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Happy Coffee GmbH, Theodor-Heuss-Str. 15, 53562 St. Katharinen, Deutschland E-Mail: support@rechnungskit.de

Frühere Warteliste (bis 3. September 2026): E-Mail-Adresse, Firmenname und die im Formular gemachten Angaben zu deinem Setup sowie der Zeitpunkt und Nachweis deiner Einwilligung (Double-Opt-in, IP-Adresse, Zeitstempel). Bei Nutzung des Dienstes zusätzlich: Bestandsdaten (Name, Firma, Kontaktdaten), Vertrags- und Abrechnungsdaten, Rechnungs- und Transaktionsdaten aus angebundenen Quellen (z. B. Stripe, Mollie, Shop-Systeme) sowie technische Nutzungsdaten (Log-Dateien).

Die frühere Warteliste und die einmalige Nachricht zum Start beruhen auf deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst. Die Nutzung des Dienstes verarbeiten wir zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher, insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie auf Grundlage berechtigter Interessen an Sicherheit und Weiterentwicklung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bestätigst du deine E-Mail-Adresse nach der Registrierung nicht innerhalb von 3 Tagen, löschen wir dein Konto mit den Registrierungsdaten automatisch; danach kannst du dich jederzeit neu registrieren. Wenn du dich registrierst, die Demo anforderst oder uns über Kit schreibst, speichern wir dazu, von welcher Seite unserer Website du gekommen bist, über welche externe Website du uns gefunden hast und, falls der angeklickte Link sie enthielt, Kampagnenangaben (utm-Parameter, zum Beispiel aus einem Newsletter oder einer Anzeige). Auf deinem Gerät speichern wir dafür nichts; die Angaben werden nur in der Anfrage oder im angeklickten Link übertragen. Wir nutzen sie, um zu verstehen, welche Inhalte und Kanäle zu Anfragen und Kunden führen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Öffnest du das Demo-Konto über den Link aus der E-Mail, speichern wir außerdem, wann du es geöffnet hast, wie viele Seiten und welche Bereiche du dir angesehen hast und wie lange. So sehen wir, was dich interessiert, und können dir passend antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Soweit wir Rechnungs- und Bestelldaten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Das Hosting erfolgt bei der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland), clientseitig verschlüsselte Sicherungen bei Hetzner in Helsinki (Finnland); dorthin gelangen ausschließlich verschlüsselte Daten. Als Sicherheits- und Auslieferungsebene ist BUNNYWAY d.o.o. (Slowenien) vorgeschaltet. Für den Versand von E-Mails (u. a. Bestätigungs- und Transaktionsmails) setzen wir die Sendinblue GmbH (Brevo) ein; dabei werden die Empfängeradresse und der Nachrichteninhalt verarbeitet. Bei Systemmails von Rechnungskit an dich, etwa der Bestätigung deiner E-Mail-Adresse oder Aufgaben-Erinnerungen, meldet uns Brevo, ob die Mail zugestellt, geöffnet oder ein Link darin angeklickt wurde. Das nutzen wir, um Zustellprobleme zu erkennen und dir weiterzuhelfen, wenn eine Bestätigung nicht ankommt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Geklickte Links speichern wir ohne die darin enthaltenen Zugangscodes. Für die Abrechnung unserer eigenen Entgelte per SEPA-Lastschrift nutzen wir die Mollie B.V. (Amsterdam, Niederlande) als Zahlungsdienstleister; Mollie verarbeitet die Zahlungsdaten insoweit als eigenständige Verantwortliche, es gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Mollie. Alle vorgenannten Standorte liegen in der EU, ein Drittland-Transfer findet durch uns nicht statt.

Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsdaten der Endkunden unserer Kunden (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, bestellte Positionen, Beträge, Zahlungsstatus). Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der jeweilige Händler; die Informationspflichten nach Art. 13, 14 DSGVO gegenüber den Endkunden liegen bei ihm. Wenn du bei einem unserer Kunden gekauft hast, richte Anfragen zu deinen Daten bitte direkt an diesen Shop. Vollständige Zahlungsinstrumente (z. B. Kartendaten) verarbeiten wir nicht. Unsere Kunden können dafür ihre eigenen Konten bei Zahlungsdiensten und Shopsystemen anbinden, insbesondere: Mollie B.V. (Niederlande), Stripe Payments Europe Ltd. (Irland), PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg), Unzer E-Com GmbH (Deutschland), Klarna Bank AB (Schweden), GoCardless SAS (Frankreich), Shopify International Ltd. (Irland) sowie Shopware und WooCommerce (diese laufen auf der Infrastruktur des Händlers bzw. seines Hostings). Diese Dienste sind Vertragspartner des Händlers, nicht von uns: Zahlungsdienstleister verarbeiten Zahlungsdaten als eigenständige Verantwortliche, Shopsysteme je nach Ausgestaltung als Auftragsverarbeiter des Händlers. Sie sind keine Unterauftragsverarbeiter von Rechnungskit. Wir rufen Daten dort ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Händlers ab; beim Rechnungskit-Checkout übermitteln wir zusätzlich die zur Zahlung nötigen Bestelldaten an den vom Händler gewählten Zahlungsdienst. Unsere API-Aufrufe richten sich an die europäischen Niederlassungen der Anbieter. Für eine etwaige Weitergabe in Drittländer durch die Anbieter selbst (etwa an Konzerngesellschaften in den USA, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln, verbindlichen internen Datenschutzvorschriften oder dem EU-US Data Privacy Framework) gelten deren eigene Datenschutzhinweise.

Zur Verbesserung unseres Angebots und zur Messung der Reichweite unserer Website setzen wir die Open-Source-Software Umami ein, die wir auf unseren eigenen Servern in der EU betreiben. Umami arbeitet vollständig cookiefrei und ohne Fingerprinting. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben; insbesondere werden IP-Adressen nicht gespeichert, sondern nur anonymisiert zur Erzeugung anonymer, nicht auf eine Person rückführbarer Statistiken verwendet. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen oder eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. In der Anwendung (app.rechnungskit.de) zählen wir mit Umami, welche Seiten aufgerufen werden, wie oft der Chat mit Kit geöffnet und eine Frage gestellt wird und ob die Frage aus einem Vorschlag kam. Bevor eine Messung deinen Browser verlässt, ersetzen wir Kennungen in der Adresse, etwa Rechnungs- und Bestellnummern oder E-Mail-Adressen, durch einen Platzhalter. Suchparameter und Seitentitel werden nicht übertragen, Inhalte deiner Nachrichten und Kontodaten ebenfalls nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer statistischen Auswertung des anonymisierten Nutzungsverhaltens zur Optimierung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Da keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist eine Einwilligung nicht erforderlich. Du kannst der anonymen Messung dennoch jederzeit widersprechen: Auf der Website öffnest du über den Eintrag „Webanalyse“ im Seitenfuß ein Fenster, in dem du die Messung mit einem Schalter deaktivieren kannst. In der Anwendung findest du denselben Schalter unter Einstellungen → Konto. Die Einstellung wird ausschließlich lokal in deinem Browser gespeichert.

Auf unserer Website und in der Anwendung bieten wir mit „Kit“ einen KI-Assistenten an, der Fragen zum Produkt beantwortet und durch die Einrichtung führt. Antworten werden automatisch von einer KI erstellt und sind erkennbar als solche gekennzeichnet (Art. 50 KI-VO); es handelt sich nicht um eine Steuerberatung. Zur Erzeugung der Antworten übermitteln wir den Inhalt deiner Chat-Nachrichten sowie die zur Beantwortung nötige Wissensbasis an unseren Auftragsverarbeiter, die Nebius B.V. (Nebius Token Factory), Schiphol Boulevard 165, 1118 BG Schiphol, Niederlande. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Die von uns genutzten Sprachmodelle werden in Rechenzentren innerhalb der EU (Finnland und Frankreich) betrieben. Nutzt du Kit in der Anwendung, ruft Kit zur Beantwortung deiner Frage außerdem Angaben aus deinem Konto ab und übermittelt sie an Nebius: den Namen des Unternehmens und des aktiven Projekts, deine Rolle, ob der Testmodus aktiv ist, sowie Anzahl und Art offener Punkte (zum Beispiel offene Aufgaben, fehlende Angaben oder Bestellungen, die auf Versand warten) und, wenn du danach fragst, zusammengefasste Kennzahlen deines Projekts wie Umsatz, Anzahl der Kunden, Abo-Zahlen, Zahlungseingänge oder Gebühren, auch aufgeteilt nach Steuersatz, Land, Verkaufskanal oder Produkt (mit Produktnamen). Namen, E-Mail-Adressen und Adressen deiner Kunden sowie einzelne Rechnungen gehören nicht dazu. Kit hat dabei nur lesenden Zugriff, jeder Zugriff wird protokolliert. Bitte gib im Chat keine Angaben ein, die du nicht verarbeiten lassen möchtest, insbesondere keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Nebius verwendet die übermittelten Inhalte ausschließlich zur Erbringung der Inferenz und nicht zum Training eigener KI-Modelle. Für die von uns genutzte Konfiguration werden Eingaben und Ausgaben nicht dauerhaft gespeichert (Zero Data Retention). Rechtsgrundlage für den Einsatz des Assistenten auf der Website ist unser berechtigtes Interesse an einer besseren Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); innerhalb der Anwendung erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Du bist nicht verpflichtet, den Assistenten zu nutzen; für ein Anliegen kannst du dich jederzeit direkt über das Kontaktformular an uns wenden. Über „Mit einem Menschen sprechen“ im Chat auf der Website kannst du uns eine Frage direkt schicken. Dafür verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deine Nachricht, die Seite, auf der du den Chat geöffnet hast, und deinen bisherigen Chatverlauf mit Kit, um dir per E-Mail zu antworten. Die Anfrage speichern wir in unserer internen Kontaktverwaltung, damit wir sie bearbeiten und nachverfolgen können. Rechtsgrundlage ist die Beantwortung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Werbung schicken wir dir darüber nicht.

Daten der früheren Warteliste speichern wir längstens bis zum 30. November 2026 bzw. bis zum Widerruf deiner Einwilligung und löschen sie anschließend, auch im Kundenverwaltungssystem. Rechnungs- und Buchungsdaten speichern wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (für Buchungsbelege 8 Jahre, §147 AO, §257 HGB i. d. F. des Bürokratieentlastungsgesetzes IV). Übrige Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt. Datensicherungen unterliegen einer gestaffelten Rotation (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) und werden spätestens nach drei Jahren überschrieben; gelöschte Daten können bis zum Ablauf dieser Rotation in Sicherungen fortbestehen, werden dort aber nicht mehr aktiv verarbeitet.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) und das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Es findet keine Analyse, kein Tracking und keine Reichweitenmessung statt; wir setzen keine Marketing- oder Statistik-Cookies und binden keine Dienste Dritter ein, die Cookies setzen. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

Rechtsgrundlage für die Speicherung und den Zugriff auf diese technisch notwendigen Informationen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich auf unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. auf die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).