PayPal in DATEV: einrichten, buchen und Belege für die Steuerkanzlei

PayPal ist für viele Shops der zweitwichtigste Zahlungsweg nach der Karte, und für die Buchhaltung oft der unübersichtlichste. Das Geld bleibt auf dem PayPal-Konto, bis es abgehoben wird. Daneben laufen über dasselbe Konto Einkäufe, Erstattungen und Zahlungen, die mit dem Shop nichts zu tun haben. Dieser Artikel zeigt, wie PayPal in DATEV kommt und wie es gebucht wird.

Wege nach DATEV

Den Zahlungsdatenservice für PayPal einrichten

DATEV bietet mit dem Zahlungsdatenservice für PayPal eine eigene Verbindung an. Laut DATEV wird das PayPal-Konto im Rechnungswesen-Programm ähnlich wie ein Bankkonto angelegt. Die Umsätze stehen täglich in der DATEV-Cloud bereit und werden wie elektronische Bankumsätze offenen Posten zugeordnet, auch über die Bestellnummer (DATEV, DATEV-Shop). Inzwischen fasst DATEV solche Verbindungen unter dem Datenservice Zahlungsdienstleister zusammen, der auch Klarna, Mollie, Shopify und Stripe kennt.

In der Praxis heißt das:

1. Im DATEV-Rechnungswesen, meist bei deiner Steuerkanzlei, wird der Dienst eingerichtet und das PayPal-Konto angelegt.
2. Du gibst den Zugriff in deinem PayPal-Geschäftskonto frei.
3. Ab dann kommen die PayPal-Umsätze laufend in DATEV an und werden den offenen Rechnungen zugeordnet.

Der Dienst löst die Zahlungsseite. Die Rechnungen selbst schreibt er nicht. Diese müssen vorher als offene Posten gebucht sein, sonst findet die Zahlung keinen Partner. Und die Zuordnung klappt nur, wenn PayPal die Bestellnummer kennt. Bei Shopify steht dort zum Teil ein interner Schlüssel der Checkout-Sitzung statt der Bestellnummer.

PayPal buchen: Zahlung, Gebühr, Abhebung, Erstattung

Für PayPal führt die Buchhaltung ein eigenes Konto, als Geldtransitkonto oder als Guthabenkonto wie ein Bankkonto. Vier Vorgänge kommen immer wieder vor:

Die Kontonummern sind Beispiele aus dem Geldtransit-Bereich der DATEV-Standardkontenrahmen. Deine Steuerkanzlei kann andere verwenden. Die Erstattung mindert den Erlös nicht selbst. Das übernimmt die Stornorechnung, die dazu gehört.

Eine Abhebung umfasst alles, was das Guthaben seit der letzten Abhebung bewegt hat: Verkäufe mit Gebühr, Erstattungen, Einbehalte und Freigaben und Beträge, die vorher auf dem Konto lagen. Deshalb passt die Summe selten zu den Verkäufen einer Woche.

PayPal-Gebühren und Umsatzsteuer

PayPal-Gebühren werden überwiegend als steuerfreie Leistung im Zahlungsverkehr nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG behandelt. Dann fällt auch keine Steuer nach § 13b UStG an, und das Gebührenkonto bekommt keinen Steuerschlüssel für Reverse Charge. Das unterscheidet PayPal von Stripe oder Mollie, deren Gebühren aus dem EU-Ausland mit Reverse Charge abgerechnet werden. Die Einordnung bestätigt deine Steuerkanzlei.

Bewegungen ohne Bestellung

Über ein PayPal-Konto läuft oft mehr als der Shop: Du bezahlst einen Lieferanten mit PayPal-Guthaben, bekommst eine Erstattung für einen eigenen Einkauf oder Geld von einem anderen PayPal-Konto. Solche Bewegungen haben keine Rechnung im Shop. Damit der Saldo trotzdem stimmt, bucht man sie gegen ein Verrechnungskonto, das die Steuerkanzlei am Monatsende abstimmt und zu dem sie die fehlenden Belege anfordert. Ohne Beleg bleibt die Buchung unvollständig (GoBD, Rz. 61 ff.).

Saldo am Monatsende

Führt die Steuerkanzlei PayPal wie ein Bankkonto, muss am Monatsende auf ihrem PayPal-Konto derselbe Saldo stehen wie bei PayPal. Weicht er ab, fehlt meist eine Bewegung ohne Bestellung, eine Gebührenkorrektur, ein Einbehalt oder eine Erstattung. Beträge in Fremdwährung und Währungsumrechnungen brauchen eine eigene Klärung.

PayPal und DATEV mit Rechnungskit

Rechnungskit verbindet sich über eine eigene PayPal-App mit deinem Konto, holt Zahlungen, Erstattungen, Gebühren und Abhebungen ab und ordnet jede Zahlung ihrer Rechnung zu. Bei Shopify liest es dafür die PayPal-Transaktionsnummer aus der Bestellung, wenn PayPal statt der Bestellnummer einen Sitzungsschlüssel trägt.

• Im DATEV-Zahlungsstapel bucht PayPal auf ein eigenes Konto (vorbelegt SKR03 1362, SKR04 1462), die Gebühr je Zahlung am Zahlungstag und ohne Steuerschlüssel.
• Jede Abhebung zerlegt Rechnungskit in ihre Positionen, mit Saldo-Übertrag und Einbehalten.
• Mit dem Schalter für Bewegungen ohne Bestellung bucht der Export auch Einkäufe, Fremdeingänge und PayPals eigene Gebühren gegen ein Verrechnungskonto.
• Im Bereich der Steuerkanzlei gibt es einen Saldenabgleich zum Monatsende und einen PayPal-Kontoauszug als CSV oder PDF.
• Zu jeder Abhebung entsteht ein Auszahlungsbeleg, zu den Gebühren eine Aufstellung, beide als PDF mit Beleglink im DATEV-Paket.

Mehr zur Verbindung steht unter PayPal-Integration, zum Export unter DATEV-Export. Wie andere Anbieter gebucht werden, zeigt der Ratgeber Geldtransitkonto.