WooCommerce DATEV-Export: Wege, Format und Kontierung

Was WooCommerce liefert und was fehlt

Bestellungen verwaltet WooCommerce gut, eine Buchhaltung hat es nicht. Unter Analytics lässt sich ein Bericht als CSV herunterladen, bei größeren Zeiträumen kommt der Link per E-Mail (WooCommerce-Dokumentation). Ein DATEV-Buchungsstapel ist das nicht. Konten, Steuerschlüssel und der Dateikopf, den DATEV zum Import braucht, fehlen.

Dazu kommt ein Punkt, den viele erst beim ersten Monatsabschluss bemerken: Die Bestellung kennt nur die Hälfte des Geldflusses. Selbst ein Plugin, das ausdrücklich für den DATEV-Export gebaut ist, schreibt auf seiner Plugin-Seite, dass Zahlungsgebühren von PayPal und Stripe nicht Teil der WooCommerce-Bestellung sind und deshalb nicht in der Datei stehen (Buchungsstapel Order Export, WordPress.org).

Was DATEV braucht: der Buchungsstapel

Deine Steuerkanzlei arbeitet mit einem Buchungsstapel im DATEV-Format, nach der Kennung in der ersten Zeile oft EXTF genannt. Die Spezifikation veröffentlicht DATEV im Developer Portal. Kanzlei-Rechnungswesen liest solche Dateien über die Stapelverarbeitung ein (DATEV Hilfe 1034038).

Aufgebaut ist die Datei in zwei Teilen. Der Kopf nennt Beraternummer, Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Sachkontenlänge und den Zeitraum. Über diese Angaben ordnet DATEV die Datei dem richtigen Mandanten zu, deshalb kommen sie von deiner Steuerkanzlei. Darunter folgt eine Zeile je Buchung. Die wichtigsten Felder:

Die Feldbeschreibungen stehen in DATEV Hilfe 1003221. Beim ersten Import lohnt ein Blick auf zwei Stellen: die Zeichenkodierung, damit Umlaute im Buchungstext lesbar ankommen, und den Zeitraum im Kopf, der zu den Belegdaten passen muss.

Für die Konten gilt der Kontenrahmen deiner Steuerkanzlei. In den DATEV-Standardkontenrahmen sind die typischen Shop-Konten diese:

Die Nummern stammen aus den DATEV-Kontenrahmen für 2026. Viele Steuerkanzleien legen darunter eigene Unterkonten an, etwa ein Geldtransitkonto je Zahlungsanbieter. Frag deshalb vor dem ersten Export nach dem Kontenplan.

Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen

Eine WooCommerce-Bestellung über 119 Euro, bezahlt mit PayPal, erzeugt drei Geldbewegungen: Der Kunde zahlt 119 Euro, PayPal behält eine Gebühr ein, und der Rest landet irgendwann mit anderen Zahlungen zusammen auf deinem Bankkonto. Wer nur die Auszahlung bucht, unterschlägt die Gebühr als Aufwand und kann die Bankbewegung keiner Bestellung mehr zuordnen.

Üblich ist deshalb ein Geldtransitkonto je Zahlungsanbieter. Die Zahlung geht auf das Transitkonto, die Gebühr von dort auf Nebenkosten des Geldverkehrs, die Auszahlung vom Transitkonto auf die Bank. Am Monatsende steht das Transitkonto auf null, sonst fehlt etwas. Wie das mit Zahlen aussieht, zeigt der Leitfaden Stripe zu DATEV exportieren. Für PayPal und Mollie läuft es genauso.

Bei Vorkasse per Banküberweisung gibt es keinen Zahlungsanbieter und kein Transitkonto. Den Geldeingang sieht die Steuerkanzlei direkt auf dem Kontoauszug. Wer ihn zusätzlich aus dem Shop bucht, riskiert eine Doppelbuchung. Den Ablauf in WooCommerce zeigt WooCommerce Vorkasse.

Sammeldebitor oder Einzeldebitor

Zwischen Erlös und Zahlung steht in DATEV ein Personenkonto, der Debitor. Bei vierstelligen Sachkonten liegen Debitoren im Bereich 10000 bis 69999. Für einen Shop gibt es zwei übliche Modelle:

• Sammeldebitor: Ein Konto für alle Kunden. Das hält den Kontenplan schlank und passt zu Shops, deren Kunden vorab per PayPal, Karte oder Klarna bezahlen. Offene Posten gleicht DATEV dann über die Rechnungsnummer in Belegfeld 1 aus.
• Einzeldebitor je Kunde: Jeder Kunde bekommt eine eigene Nummer. Das lohnt sich, wenn du an Firmenkunden auf Rechnung verkaufst und Mahnungen in DATEV führen willst. Dafür braucht die Steuerkanzlei zusätzlich die Stammdaten mit Name, Anschrift und USt-IdNr.

Häufig ist auch ein Mischmodell: Endkunden laufen über den Sammeldebitor, Firmenkunden bekommen eigene Nummern. Wichtig ist, dass Rechnung und Zahlung auf demselben Debitor landen. Sonst bleiben offene Posten stehen, obwohl alles bezahlt ist.

Belege zum Buchungssatz

Nach den GoBD muss jedem Geschäftsvorfall ein Beleg zugrunde liegen (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025). Buchungsbelege bewahrst du nach § 147 AO acht Jahre auf. Für einen Shop heißt das: Zu jeder Erlösbuchung gehört die Rechnung, und die Steuerkanzlei muss sie finden.

Für die Verbindung gibt es im Buchungsstapel das Feld Beleglink. Steht dort ein Verweis auf ein Belegbild, das bereits in DATEV Unternehmen online liegt, hängt DATEV die Rechnung beim Import an die Buchung. Die Reihenfolge ist entscheidend: erst die Belege hochladen, dann den Buchungsstapel importieren. Andersherum bleiben die Buchungen ohne Beleg.

Ohne Beleglink bleibt nur der manuelle Weg: Die Rechnungen gehen als ZIP oder einzeln an die Steuerkanzlei, die sie Buchung für Buchung zuordnet. Bei ein paar Dutzend Bestellungen im Monat geht das noch. Bei Hunderten wird es zur eigentlichen Monatsarbeit. Wo die Rechnungen liegen, ist ebenfalls eine Frage für die GoBD: Ein Archiv in der WordPress-Installation hängt an Hosting, Updates und Plugins.

EU-Verkäufe und OSS

Verkaufst du an Privatkunden in anderen EU-Ländern und liegst über der EU-weiten Umsatzschwelle von 10.000 Euro, schuldest du die Umsatzsteuer des Ziellands und meldest sie über das OSS-Verfahren nach § 18j UStG. Für DATEV heißt das: Jede dieser Buchungen braucht das Bestimmungsland und den dortigen Steuersatz.

DATEV sieht zwei Wege vor (DATEV Hilfe 1020263). Entweder bucht die Steuerkanzlei auf eigene Erlöskonten je Land und Steuersatz. Oder sie nutzt die Standard-Steuerschlüssel, bei Lieferungen etwa den BU-Schlüssel 240, und trägt das Land in das Feld „EU-Land u. UStID (Bestimmung)“ und den Satz in „EU-Steuersatz (Bestimmung)“ ein. Aus beidem erstellt DATEV die OSS-Auswertung. Ein Export, der EU-Umsätze nur mit deutschem Steuersatz oder ohne Land übergibt, erzeugt bei der Steuerkanzlei Nacharbeit für jede einzelne Buchung.

Vier Wege im Vergleich

Export-Plugins gibt es mehrere. Das WooCommerce DATEV Export Plugin von DSCHOY erzeugt laut Hersteller DATEV-kompatible CSV-Dateien und kann Rechnungen aus Germanized, German Market oder PDF Invoices & Packing Slips mitliefern. Der Vorteil: Alles bleibt im Shop. Die Grenze: Ein Plugin im Shop sieht in der Regel nur, was in der Bestellung steht. Gebühren und Auszahlungen kommen dann nicht mit, wie es die Plugin-Seite von Buchungsstapel Order Export offen schreibt.

Externe Dienste holen Bestellungen und Zahlungsdaten per API und gleichen sie ab. Einige übertragen über den DATEV Buchungsdatenservice, mit dem Buchungsdaten und Belege von DATEV-Marktplatz-Partnern direkt in DATEV Unternehmen online landen. Dafür richtet die Steuerkanzlei den Datenservice für deinen Mandanten ein. Ob der Dienst auch die Rechnungen schreibt oder nur bucht, unterscheidet sich je Anbieter. Wie sich etwa Pathway Solutions von Rechnungskit unterscheidet, steht im Vergleich mit Pathway Solutions.

Den vierten Weg geht Rechnungskit. Es holt die Bestellungen per REST-API aus WooCommerce, ohne Plugin in WordPress, und die Zahlungen von Stripe, PayPal, Mollie oder Unzer. Bei „Fertiggestellt“ entsteht die ZUGFeRD-Rechnung, sie liegt mit Prüfsumme im Archiv. Jeden Monat gibt es zwei EXTF-Stapel für SKR03 oder SKR04, einen für Erlöse und einen für Zahlungen, mit eigenem Geldtransitkonto je Zahlungsanbieter, Gebühren und Auszahlungen. Die Erlösbuchungen tragen einen Beleglink, die Rechnungen liegen als Belegtransfer-Paket bei. EU-Verkäufe gehen mit BU-Schlüssel 240, Bestimmungsland und Steuersatz in den Stapel. Debitoren gibt es als Sammeldebitor, je Zahlungsanbieter, je Zahlart oder einzeln je Kunde. Deine Steuerkanzlei holt alles über ihren eigenen Zugang ab.

Was Rechnungskit nicht macht: eine direkte Online-Übertragung an DATEV. Der Stapel ist ein Download, den die Steuerkanzlei importiert. Was genau in den Dateien steht, beschreibt die DATEV-Schnittstelle, den Ablauf mit WooCommerce die WooCommerce-Integration. Die Preise stehen auf der Preisseite.

Checkliste für das Gespräch mit der Steuerkanzlei

Bevor der erste Stapel nach DATEV geht, kläre diese Punkte. Sie gelten für jeden der vier Wege.

1. Kontenrahmen und Nummern: SKR03 oder SKR04, Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge und Beginn des Wirtschaftsjahres.
2. Erlöskonten: Welche Konten für 19 %, 7 %, steuerfreie Umsätze und EU-Verkäufe, und ob OSS über Steuerschlüssel oder eigene Konten läuft.
3. Geldtransit: Ein Transitkonto je Zahlungsanbieter, plus das Konto für Gebühren.
4. Debitoren: Sammeldebitor oder Einzeldebitoren, und ab welcher Nummer.
5. Belege: Ob die Steuerkanzlei DATEV Unternehmen online nutzt und Belege per Beleglink erwartet.
6. Stichtag: Ab welchem Monat der neue Weg gilt, damit kein Monat doppelt oder gar nicht gebucht wird.
7. Vorkasse: Ob Banküberweisungen aus dem Shop gebucht werden oder nur vom Kontoauszug.

Mit diesen Antworten lässt sich jeder Export so einstellen, dass die Steuerkanzlei ihn ohne Nacharbeit importiert. Welche Wege es bei der Rechnung selbst gibt, steht unter WooCommerce Rechnung erstellen. Was der fertige Export enthält, zeigt DATEV-Export für Onlineshops.