Leitweg-ID: Was sie ist, wie sie aufgebaut ist und wie sie auf die Rechnung kommt

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber in Deutschland eingehende E-Rechnungen an die richtige Stelle leiten. Bund, Länder und Kommunen nehmen Rechnungen zentral über Portale wie die ZRE (Bund) oder die OZG-RE (Bund und angeschlossene Länder) entgegen. Das Portal liest die Leitweg-ID aus der Rechnung und stellt sie der zuständigen Dienststelle zu, ohne dass jemand den Beleg von Hand sortiert.

Technisch ist die Leitweg-ID der Inhalt des Feldes Käuferreferenz (BT-10) in der XRechnung. Die deutschen Regeln zur EN 16931 machen dieses Feld für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zur Pflicht (Regel BR-DE-15). Fehlt die Kennung oder ist sie formal falsch, weist das Empfangsportal die Rechnung ab, bevor ein Mensch sie gesehen hat.

Wichtig für die Einordnung: Die Leitweg-ID gehört dem Rechnungsempfänger, nicht dir. Du hast als Unternehmen keine eigene Leitweg-ID und brauchst auch keine. Du übernimmst die ID des Auftraggebers in die Rechnung an ihn.

Aufbau und Beispiel

Eine Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, die mit Bindestrich getrennt werden:

1. Grobadressierung, 2 bis 12 Ziffern. Sie ordnet die Rechnung einer Gebietskörperschaft zu und leitet sich bei Ländern und Kommunen vom amtlichen Gemeindeschlüssel ab. Bundesbehörden erkennst du an den Präfixen 991 bis 993 (unmittelbare beziehungsweise mittelbare Bundesverwaltung).
2. Feinadressierung, optional, bis zu 30 Buchstaben oder Ziffern. Sie benennt eine einzelne Dienststelle, ein Amt oder eine Abteilung innerhalb der Behörde.
3. Prüfziffer, immer zwei Ziffern. Sie wird nach ISO 7064 (Modulo 97-10) aus den vorderen Teilen berechnet und fängt Tippfehler ab.

Ein vollständiges Beispiel: 04011000-1234512-68. Dabei ist 04011000 die Grobadressierung (der Gemeindeschlüssel der Stadt Bremen), 1234512 eine Feinadressierung und 68 die Prüfziffer. Ohne Feinadressierung lautet dieselbe Adresse 04011000-45; die Prüfziffer ändert sich, weil sie sich aus den vorderen Teilen ergibt. Eine Bundesadresse sieht so aus wie die Testkennung der OZG-RE: 99661-WEBSERVICEOZG-28.

Beim Prüfen einer Leitweg-ID kannst du zwei Dinge selbst kontrollieren: das Muster (Ziffern, optionaler Mittelteil, Bindestriche, zweistelliges Ende) und die Länge (höchstens 46 Zeichen). Ob die Prüfziffer stimmt, rechnet das Empfangsportal nach. Deshalb lohnt es sich, die ID immer aus der schriftlichen Quelle des Auftraggebers zu kopieren statt sie abzutippen.

Wo finde ich die Leitweg-ID?

Die kürzeste Antwort: in der Bestellung. Öffentliche Auftraggeber teilen dir ihre Leitweg-ID üblicherweise mit dem Auftrag mit, im Vertrag oder in den Vergabeunterlagen. Oft steht sie zusammen mit dem Hinweis, über welches Portal die Rechnung einzureichen ist.

Wenn sie dort fehlt, hilft diese Reihenfolge:

• Auftraggeber fragen. Die Vergabestelle oder die Rechnungsstelle der Behörde kennt die eigene Leitweg-ID. Das ist der sicherste Weg, weil Behörden mit vielen Dienststellen mehrere IDs haben können.
• Website der Behörde. Viele Kommunen und Landeseinrichtungen veröffentlichen ihre Leitweg-ID auf einer Seite zur E-Rechnung.
• Verzeichnisse der Länder. Einige Länder pflegen öffentliche Listen ihrer Leitweg-IDs; Einstiegspunkte sind das Leitweg-ID-Portal und die E-Rechnungsseiten der Landesverwaltungen.

Was du nicht tun solltest: eine Leitweg-ID aus dem Gemeindeschlüssel selbst zusammensetzen. Ohne die richtige Feinadressierung und Prüfziffer landet die Rechnung im Portal in der Ablehnung.

Wer braucht eine Leitweg-ID?

Eine Leitweg-ID haben nur Stellen, die E-Rechnungen über ein öffentliches Portal empfangen: Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen, Hochschulen, Sozialversicherungsträger und ähnliche Einrichtungen. Sie erhalten ihre ID über die zentrale Vergabe ihres Landes beziehungsweise des Bundes.

Als Lieferant oder Dienstleister brauchst du sie, sobald du eine Rechnung an einen solchen Auftraggeber stellst. Das gilt seit der E-Rechnungsverordnung des Bundes (Pflicht für Lieferanten des Bundes seit November 2020) und je nach Land mit eigenen Fristen und Regeln. Wer nur an Unternehmen und Privatkunden verkauft, kommt mit der Leitweg-ID nie in Berührung.

E-Rechnung ohne Leitweg-ID: geht das?

Ja, im Geschäft zwischen Unternehmen. Die E-Rechnungspflicht, die seit 2025 den B2B-Bereich betrifft, verlangt ein strukturiertes Format nach EN 16931, aber keine Leitweg-ID. Ein ZUGFeRD-Beleg ohne Käuferreferenz ist dort eine vollwertige E-Rechnung. Für Privatkunden gilt ohnehin keine E-Rechnungspflicht.

Nein, gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Eine XRechnung ohne Leitweg-ID verletzt die Regel BR-DE-15 und wird von ZRE, OZG-RE und den Landesportalen abgewiesen. Das ist auch der Grund, warum die Kennung als erste Frage auftaucht, wenn ein Shop oder ein SaaS-Anbieter zum ersten Mal einen Behördenkunden bekommt.

Leitweg-ID in XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung und ZUGFeRD beruhen auf derselben Norm, deshalb gibt es das Feld Käuferreferenz (BT-10) in beiden. Der Unterschied liegt im Format und in der Regelstrenge:

• In der XRechnung ist die Leitweg-ID in BT-10 Pflicht. Im XML steht sie je nach gewählter Syntax als ram:BuyerReference (UN/CEFACT CII) oder cbc:BuyerReference (UBL).
• In ZUGFeRD existiert dasselbe Element, ist aber im normalen B2B-Betrieb optional. Ein hybrider PDF/A-3-Beleg mit Leitweg-ID wird von Behördenportalen nicht überall akzeptiert; Bund und die meisten Länder verlangen reines XRechnung-XML.

In der Praxis heißt das: Ein Kunde mit Leitweg-ID bekommt eine XRechnung, alle anderen bekommen ZUGFeRD. Das Feld ist dasselbe, die Verpackung nicht.

So kommt sie in Rechnungskit auf die Rechnung

Rechnungskit entscheidet das Rechnungsformat je Kunde, nicht je Konto. Es gibt dafür keine Projekteinstellung, sondern drei Wege, auf denen die Leitweg-ID zum Beleg kommt:

• Beim Kunden hinterlegen. Unter Kunden klappst du den Empfänger auf und trägst im Kasten Rechnungsformat seine Leitweg-ID ein. Ab dem Speichern entstehen alle künftigen Rechnungen an diesen Kunden als XRechnung 3.0; bereits erstellte Belege bleiben unverändert, so wie es die GoBD verlangt.
• Im Rechnungskit-Checkout. Geschäftskunden mit Land Deutschland sehen im Checkout unter der Rechnungsadresse den Link „Leitweg-ID ergänzen“, der ein optionales Feld öffnet. Füllt ein öffentlicher Auftraggeber es aus, entsteht seine Rechnung ohne Nacharbeit als XRechnung.
• Per API. Wer Bestellungen über die Push-API übergibt, setzt leitweg_id in der Rechnungsadresse. Eine formal ungültige Leitweg-ID beantwortet die API mit dem Status 422, damit keine fehlerhafte Rechnung entsteht.

Die Leitweg-ID wird bei der Eingabe auf ihr Muster geprüft (Grobadressierung, optionale Feinadressierung, zweistellige Prüfziffer). Die XRechnung wird gegen die KoSIT-Regeln validiert, GoBD-konform archiviert und per E-Mail verschickt, zusammen mit einer PDF-Lesefassung für den Menschen am anderen Ende. Storno-Rechnungen übernehmen das Format der Ursprungsrechnung.

Zwei Dinge solltest du vor der ersten Behördenrechnung wissen: Die XRechnung verlangt eine Telefonnummer des Rechnungsstellers (Regel BR-DE-6). Fehlt sie im Rechnungskontakt, hält Rechnungskit die Rechnung als Aufgabe zurück, bis du sie in den Einstellungen ergänzt hast. Und die Zustellung ins Portal übernimmst du selbst: Rechnungskit ist nicht an PEPPOL angebunden, das XML lädst du in der ZRE, der OZG-RE oder im Landesportal hoch. Wie der automatische Weg von der Bestellung zum Beleg insgesamt aussieht, zeigt die Seite E-Rechnung erstellen.