E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflichten, Ausnahmen, Grenzen 2026

Die zwei Seiten der Pflicht, sauber getrennt

Ausstellen: dauerhaft befreit. Du darfst deine Rechnungen weiterhin auf Papier verschicken oder, mit formloser Zustimmung des Empfängers, als einfaches PDF, auch an Geschäftskunden, auch nach 2028 (§ 34a Satz 4 UStDV, Abschnitt 14.7a Abs. 3 UStAE). Pflicht bleibt der Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV), etwa: „Steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)“. Eine umgangssprachliche Formulierung reicht, wenn sie die Steuerbefreiung eindeutig bezeichnet (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE).

Empfangen: seit 2025 verpflichtend. Schickt dir ein Lieferant eine ZUGFeRD- oder XRechnung, musst du sie annehmen können; das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg. Aufbewahren musst du die Rechnung acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG), bei einer E-Rechnung mindestens den strukturierten Teil im empfangenen Format (GoBD Rz. 131, Fassung vom 14.07.2025).

Die neuen Grenzen seit 2025: 25.000 und 100.000 Euro

Kleinunternehmer bist du, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Bis Ende 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 und 50.000 Euro. Zwei Änderungen haben es in sich:

Erstens zählt für die 100.000-Euro-Grenze der tatsächliche Umsatz, nicht mehr eine Prognose. Zweitens wirkt das Überschreiten sofort: Bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist nicht mehr steuerfrei, mitten im Jahr (Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE). Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei, alle danach laufen in der Regelbesteuerung, inklusive Voranmeldungen und Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

Der Moment, der viele kalt erwischt: der Wechsel

Für wachsende Onlineshops ist genau dieser unterjährige Wechsel der kritische Punkt. Von einer Bestellung zur nächsten brauchst du Umsatzsteuerausweis, korrekte Steuersätze je Land und ab den B2B-Fristen 2027/2028 strukturierte E-Rechnungen. Wer erst dann anfängt, ein Rechnungssystem zu suchen, stellt wochenlang falsche Belege aus.

Deshalb lohnt es sich, die Strecke früh aufzusetzen: Rechnungskit für Kleinunternehmer begleitet beide Phasen, mit Kleinunternehmer-Hinweis heute und nahtlosem Wechsel in die Regelbesteuerung, sobald du die Grenze überschreitest.

Reverse Charge bleibt auch für Kleinunternehmer relevant

Die Befreiung nach § 19 UStG gilt nur für Umsätze im Inland. Sie bedeutet nicht, dass jede grenzüberschreitende Leistung ohne weitere Umsatzsteuerfolgen bleibt. Erbringt ein Kleinunternehmer eine sonstige Leistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat, liegt der Leistungsort in der Regel dort (§ 3a Abs. 2 UStG), und die Steuer schuldet der Kunde. Die Rechnung muss dann die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ tragen (§ 14a Abs. 1 Satz 1 UStG), die USt-IdNummern muss ein Kleinunternehmer dabei nicht angeben, denn § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nimmt die Pflicht aus § 14a Abs. 1 Satz 3 UStG für ihn aus. Eine Zusammenfassende Meldung gibt ein Kleinunternehmer nicht ab (§ 18a Abs. 4 UStG).

Auf der Eingangsseite kann der Kleinunternehmer nach § 13b UStG selbst Steuerschuldner werden, wenn er eine im Inland steuerpflichtige sonstige Leistung von einem nicht im Inland ansässigen Unternehmer bezieht. Das gilt auch für Kleinunternehmer (§ 13b Abs. 5 UStG, Abschnitt 19.1 Abs. 1 UStAE). Die Steuer entsteht kraft Gesetzes, ein fehlender Reverse-Charge-Hinweis des Lieferanten ändert daran nichts.