Proforma-Rechnung: Wofür sie gut ist und warum sie keine Rechnung ist

Was eine Proforma-Rechnung ist

Der Name täuscht. Gemeint ist ein Schriftstück, das wie eine Rechnung aufgebaut ist, mit Absender, Empfänger, Positionen und Betrag, rechtlich aber keine Rechnung. Eine Buchung löst es nicht aus, und abgerechnet wird damit auch keine erbrachte Leistung. „Pro forma“ heißt „der Form halber“: Das Dokument hat die Form einer Rechnung, nicht ihre Wirkung.

Den Begriff selbst kennt das Umsatzsteuergesetz nicht. Was eine Rechnung ist, regelt § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG: jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleich wie es heißt. Die Überschrift allein entscheidet also nicht. Eine Proforma fällt nur dann sicher nicht darunter, wenn sie erkennbar nicht abrechnet und auch nicht so aussieht.

Wofür sie genutzt wird

Vorkasse. Im Alltag der häufigste Fall: Der Kunde soll vor der Lieferung bezahlen und braucht dafür Betrag, Bankverbindung und Verwendungszweck. Ohne Dokument geben viele Einkaufsabteilungen keine Überweisung frei. Genau dafür gibt es die Proforma-Rechnung oder eine schlichte Zahlungsaufforderung.

Zoll. Bei Sendungen in Länder außerhalb der EU, für die kein Verkauf stattfindet, etwa Warenmuster oder Ersatzteile auf Garantie, verlangt der Zoll trotzdem einen Warenwert. In der Proforma-Rechnung steht er, ohne dass eine Forderung entsteht.

Angebot in Rechnungsform. Um ein Budget freizugeben, wollen manche Kunden vorab sehen, wie die Rechnung aussehen wird. Auch das leistet eine Proforma.

Was draufstehen sollte

Vorgeschrieben ist nichts. Bewährt haben sich:

• die deutliche Überschrift „Proforma-Rechnung“ oder „Zahlungsaufforderung“, dazu der Satz, dass es sich um keine Rechnung handelt
• Absender und Empfänger mit Anschrift
• die Positionen mit Menge und Preis
• der zu zahlende Betrag und die Bankverbindung
• eine Bestell- oder Auftragsnummer als Verwendungszweck, keine Nummer aus dem Rechnungskreis

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Steuerlich ist die Proforma-Rechnung für den Kunden wertlos. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG), und die liegt erst mit der echten Rechnung vor.

Heikler ist der Steuerausweis. Wer in einer Rechnung mehr Umsatzsteuer ausweist, als er schuldet, schuldet den Mehrbetrag trotzdem (§ 14c Abs. 1 UStG). Die Finanzverwaltung wendet das auch an, wenn für dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt werden, die nicht als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet sind (Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE). Genau das droht, wenn für dieselbe Lieferung zwei Dokumente mit Steuerausweis existieren: eine Proforma, die wie eine Rechnung aussieht und eine Rechnungsnummer trägt, und später die echte Rechnung. Die sichere Variante ist deshalb eine klar gekennzeichnete Proforma mit Bruttobetrag, ohne gesonderten Steuerbetrag. Den Ausweis übernimmt allein die spätere Rechnung.

An der Proforma hängt die Steuer selbst nicht. Wer vor der Leistung Geld bekommt, schuldet die Umsatzsteuer darauf bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Das gilt unabhängig davon, ob schon eine Rechnung existiert.

Vorkasse, Schritt für Schritt

1. Du nimmst die Bestellung an und schickst die Zahlungsaufforderung mit Betrag, IBAN und Bestellnummer.
2. Der Kunde überweist mit der Bestellnummer als Verwendungszweck.
3. Du ordnest den Eingang der Bestellung zu.
4. Die echte Rechnung entsteht: bei Dienstleistungen und digitalen Produkten direkt, bei Ware mit dem Versand, damit das Leistungsdatum stimmt. Sie trägt den Vermerk, dass der Betrag bereits bezahlt ist.

Geht weniger ein als verlangt, stellt sich die Frage, ob du trotzdem lieferst. Tust du es, wird aus dem Vorkasse-Geschäft ein Geschäft auf Rechnung, bei dem die Zahlung als Anzahlung zählt und der Rest offen bleibt.

Wie Rechnungskit damit umgeht

In Rechnungskit sind beide Dokumente streng getrennt. Bei einer manuellen Bestellung mit Vorkasse und bei Vorkasse über den Checkout oder die Shop-Seite geht an den Kunden eine Zahlungsaufforderung per E-Mail, in deinem Namen. Genannt werden Betrag, Bankverbindung und Bestellnummer; die Mail trägt keine Rechnungsnummer, weist keine Umsatzsteuer aus und sagt ausdrücklich, dass sie keine Rechnung ist. Im Checkout sieht der Käufer dieselben Angaben zusätzlich auf der Bestätigungsseite.

Ist das Geld da, klickst du an der Bestellung auf „Zahlung eingegangen“. Dann entsteht die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format mit fortlaufender Nummer und Bezahlt-Vermerk, bei Ware nach dem Versand. Bei einem Teilbetrag entsteht keine Rechnung; stellst du auf Rechnung um, geht sie sofort raus und der eingegangene Betrag wird als Anzahlung verbucht. Eigene Anzahlungsrechnungen erstellt Rechnungskit nicht. Für Proforma-Dokumente zu Zollzwecken ist Rechnungskit nicht gedacht.

Kommt die Vorkasse aus deinem Shopsystem, gilt dasselbe Prinzip: Rechnungskit schreibt die Rechnung, sobald der Shop die Bestellung als bezahlt meldet. Wie das bei Shopify, WooCommerce und Shopware funktioniert, steht auf den jeweiligen Seiten.