Shopify und DATEV: Schnittstelle, Export und Buchhaltung für Shopify-Shops

Wer mit Shopify verkauft, hat die Zahlen im Shopify-Admin, die Steuerkanzlei braucht sie in DATEV. Dazwischen liegen mehr als Bestellungen: Rechnungen, Erlöse je Steuersatz, Zahlungen über mehrere Anbieter, Gebühren, gebündelte Auszahlungen, Erstattungen und oft Verkäufe ins EU-Ausland. Dieser Artikel zeigt, was davon wohin gehört und welche Wege es gibt, es nach DATEV zu bringen.

Was die Steuerkanzlei aus Shopify braucht

Für einen Monat Shopify braucht deine Steuerkanzlei vier Dinge:

1. Die Rechnungen als Belege: Jede Buchung braucht einen Beleg, und die Belege musst du aufbewahren (§ 147 Abs. 1 AO). Für Bestellungen von Unternehmen ist eine Rechnung mit den Pflichtangaben vorgeschrieben (§ 14 Abs. 2 und 4 UStG).
2. Die Erlöse getrennt nach Steuersatz und Land, also 19 %, 7 %, steuerfreie EU-Lieferungen und OSS-Umsätze auf eigenen Konten.
3. Die Zahlungen je Anbieter, damit jede Rechnung als bezahlt gilt und offene Posten stimmen.
4. Auszahlungen und Gebühren, damit der Eingang auf dem Bankkonto erklärt ist.

Shopify liefert davon die Bestellungen und die Berichte zu den Auszahlungen. Was fehlt, ist die Übersetzung in Buchungssätze mit Konten und Steuerschlüsseln, im DATEV-Format und mit dem Beleg an jeder Buchung.

Drei Wege zum DATEV-Export

Von Hand geht es bei wenigen Bestellungen. Mit jedem weiteren Zahlungsanbieter, jeder Erstattung und jedem EU-Land wächst die Tabelle, und Fehler fallen erst beim Abgleich mit der Bank auf.

Export-Apps übernehmen die Buchungen, lassen aber offen, woher die Rechnungen kommen. Das gilt auch für den Datenservice Zahlungsdienstleister für Shopify von DATEV: Er bringt die Zahlungsdaten ins Rechnungswesen und ordnet sie Rechnungsbuchungen zu, die vorher entstanden sein müssen. Dafür brauchst du eine zweite App oder die Rechnungsfunktion von Shopify, und ab 2027 beziehungsweise 2028 müssen Rechnungen an Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen sein (mehr unter Shopify Rechnung erstellen). Wie zwei bekannte Export-Apps im Vergleich aussehen, zeigen die Seiten zu Pathway Solutions und AccountOne.

Rechnung und Buchung zusammen heißt: Dieselbe Rechnung, die dein Kunde bekommt, ist der Beleg der Buchung. Abweichungen zwischen Rechnungs-App und Buchungsstapel kann es dann nicht geben.

Shopify Payments buchen: über das Geldtransitkonto

Shopify Payments zahlt nicht jede Bestellung einzeln aus. Die Zahlungen sammeln sich, Shopify zieht die Gebühren ab und überweist den Rest gebündelt auf dein Bankkonto. Auf dem Kontoauszug steht dann eine Summe, hinter der viele Bestellungen, Gebühren und Erstattungen stecken.

In der Buchhaltung bildet ein Geldtransitkonto diese Zwischenstation ab. Es nimmt jede Zahlung in voller Höhe auf, gibt die Gebühr an den Aufwand und die Auszahlung an die Bank ab. Stimmt alles, steht es danach auf null.

Beispiel · eine Bestellung über 119,00 €

Von der Bestellung über das Geldtransitkonto auf die Bank

Kunde zahlt

Shopify Payments

119,00 €Erlös 100,00 € plus 19,00 € Umsatzsteuer, laut Rechnung

Geldtransit Shopify Payments

1. Zahlung kommt an+119,00 €, gegen die Forderung an den Kunden
2. Shopify behält die Gebühr−2,00 € an Nebenkosten des Geldverkehrs
3. Shopify zahlt aus−117,00 € an die Bank
4. Saldo0,00 €

Ergebnis

Bank117,00 € als Teil einer Sammelauszahlung

Aufwand2,00 € Gebühr

DATEVdrei Buchungen, das Geldtransitkonto steht danach auf null

Im DATEV-Standardkontenrahmen heißt das Konto Geldtransit, im SKR03 mit der Nummer 1360, im SKR04 mit 1460. Gebühren buchen die meisten Steuerkanzleien auf Nebenkosten des Geldverkehrs (SKR03 4970, SKR04 6855). Welche Konten und Steuerschlüssel gelten, entscheidet deine Steuerkanzlei.

Die Rechnungen, die Shopify dir für Abo und Apps stellt, sind etwas anderes: Eingangsrechnungen über deine Kosten, die du wie andere Lieferantenrechnungen an die Steuerkanzlei gibst. Erbringt ein Unternehmen aus dem EU-Ausland die Leistung, schuldest du die Umsatzsteuer darauf in der Regel selbst (§ 13b Abs. 1 und 5 UStG). Wer der Aussteller ist und welcher Hinweis gilt, steht auf der Rechnung.

Klarna, PayPal und andere Anbieter neben Shopify Payments

Viele Shops bieten neben Shopify Payments PayPal oder Klarna an. Läuft eine Zahlart über ein eigenes Konto beim Anbieter, zahlt dieser Anbieter auch selbst aus, auf eigenen Wegen und zu eigenen Terminen. Für die Buchhaltung heißt das: ein eigenes Geldtransitkonto je Anbieter, jeweils mit Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen.

Schwieriger als das Buchen ist das Zuordnen. Eine PayPal- oder Klarna-Zahlung muss zur richtigen Shopify-Bestellung finden, sonst bleibt die Rechnung offen und das Geldtransitkonto geht nicht auf. Shopify gibt die Bestellnummer nicht immer an den Anbieter weiter. Bei PayPal steht in einem Teil der Zahlungen stattdessen ein Schlüssel der Checkout-Sitzung, bei Klarna als Zahlungs-App im Checkout ist es immer die Sitzung. Eine Zuordnung über Betrag und Uhrzeit ist dann unsicher, weil zwei Kunden denselben Betrag zahlen können. Verlässlich ist die Referenz, die Shopify an der Bestellung speichert: die PayPal-Transaktionsnummer beziehungsweise die Sitzung, die auch Klarna kennt.

Bietet dein Shop Klarna über Shopify Payments an, steckt die Zahlung in der Shopify-Payments-Auszahlung, und es bleibt beim Geldtransitkonto für Shopify Payments. Beide Varianten im Vergleich zeigt Shopify Payments und Klarna.

Erstattungen und Stornos

Erstattest du eine Bestellung, sind zwei Dinge zu buchen: die Korrektur des Erlöses und die Rückzahlung über den Anbieter. Eine bereits ausgestellte Rechnung wird nicht geändert, sondern mit einer Stornorechnung oder Rechnungskorrektur ausgeglichen (mehr unter Rechnungskorrektur). Die Rückzahlung bucht auf dasselbe Geldtransitkonto wie die Zahlung und mindert die nächste Auszahlung.

Bei Shopify Payments steht eine Erstattung in der Auszahlung unter einer eigenen Transaktionsnummer, die nicht zur ursprünglichen Zahlung passt. Zuordnen lässt sie sich über die Bestellung, die Shopify an jeder Buchung mitliefert.

Kassenverkäufe mit Shopify POS

Verkaufst du auch im Laden mit Shopify POS, gelten für die Kasse eigene Regeln: Die Aufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein, und der Kunde bekommt einen Kassenbon (§ 146a Abs. 1 und 2 AO). Das erledigt die Kassen-App, die auch Tagesabschluss und Kassenbuch führt und die Kassenumsätze bucht.

Für die Buchhaltung ist wichtig, dass ein Kassenverkauf nicht noch einmal als Online-Umsatz mit Rechnung auftaucht. Gleichzeitig zahlt Shopify Payments Kartenzahlungen aus dem Laden und aus dem Onlineshop in derselben Auszahlung aus. Wie der Kassenanteil darin gegen die Buchungen der Kassen-App verrechnet wird, legst du am besten mit deiner Steuerkanzlei fest.

EU-Verkäufe und OSS

Verkaufst du an Privatkunden in anderen EU-Ländern und liegst über der Schwelle von 10.000 Euro, trägt die Rechnung den Steuersatz des Kundenlands. In DATEV gehören diese Umsätze auf eigene Erlöskonten, gemeldet werden sie nicht in der Voranmeldung, sondern einmal im Quartal in der OSS-Meldung beim BZSt (§ 18j UStG). Fristen und Abgabe erklärt der Artikel zur OSS-Meldung, die Schwelle der Artikel zum OSS-Verfahren.

Shopify und DATEV mit Rechnungskit

Rechnungskit verbindet sich als App mit deinem Shop und erstellt zu jeder Bestellung die Rechnung, als E-Rechnung im Format ZUGFeRD. Am Monatsende entstehen daraus zwei DATEV-Buchungsstapel im SKR03 oder SKR04: einer für die Erlöse, einer für Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen.

So läuft es im Einzelnen:

• Shopify Payments erkennt Rechnungskit über die Shop-Verbindung, mit Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen. PayPal und Klarna verbindest du zusätzlich, jeder Anbieter läuft auf einem eigenen Geldtransitkonto.
• PayPal- und Klarna-Zahlungen ordnet Rechnungskit über die Referenz an der Shopify-Bestellung zu, nicht über Betrag und Uhrzeit.
• Jede Auszahlung wird in ihre Positionen zerlegt und geprüft. Passt etwas nicht, siehst du eine Aufgabe statt einer stillen Rundung.
• Erstattungen im Shop erzeugen die Stornorechnung und die Rückzahlungsbuchung.
• Kassenverkäufe aus Shopify POS fakturiert Rechnungskit für neue Verbindungen nicht. Deren Zahlungen bleiben für den Auszahlungs-Abgleich sichtbar, zählen aber nicht als Umsatz.
• Auf Wunsch liegen die Rechnungen als Belege im DATEV-Paket, und jede Buchung zeigt per Beleglink auf ihren Beleg.

Deine Steuerkanzlei kann die Exporte über einen eigenen Zugang abholen und die Konten selbst einstellen. Mehr zur Verbindung steht unter Shopify-Integration, zum Export unter DATEV-Export und die Schritt-für-Schritt-Hilfe für Steuerkanzleien unter DATEV für Steuerkanzleien.