GoBD einfach erklärt: Grundsätze, Aufbewahrung und Pflichten für Rechnungen

Was die GoBD sind und für wen sie gelten

Die GoBD sind kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025), das die gesetzlichen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO) für die elektronische Welt konkretisiert. Sie beschreiben, wie Bücher, Aufzeichnungen und steuerlich relevante Unterlagen elektronisch geführt und aufbewahrt werden müssen, und wie die Finanzverwaltung bei einer Prüfung auf diese Daten zugreifen darf.

Sie gelten für jedes Unternehmen, das buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig ist, vom Einzelunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung bis zur GmbH (GoBD Rz. 3 bis 5). Wer elektronische Bücher freiwillig führt, muss die Ordnungsvorschriften ebenfalls einhalten (§ 146 Abs. 6 AO, GoBD Rz. 28). Sobald Rechnungen, Belege oder Buchungen elektronisch entstehen oder verarbeitet werden, sind die GoBD der Maßstab, an dem eine Betriebsprüfung den Prozess misst.

Die Kernprinzipien

Die GoBD lassen sich auf wenige Grundsätze verdichten:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Ein sachverständiger Dritter, etwa ein Betriebsprüfer, muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen können. Jeder Beleg muss sich vom Ursprung bis zur Buchung verfolgen lassen, und umgekehrt (GoBD Rz. 30 bis 35; § 145 Abs. 1 AO).

Vollständigkeit und Richtigkeit. Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln, vollständig und inhaltlich zutreffend erfasst. Kein Umsatz fehlt, keiner ist doppelt (GoBD Rz. 36 und 44; § 146 Abs. 1 AO).

Zeitgerechte Erfassung und Ordnung. Belege werden zeitnah erfasst und geordnet abgelegt, so dass sie auffindbar bleiben (GoBD Rz. 45 und 53).

Unveränderbarkeit. Der wichtigste und in der Praxis am häufigsten verletzte Grundsatz: Eine einmal erfasste Buchung oder ein Beleg darf nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 58). Änderungen müssen entweder technisch ausgeschlossen oder lückenlos protokolliert sein (GoBD Rz. 59). Eine Rechnung wird deshalb nicht gelöscht oder überschrieben. Korrigiert wird mit einem zusätzlichen Beleg, etwa einer Stornorechnung oder einer Rechnungsberichtigung, bei dem der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt (GoBD Rz. 111). Wie Rechnungskit das technisch umsetzt (WORM-Speicher, Prüfsummen, gesperrte Datenbanktabellen), steht auf der Seite Sicherheit, Hosting und Compliance.

Aufbewahrung: wie lange und in welcher Form

Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen 8 Jahre aufbewahrt werden, Handelsbücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO; für Rechnungen auch § 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Entscheidend ist neben der Dauer die Form: Elektronisch entstandene oder eingegangene Belege müssen in dieser Form aufbewahrt werden (GoBD Rz. 119). Für eine E-Rechnung heißt das, dass der strukturierte Datenteil (XML) aufzubewahren ist, nicht nur ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht. Nach der aktuellen GoBD-Fassung (BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, Rz. 119 und 131) muss bei einem ZUGFeRD-Hybrid der menschenlesbare PDF-Teil nur dann zusätzlich archiviert werden, wenn er zusätzliche oder abweichende, steuerlich relevante Informationen enthält (etwa Buchungsvermerke). Für selbst erstellte Ausgangsrechnungen gilt nach Rz. 76: Eine bildhafte Kopie muss nicht gespeichert werden, wenn das Fakturierungsprogramm jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann. Und die Ablage selbst muss revisionssicher sein: unveränderbar, gegen Verlust geschützt, während der ganzen Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 58 bis 60).

Die Verfahrensdokumentation

Die GoBD sehen vor, dass für jedes DV-System eine Verfahrensdokumentation existiert (GoBD Rz. 151 bis 155): Wie entsteht eine Rechnung, welche Systeme sind beteiligt, wie wird archiviert, wer hat Zugriff, wie wird das System gegen Änderungen geschützt. Diese Verfahrensdokumentation muss so verständlich sein, dass ein sachverständiger Dritter sie in angemessener Zeit nachprüfen kann (Rz. 151). Wie so ein Dokument für eine automatisierte Rechnungsstrecke aussieht, zeigt unsere Verfahrensdokumentation als Vorlage.

Was das für Rechnungen im E-Commerce heißt

Im Onlinehandel entstehen Belege verteilt: Bestellungen im Shop, Zahlungen bei Stripe, Mollie oder PayPal, Rechnungen in einer App oder einem Tool, Gutschriften bei Erstattungen. GoBD-konform ist diese Strecke erst, wenn alle Teile zusammenpassen: Jede Zahlung führt nachvollziehbar zu genau einer Rechnung mit einer Nummer, die nur einmal vergeben wird (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG), Korrekturen laufen als zusätzlicher Beleg statt als Löschung, und das Archiv liegt unabhängig vom Shop-Hosting, unveränderbar und über die volle Frist verfügbar. Lückenlos muss die Nummernfolge nach Auffassung der Finanzverwaltung übrigens nicht sein (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE); erklärbar sollten Lücken trotzdem sein.

Rechnungskit ist als E-Rechnung Software genau darauf gebaut: Jede erzeugte Rechnung wird unveränderbar archiviert, mit SHA-256-Prüfsumme als Integritätsnachweis, versioniertem Objektspeicher und dem strukturierten XML als mitarchiviertem Originalformat. Korrekturen entstehen ausschließlich als Stornorechnungen, die Rechnungsnummern laufen fortlaufend ohne Lücken, die du erklären müsstest, und der DATEV-Export bringt die Belege geordnet zur Steuerkanzlei.