XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied und wer welches Format bekommt

Der Unterschied in zwei Sätzen

Eine XRechnung ist eine XML-Datei und sonst nichts. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF, in der dieselbe Art von XML-Datei steckt.

Inhaltlich folgen beide der europäischen Norm EN 16931. Beide sind deshalb eine E-Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG, und die Finanzverwaltung nennt beide ausdrücklich als zulässige Formate (Abschnitt 14.1 Abs. 12 bis 14 UStAE). Ob XRechnung oder ZUGFeRD, entscheidet sich deshalb am Empfänger: wer die Rechnung bekommt und wie er sie verarbeitet.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Der letzte Punkt wird oft übersehen. Bei einem hybriden Format bilden die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil, und bei Abweichungen gehen sie der Bilddatei vor (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Eine ZUGFeRD-Rechnung, deren PDF etwas anderes zeigt als das XML, ist also nach dem XML zu lesen. Wer PDF und XML von Hand zusammenbaut, sollte das wissen.

Wer eine XRechnung verlangt

Die XRechnung kommt aus dem öffentlichen Auftragswesen. Lieferanten des Bundes müssen ihre Rechnungen elektronisch stellen (§ 3 Abs. 1 ERechV), und zwar grundsätzlich im Standard XRechnung. Andere Standards nach EN 16931 lässt die Verordnung zu (§ 4 Abs. 1 ERechV). Zu den Pflichtangaben gehört die Leitweg-ID des Auftraggebers (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 ERechV), die in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10) steht.

Eingereicht wird über ein Rechnungseingangsportal. Die Bundesverwaltung empfängt E-Rechnungen seit September 2025 über die zentrale Plattform OZG-RE, in der die frühere ZRE aufgegangen ist. Übertragen lässt sich per Upload, Peppol, E-Mail oder über ein Eingabeformular im Portal (E-Rechnung Bund, Übertragungskanäle). Länder und Kommunen haben eigene Regeln und teils eigene Portale.

Für dich heißt das: Sobald ein Auftraggeber dir eine Leitweg-ID nennt, ist XRechnung die sichere Wahl. Ob das Portal auch ZUGFeRD annimmt, hängt vom Portal ab. Darauf solltest du dich nicht verlassen, ohne nachzufragen.

Zwischen Unternehmen gelten beide

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine Rechnung zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG), Details stehen auf der Seite zur E-Rechnungspflicht. Welches Format die E-Rechnung hat, schreibt das Gesetz nicht vor. Es verlangt nur die Norm EN 16931 oder ein vereinbartes Format, aus dem sich die Pflichtangaben verlustfrei herauslesen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Die Finanzverwaltung sagt es deutlich: Welches zulässige Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage, die die Vertragsparteien unter sich klären (Abschnitt 14.1 Abs. 12 Satz 5 UStAE). Du darfst einem Geschäftskunden also eine XRechnung schicken, und du darfst ihm eine ZUGFeRD-Rechnung schicken. Beide erfüllen die Pflicht.

In der Praxis setzt sich im B2B oft ZUGFeRD durch. Der Grund ist banal: Die Buchhaltung des Kunden liest das XML automatisch ein, und wer die Rechnung nur kurz prüfen will, öffnet sie wie jede andere PDF. Eine XRechnung landet bei Empfängern ohne passende Software dagegen als unlesbare Datei im Postfach. Seit 2025 müssen zwar alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein bequemer Viewer ist damit aber nicht überall vorhanden.

Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, also Stufen, wie viele Daten im XML stehen. MINIMUM und BASIC-WL reichen für eine E-Rechnung nicht, denn ihnen fehlen unter anderem die einzelnen Rechnungspositionen (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE). BASIC, EN 16931 und EXTENDED genügen. Daneben gibt es das Profil XRECHNUNG: Das eingebettete XML folgt dann den deutschen XRechnung-Regeln der KoSIT, inklusive Pflicht zur Käuferreferenz.

Das Profil schließt die Lücke zwischen beiden Welten. Der Empfänger bekommt eine lesbare PDF, und das XML darin erfüllt die strengeren XRechnung-Regeln. Ob ein Behördenportal eine solche Datei annimmt, ist trotzdem eine Frage an den Auftraggeber. Viele Portale erwarten die reine XML-Datei.

Welches Format du wem schickst

Für einen Onlineshop oder ein SaaS-Geschäft heißt das meistens: ZUGFeRD als Standard für alle, XRechnung nur für die wenigen Kunden aus der öffentlichen Hand. Bei Privatkunden ist eine E-Rechnung nicht vorgeschrieben (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG), eine ZUGFeRD-PDF schadet aber nicht, weil der Kunde sie wie eine gewöhnliche PDF liest. Mehr dazu steht auf der Seite E-Rechnung an Privatkunden.

Wie Rechnungskit das Format wählt

Rechnungskit erstellt jede Rechnung als ZUGFeRD 2.5 im Profil EN 16931: eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML, vor dem Ausstellen gegen die Norm und die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG geprüft. Eine Einstellung musst du dafür nicht setzen. An jeder Rechnung zeigt die App das Format und bietet PDF und XML getrennt zum Download an.

Hinterlegst du bei einem Kunden eine Leitweg-ID, entstehen seine künftigen Rechnungen automatisch als XRechnung 3.0. Der Kunde bekommt die XML-Datei als Anhang der Rechnungs-Mail und dazu eine PDF als Lesefassung. Alle anderen Kunden bleiben bei ZUGFeRD, bereits erstellte Belege ändern sich nicht. Die XRechnung verlangt eine Telefonnummer des Rechnungsstellers (Regel BR-DE-6). Fehlt sie in deinen Einstellungen, hält Rechnungskit die Rechnung als Aufgabe an, statt sie unvollständig auszustellen.

Eine Grenze gibt es: Rechnungskit ist nicht an Peppol angebunden und reicht nichts in Behördenportale ein. Die XML-Datei lädst du im Portal des Auftraggebers hoch oder schickst sie auf dem Weg, den er vorgibt. Wie die Formate in der Software zusammenspielen, zeigt die Funktionsseite E-Rechnung.