XRechnung einfach erklärt: Format, Pflicht, Unterschied zu ZUGFeRD

XRechnung vs. ZUGFeRD: der Unterschied in einem Satz

Eine XRechnung ist nur XML, ein ZUGFeRD-Beleg ist ein PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen dieselbe Norm (EN 16931), beide gelten als E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungspflicht. Der praktische Unterschied: Eine XRechnung kann kein Mensch ohne Software lesen, ein ZUGFeRD-Hybrid sieht für den Empfänger aus wie eine normale PDF-Rechnung.

Wer braucht wirklich eine XRechnung?

Für die meisten Onlineshops: fast niemand. Die XRechnung ist Pflicht, wenn du an öffentliche Auftraggeber fakturierst (Behörden, Kommunen, öffentliche Einrichtungen), also im B2G-Geschäft. Bund und viele Länder verlangen dort explizit XRechnung, meist eingereicht über Plattformen wie die ZRE oder OZG-RE, mit einer Leitweg-ID als Empfängeradresse.

Im B2B-Geschäft zwischen Unternehmen erfüllt ZUGFeRD dieselbe gesetzliche Anforderung, mit dem Vorteil, dass private und geschäftliche Empfänger denselben Beleg lesen können.

Was eine XRechnung enthalten muss

Neben allen Pflichtangaben nach §14 UStG verlangt die XRechnung strukturierte Zusatzfelder, unter anderem die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers, eine Käuferreferenz und maschinenlesbare Positions- und Steuerdaten. Fehlt ein Pflichtfeld oder verletzt das XML das Schema, wird die Rechnung vom Empfangsportal abgewiesen, ohne dass ein Mensch sie je gesehen hat.

Wie Rechnungskit damit umgeht

Rechnungskit erstellt jede Rechnung als ZUGFeRD 2.2 nach EN 16931, das deckt B2C und B2B vollständig ab. Die XRechnung für öffentliche Auftraggeber ist als Format geplant, damit auch B2G-Rechnungen automatisch aus deinen Zahlungen entstehen. Wie der automatische Weg heute aussieht, zeigt die Seite E-Rechnung erstellen.