Stripe DATEV-Schnittstelle: Stripe-Zahlungen als Buchungsstapel exportieren

Wer Stripe nutzt und mit einer Steuerkanzlei arbeitet, die DATEV einsetzt, landet früher oder später bei derselben Frage: Wie kommen die Stripe-Umsätze in die Buchhaltung, ohne dass jemand jeden Monat Berichte abtippt? Diese Seite zeigt die Wege zum Buchungsstapel und worauf es beim Import ankommt. Wie die einzelnen Buchungen aussehen und was für die Umsatzsteuer auf die Gebühren gilt, steht unter Stripe-Gebühren buchen.

Hat Stripe eine DATEV-Schnittstelle?

Nein. Stripe liefert im Dashboard Berichte als CSV, etwa zu Auszahlungen und Saldotransaktionen. Darin stehen Beträge, Gebühren und Referenzen. Konten, Steuerschlüssel und das DATEV-Format fehlen, die Kontierung übernimmt also jemand anderes.

Dazu kommt ein zweites Problem. Stripe liefert Zahlungsdaten, aber nicht unbedingt Rechnungen. Wer über Payment Links oder einen eigenen Checkout verkauft, hat zu jeder Zahlung einen Datensatz, aber noch keinen Beleg. Für die Buchhaltung brauchst du beides.

Warum die Auszahlung kein Erlös ist

Der häufigste Fehler beim Buchen von Stripe ist, die Auszahlung wie einen Bankumsatz zu behandeln. Auf dem Bankkonto erscheint ein Betrag, in dem die Zahlungen mehrerer Tage stecken, abzüglich der Gebühren und manchmal abzüglich einer Erstattung. Wer diesen Betrag als Erlös bucht, hat zu wenig Umsatz, keine Gebühren und keine Zuordnung zum einzelnen Kunden. Gebucht werden muss aber einzeln und vollständig (§ 146 Abs. 1 AO).

Das Geldtransitkonto ist zugleich die eingebaute Kontrolle: Am Monatsende muss es gegen null laufen. Bleibt ein Rest stehen, fehlt eine Auszahlung oder eine Gebühr wurde nicht erfasst. Mit mehr als einem Zahlungsanbieter ist ein eigenes Geldtransitkonto je Anbieter üblich. Eine gesetzliche Vorgabe ist das nicht, aber nur so lässt sich ein Rest dem richtigen Anbieter zuordnen. Wie andere Zahlungsanbieter über das Geldtransitkonto laufen, zeigt der Ratgeber Geldtransitkonto.

Was in den DATEV-Stapel gehört

Deine Steuerkanzlei liest Buchungen als Stapel im DATEV-Format ein, nach der Kennung in der ersten Zeile oft EXTF genannt. Die Spezifikation veröffentlicht DATEV im Developer Portal. Der Kopf nennt Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahr und Zeitraum. Darunter steht eine Zeile je Buchung mit Betrag, Soll oder Haben, Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Datum, Belegfeld und Buchungstext.

Für Stripe sind zwei Arten von Buchungen nötig, die oft in getrennten Stapeln laufen:

Belegfeld 1 trägt bei Erlösen üblicherweise die Rechnungsnummer. Darüber gleicht DATEV offene Posten ab, wenn die Zahlung auf denselben Debitor trifft. Bei Zahlungen steht dort meist die Stripe-Referenz, damit sich jede Buchung in Stripe wiederfinden lässt.

Stripe DATEV-Export: drei Wege im Vergleich

Stripe nach DATEV

Drei Wege im Vergleich

CSV von Hand

Stripe-Bericht herunterladen und jede Zeile selbst kontieren, jeden Monat neu

Rechnungenaus einem anderen Programm

DATEV-Datenservice

DATEV übernimmt Stripes Zahlungsdaten und macht daraus Buchungsvorschläge, laut DATEV ab 10,00 € im Monat

Rechnungenaus einem anderen Programm

EXTF-Export mit Belegen

Ein Werkzeug liefert Erlöse, Gebühren und Auszahlungen als fertigen Stapel, einmal eingerichtet

Rechnungenim selben Schritt, per Beleglink

CSV und Handarbeit lohnen sich nur bei wenigen Zahlungen im Monat. Jede Auszahlung muss in ihre Bestandteile zerlegt und kontiert werden, und die Rechnungen an deine Kunden brauchst du trotzdem aus einem anderen Programm.

Der DATEV-Datenservice Zahlungsdienstleister holt die Zahlungsdaten automatisch aus Stripe und erzeugt Buchungsvorschläge, die die Steuerkanzlei in Kanzlei-Rechnungswesen weiterverarbeitet (DATEV Marktplatz). Er kümmert sich um die Zahlungsseite, eine Rechnung zu jeder Zahlung erstellt er nicht.

Ein Werkzeug mit EXTF-Export deckt beide Seiten ab. Es erstellt die Rechnungen, bucht Erlöse, Gebühren und Auszahlungen und übergibt die Belege gleich mit. Worauf du beim Vergleich achten solltest, egal bei welchem Anbieter:

• Bekommt jeder Zahlungsanbieter ein eigenes Geldtransitkonto, damit die Abstimmung pro Anbieter klappt?
• Kommen Gebühren und Auszahlungen als eigene Buchungen mit, oder nur die Zahlungen?
• Hängen die Belege per Beleglink an den Buchungen, oder muss die Steuerkanzlei sie zuordnen?
• Wer vergibt die Rechnungsnummer, und wo liegen die Belege die acht Jahre, die § 147 Abs. 3 AO für Buchungsbelege verlangt?
• Werden Erstattungen und Rücklastschriften automatisch gebucht und korrigiert?

Stripe Billing und Rechnungsabgrenzung

Wer über Stripe Billing Abos abrechnet, hat einen zusätzlichen Fall. Ein Jahresabo, das im Oktober bezahlt wird, ist am 31. Dezember erst zu einem Viertel verdient. Bilanzierende Unternehmen bilden dafür einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten (§ 250 Abs. 2 HGB).

Stripe liefert die Grundlage dafür mit, denn jede Abo-Position trägt einen Leistungszeitraum. Die Abgrenzung rechnet oder bucht Stripe aber nicht. Wie die Verteilung gelingt, steht unter passive Rechnungsabgrenzung und für Abo-Modelle unter Umsatz abgrenzen bei SaaS und Online-Kursen.

Zu den Rechnungen selbst: Stripe Billing erzeugt PDFs. Ein PDF ohne strukturierten Datensatz ist keine elektronische Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 4 UStG). Für inländische B2B-Rechnungen wird die E-Rechnung schrittweise Pflicht, die Übergangsfristen regelt § 27 Abs. 38 UStG. Was das für Stripe bedeutet, steht unter Stripe Rechnung.

Belege und die Reihenfolge beim Import

Ein Buchungsstapel ohne Belege ist nur die halbe Arbeit. DATEV kann Belegbilder über einen Beleglink direkt an die Buchung hängen. Dafür müssen die Belege vorher in DATEV Unternehmen online liegen, etwa über DATEV Belegtransfer. Die Reihenfolge ist deshalb wichtig.

Stripe und DATEV mit Rechnungskit

Rechnungskit deckt die ganze Strecke von der Stripe-Zahlung bis zum DATEV-Paket ab:

• Aus jeder Stripe-Zahlung und jeder Stripe-Billing-Abrechnung entsteht eine geprüfte ZUGFeRD-Rechnung mit deinem Nummernkreis, aus jeder Erstattung die Stornorechnung. Alles liegt unveränderbar im GoBD-Archiv.
• Der Erlös-Export ist ein DATEV-Paket: der EXTF-Stapel mit Beleglink je Rechnung, das Belegtransfer-Paket mit den PDFs und eine Kurzanleitung für die Steuerkanzlei.
• Der Zahlungs-Export bucht jede Zahlung auf ein eigenes Stripe-Geldtransitkonto, die Gebühren gesammelt je Auszahlung, Erstattungen als Umkehr der Zahlung und jede Auszahlung als Bank an Geldtransit.
• Bei Jahresabos bucht der Export die Rechnungsabgrenzung mit, wenn du bilanzierst und das Abgrenzungskonto hinterlegt ist.
• Deine Steuerkanzlei bekommt einen eigenen Zugang, passt dort Konten an, erzeugt Exporte und schreibt sie fest.

Die monatliche Gebührenrechnung von Stripe lädt Rechnungskit nicht herunter. Die holst du im Stripe-Dashboard unter Einstellungen, Dokumente. Was sonst bei den Gebühren zu beachten ist, steht unter Stripe-Gebühren buchen.

Die Einrichtung dauert wenige Minuten. Du verbindest Stripe mit einem eingeschränkten API-Schlüssel, die Anleitung zur Stripe-Integration zeigt jeden Schritt mit Screenshots. Kontenrahmen, Berater- und Mandantennummer hinterlegst du einmal, wie unter DATEV-Export für die Steuerkanzlei beschrieben. Wie sich Rechnungskit von reinen Konvertern unterscheidet, steht im Vergleich mit Fizard, was Stripe selbst abdeckt, im Vergleich Stripe und Rechnungskit.