E-Rechnungspflicht im B2C: Gilt sie für Onlineshops?

Für Verkäufe an Privatpersonen gilt keine E-Rechnungspflicht. Die Pflicht betrifft nur Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Endverbraucher darfst du dauerhaft auf Papier verschicken, als PDF oder E-Rechnung mit Zustimmung des Kunden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Die ehrliche Antwort für Onlineshops ist komplizierter. Und sie ist der Grund, warum „wir verkaufen doch nur B2C“ ein riskanter Gedanke ist.

Das Problem: verstecktes B2B im ganz normalen Checkout

Ob eine Bestellung B2B ist, entscheidet nicht dein Shop, sondern der Käufer. Bestellt eine GmbH über deinen normalen Checkout Kaffee fürs Büro, ist das eine Leistung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen, auch ohne Firmenkundenprogramm, ohne USt-IdNr. im Formular und ohne dass du es merkst. Solche Bestellungen sehen in deinem System aus wie jede Verbraucherbestellung.

Ab 2027 (für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr) beziehungsweise 2028 (für alle) müssen genau diese Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden (§ 27 Abs. 38 UStG). Etwas Luft lässt die Finanzverwaltung: Sie beanstandet einen Verstoß nicht, solange du nicht wusstest und mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konntest, dass ein Unternehmen für sein Unternehmen bestellt. Eine angegebene USt-IdNr. kann dafür ein Indiz sein (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE). Ein Shop, der pauschal alle Rechnungen als einfaches PDF verschickt, ist deshalb spätestens bei jedem erkennbaren B2B-Fall nicht konform, und die Grenze zwischen erkennbar und nicht erkennbar ist im Einzelfall unscharf.

Die pragmatische Lösung: ein Format für alle

Für vollständige Standardrechnungen ist der ZUGFeRD-Hybrid der einfachste gemeinsame Weg: Privatkunden sehen eine gewohnte PDF-Rechnung, Geschäftskunden erhalten zusätzlich die maschinenlesbaren Daten. Fehlt bei einem inländischen Kleinbetrag die Empfängeranschrift, prüft Rechnungskit stattdessen den eigenständigen §-33-Belegpfad (Kleinbetragsrechnung). Diese Ausnahme greift nur bis 250 Euro Gesamtbetrag und nie bei Umsätzen nach § 3c, § 6a oder § 13b UStG (§ 33 Satz 1 und 3 UStDV).

Genau so arbeitet Rechnungskit: ein Standard für jede Rechnung, unabhängig davon, wer bestellt.

Was sonst noch ausgenommen ist

Neben B2C gibt es weitere Ausnahmen von der Pflicht zur E-Rechnungsausstellung: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 Satz 4 UStDV), Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV), Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind und deshalb gar keine Rechnungspflicht auslösen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG), sowie Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG, die dauerhaft als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen (§ 34a Satz 4 UStDV).