GoCardless E-Rechnung: SEPA-Lastschrift automatisch abrechnen

SEPA-Lastschrift ist keine Kartenzahlung

Bei Karte oder Wallet ist der Fall nach Sekunden klar: Die Zahlung ist da oder sie ist es nicht. Eine SEPA-Lastschrift funktioniert anders. Sie wird eingereicht, durchläuft mehrere Tage lang Zwischenstände und gilt erst dann als eingezogen. Und selbst danach kann der Zahlungspflichtige widersprechen: Bei nicht autorisierten Lastschriften beträgt die Frist bis zu 13 Monate.

Für die Rechnungsstellung ist das entscheidend. Eine Rechnung, die im GoBD-Archiv liegt, ist unveränderbar. Wer bei Einreichung fakturiert, erzeugt Belege für Geld, das noch gar nicht angekommen ist, und muss jeden gescheiterten Einzug mit einer Stornorechnung wieder einfangen. Rechnungskit wartet deshalb den bestätigten Einzug ab und erstellt die Rechnung erst dann, mit dem tatsächlichen Einzugsdatum als Zahlungsdatum.

So verbindest du GoCardless: Schritt für Schritt

1. Öffne im GoCardless-Dashboard die Seite Developers → Access tokens und erstelle einen neuen Access Token, zum Beispiel mit dem Namen Rechnungskit.
2. Wähle als Scope Read-write access. Schreibzugriff braucht Rechnungskit nur, um den Webhook automatisch prüfen zu können; Zahlungen werden nie ausgelöst.
3. Trage den Token in Rechnungskit unter Einstellungen → Verbinden bei GoCardless ein. Direkt danach führt dich Rechnungskit durch Schritt 2: Ein Dialog zeigt die Webhook-URL und den direkten Link zur Webhook-Seite bei GoCardless.
4. Lege dort einen Endpoint an: als Name zum Beispiel Rechnungskit, als URL die Adresse aus dem Dialog. "Generate a secret for me" kannst du ausgewählt lassen; das optionale Webhook client certificate brauchst du nicht, Rechnungskit prüft jede Meldung ohnehin kryptografisch über das Secret.
5. Wichtig: Das Secret siehst du nicht beim Anlegen, sondern erst, wenn du den neuen Endpoint in der Liste anklickst. Kopiere es und füge es im Dialog ein, damit wird die Verbindung aktiviert. Bis dahin bleibt sie bewusst pausiert: GoCardless meldet Zahlungen ausschließlich per Webhook, ohne ihn käme nichts an.

Jede Meldung von GoCardless wird kryptografisch gegen das Webhook-Secret geprüft, bevor sie verarbeitet wird. Ein Token mit dem Präfix sandbox_ schaltet automatisch auf die GoCardless-Sandbox um.

Ab dann läuft die Strecke automatisch: Der bestätigte Einzug wird der passenden Bestellung zugeordnet, daraus entsteht eine ZUGFeRD-Rechnung mit PDF und eingebettetem XML, sie wird gegen die Pflichtangaben nach § 14 UStG geprüft, revisionssicher archiviert und für den DATEV-Export aufbereitet. Kunden mit Leitweg-ID, etwa Behörden oder Hochschulen, bekommen dieselbe Rechnung als XRechnung 3.0.

Rücklastschriften: kein Storno, sondern ein offener Posten

Eine Rücklastschrift wird häufig falsch behandelt. Sie ist kein Grund für eine Stornorechnung: Die Leistung wurde erbracht, die Rechnung war korrekt, nur die Zahlung ist zurückgegangen. Umsatzsteuerlich ändert sich das Entgelt dadurch nicht automatisch.

Rechnungskit bildet das entsprechend ab: Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen, die Forderung wird wieder geöffnet und du bekommst eine Aufgabe mit dem Vorgang. Ob am Ende eine Korrektur nötig ist (etwa als Forderungsausfall nach § 17 UStG), entscheidest du gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei, nicht die Software im Alleingang.

Gebühren und Auszahlungen im DATEV-Export

GoCardless bündelt eingezogene Zahlungen zu Auszahlungen und zieht die Gebühren direkt ab. Rechnungskit liest die Auszahlung samt ihrer Einzelpositionen aus und trennt sauber, was der Steuerkanzlei sonst Handarbeit macht:

Jeder Zahlungsanbieter bekommt ein eigenes Geldtransitkonto. Nur so lässt sich pro Anbieter abstimmen, ob eingezogene Beträge, Gebühren und Auszahlungen zusammenpassen. Alle Konten sind in den DATEV-Einstellungen frei änderbar, damit sie zum Kontenrahmen deiner Steuerkanzlei passen.

Für Abos und wiederkehrende Zahlungen

Wiederkehrende Lastschriften sind der Hauptanwendungsfall von GoCardless. Jeder Einzug erzeugt eine eigene Rechnung mit korrektem Leistungszeitraum. Reicht dieser über den Bilanzstichtag hinaus, prüft Rechnungskit zusätzlich die passive Rechnungsabgrenzung, sodass der Ertrag periodengerecht ausgewiesen wird.