GoCardless E‑Rechnung: SEPA‑Lastschrift automatisch abrechnen

SEPA-Lastschrift ist keine Kartenzahlung

Bei Karte oder Wallet ist der Fall nach Sekunden klar: Die Zahlung ist da oder sie ist es nicht. Eine SEPA-Lastschrift funktioniert anders. Sie wird eingereicht, durchläuft mehrere Tage lang Zwischenstände und gilt erst dann als eingezogen. Und selbst danach kann der Zahlungspflichtige das Geld zurückholen: Bei einer SEPA-Lastschrift kann er acht Wochen lang ohne Angabe von Gründen die Erstattung verlangen (§ 675x Abs. 2 und 4 BGB), bei einer nicht autorisierten Lastschrift bis zu 13 Monate (§ 676b Abs. 2 BGB).

Für die Rechnungsstellung ist das entscheidend. Eine Rechnung, die im GoBD-Archiv liegt, ist unveränderbar (§ 146 Abs. 4 AO). Wer bei Einreichung fakturiert, erzeugt Belege für Geld, das noch gar nicht angekommen ist, und muss jeden gescheiterten Einzug mit einer Stornorechnung wieder einfangen. Rechnungskit wartet deshalb den bestätigten Einzug ab und erstellt die Rechnung erst dann, mit dem tatsächlichen Einzugsdatum als Zahlungsdatum.

Einrichtung in zwei Schritten

Verbunden wird mit einem Access Token und einem Webhook, programmieren musst du nichts. Im GoCardless-Dashboard legst du einen Token mit Schreibrecht an und trägst ihn in Rechnungskit unter Verbindungen → Connect ein. Anschließend zeigt dir Rechnungskit die Webhook-URL, du legst damit in GoCardless einen Endpoint an und kopierst dessen Secret zurück. Nimm dafür dein Live-Konto, auch wenn du Rechnungskit erst testest. Weil GoCardless Zahlungen nur per Webhook meldet, prüft Rechnungskit jede Meldung kryptografisch gegen das Secret. Ausgelöst werden von Rechnungskit nie Zahlungen.

Jeden Klick mit Screenshots, wo das Secret versteckt ist und was bei Fehlermeldungen hilft, zeigt die Anleitung: GoCardless verbinden.

Ab dann läuft die Strecke automatisch: Der bestätigte Einzug wird der passenden Bestellung zugeordnet, daraus entsteht eine ZUGFeRD-Rechnung mit PDF und eingebettetem XML, sie wird gegen die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG geprüft, revisionssicher archiviert und für den DATEV-Export aufbereitet. Kunden mit Leitweg-ID, etwa Behörden oder Hochschulen, bekommen dieselbe Rechnung als XRechnung 3.0.

Rücklastschriften: kein Storno, sondern ein offener Posten

Eine Rücklastschrift wird häufig falsch behandelt. Sie ist kein Grund für eine Stornorechnung: Die Leistung wurde erbracht, die Rechnung war korrekt, nur die Zahlung ist zurückgegangen. Umsatzsteuerlich ändert sich das Entgelt dadurch nicht automatisch.

Rechnungskit bildet das entsprechend ab: Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen, die Forderung wird wieder geöffnet und du bekommst eine Aufgabe mit dem Vorgang. Ob am Ende eine Korrektur nötig ist (etwa als Forderungsausfall nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG), entscheidest du gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei, nicht die Software im Alleingang.

Gebühren und Auszahlungen im DATEV-Export

GoCardless bündelt eingezogene Zahlungen zu Auszahlungen und zieht die Gebühren direkt ab. Rechnungskit liest die Auszahlung samt ihrer Einzelpositionen aus und trennt sauber, was der Steuerkanzlei sonst Handarbeit macht:

Jeder Zahlungsanbieter bekommt ein eigenes Geldtransitkonto. Nur so lässt sich pro Anbieter abstimmen, ob eingezogene Beträge, Gebühren und Auszahlungen zusammenpassen. Alle Konten sind in den DATEV-Einstellungen frei änderbar, damit sie zum Kontenrahmen deiner Steuerkanzlei passen.

Für Abos und wiederkehrende Zahlungen

Wiederkehrende Lastschriften sind der Hauptanwendungsfall von GoCardless. Jeder bestätigte Einzug bekommt eine eigene Rechnung. Wann bei Abos über den Bilanzstichtag hinaus abzugrenzen ist, erklärt der Beitrag zur passiven Rechnungsabgrenzung nach § 250 Abs. 2 HGB.