Stripe zu DATEV exportieren: Schnittstelle einrichten

Warum Stripe nicht wie ein Bankkonto funktioniert

Der häufigste Fehler beim Buchen von Stripe ist, die Auszahlung wie einen Bankumsatz zu behandeln. Auf dem Bankkonto erscheint am Donnerstag ein Betrag von 4.812,37 Euro. In diesem Betrag stecken aber die Zahlungen mehrerer Tage, abzüglich der Gebühren, gelegentlich abzüglich einer Rückerstattung und manchmal abzüglich eines zurückgehaltenen Reservebetrags.

Wer diesen einen Betrag als Erlös bucht, hat drei Probleme auf einmal: Der Umsatz ist zu niedrig, weil die Gebühren fehlen. Die Umsatzsteuer stimmt nicht, weil sich aus einer Sammelsumme kein Steuersatz ableiten lässt. Und die einzelne Zahlung ist keinem Kunden mehr zuzuordnen, was § 146 AO mit seiner Forderung nach einzelner und geordneter Aufzeichnung verlangt.

Stripe ist buchhalterisch kein Konto, sondern ein Durchlaufposten. Genau dafür gibt es das Geldtransitkonto.

Das Geldtransitkonto

Ein Geldtransitkonto ist ein Zwischenkonto für Geld, das unterwegs ist. Die Zahlung deines Kunden landet zuerst dort, nicht auf der Bank. Erst die Auszahlung von Stripe bucht den Betrag vom Geldtransit auf das Bankkonto.

Der Vorteil dieser Trennung zeigt sich beim Abstimmen: Das Geldtransitkonto muss am Monatsende gegen null laufen. Bleibt ein Rest stehen, fehlt eine Auszahlung oder eine Gebühr wurde nicht erfasst. Das Konto ist damit die eingebaute Kontrolle für die gesamte Strecke.

Ein eigenes Geldtransitkonto je Zahlungsanbieter ist Pflicht, sobald du mehr als einen nutzt. Sonst lässt sich nicht mehr feststellen, welcher Anbieter noch etwas schuldet.

Welche Buchungen entstehen

Aus einer einzigen Stripe-Zahlung werden im Regelfall drei Buchungen. Dazu kommen Sonderfälle, die in der Praxis regelmäßig auftreten und gern übersehen werden.

Besonders bei der Rücklastschrift lohnt der Blick aufs Detail: Eine zurückgegangene Zahlung ist keine Stornierung der Rechnung. Die Leistung wurde erbracht, die Rechnung war korrekt, nur das Geld ist zurückgeflossen. Buchhalterisch wird daraus wieder eine offene Forderung. Ob am Ende ein Forderungsausfall nach § 17 UStG daraus wird, entscheidest du mit deiner Steuerkanzlei.

Abos und Rechnungsabgrenzung

Wer über Stripe Billing Abos abrechnet, hat einen zusätzlichen Fall: Ein Jahresabo, das im Oktober bezahlt wird, ist am 31. Dezember erst zu einem Viertel verdient. Bilanzierende Unternehmen bilden dafür nach § 250 Abs. 2 HGB einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten.

Stripe liefert die Grundlage dafür mit: Jede Abo-Position trägt einen Leistungszeitraum mit Beginn und Ende. Was Stripe nicht macht, ist die Abgrenzung zu rechnen oder zu buchen. Wie die Verteilung sauber gelingt und wann sie überhaupt nötig ist, steht ausführlich unter Rechnungsabgrenzung und für Abo-Modelle unter pRAP bei SaaS und Online-Kursen.

E-Rechnung aus Stripe

Stripe Billing erzeugt zu jeder Abo-Zahlung ein PDF. Das ist nach § 27 Abs. 38 UStG keine E-Rechnung: Eine PDF-Datei ohne eingebetteten strukturierten Datensatz gilt als sonstige Rechnung. Für den inländischen B2B-Bereich läuft die Übergangsfrist bis Ende 2026, für kleinere Aussteller bis Ende 2027; ab 2028 gilt die Pflicht ausnahmslos.

Empfangen musst du E-Rechnungen dagegen schon seit dem 1. Januar 2025, dafür gab es nie eine Übergangsfrist.

Wer aus Stripe echte E-Rechnungen braucht, hat zwei Möglichkeiten: das Stripe-Dokument in ZUGFeRD umwandeln oder die Rechnung im eigenen System erstellen. Der Unterschied ist größer, als er klingt, denn er entscheidet darüber, wer die Rechnungsnummer vergibt und wo die Belege acht Jahre lang liegen. Beide Wege sind auf der Vergleichsseite zu Fizard gegenübergestellt.

Ein Hinweis, der in der Praxis Ärger spart: Stripe versendet seine eigenen Rechnungsmails, solange du sie nicht in den Stripe-Einstellungen abschaltest. Erstellst du parallel eigene Rechnungen, bekommt deine Kundschaft sonst zwei Dokumente für denselben Kauf.

Drei Wege zur Schnittstelle

Für den dritten Weg gibt es mehrere Anbieter. Worauf du beim Vergleich achten solltest, unabhängig davon, für wen du dich entscheidest:

• Wird ein eigenes Geldtransitkonto je Zahlungsanbieter angelegt, damit die Abstimmung pro Anbieter funktioniert?
• Kommen Gebühren und Auszahlungen als eigene Buchungen mit, oder nur die Zahlungen?
• Werden Belege mit den Buchungssätzen verknüpft übergeben, oder muss die Steuerkanzlei sie zuordnen?
• Wer vergibt die Rechnungsnummer, und wo liegt das Archiv nach acht Jahren?
• Werden Erstattungen und Rücklastschriften automatisch korrigiert?

Rechnungskit deckt diese Strecke ab: Aus jeder Stripe-Zahlung entsteht eine geprüfte ZUGFeRD-Rechnung mit eigenem Nummernkreis, sie landet revisionssicher im Archiv, und Erlöse, Gebühren und Auszahlungen gehen als fertiger EXTF-Stapel an deine Steuerkanzlei. Wie sich das von reinen Konvertern unterscheidet, steht im Vergleich.