E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten, Ausnahmen, Grenzen 2026

Die zwei Seiten der Pflicht, sauber getrennt

Ausstellen: dauerhaft befreit. Du darfst deine Rechnungen weiterhin als Papier oder einfaches PDF verschicken, auch an Geschäftskunden, auch nach 2028. Pflicht bleibt der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, etwa: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Empfangen: seit 2025 verpflichtend. Schickt dir ein Lieferant eine ZUGFeRD- oder XRechnung, musst du sie annehmen, lesen und GoBD-konform archivieren können. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg; für das Archiv brauchst du eine Lösung, die die Originaldatei unveränderbar aufbewahrt.

Die neuen Grenzen seit 2025: 25.000 und 100.000 Euro

Kleinunternehmer bist du, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (vorher: 22.000 und 50.000 Euro). Zwei Änderungen haben es in sich:

Erstens zählt für die 100.000-Euro-Grenze der tatsächliche Umsatz, nicht mehr eine Prognose. Zweitens wirkt das Überschreiten sofort: Der Umsatz, der die Grenze reißt, ist bereits umsatzsteuerpflichtig, mitten im Jahr. Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei, alle danach laufen in der Regelbesteuerung, inklusive Voranmeldungen und Pflichtangaben nach §14 UStG.

Der Moment, der viele kalt erwischt: der Wechsel

Für wachsende Onlineshops ist genau dieser unterjährige Wechsel der kritische Punkt. Von einer Bestellung zur nächsten brauchst du Umsatzsteuerausweis, korrekte Steuersätze je Land und ab den B2B-Fristen 2027/2028 strukturierte E-Rechnungen. Wer erst dann anfängt, ein Rechnungssystem zu suchen, stellt wochenlang falsche Belege aus.

Deshalb lohnt es sich, die Strecke früh aufzusetzen: Rechnungskit für Kleinunternehmer begleitet beide Phasen, mit Kleinunternehmer-Hinweis heute und nahtlosem Wechsel in die Regelbesteuerung, sobald du die Grenze überschreitest.

Reverse Charge bleibt auch für Kleinunternehmer relevant

Die Befreiung nach §19 UStG bedeutet nicht, dass jede grenzüberschreitende Leistung ohne weitere Umsatzsteuerfolgen bleibt. Erbringt ein Kleinunternehmer eine B2B-Leistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat, kann die Steuerschuldnerschaft nach dem Recht des Empfängerstaats auf den Kunden übergehen. Ein entsprechender Hinweis ist praktisch sinnvoll; eine ZM wird für Umsätze des deutschen Kleinunternehmers nicht erzeugt.

Auf der Eingangsseite kann der Kleinunternehmer nach §13b UStG selbst Steuerschuldner werden, wenn er eine im Inland steuerpflichtige sonstige Leistung von einem nicht im Inland ansässigen Unternehmer bezieht. Ein fehlender Reverse-Charge-Hinweis des Lieferanten beseitigt diese Steuerschuld nicht.