrundlage
- § 146 Abs. 4 AO (Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen): Buchungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; darauf zielt die Festschreibung.
- § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen): Buchungsbelege sind aufzubewahren; der Beleglink verbindet jede Rechnungsbuchung mit ihrem Beleg.
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019: Grundsätze für ordnungsmäßige Buchführung und Belegablage in elektronischer Form.
- GoBD, Zweite Änderung, BMF-Schreiben vom 14.07.2025: Aktuelle Änderungen, unter anderem zur Aufbewahrung von E-Rechnungen.