E-Rechnung Software für Onlineshops, SaaS und digitale Produkte

Wer muss ab wann E-Rechnungen schreiben?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Für den Versand gilt ein Stufenplan: Ab 2027 stellen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung aus, ab 2028 alle anderen auch (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind ausgenommen (§ 14 Abs. 2 UStG, § 33 und § 34 UStDV). Den vollständigen Zeitplan mit Übergangsregeln findest du im Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Viele Onlinehändler verkaufen an beide Gruppen. Rechnungskit stellt deshalb jede Rechnung als ZUGFeRD aus: Privatkunden öffnen das PDF wie gewohnt, Firmenkunden lesen die eingebetteten XML-Daten direkt in ihre Buchhaltung ein. Eine Weiche nach Kundentyp brauchst du dafür nicht.

Drei typische Setups

Woher Bestellung und Zahlung kommen, hängt davon ab, was du verkaufst. Am Ende steht in allen drei Fällen eine E-Rechnung nach EN 16931, die archiviert ist und im DATEV-Export landet.

Shop, Abo, digitales Produkt

Was kommt rein, was macht Rechnungskit, was bleibt für dich?

Onlineshop

Bestellungaus Shopify, WooCommerce oder Shopware 6

Zahlungzum Beispiel Shopify Payments, PayPal, Stripe, Mollie oder Klarna

Rechnungbei Waren mit dem Versand, denn das Versanddatum ist das Leistungsdatum

UmsatzsteuerLieferschwelle und OSS, steuerfreie EU-Lieferung nur mit geprüfter USt-IdNr.

Du machstnichts je Rechnung

SaaS und Abos

AboStripe Billing oder Rechnungskit-Abos, abgebucht über Stripe oder Mollie

Rechnungje Abrechnungsperiode, mit Leistungszeitraum

UmsatzsteuerOSS für Privatkunden in der EU, Reverse Charge für Firmen mit geprüfter USt-IdNr.

BuchhaltungpRAP für Jahresabos im DATEV-Export, wenn du bilanzierst

Du machstnichts je Rechnung mit Stripe Billing einmalig Stripes eigene Rechnungsmails abschalten

Digitale Produkte und Kurse

Verkaufüber einen Link im Rechnungskit Checkout oder aus deiner App per API

Zahlungim Checkout über Stripe, Mollie, PayPal oder Unzer

Rechnungdirekt nach der Zahlung, zum Download auf der Bestätigungsseite

ZugangMemberspot-Kurs oder Ghost-Stufe wird automatisch freigeschaltet

Du machstnichts je Rechnung

Onlineshop mit Shopify, WooCommerce oder Shopware

Der Shop liefert die Bestellung, der Zahlungsanbieter die Zahlung. Rechnungskit führt beides zusammen und stellt die Rechnung aus, sobald die Bestellung versandt ist, denn bei Waren ist das Versanddatum das Leistungsdatum (Abschnitt 13.1 Abs. 2 UStAE). Lieferst du in andere EU-Länder, behält Rechnungskit die gemeinsame 10.000-Euro-Schwelle im Blick und bereitet die OSS-Meldung vor. Wie das je Shopsystem aussieht, zeigen die Seiten zu Shopify, WooCommerce und Shopware.

SaaS und Abos

Mit Stripe Billing kommt jede Abo-Abrechnung samt Positionen, Steuersätzen und Leistungszeitraum direkt aus Stripe. Alternativ führst du die Abos in Rechnungskit selbst und buchst über dein Stripe- oder Mollie-Konto ab. Für Firmenkunden in der EU prüft Rechnungskit die USt-IdNr. qualifiziert beim BZSt und stellt mit Reverse Charge aus. Den ganzen Ablauf beschreibt E-Rechnung für SaaS.

Digitale Produkte und Online-Kurse

Ohne Shop verkaufst du über einen Checkout-Link: Der Käufer zahlt über deinen Zahlungsanbieter, das Geld geht direkt an dich, die Rechnung entsteht sofort. Verbunden mit Memberspot oder Ghost schaltet Rechnungskit den Zugang nach der Zahlung frei und nimmt ihn bei Abo-Ende oder voller Erstattung wieder weg. Hast du eine eigene App, meldet sie ihre Bestellungen per API. Mehr dazu unter Online-Kurs verkaufen.

Wie Zahlungsanbieter angebunden werden

Shop und Zahlungsanbieter verbindest du einmal in Rechnungskit, programmieren musst du dafür nichts. Bei Stripe zum Beispiel richtet Rechnungskit den Webhook selbst ein. Danach landet jede Zahlung bei der passenden Bestellung, und die Ergebnisse gehen an drei Stellen.

Von der Zahlung bis zur Steuerkanzlei

Quellen, Rechnungskit, Ergebnisse

Quellen

Shops

ShopifyWooCommerceShopware

Zahlungsanbieter

StripeMolliePayPalUnzerGoCardlessKlarna

Ohne Shop

CheckoutREST-API

Rechnungskit

1. ZuordnenZahlung und Bestellung finden zusammen
2. Steuer entscheidenSteuersatz, OSS oder Reverse Charge, Nachweise
3. E-Rechnung erzeugenZUGFeRD oder XRechnung, gegen EN 16931 validiert
4. ArchivierenGoBD-konform, SHA-256-Prüfsumme, 8 Jahre

Ergebnisse

Für deinen KundenE-Mail mit PDF/A-3 und eingebettetem XML, sobald du den Versand einschaltest

Für die SteuerkanzleiDATEV-Export (EXTF, SKR03 oder SKR04) mit Erlösen, Gebühren und Auszahlungen

Für die MeldungenOSS-Meldung und Zusammenfassende Meldung, als Export für BZSt und ELSTER

B2B oder B2C: wer bekommt was?

Solange du nur an Privatkunden verkaufst, ändert sich für dich also wenig. Kommen Firmenkunden dazu, bekommen sie dieselbe Rechnung und lesen die XML-Daten aus.

Umsatzsteuer wird vor der Rechnung entschieden

Ein ausländischer Kunde macht einen Umsatz nicht automatisch steuerfrei. Rechnungskit trennt Waren von sonstigen Leistungen, Inland von EU und Drittland sowie B2B von B2C. Eine innergemeinschaftliche Lieferung braucht eine aktiv verwendete, gültige USt-IdNr. (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG) und einen Transportnachweis (§§ 17a und 17b UStDV). Eine Ausfuhr braucht einen Ausfuhrnachweis (§ 8 UStDV). Elektronische B2C-Leistungen und Fernverkäufe teilen sich die EU-weite 10.000-Euro-Schwelle (§ 3c Abs. 4 UStG).

Fehlt ein erforderlicher Nachweis oder liegt ein nicht freigegebener Sonderfall vor, stoppt die Automatik. Die Entscheidung wird nicht nachträglich auf die Rechnung „korrigiert“, sondern vor ihrer Erstellung geklärt.

Mehr Wissen zur E-Rechnung

Die Grundlagen im Detail erklären unsere Wissensbeiträge: die E-Rechnungspflicht mit allen Fristen, die Formate ZUGFeRD und XRechnung, die GoBD als Maßstab für Archiv und Prozesse, und was Shopify, WooCommerce und Stripe beim Thema Rechnung selbst können und was nicht. Wie die Buchungen bei deiner Steuerkanzlei ankommen, zeigt der DATEV-Export.