Shopify Rechnung erstellen: Was Shopify kann, was fehlt, was ab 2027 gilt

Die drei üblichen Wege, und ihre Grenzen

Weg 1: gar nichts tun. Viele Shops verschicken nur die Shopify-Bestellbestätigung. Gegenüber Privatkunden musst du in der Regel keine Rechnung ausstellen. Zum Problem wird es, sobald ein Geschäftskunde bestellt: Ihm schuldest du eine Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG), und ohne sie kann er keine Vorsteuer abziehen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Spätestens die Betriebsprüfung fragt außerdem nach den Rechnungsnummern.

Weg 2: eine PDF-Rechnungs-App. Apps aus dem Shopify App Store erzeugen PDF-Rechnungen je Bestellung. Das löst die Optik, aber selten die Substanz: Leistungsdatum wird meist mit dem Bestelldatum gleichgesetzt, das Archiv ist selten GoBD-konform, und ein einfaches PDF erfüllt ab 2027 die E-Rechnungspflicht im B2B nicht mehr, zunächst bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG). Auch der vermeintlich reine B2C-Shop ist davon betroffen, denn Geschäftskunden bestellen über den ganz normalen Checkout mit: verstecktes B2B ist in fast jedem Shop Alltag.

Weg 3: Bestellungen in ein Buchhaltungstool exportieren. CSV-Exporte oder Konnektoren in ein klassisches Rechnungsprogramm funktionieren, erzeugen aber eine zweite Datenwelt: Zahlungen, Gebühren und Erstattungen von Stripe, Mollie oder PayPal laufen daran vorbei und müssen separat abgeglichen werden. Genau an dieser Stelle entstehen die Stunden, die deine Steuerkanzlei jeden Monat abrechnet.

Der vierte Weg: Zahlung und Bestellung zusammen, automatisch

Rechnungskit setzt nicht an der Bestellung an, sondern an der Zahlung, und holt sich die Bestelldaten aus Shopify dazu: Positionen, Steuersätze, Rabatte, Versanddatum. Daraus entsteht bei jeder Zahlung automatisch eine geprüfte E-Rechnung als ZUGFeRD, mit korrektem Leistungsdatum, fortlaufender Rechnungsnummer ohne erklärungsbedürftige Lücken, GoBD-Archiv und fertigem DATEV-Export. Wie die Anbindung im Detail funktioniert, zeigt die Seite Shopify-Integration, alle Funktionen im Überblick die Seite E-Rechnung Software. Du verbindest deinen Shop direkt in Rechnungskit, die App gibt es außerdem im Shopify App Store. Für Vorkasse-Bestellungen, Geschenkgutscheine und Shopify Store Credit gibt es eigene Anleitungen: Shopify Vorkasse, Shopify Gutscheine und Shopify Store Credit verbuchen.