Shopware DATEV‑Export und E‑Rechnung, automatisch

So funktioniert die Shopware-Integration

Verbunden ist der Shop in wenigen Minuten. Du legst im Shopware-Admin eine Integration an (Einstellungen → System → Integrationen) und trägst Shop-URL, Access-Key-ID und Secret bei Rechnungskit ein. Eine Erweiterung oder ein Plugin im Shop brauchst du nicht. Rechnungskit lädt zuerst die Bestellungen der letzten 7 Tage und gleicht danach automatisch alle 15 Minuten ab: neue Bestellungen, Zahlstatus (auch Vorkasse), Versandstatus und Stornos. Die Einrichtung Schritt für Schritt steht in der Hilfe zu Shopware 6.

Aus der Bestellung stammen Positionen, Steuersätze, Rabatte und das Versanddatum. Die Zahlung kommt von deinem Zahlungsanbieter (Stripe, Mollie oder PayPal) und bringt Gebühren und Auszahlungen mit. Daraus entsteht automatisch eine geprüfte E-Rechnung als ZUGFeRD-Hybrid, mit korrektem Leistungsdatum (bei Versandware der Versandtag), fortlaufender Rechnungsnummer und revisionssicherem Archiv. Kunden mit Leitweg-ID, etwa Behörden oder Hochschulen, bekommen dieselbe Rechnung als XRechnung 3.0.

Der DATEV-Export für deinen Shopware-Shop

Einen DATEV-Export hat Shopware im Kern nicht. Üblich sind Plugins im Shop, die Belege und Buchungen aus der Shopware-Datenbank exportieren. Rechnungskit setzt eine Ebene später an: Es kennt neben der Bestellung auch die Zahlung beim Zahlungsanbieter und bucht beides.

Jeden Monat entstehen zwei EXTF-Buchungsstapel, einer für Erlöse und einer für Zahlungen, wahlweise in SKR03 oder SKR04. Im Zahlungsstapel stehen die Gebühren von Stripe, Mollie und PayPal als eigene Buchung, getrennt vom Umsatz, dazu die Auszahlungen auf dein Bankkonto. EU-Umsätze laufen mit Bestimmungsland und Steuersatz in den Export und in die OSS-Meldung. Jede Rechnungsbuchung trägt einen DATEV-Beleglink, die Belege kommen als Belegtransfer-Paket für DATEV Unternehmen online mit. Was genau in den Dateien steht, zeigt die Seite zur DATEV-Schnittstelle; warum das deiner Steuerkanzlei Arbeit spart, steht unter DATEV-Export für Onlineshops.

Auf Wunsch holt deine Steuerkanzlei die Exporte selbst ab: Du lädst sie als externen Zugriff ein, danach pflegt sie Kontenrahmen und Konten-Zuordnungen und schreibt geprüfte Exporte fest.

Warum nicht einfach die Shopware-Rechnung behalten?

Kannst du, aber dann bleiben drei Lücken. Erstens erzeugt Shopware die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erst ab Version 6.6.10. Ältere Installationen liefern nur ein PDF, und ein PDF ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Für B2B-Umsätze im Inland genügt das der E-Rechnungspflicht ab 2027 bzw. 2028 nicht (§ 27 Abs. 38 UStG). Zweitens kennt Shopware deine Zahlungsgebühren und Auszahlungen nicht, der Abgleich für die Buchhaltung bleibt Handarbeit. Drittens fehlt der DATEV-Export mit fertig zugeordneten Buchungen. Was die Shopware-Belegfunktion im Einzelnen kann und welche Wege es gibt, steht im Beitrag Shopware Rechnung erstellen.

Rechnungskit ersetzt diese Handarbeit durch eine automatische Strecke: Zahlung rein, konforme Rechnung raus, Buchungen fertig. Bei EU-Umsätzen überwacht Rechnungskit außerdem die 10.000-Euro-Grenze für das OSS-Verfahren (§ 3c Abs. 4 UStG).

Vorkasse ohne Zahlungsanbieter

Vorkasse ist eine Kern-Zahlart von Shopware: Der Kunde überweist auf dein Konto, und du setzt den Zahlstatus auf „Bezahlt“. Diesen Statuswechsel übernimmt Rechnungskit beim nächsten Abruf als Zahlungseingang, die Rechnung entsteht beim Versand. Den Ablauf mit beiden Statuswechseln zeigt Shopware Vorkasse: Rechnung automatisch nach Zahlung.

Direkte PayPal-Zahlungen zuordnen

Läuft PayPal bei dir direkt (nicht über Mollie oder Unzer), zählt ein Detail: Das Shopware-PayPal-Plugin übergibt die Bestellnummer als PayPal-Rechnungsnummer (invoice_id). Genau daraus liest Rechnungskit die Zuordnung zur Bestellung. Lass diese Standardeinstellung aktiv, dann wird jede direkte PayPal-Zahlung automatisch zugeordnet, inklusive Gebühren aus der PayPal-Integration.

Für wen das gedacht ist

Für Shopware-Händler, deren Steuerkanzlei mit DATEV arbeitet und die Rechnung, Zahlungsabgleich und Buchung nicht mehr von Hand zusammenführen wollen. Ist dein Shop als GmbH oder anderes bilanzierendes Unternehmen organisiert, zählen Leistungsdatum, Abgrenzung und ein sauberer Prüfpfad doppelt. Rechnungskit ist ein deutsches Produkt, gehostet bei Hetzner in Deutschland. Wenn du andere Rechnungstools für Shops abwägst, helfen die Vergleiche mit Billbee und easybill.