XRechnung einfach erklärt: Format, Pflicht, Unterschied zu ZUGFeRD

XRechnung vs. ZUGFeRD: der Unterschied in einem Satz

Eine XRechnung ist nur XML, ein ZUGFeRD-Beleg ist ein PDF mit eingebettetem XML. Beide erfüllen dieselbe Norm (EN 16931), beide gelten als E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungspflicht, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Abs. 13 und 14 UStAE). Der praktische Unterschied: Eine XRechnung kann kein Mensch ohne Software lesen, ein ZUGFeRD-Hybrid sieht für den Empfänger aus wie eine normale PDF-Rechnung.

Wer braucht wirklich eine XRechnung?

Für die meisten Onlineshops: fast niemand. Relevant wird die XRechnung, wenn du an öffentliche Auftraggeber fakturierst (Behörden, Kommunen, öffentliche Einrichtungen), also im B2G-Geschäft. Für Aufträge des Bundes schreibt die E-Rechnungsverordnung seit dem 27. November 2020 die elektronische Rechnung vor (§ 3 Abs. 1 ERechV, § 11 Abs. 3 ERechV). Zu verwenden ist grundsätzlich der Standard XRechnung, ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der EN 16931 entspricht (§ 4 Abs. 1 ERechV). Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach Direktaufträgen bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 ERechV). Eingereicht wird über ein Verwaltungsportal wie die ZRE oder OZG-RE (§ 4 Abs. 3 ERechV), mit einer Leitweg-ID als Empfängeradresse. Länder und Kommunen haben eigene Regeln; was dein Auftraggeber verlangt, steht meist in der Bestellung.

Im B2B-Geschäft zwischen Unternehmen erfüllt ZUGFeRD dieselbe gesetzliche Anforderung (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE), mit dem Vorteil, dass private und geschäftliche Empfänger denselben Beleg lesen können.

Was eine XRechnung enthalten muss

Neben allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG verlangt die E-Rechnungsverordnung bei Rechnungen an den Bund unter anderem die Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (§ 5 Abs. 1 ERechV). In der XRechnung steht die Leitweg-ID als Käuferreferenz, dazu kommen maschinenlesbare Positions- und Steuerdaten. Das Portal prüft jede Rechnung automatisch auf formale Fehler und lehnt fehlerhafte ab (§ 4 Abs. 3 ERechV), ohne dass ein Mensch sie je gesehen hat.

Wie Rechnungskit damit umgeht

Rechnungskit erstellt Standardrechnungen als ZUGFeRD 2.5 nach EN 16931. Eine zulässige Kleinbetragsrechnung ohne Empfängeranschrift bleibt dagegen bewusst ein reduzierter PDF/A-Beleg und erhält keinen fingierten XML-Empfänger.

Für öffentliche Auftraggeber entsteht die XRechnung 3.0 automatisch: Du hinterlegst beim Kunden seine Leitweg-ID, und alle weiteren Rechnungen an diesen Kunden werden als XRechnung-XML erzeugt, gegen die KoSIT-Regeln geprüft, archiviert und per E-Mail zusammen mit einer PDF-Lesefassung verschickt. Im Rechnungskit-Checkout und per API kann die Leitweg-ID auch direkt mit der Bestellung übergeben werden. Die Zustellung über PEPPOL übernimmt Rechnungskit nicht; das XML lädst du bei Bedarf in Portalen wie ZRE oder OZG-RE hoch. Wie der automatische Weg heute aussieht, zeigt die Seite E-Rechnung erstellen, alle Funktionen im Überblick die Seite E-Rechnung Software.