Leistungsdatum auf Rechnungen: Versanddatum oder Zahldatum?
Jede Rechnung muss den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung angeben, so verlangt es § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG. Das Leistungsdatum ist nicht das Rechnungsdatum und nicht automatisch das Zahldatum. Es ist der Tag, an dem die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Eine versendete Ware ist mit Beginn der Versendung geliefert (Abschnitt 13.1 Abs. 2 UStAE), also am Tag des Versands, nicht am Tag der Zahlung.
Warum Onlineshops hier systematisch danebenliegen
Die meisten Shop- und Rechnungssysteme erzeugen die Rechnung im Moment der Zahlung und setzen das Zahldatum als Leistungsdatum. Bei einer Bestellung am Samstag, die am Montag versendet wird, steht dann ein falsches Leistungsdatum auf der Rechnung. Meist fällt das niemandem auf, bis eine Betriebsprüfung kommt oder ein Geschäftskunde seinen Vorsteuerabzug verteidigen muss.
- Sa, 10.10.2026Bestellung und ZahlungViele Shops erzeugen in diesem Moment die Rechnung
- So, 11.10.2026Wochenende, kein Versand
- Mo, 12.10.2026Versand der WareLeistungsdatum
Denn das ist die eigentliche Konsequenz: Eine Rechnung mit falschem oder fehlendem Leistungsdatum ist formal mangelhaft (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Beim Empfänger gefährdet das den Vorsteuerabzug, denn der setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG), und in einer Prüfung fällt es auf.
Eine einfache Lösung erlaubt das Gesetz selbst: Statt des genauen Tags darfst du den Kalendermonat angeben, in dem geliefert wird (§ 31 Abs. 4 UStDV). Liegen Zahlung und Versand im selben Monat, ist „Oktober 2026“ richtig, das Zahldatum dagegen nicht.
Wann Zahldatum und Leistungsdatum zusammenfallen dürfen
Es gibt Fälle, in denen beide Daten ehrlich identisch sind: sofortige digitale Lieferung (Download, Lizenzschlüssel, sofort freigeschalteter Zugang) und Verkauf mit gleichzeitiger Übergabe. Hier wird die Leistung im Moment der Zahlung erbracht, das Zahldatum ist dann das korrekte Leistungsdatum.
Bei allem, was verschickt wird, gilt das nicht (Abschnitt 13.1 Abs. 2 UStAE). Und bei Vorauszahlungen für zukünftige Zeiträume (Jahresabos, Wartungsverträge) liegt das Leistungsdatum sogar in der Zukunft. Die Rechnung über eine solche Vorauszahlung nennt dann zusätzlich den Tag, an dem das Geld eingegangen ist, wenn er feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). In der Buchhaltung greift außerdem die Rechnungsabgrenzung.
Daraus ergibt sich auch die Antwort auf eine häufige Frage zum Standardhinweis vieler Rechnungsvorlagen:
Wie Rechnungskit das Leistungsdatum setzt
Rechnungskit verbindet Zahlung und Bestellung und kennt dadurch den Versandstatus: Versandware wird zum Versanddatum fakturiert, sofortige digitale Leistungen zum Zahldatum, Leistungszeiträume als Zeitraum. Automatisch, bei jeder Rechnung, geprüft vor dem Versand. Wie die ganze Strecke funktioniert, zeigt E-Rechnung erstellen.
Häufige Fragen
Rechnungskit ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Dieser Beitrag erklärt allgemeine Zusammenhänge und ersetzt weder die Beratung durch deine Steuerkanzlei (§ 5 StBerG) noch eine Rechtsberatung (§ 3 RDG). Rechnungskit richtet sich an in Deutschland ansässige Unternehmen und bereitet Belege, Steuersätze und Buchungen automatisch auf. Wie dein Einzelfall zu bewerten ist, entscheidest du, im Zweifel gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei oder einer Anwaltskanzlei.
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