Rechnungskorrektur: Welcher Weg für welchen Fehler?

Welcher Weg passt?

Eine Rechnung, die beim Kunden angekommen ist, bleibt, wie sie ist. Das verlangen die GoBD und die Abgabenordnung: Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO; für elektronische Belege GoBD Rz. 58 und 59). Jede Korrektur ist deshalb ein zusätzliches Dokument. Welches, entscheidet die Art des Fehlers:

Falsche Angaben: berichtigende Rechnung

Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie falsch, stellst du die Rechnung richtig, ohne sie zu stornieren. Die berichtigende Rechnung ist ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben richtigstellt (§ 31 Abs. 5 UStDV). Die Originalrechnung bleibt bestehen, beide Dokumente gehören zusammen. Unterliegt der Umsatz der E-Rechnungspflicht, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung kommen (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 7 UStAE).

Typische Fälle sind eine vertippte Straße, ein vergessener Firmenname oder eine fehlende USt-IdNr. Wichtig ist, dass es derselbe Rechnungsempfänger bleibt. Soll die Rechnung auf eine andere Person oder Firma lauten, ist das keine Berichtigung, sondern ein Empfängerwechsel. War die Rechnung tatsächlich an den falschen Empfänger gerichtet, stornierst du sie und stellst eine neue an den tatsächlichen Leistungsempfänger aus.

Die Einzelheiten zur Anschrift, mit Beispielen und dem Sonderfall Rechnungskauf, stehen im Playbook Rechnungsadresse nachträglich ändern.

Falscher Betrag oder Steuersatz

Stimmt der Betrag nicht, hast du einen falschen Steuersatz angesetzt oder eine Position vergessen, ist der übersichtlichste Weg: Stornorechnung über die ursprüngliche Rechnung, danach eine neue, richtige Rechnung. Rechtlich wäre auch hier eine Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV möglich, denn auch ein falscher Betrag ist eine unzutreffende Angabe. Die Stornorechnung wiederholt die Positionen mit negativen Beträgen und nennt Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung. Beide Dokumente bekommen eigene Nummern.

Beim Steuersatz lohnt sich Eile. Weist deine Rechnung mehr Umsatzsteuer aus, als gesetzlich geschuldet ist, schuldest du den ausgewiesenen Betrag, bis du den Steuerbetrag gegenüber dem Kunden berichtigt hast (§ 14c Abs. 1 UStG). Hast du zu wenig ausgewiesen, schuldest du trotzdem die gesetzliche Steuer: Entgelt ist der Wert der Gegenleistung abzüglich der gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG). Die Steuer steckt dann rechnerisch im Bruttobetrag und schmälert deine Marge.

Ob ein Steuersatz stimmt, ist oft die eigentliche Frage, etwa bei Versandkosten für gemischte Warenkörbe. Dazu mehr unter Versandkosten und Umsatzsteuer.

Erstattung und Teilerstattung

Erstattest du einem Kunden Geld, ändert sich die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer (§ 17 Abs. 1 UStG). Eine Berichtigung der ursprünglichen Rechnung verlangt die Finanzverwaltung dafür nicht (Abschnitt 17.1 Abs. 3a UStAE). Sauber dokumentiert ist die Minderung trotzdem am besten mit einer Stornorechnung: bei voller Erstattung über den gesamten Betrag, bei einer Teilerstattung nur über den erstatteten Teil, etwa eine zurückgeschickte Position. Die Umsatzsteuer korrigierst du in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Erstattung passiert, nicht rückwirkend im Monat der ursprünglichen Rechnung (§ 17 Abs. 1 Satz 8 UStG).

Nenne dieses Dokument nicht „Gutschrift“. Eine Gutschrift ist im Umsatzsteuerrecht etwas anderes, nämlich eine Rechnung, die der Kunde für seinen Lieferanten ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). „Stornorechnung“ oder „Rechnungskorrektur“ ist eindeutig.

Nachkauf und Upsell

Kauft dein Kunde nach dem Checkout etwas dazu, etwa über einen One-Click-Upsell oder eine nachträgliche Bestellung per Mail, ist die erste Rechnung nicht falsch geworden. Es ist ein neuer Umsatz. Deshalb berichtigst du nichts, sondern stellst eine eigene, vollständige Rechnung nur über die zusätzlichen Artikel aus, mit eigener Rechnungsnummer.

Einen Grundsatz „eine Bestellung, eine Rechnung“ gibt es im Umsatzsteuerrecht nicht: Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Ein Verweis auf die Bestellnummer genügt, damit dein Kunde beide Rechnungen zuordnen kann. Versandkosten, die schon auf der ersten Rechnung stehen, bleiben dort; nur zusätzliche Versandkosten gehören auf die zweite.

Falsch wäre dagegen, die erste Rechnung mit dem neuen Gesamtbetrag zu überschreiben, wie es manche PDF-Plugins tun. Wie das bei WooCommerce-Upsells automatisch läuft, zeigt Upsell nach dem Checkout: Nachtragsrechnung.

Wann du nichts korrigierst

Zwei Fälle sehen nach Korrektur aus, sind aber keine:

• Rücklastschrift oder Chargeback. Der Kunde holt sich das Geld über seine Bank zurück, die Leistung hat er aber erhalten. Die Rechnung bleibt richtig, deine Forderung lebt wieder auf. Eine Stornorechnung wäre hier falsch, weil sie Umsatz und Steuer mindert, obwohl der Kunde weiterhin zahlen muss.
• Unbezahlte Rechnung. Zahlt ein Kunde nicht, bleibt die Rechnung ebenfalls bestehen. Erst wenn die Forderung tatsächlich uneinbringlich ist, korrigiert deine Buchhaltung die Umsatzsteuer als Forderungsausfall (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG).

Was du nie tun darfst

• Eine ausgestellte Rechnung überschreiben, löschen oder mit derselben Nummer und anderem Inhalt neu erzeugen.
• Eine Rechnungsnummer ein zweites Mal vergeben. Jede Nummer wird nur einmal vergeben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG).
• Eine korrigierte Rechnung als zweite vollständige Rechnung verschicken, ohne die ursprüngliche zu stornieren oder sich als Berichtigung auf sie zu beziehen. Dann existieren zwei Rechnungen über dieselbe Leistung, und die Steuer aus beiden kann geschuldet sein (§ 14c Abs. 1 UStG, Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE).
• Original und Korrektur getrennt ablegen. Beide gehören zusammen und werden acht Jahre aufbewahrt (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG).

So läuft es in Rechnungskit

Rechnungskit verändert eine fertige Rechnung nie. Die Korrekturen entstehen aus dem, was in deinem Shop oder bei deinem Zahlungsanbieter passiert:

• Erstattung im Shop oder beim Zahlungsanbieter: Rechnungskit erstellt die Stornorechnung automatisch, centgenau auch bei Teilerstattungen.
• Falsche Rechnungsanschrift: Du korrigierst sie direkt auf der Rechnung. Es entsteht eine berichtigende Rechnung unter derselben Nummer, ohne zweite DATEV-Buchung.
• Nachkauf oder Upsell: Rechnungskit erkennt die gewachsene Bestellung, gleicht die zweite Zahlung mit der Differenz ab und erstellt eine eigene Rechnung über die hinzugekauften Artikel.
• Rücklastschrift: Kein Storno. Die Forderung erscheint wieder offen und landet als Aufgabe bei dir.
• Manuelle Bestellungen: Hier gibt es kein Ereignis aus einem Shop, deshalb stornierst du sie selbst, mit Pflichtangabe eines Grunds.

Alle Dokumente liegen gemeinsam im GoBD-Archiv und gehen mit dem DATEV-Export an deine Steuerkanzlei.