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Rechnungskit

Deine Belege.
Dreifach gesichert, in zwei Ländern, jede Minute.

Rechnungen sind Pflichtunterlagen mit 8 Jahren Aufbewahrungsfrist. Deshalb behandeln wir Datensicherung nicht als Feature, sondern als Fundament: mehrfach redundant, verschlüsselt, aktiv überwacht und regelmäßig auf Wiederherstellbarkeit getestet.

Automatisch überwacht, rund um die Uhr

Das Drei-Kopien-Prinzip

Jeder Beleg existiert an drei Orten auf zwei getrennten Speichersystemen, davon eines in einem anderen Land. Der Ausfall eines Systems, eines Servers oder sogar eines ganzen Rechenzentrums kostet keine Daten.

Produktivsystem
Deutschland
Anwendung und Datenbank in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum. Jede Transaktion wird im Minutentakt zusätzlich gesichert.
Unveränderliches Archiv
Deutschland
Finalisierte Rechnungen liegen schreibgeschützt (WORM) und versioniert im Objektspeicher. Löschen oder Überschreiben ist technisch gesperrt, nicht nur organisatorisch verboten.
Verschlüsseltes Backup
Finnland (EU)
Alle Sicherungen werden bereits in Deutschland verschlüsselt und erst dann übertragen. Am Backup-Standort liegen ausschließlich verschlüsselte Daten, die dort niemand lesen kann.

Vier Fakten statt Versprechen

Sicherung im Minutentakt
Jede Änderung an deinen Daten wird laufend gesichert, nicht nur einmal pro Nacht. Selbst im Katastrophenfall geht etwa eine Minute verloren, kein Arbeitstag.
Unveränderbar mit Prüfsummen
Jede archivierte Rechnung erhält eine kryptografische Prüfsumme (SHA-256), die bei jedem Abruf verifiziert wird. Manipulation fällt auf, GoBD-konform über die gesamte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren.
Aktiv überwacht, mit Alarm
Jeder Sicherungslauf meldet seinen Erfolg an ein unabhängiges Monitoring. Bleibt eine Meldung aus, wird automatisch alarmiert. Ein stilles Scheitern der Sicherung ist damit ausgeschlossen.
Wiederherstellung wird geprobt
Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, existiert nicht. Wir führen regelmäßige Wiederherstellungs-Übungen durch und protokollieren jede davon, inklusive der Probleme, die dabei gefunden und behoben werden.

Alles in der EU, nichts in US-Clouds

Produktivsystem und Archiv stehen in Deutschland, das verschlüsselte Backup in Finnland. Es findet kein Drittland-Transfer statt, und zwar nicht nur auf dem Papier: Unsere gesamte Infrastruktur läuft bei europäischen Unternehmen, nicht bei US-Anbietern mit EU-Rechenzentren. Der Unterschied ist echte Souveränität: US-Anbieter bleiben auch mit Servern in Frankfurt dem US CLOUD Act unterworfen, unsere Dienstleister nicht. Die Details regeln unsere Datenschutzerklärung und der Auftragsverarbeitungsvertrag; den vollständigen Prozess beschreibt die Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Was passiert bei einem Ausfall?

Die ehrliche Antwort auf den schlimmsten Fall: Ein Serverausfall kostet dich Minuten bis wenige Stunden Verzögerung, aber nie einen Beleg. Das liegt an drei Sicherungsebenen, die unabhängig voneinander greifen.

1
Deine Daten liegen beim Shop und beim Zahlungsanbieter
Eine Webhook-Meldung ist nur die Türklingel: Die Bestellung oder Zahlung selbst liegt dauerhaft bei Shopify, WooCommerce, Stripe, Mollie und Co. Erreicht uns die Klingel nicht, ist nichts verloren, denn wir können jederzeit direkt dort nachsehen.
2
Anbieter melden sich bis zu drei Tage lang erneut
Erreicht eine Meldung unseren Server nicht, wiederholen die Anbieter sie automatisch: Stripe und PayPal bis zu drei Tage, Shopify rund 48 Stunden, andere ähnlich. Doppelte Zustellungen erkennt Rechnungskit zuverlässig und verbucht nie doppelt.
3
Rechnungskit gleicht zusätzlich selbst ab
Unabhängig von Webhooks fragt Rechnungskit alle Verbindungen regelmäßig aktiv ab: Shopware alle 15 Minuten, alle anderen mehrmals täglich. Selbst ein komplett verpasster Webhook kostet so höchstens ein paar Stunden Verzögerung. Und wo eine Korrektur menschliche Prüfung braucht, entsteht eine sichtbare Aufgabe im Konto, nichts passiert stillschweigend.

Auch Updates laufen ohne Lücke: Der bisherige Server bedient weiter, bis der neue vollständig bereit ist. Eine Meldung gilt erst dann als verarbeitet, wenn sie vollständig gespeichert wurde, sonst wird sie erneut zugestellt.

Häufige Fragen zur Sicherheit

Was passiert, wenn euer Server ausfällt?
Deine archivierten Rechnungen liegen unabhängig vom Server in einem versionierten, schreibgeschützten Objektspeicher und zusätzlich verschlüsselt in einem zweiten Rechenzentrum in Finnland. Die Datenbank wird im Minutentakt gesichert. Ein Serverausfall bedeutet eine Unterbrechung, aber keinen Datenverlust.
Könnt ihr meine Backup-Daten lesen?
Die Sicherungen am Backup-Standort sind clientseitig verschlüsselt: Die Daten werden in Deutschland verschlüsselt, bevor sie übertragen werden. Ohne die Schlüssel, die getrennt verwahrt werden, sind sie dort für niemanden lesbar, auch nicht für den Rechenzentrumsbetreiber.
Was passiert mit meinen Belegen, wenn ich kündige?
Du kannst dein komplettes Archiv jederzeit exportieren, auch nach Vertragsende innerhalb der vereinbarten Frist. Gelöscht wird erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, denn deine Rechnungen bleiben Pflichtunterlagen, egal wo du Kunde bist.
Woher weiß ich, dass die Sicherung wirklich funktioniert?
Dreifach: Jeder Sicherungslauf wird automatisch auf Integrität geprüft, ein unabhängiges Monitoring alarmiert bei ausbleibenden Läufen, und wir spielen Sicherungen regelmäßig testweise zurück und protokollieren das Ergebnis.
Was passiert, wenn euer Server genau dann ausfällt, wenn eine Bestellung eingeht?
Nichts geht verloren. Die Bestellung liegt sicher in deinem Shop beziehungsweise beim Zahlungsanbieter; der Anbieter wiederholt die Meldung automatisch (Stripe und PayPal bis zu drei Tage lang), und Rechnungskit gleicht zusätzlich regelmäßig selbst mit allen Verbindungen ab. Im schlimmsten Fall entsteht der Beleg ein paar Stunden später, mit korrektem Datum und korrekter Nummer.
Können durch ein Software-Update Belege verloren gehen?
Nein. Updates laufen unterbrechungsfrei: Der bisherige Server nimmt weiter Meldungen an, bis der neue vollständig bereit ist. Und jede Meldung wird erst dann bestätigt, wenn sie komplett gespeichert wurde. Schlägt die Verarbeitung mittendrin fehl, stellt der Anbieter sie automatisch erneut zu, ohne dass etwas doppelt verbucht wird.
Wie schützt ihr euch vor Angriffen und Überlastung?
Vor dem eigentlichen System liegt eine Schutz-Ebene des europäischen Anbieters Bunny.net (Sitz in Slowenien, EU): eine Web Application Firewall gegen typische Angriffsmuster, automatischer DDoS-Schutz gegen Überlastungsangriffe und ein Rate-Limit, das massenhafte Anmelde- oder Anfrage-Versuche ausbremst. Der Ursprungs-Server ist zusätzlich so abgesichert, dass er ausschließlich über diese Ebene erreichbar ist, nicht direkt aus dem Netz. Anmeldungen sind passwortlos oder per Zwei-Faktor absicherbar, und die öffentliche Schnittstelle ist pro Zugangsschlüssel begrenzt.

Handarbeit, die du vergessen kannst.

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