GoBD einfach erklärt: Grundsätze, Aufbewahrung und Pflichten für Rechnungen

Was die GoBD sind und für wen sie gelten

Die GoBD sind kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die gesetzlichen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung für die elektronische Welt konkretisiert. Sie beschreiben, wie Bücher, Aufzeichnungen und steuerlich relevante Unterlagen elektronisch geführt und aufbewahrt werden müssen, und wie die Finanzverwaltung bei einer Prüfung auf diese Daten zugreifen darf.

Sie gelten für jedes Unternehmen, das buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig ist, vom Einzelunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung bis zur GmbH. Sobald Rechnungen, Belege oder Buchungen elektronisch entstehen oder verarbeitet werden, sind die GoBD der Maßstab, an dem eine Betriebsprüfung den Prozess misst.

Die Kernprinzipien

Die GoBD lassen sich auf wenige Grundsätze verdichten:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Ein sachverständiger Dritter, etwa ein Betriebsprüfer, muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen können. Jeder Beleg muss sich vom Ursprung bis zur Buchung verfolgen lassen, und umgekehrt.

Vollständigkeit und Richtigkeit. Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln, vollständig und inhaltlich zutreffend erfasst. Kein Umsatz fehlt, keiner ist doppelt.

Zeitgerechte Erfassung und Ordnung. Belege werden zeitnah erfasst und geordnet abgelegt, so dass sie auffindbar bleiben.

Unveränderbarkeit. Der wichtigste und in der Praxis am häufigsten verletzte Grundsatz: Eine einmal erfasste Buchung oder ein Beleg darf nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Änderungen müssen entweder technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert sein. Eine Rechnung wird deshalb nie gelöscht oder überschrieben, sondern per Stornorechnung korrigiert.

Aufbewahrung: wie lange und in welcher Form

Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen 8 Jahre aufbewahrt werden, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Entscheidend ist neben der Dauer die Form: Elektronisch entstandene Belege müssen elektronisch und im Originalformat aufbewahrt werden. Für eine E-Rechnung heißt das, dass der strukturierte Datenteil aufzubewahren ist, nicht nur ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht. Bei einem ZUGFeRD-Hybrid gehören PDF und eingebettetes XML zusammen ins Archiv. Und die Ablage selbst muss revisionssicher sein: unveränderbar, gegen Verlust geschützt, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar.

Die Verfahrensdokumentation

Die GoBD sehen vor, dass jedes Unternehmen den Weg seiner Belege dokumentiert: Wie entsteht eine Rechnung, welche Systeme sind beteiligt, wie wird archiviert, wer hat Zugriff, wie wird das System gegen Änderungen geschützt. Diese Verfahrensdokumentation muss so geschrieben sein, dass ein sachverständiger Dritter den Prozess ohne weitere Hilfe nachvollziehen kann. Wie so ein Dokument für eine automatisierte Rechnungsstrecke aussieht, zeigt unsere Verfahrensdokumentation als Vorlage.

Was das für Rechnungen im E-Commerce heißt

Im Onlinehandel entstehen Belege verteilt: Bestellungen im Shop, Zahlungen bei Stripe, Mollie oder PayPal, Rechnungen in einer App oder einem Tool, Gutschriften bei Erstattungen. GoBD-konform ist diese Strecke erst, wenn alle Teile zusammenpassen: Jede Zahlung führt nachvollziehbar zu genau einer Rechnung aus einem lückenlosen Nummernkreis, Korrekturen laufen als Storno statt als Löschung, und das Archiv liegt unabhängig vom Shop-Hosting, unveränderbar und über die volle Frist verfügbar.

Rechnungskit ist als E-Rechnung Software genau darauf gebaut: Jede erzeugte Rechnung wird unveränderbar archiviert, mit SHA-256-Prüfsumme als Integritätsnachweis, versioniertem Objektspeicher und dem strukturierten XML als mitarchiviertem Originalformat. Korrekturen entstehen ausschließlich als Stornorechnungen, der Nummernkreis bleibt lückenlos, und der DATEV-Export bringt die Belege geordnet zur Steuerkanzlei.