Geldtransitkonto: PayPal, Stripe, Klarna, Mollie und Shopify Payments in DATEV buchen

Bezahlt ein Kunde per PayPal, Karte oder Klarna, landet das Geld nicht sofort auf deinem Bankkonto. Der Zahlungsanbieter nimmt es an, zieht seine Gebühr ab und überweist Tage später einen Sammelbetrag. Auf dem Kontoauszug steht dann eine Summe, die zu keiner einzelnen Rechnung passt. Dafür gibt es in der Buchhaltung das Geldtransitkonto.

Was ein Geldtransitkonto ist

Das Geldtransitkonto nimmt Geld auf, das unterwegs ist. Jede Zahlung deines Kunden bucht in voller Höhe darauf, unabhängig davon, was später ankommt. Die Gebühr des Anbieters geht als Aufwand wieder hinaus, die Auszahlung an die Bank ebenso. Sind alle drei gebucht, steht das Konto auf null.

Prinzip · eine Zahlung über 119,00 €

Rein, raus, null

Kunde zahlt

PayPalStripeKlarna

119,00 €der volle Betrag der Rechnung, gegen die Forderung an den Kunden

Geldtransit des Anbieters

1. Zahlung+119,00 €
2. Gebühr−2,50 € an den Aufwand
3. Auszahlung−116,50 € an die Bank
4. Saldo0,00 €

Ergebnis

Rechnungbezahlt, offener Posten ausgeglichen

Bank116,50 € als Teil einer Sammelauszahlung

Aufwand2,50 € Gebühr

Im DATEV-Standardkontenrahmen heißt das Konto Geldtransit, im SKR03 mit der Nummer 1360, im SKR04 mit 1460. Weitere Anbieter bekommen die folgenden Nummern, etwa 1361 und 1362. Welche Nummer welcher Anbieter bekommt, legt deine Steuerkanzlei fest.

Buchungssätze in SKR03 und SKR04

Fünf Vorgänge decken fast alles ab. Die Konten sind die üblichen Standardkonten, deine Steuerkanzlei kann andere verwenden.

Die Rechnung selbst bucht wie jede andere: Debitor an Erlöse. Bei einer Erstattung kommt die Stornorechnung dazu, die den Erlös korrigiert. Eine Rücklastschrift lässt die Forderung wieder aufleben, eine Stornorechnung entsteht dabei nicht, solange der Kunde die Ware behält.

Umsatzsteuer auf die Gebühren je Anbieter

Die Gebühr ist eine Leistung des Zahlungsanbieters an dich. Wie die Umsatzsteuer darauf zu behandeln ist, hängt davon ab, wo der Anbieter sitzt und ob seine Leistung steuerfrei ist:

Bei Reverse Charge schuldest du die Steuer auf die Gebühr selbst (§ 13b Abs. 1 und 5 UStG) und ziehst sie bei vollem Vorsteuerabzug im selben Monat wieder ab. In DATEV erledigt das ein Steuerschlüssel auf dem Gebührenkonto, üblich ist 506. Für eine steuerfreie Leistung, etwa im Zahlungsverkehr nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG, schuldest du nach § 13b keine Steuer. Kleinunternehmer schulden die Steuer nach § 13b ebenfalls, ziehen sie aber nicht ab (§ 19 Abs. 1 UStG). Im Detail für Stripe erklärt das der Artikel Stripe-Gebühren buchen.

Die Anbieter im Einzelnen

Alle Anbieter folgen demselben Prinzip. Unterschiede gibt es darin, wie sie abrechnen:

• Stripe zieht die Gebühr je Zahlung ab und zahlt in festen Abständen aus. Mehr unter Stripe DATEV-Schnittstelle.
• Shopify Payments zahlt Online- und Kassenumsätze in einer Auszahlung aus, Details unter Shopify und DATEV.
• PayPal behält das Geld auf deinem PayPal-Konto, bis es abgehoben wird. Über PayPal laufen oft auch Einkäufe und Zahlungen ohne Bestellung, deshalb führen manche Steuerkanzleien PayPal wie ein Bankkonto, mit Saldo am Monatsende. Mehr unter PayPal in DATEV.
• Klarna rechnet Gebühren je Auszahlung ab, einschließlich späterer Gebührenkorrekturen.
• Mollie rechnet Gebühren gesammelt je Auszahlung ab, nicht je Transaktion.
• Unzer stellt Gebühren in eigenen Rechnungen. Die Gutschrift auf dem Bankkonto bucht die Steuerkanzlei aus dem Kontoauszug.
• GoCardless zieht SEPA-Lastschriften ein, die Gebühren laufen über die Auszahlung.

Wie die Daten nach DATEV kommen

Damit die Steuerkanzlei buchen kann, braucht sie zu jeder Auszahlung die Einzelposten: welche Zahlungen, Gebühren und Erstattungen darin stecken. Dafür gibt es drei Wege:

1. Abrechnungen von Hand: Die Steuerkanzlei lädt die Berichte der Anbieter herunter und bucht daraus. Das ist bei wenigen Transaktionen machbar.
2. DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister: DATEV überträgt die Zahlungsdaten von PayPal, Amazon, Amazon Pay, eBay, Klarna, Mollie, Shopify und Stripe ins Rechnungswesen, ordnet sie Rechnungsbuchungen zu und stellt sie als Buchungsvorschläge bereit (DATEV). Die Rechnungsbuchungen müssen dafür bereits vorhanden sein.
3. Buchungsstapel aus der Rechnungssoftware: Kennt die Software Rechnung und Zahlung, liefert sie Erlöse, Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen fertig gebucht, meist als DATEV-Buchungsstapel.

Für Gebühren und Auszahlungen gibt es keine Rechnung des Kunden. Einen Beleg braucht trotzdem jede Buchung (GoBD, Rz. 61 ff.), etwa die Abrechnung des Anbieters oder einen Eigenbeleg aus seinen Daten.

Monatsabschluss: steht das Konto auf null?

Am Monatsende zeigt das Geldtransitkonto, was noch unterwegs ist. Ein Saldo in Höhe einer Auszahlung, die erst im Folgemonat ankommt, ist richtig. Alles darüber hinaus heißt meist: Eine Buchung fehlt. Typische Ursachen sind eine Gebührenkorrektur, eine Erstattung ohne Buchung, eine Rücklastschrift oder eine Zahlung ohne passende Bestellung.

Zahlungsanbieter mit Rechnungskit

Rechnungskit holt Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen direkt bei den verbundenen Anbietern ab, ordnet jede Zahlung ihrer Rechnung zu und zerlegt jede Auszahlung in ihre Posten. Im DATEV-Export führt jeder Anbieter ein eigenes Geldtransitkonto:

• Zahlungen, Gebühren, Auszahlungen, Erstattungen und Rücklastschriften stehen in einem eigenen Zahlungsstapel, getrennt von den Erlösen.
• Die Steuerschlüssel auf den Gebühren sind je Anbieter vorbelegt, deine Steuerkanzlei kann sie ändern.
• Zu jeder Auszahlung erzeugt Rechnungskit einen Auszahlungsbeleg als PDF, auf den die Gebühren- und Auszahlungsbuchung per Beleglink zeigt.
• Für PayPal und Stripe gibt es einen Saldenabgleich zum Monatsende und einen Kontoauszug im Bereich der Steuerkanzlei.
• Passt eine Auszahlung nicht auf den Cent, siehst du eine Aufgabe statt einer stillen Rundung.

Die Konten und alle Zuordnungen erklärt die Hilfe DATEV für Steuerkanzleien. Die Verbindungen zu den Anbietern stehen unter PayPal, Stripe, Klarna, Mollie und Unzer, der Export unter DATEV-Export.