Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese AGB gelten für Verträge zwischen der Happy Coffee GmbH, Theodor-Heuss-Str. 15, 53562 St. Katharinen (nachfolgend „Rechnungskit") und Unternehmern i. S. d. § 14 BGB über die Nutzung der SaaS-Plattform Rechnungskit. Entgegenstehende Bedingungen des Kunden finden keine Anwendung.

Der Vertrag kommt durch die Registrierung eines Kontos und die Auswahl eines Tarifs oder Moduls durch den Kunden sowie die Bereitstellung des Zugangs durch Rechnungskit zustande. Rechnungskit kann den Zugang zur Plattform kontingentieren und einzelne Registrierungen ablehnen.

Rechnungskit stellt eine Plattform zur Erstellung, Validierung und revisionssicheren Archivierung elektronischer Rechnungen im ZUGFeRD-Format (EN 16931) sowie zum Export von Buchungsdaten (u. a. DATEV) bereit. Über Konnektoren können Zahlungen aus angebundenen Zahlungsdiensten (u. a. Mollie, Stripe, PayPal, Unzer, Klarna, GoCardless) und Bestellungen aus Shopsystemen (u. a. Shopify, WooCommerce, Shopware) verarbeitet werden. Optional stellt Rechnungskit gehostete Checkout-Seiten bereit, über die Bestellungen erfasst und Zahlungen bei dem vom Kunden gewählten, angebundenen Zahlungsdienstleister ausgelöst werden; Vertragspartner des Endkunden für die Zahlung bleibt der jeweilige Zahlungsdienstleister bzw. der Kunde. Die Archivierung erfolgt nach den Grundsätzen der GoBD; finalisierte Rechnungen werden unveränderbar gespeichert, Korrekturen erfolgen ausschließlich über Stornorechnungen. Der konkrete Umfang ergibt sich aus dem gewählten Tarif und den zugebuchten Modulen. Rechnungskit erbringt keine Steuer- oder Rechtsberatung; die steuerliche Würdigung und Kontenzuordnung verbleibt beim Kunden und seinem steuerlichen Berater.

Es gelten die bei Vertragsschluss individuell vereinbarten Preise, im Übrigen die jeweils aktuelle Preisliste unter rechnungskit.de/preise. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt, sofern nicht anders vereinbart, monatlich. Rechnungskit kann die Preise mit Wirkung zum Beginn eines künftigen Abrechnungsmonats anpassen; Anpassungen werden dem Kunden mindestens einen Monat vor dem Wirksamwerden in Textform (z. B. per E-Mail) angekündigt. Bis zum Wirksamwerden einer Anpassung kann der Kunde den Vertrag jederzeit gemäß § 8 zum Monatsende kündigen; individuell zugesagte Konditionen (etwa ein zeitlich begrenzter Erlass der Grundgebühr) bleiben von Anpassungen unberührt. Die Zahlung der Entgelte erfolgt per SEPA-Basislastschrift; hierzu erteilt der Kunde ein SEPA-Lastschriftmandat. Der Einzug erfolgt über unseren Zahlungsdienstleister Mollie B.V.; Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz werden dem Kunden bei Mandatserteilung sowie auf jeder Rechnung mitgeteilt. Die Rechnung wird per E-Mail übermittelt und gilt zugleich als Vorabankündigung (Pre-Notification) des Lastschrifteinzugs mit Betrag und Einzugsdatum. Die Frist für die Vorabankündigung wird abweichend von der SEPA-Regelfrist auf mindestens einen Bankarbeitstag vor dem Einzugsdatum verkürzt. Kann eine Lastschrift aus Gründen, die der Kunde zu vertreten hat (insbesondere mangels Kontodeckung oder wegen Widerspruchs ohne sachlichen Grund), nicht eingelöst werden, berechnen wir je Rücklastschrift eine Pauschale von 10,00 Euro. Dem Kunden bleibt der Nachweis gestattet, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. Partnercode: Löst der Kunde bei der Kontoeröffnung oder bis zum Abschluss seiner ersten Abrechnungsperiode einen von Rechnungskit ausgegebenen Partnercode ein, entfällt für die ersten sechs Monate, für die Rechnungskit dem Kunden Entgelte berechnet, die Grundgebühr. Nutzungsabhängige Entgelte und Zusatzmodule werden regulär berechnet. Ein Partnercode kann je Konto einmal und nur für ein neu eröffnetes Konto eingelöst werden, ist nicht mit anderen Befreiungen von der Grundgebühr kombinierbar, nicht übertragbar und nicht auszahlbar. Rechnungskit kann die Ausgabe von Partnercodes jederzeit einstellen; ein bereits eingelöster Partnercode behält seine Konditionen. Bezieht der Kunde Rechnungskit über den Shopify App Store, wird der Vorteil als Nachlass auf die Grundgebühr in der Shopify-Abrechnung abgebildet und kann dort eine erneute Bestätigung der Abrechnung durch den Kunden erfordern. Bezieht der Kunde Rechnungskit über den Shopify App Store, erfolgt die Abrechnung sämtlicher Entgelte abweichend hiervon über die Shopify-Abrechnung (App-Abonnement mit nutzungsbasierten Gebühren): Der Einzug erfolgt durch Shopify über die Shopify-Rechnung des Kunden, Rechnungskit stellt in diesem Fall keine eigene Rechnung und zieht keine SEPA-Lastschrift ein; ergänzend gelten die Zahlungs- und Abrechnungsbedingungen von Shopify.

Der Kunde ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der übermittelten Stammdaten (u. a. USt-IdNr., Steuersätze, Produktdaten) verantwortlich und stellt sicher, dass er zur Verarbeitung der übermittelten Daten berechtigt ist. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Bindet der Kunde Drittdienste an (Zahlungsdienstleister, Shopsysteme), stellt er sicher, dass (a) die Vertrags- und Nutzungsbedingungen des jeweiligen Dienstes den API-Zugriff durch beauftragte Dienstleister gestatten, (b) für die Verarbeitung der Endkundendaten eine Rechtsgrundlage besteht und (c) er seine Endkunden nach Art. 13, 14 DSGVO informiert, einschließlich des Einsatzes von Rechnungskit als Auftragsverarbeiter.

Rechnungskit betreibt die Plattform mit angemessener Sorgfalt und bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit. Geplante Wartungsfenster werden mit angemessenem Vorlauf angekündigt. Von der Verfügbarkeit ausgenommen sind Zeiten, in denen die Plattform aufgrund von Umständen außerhalb des Einflussbereichs von Rechnungskit nicht erreichbar ist (höhere Gewalt, Störungen bei Vorleistern). Eine konkrete Verfügbarkeitszusage (SLA) gilt nur, soweit gesondert vereinbart.

Rechnungskit haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Rechnungskit nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden.

Soweit nicht anders vereinbart, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und ist von beiden Seiten jederzeit zum Ende des laufenden Kalendermonats kündbar; einer Frist bedarf es nicht. Die revisionssichere Aufbewahrung ist Bestandteil des laufenden Vertrags, auch im Ruhemodus. Nach Vertragsende stellt Rechnungskit sämtliche Archivdaten 90 Tage lang kostenlos zum vollständigen Export bereit (GoBD-Exportpaket mit Rechnungsdateien, strukturierten Daten und Index). Nach Ablauf dieses Exportfensters werden sämtliche Datensätze, Verweise und Zugriffsmöglichkeiten endgültig gelöscht; eine darüber hinausgehende Nutzung oder Zuordnung der Daten durch Rechnungskit erfolgt nicht. Rechnungsdateien liegen in einem revisionssicheren WORM-Speicher, der während der Schutzfrist technisch keine Löschung zulässt; sie verbleiben dort nach der Löschung der Datensätze als verschlüsselte, keinem Kunden mehr zuordenbare Datenblöcke und werden nach Ablauf der Schutzfrist automatisch physisch entfernt. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO) verbleibt beim Kunden; auf Exportfenster und Löschung wird bei Kündigung ausdrücklich hingewiesen.

Soweit Rechnungskit im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet (u. a. Rechnungs- und Zahlungsdaten der Kunden des Kunden), erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil des Vertrags ist und im Konto sowie unter rechnungskit.de/avv abrufbar ist. Der Kunde ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher, Rechnungskit ist Auftragsverarbeiter. Die Anbindung eines Drittdienstes durch den Kunden (Hinterlegung von Zugangsdaten oder API-Schlüsseln) gilt als dokumentierte Weisung im Sinne des Art. 28 Abs. 3 DSGVO, die dort verfügbaren Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsdaten abzurufen und, bei Nutzung des Checkouts, die zur Zahlungsauslösung erforderlichen Daten an den gewählten Zahlungsdienstleister zu übermitteln. Angebundene Drittdienste sind Vertragspartner des Kunden; sie sind keine Unterauftragsverarbeiter von Rechnungskit, und für ihre Datenverarbeitung ist Rechnungskit nicht verantwortlich. Die Unterauftragsverarbeiter von Rechnungskit ergeben sich abschließend aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung.

Rechnungskit betreibt ein Partnerprogramm für Agenturen, Dienstleister und Steuerkanzleien ("Partner"). Für die Teilnahme gelten die Partnerbedingungen von Rechnungskit, die dem Partner mit der Freischaltung seines Partnerzugangs mitgeteilt werden und im Partnerportal einsehbar sind. Die Partnerbedingungen regeln insbesondere die Zuordnung vermittelter Kunden (Deal-Registrierung und Partnercode), die Provision, deren Wegfall und die Abrechnung im Gutschriftverfahren. Ein Anspruch auf Freischaltung als Partner besteht nicht. Der Partner wird als Tippgeber tätig; ein Handelsvertreterverhältnis im Sinne der §§ 84 ff. HGB wird nicht begründet. Der Partner hat keine Abschluss- oder Inkassovollmacht.

Steuerberater, Steuerberatungsgesellschaften und Kanzleien ("Kanzleien") können den unentgeltlichen Kanzlei-Zugang nutzen: einen Arbeitszugang mit Lesezugriff auf Belege und Archiv sowie Zugriff auf die DATEV-Einstellungen und -Exporte (einschließlich Festschreibung) der Mandanten, die diesen Zugriff ausdrücklich freigegeben haben. Rechnungen, Zahlungen und Integrationen der Mandanten können Kanzleien nicht ändern. Die Freigabe erfolgt je Mandant über eine Einladung; der Mandant kann sie jederzeit mit sofortiger Wirkung widerrufen. Alle Zugriffe werden protokolliert. Kanzleien erhalten keine Provisionen oder sonstigen Vergütungen für die Vermittlung von Mandanten oder Kunden (§ 9 StBerG). Sie können Partnercodes an Mandanten weitergeben; der damit verbundene Vorteil nach § 4 kommt ausschließlich dem Mandanten zugute. Die Regelungen der Partnerbedingungen zur Deal-Registrierung und zur Provision finden auf Kanzleien keine Anwendung. Ein Anspruch auf Freischaltung des Kanzlei-Zugangs besteht nicht. Beide Seiten können den Kanzlei-Zugang jederzeit in Textform beenden; bestehende Freigaben enden mit der Beendigung.

Provisionen werden quartalsweise im Gutschriftverfahren abgerechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG); mit der Annahme der Partnerbedingungen erklärt sich der Partner damit einverstanden. Die Einzelheiten (Prüfung der Gutschrift, Widerspruch, umsatzsteuerlicher Status, Auszahlung) regelt Ziffer 7 der Partnerbedingungen.

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist der Sitz von Rechnungskit, sofern der Kunde Kaufmann ist. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.