Belege, Formate und GoBD-Archiv

Jeder Beleg ist eine ZUGFeRD-Rechnung: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931, gültig für B2C und B2B in Deutschland und der EU. Vor der Erstellung wird jede Rechnung gegen die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG und das Format validiert.

Diese Seite beantwortet: Wen trifft die E-Rechnungspflicht, welche Formate erstellt Rechnungskit, wann entsteht eine XRechnung, wie laufen Storno und Adresskorrektur, und wie archiviert Rechnungskit nach GoBD.

E-Rechnungspflicht in Kürze

Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können (Abschn. 14.1 Abs. 5 UStAE). Für den Versand inländischer B2B-Rechnungen gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG):

Ein PDF ist in dieser Übergangszeit nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, weil ihm das strukturierte Format fehlt (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 4 UStG).

Ausnahmen

• Privatkunden (B2C): Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ein Shop, der nur an Privatkunden verkauft (etwa ein Shopify-Shop im D2C), muss also keine E-Rechnungen versenden. E-Rechnungen empfangen können muss er trotzdem, zum Beispiel von Lieferanten.
• Kleinbeträge und Fahrausweise: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen (§ 33 Satz 4 und § 34 Abs. 1 UStDV).
• Käufer im Ausland: Für Verkäufe an Unternehmen, die nicht in Deutschland ansässig sind, gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ob das Land des Käufers eigene Vorgaben macht, klärst du im Einzelfall mit deiner Steuerkanzlei.

Rechnungskit stellt trotzdem jede Rechnung als ZUGFeRD aus: Privatkunden öffnen das PDF, Firmenkunden lesen das XML ein. So ist der Shop vorbereitet, sobald Firmenkunden kaufen.

Übermittlung und Behörden

Deutschland hat keine zentrale Plattform und keine PEPPOL-Pflicht. Den Weg vereinbaren Verkäufer und Käufer, laut BMF ist die E-Mail einer davon (Abschn. 14.1 Abs. 4 Satz 6 und 7 UStAE). Rechnungskit verschickt per E-Mail, sobald der Versand aktiv ist.

Bundesbehörden verlangen grundsätzlich XRechnung mit Leitweg-ID (§ 4 Abs. 1 und § 5 Abs. 1 ERechV, siehe XRechnung). Länder und Kommunen haben eigene Vorschriften. Für Details zu Fristen und Ausnahmen auf rechnungskit.de/wissen/e-rechnung-pflicht verweisen, bei Einzelfällen an die Steuerkanzlei.

Quellen: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 UStDV, § 34 UStDV, Abschn. 14.1 UStAE, § 4 ERechV, § 5 ERechV

Formate

Bei einem Kunden mit Leitweg-ID entstehen seine künftigen Rechnungen automatisch als XRechnung, alle anderen bleiben ZUGFeRD.

Kleinbetragsrechnungen und fehlende Adressen

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) kommen ohne vollständige Empfängerdaten aus. Das gilt nie bei EU-Fernverkauf, innergemeinschaftlicher Lieferung oder Reverse Charge.

Fehlt eine nötige Empfängeradresse, forderst du sie per Datennachforderung beim Käufer an. Der Käufer ergänzt seine Rechnungsanschrift über einen Link ohne Login, danach entsteht der Beleg automatisch. Den Knopf „Daten anfordern“ findest du an der Aufgabe unter Zahlungen bzw. Bestellungen.

XRechnung für öffentliche Auftraggeber

Behörden und andere öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen die Rechnung in der Regel als XRechnung (reines XML nach EN 16931, CIUS XRechnung 3.0) mit ihrer Leitweg-ID. Für den Bund steht das in § 4 Abs. 1 und § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERechV. In Rechnungskit gibt es dafür keine Projekteinstellung, das Format wird je Kunde entschieden.

Kundenliste

Unter Kunden fasst Rechnungskit deine Bestellungen nach E-Mail-Adresse zusammen. Fehlt die Adresse an der Bestellung, nimmt es die Adresse aus der Zahlung, etwa bei Mollie-Abos.

Nach dem Go-Live zählen nur echte Bestellungen und Belege, die Testdaten aus dem Testmodus erscheinen dort nicht mehr. Im Testmodus siehst du entsprechend nur die Testdaten.

Leitweg-ID hinterlegen

1. Unter Kunden den Kunden aufklappen.
2. Im Kasten „Rechnungsformat“ die Leitweg-ID eintragen (Beispiel 04011000-1234512-68).
3. Speichern.

Ab dann werden alle künftigen Rechnungen dieses Kunden als XRechnung erstellt. Bereits erstellte Belege bleiben unverändert (GoBD). Speichern dürfen Inhaber, Buchhaltung und Einrichter, im Demo-Konto ist das Feld schreibgeschützt.

Alternativ kommt die Leitweg-ID mit der Bestellung. Im Rechnungskit-Checkout und im Abo-Checkout gibt es für Geschäftskunden mit Land Deutschland unter der Rechnungsadresse den Link „Leitweg-ID ergänzen“. Er öffnet ein optionales Feld „Leitweg-ID“. Über die eigene API steht sie als leitweg_id in der Rechnungsadresse.

Eine ungültige Leitweg-ID wird abgewiesen. Das Format ist 2 bis 12 Ziffern, optional ein Feinadressierungsteil, und eine zweistellige Prüfziffer, jeweils mit Bindestrich getrennt.

Telefonnummer als Voraussetzung

XRechnung verlangt eine Telefonnummer des Rechnungsstellers (Regel BR-DE-6). Sie steht unter Einstellungen im Rechnungskontakt („Telefon“). Fehlt sie, wird die Rechnung nicht falsch erstellt, sondern angehalten und als Aufgabe angezeigt.

Was sich am Beleg ändert

• Versand: Der Kunde bekommt die XML-Datei als Anhang der Rechnungs-Mail, zusätzlich ein PDF als Lesefassung.
• Archiv: Die XRechnung steht wie jeder andere Beleg mit Hash und Validierung im Archiv. Die Belegansicht zeigt „XRechnung 3.0“ als Format.
• Kein Kleinbetrag: Kleinbetragsrechnungen gibt es für XRechnung-Kunden nicht, es wird immer die vollständige Rechnung erstellt.
• Kein Behördenportal: PEPPOL-Zustellung an ein Behördenportal ist nicht enthalten. Die XML-Datei lädst du im Portal des Auftraggebers hoch oder schickst sie per Mail.

Wer keine Leitweg-ID hat, braucht nichts zu tun: ZUGFeRD ist für alle Unternehmen und Privatkunden der richtige und ausreichende Standard.

Leistungsdatum

Die Rechnung muss den Zeitpunkt der Lieferung nennen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Bei versendeten Waren ist das der Beginn der Versendung, also das Versanddatum, nicht das Zahldatum (Abschn. 13.1 Abs. 2 Satz 2 UStAE). Rechnungskit übernimmt es automatisch aus dem Versand-Ereignis des Shops beziehungsweise der Fulfillment-Meldung der API.

Rechnungskit schreibt das Leistungsdatum immer als Datum auf die Rechnung und in das XML (BT-72, bei Abos den Leistungszeitraum), auch wenn es auf den Rechnungstag fällt. Der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt nur bei sonstigen Rechnungen. In einer E-Rechnung muss das Datum im strukturierten Teil stehen (Abschn. 14.5 Abs. 16 Satz 3 und 4 UStAE, BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Ältere Rechnungen mit dem Hinweis bleiben unverändert im Archiv.

Quellen: § 14 Abs. 4 UStG, Abschn. 13.1 UStAE

Eine Bestellung, mehrere Belege

Manchmal passt eine Bestellung nicht auf eine einzige Rechnung. Die E-Rechnungsnorm EN 16931 erlaubt auf einem Beleg mit einer nicht steuerbaren Position (Kategorie O) keine weitere Steuerkategorie (Prüfregeln BR-O-11 bis BR-O-14). Rechnungskit teilt solche Bestellungen deshalb selbst auf, ohne dass du etwas tun musst.

Zwei Fälle kommen vor:

So hängen die Belege zusammen:

• Gegenseitiger Verweis: Jeder Beleg nennt die Nummer des anderen und die Bestellung.
• Eine Mail: Der Käufer bekommt die Hauptrechnung, der zweite Beleg hängt an derselben Mail.
• Versand steht immer auf der Rechnung über die Ware, nie auf dem zweiten Beleg.
• Eine Zahlung für alles: Die Zahlung deckt beide Belege. Der zweite Beleg gilt mit seinem vollen Betrag als bezahlt, der Rest gehört zur Hauptrechnung. Beide zeigen „bezahlt“, und es entsteht kein offener Posten.

Quellen: § 3a UStG, § 3 Abs. 15 UStG. Keine Steuerberatung: Ob eine Leistung im Inland steuerbar ist, hängt am Einzelfall. Im Zweifel entscheidet deine Steuerkanzlei.

Stornos: nur aus Ereignissen

Stornorechnungen entstehen automatisch aus Erstattungen und Stornierungen im Shop oder beim Zahlungsanbieter, centgenau auch bei Teilerstattungen. Einen manuellen Storno-Knopf gibt es bewusst nicht, das schützt den Nummernkreis und die Nachvollziehbarkeit.

Teilerstattungen mit Artikeln

Bei einer Teilerstattung aus Shopify oder WooCommerce listet die Stornorechnung genau die erstatteten Artikel. Zum Beispiel steht dort „−1 × Artikel“, wenn von zwei Stück eines zurückkam. Das gilt auch, wenn das Geld über PayPal, Stripe oder Mollie zurückging: Rechnungskit nimmt die Artikel aus der Erstattung im Shop und den Betrag vom Zahlungsanbieter. Wurde zusätzlich Versand erstattet, steht er als eigene Position darauf.

Teilerstattungen ohne Artikel

Meldet der Shop keine Artikel (etwa Shopware oder eine reine Betragserstattung), entscheidet die Einstellung unter Belegregeln → Stornorechnungen bei Erstattungen:

Erstattungen bei mehreren Rechnungen

Hat eine Bestellung zwei Rechnungen (siehe Eine Bestellung, mehrere Belege), verteilt Rechnungskit die Erstattung nach ihrem Inhalt:

1. Alles erstattet: Beide Rechnungen werden voll storniert.
2. Der Shop nennt die Artikel: Jeder Artikel storniert die Rechnung, auf der er steht. Ein Rest, etwa erstatteter Versand, geht an die Rechnung über die Ware.
3. Der Betrag passt genau zu einer Rechnung: nur diese, voll. Ein erstatteter Kurs über 35,00 € storniert also die Kurs-Rechnung.
4. Sonst gilt deine Einstellung für Teilerstattungen ohne Artikel, verteilt nach dem offenen Rest beider Rechnungen.

Zwei Sonderfälle ohne Storno

• Rücklastschriften (Chargebacks) erzeugen keinen Storno. Die Leistung wurde erbracht, die Forderung lebt wieder auf und landet zur Klärung in deinen Aufgaben.
• Eine unbezahlte B2B-Rechnung wird nicht storniert. Wird das Entgelt uneinbringlich, ist das steuerlich ein Forderungsausfall, den deine Buchhaltung über eine Berichtigung nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG behandelt.

Quelle: § 17 UStG

Rechnungsanschrift korrigieren

Hat ein Kunde beim Checkout die Rechnungsanschrift falsch oder unvollständig angegeben (Firmenname vergessen, Straße vertippt) oder wünscht eine andere Rechnungsanschrift, korrigierst du sie direkt auf der Rechnung, ohne Storno. Es entsteht eine berichtigende Rechnung (§ 31 Abs. 5 UStDV) unter derselben Rechnungsnummer. Die Originalrechnung bleibt unverändert und gültig, die Berichtigung wird zusätzlich revisionssicher archiviert.

So korrigierst du

1. Öffnen. In der Rechnungsansicht wählst du „Rechnungsanschrift korrigieren“. Ein kleines Formular öffnet sich, vorbelegt mit der aktuellen Anschrift, du änderst nur das falsche Feld. Optional trägst du eine USt-IdNr. nach, die dann automatisch beim BZSt geprüft wird.
2. Berichtigen. Mit einem Klick entsteht die berichtigende Rechnung unter derselben Nummer, revisionssicher archiviert. Die Originalrechnung bleibt unberührt.
3. Weitergeben. Du kannst die Dokumente einzeln oder als kombiniertes PDF herunterladen und gemeinsam erneut an den Kunden senden („Beide erneut senden“).

Downloads nach einer Berichtigung

Das Berichtigungsdokument nutzt dieselbe Rechnungsvorlage wie die Rechnung (Logo, Farbe, Briefkopf, Fußzeile). So wirkt es im kombinierten PDF wie eine natürliche zweite Seite. Es zeigt oben den Bezug zur ursprünglichen Rechnung (Nummer und Datum), die berichtigte Anschrift und darunter die bisherige (fehlerhafte) Anschrift durchgestrichen.

Was rechtlich gilt

• Kein zweiter Umsatz, keine zweite DATEV-Buchung. Nur die Anschrift ändert sich, Betrag und Leistung bleiben gleich. Deshalb wird nichts erneut gebucht und keine neue Rechnungsnummer vergeben.
• Vorsteuerabzug bleibt möglich. Aus Originalrechnung und eindeutig zugeordneter Anschriftsberichtigung kann der Empfänger den Vorsteuerabzug ziehen. Die Berichtigung wirkt auf den Zeitpunkt zurück, in dem die Rechnung erstmals ausgestellt wurde (BFH, Urteil vom 20.10.2016, V R 26/15; Abschn. 15.2a Abs. 7 UStAE).
• Derselbe Rechnungsempfänger. Eine Korrektur darf nur die Anschrift derselben Person/Firma richtigstellen (z. B. einen vergessenen Firmennamen ergänzen). Ein anderer Empfänger (z. B. von einer Privatperson auf eine fremde Firma für den Vorsteuerabzug) ist keine Adresskorrektur, sondern ein Empfängerwechsel, und wird abgelehnt. Die Rechnung nennt den Leistungsempfänger (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG), und den tauscht eine Berichtigung nicht aus. Dafür brauchst du Storno und eine neue Rechnung.
• Kein Länder-Zwang. Bei Warenlieferungen richtet sich der Ort der Lieferung nach dem Weg der Ware (§ 3 Abs. 6 und § 3c UStG), nicht nach der Rechnungsanschrift. Die korrigierte Anschrift darf also auch ins Ausland zeigen, die Lieferadresse ist davon nicht betroffen. Anders bei digitalen Leistungen an Privatkunden: Dort zählt der Wohnsitz des Kunden (§ 3a Abs. 5 UStG). Wechselt die Anschrift dabei das Land, kläre den Steuersatz mit deiner Steuerkanzlei.
• Rechnungskauf/BNPL (Unzer, Billie): Dort war die Anschrift Grundlage der Zahlungsfreigabe. Kit warnt vor der Änderung. Du kannst sie trotzdem vornehmen, solltest sie aber im Zweifel zuerst mit dem Zahlungsanbieter klären.
• Mehrfach korrigierbar. Eine erneute Korrektur erzeugt eine weitere berichtigende Rechnung, jede Version bleibt archiviert.

Quellen: § 31 Abs. 5 UStDV, § 14 Abs. 4 UStG, § 3 UStG, § 3a UStG, § 3c UStG, BFH, V R 26/15, Abschn. 15.2a UStAE

GoBD-Archiv

Archiviert wird der strukturierte XML-Datensatz (EN 16931), 8 Jahre revisionssicher (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Er liegt in unveränderlichem Speicher (WORM) mit SHA-256-Prüfsumme, die bei jedem Abruf verifiziert wird.

Warum kein PDF gespeichert wird

Die menschenlesbare PDF/A-3-Ansicht wird bei Bedarf reproduzierbar aus dem XML erzeugt. Bei Kleinbetragsrechnungen wird stattdessen das gepinnte HTML archiviert. Das PDF wird nicht dauerhaft gespeichert, weil es nichts enthält, was nicht im XML steht.

Nach der aktuellen GoBD-Fassung (BMF-Schreiben vom 14.07.2025) muss bei einem Fakturierungsprogramm keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung aufbewahrt werden. Das gilt auch für den PDF-Teil eines hybriden Formats, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellt werden kann (GoBD Rz. 76). Für empfangene E-Rechnungen genügt ebenso der strukturierte Teil, solange der Bildteil keine zusätzlichen steuerlich relevanten Angaben enthält (GoBD Rz. 131).

Unveränderlich, exportierbar, deine Pflicht

• Unveränderlich: Finalisierte Belege werden nie verändert oder gelöscht. Korrekturen mit Betragsänderung laufen über Storno und Neuausstellung, eine reine Anschriftskorrektur über eine berichtigende Rechnung unter derselben Nummer (siehe Rechnungsanschrift korrigieren).
• Export nach Vertragsende: Der Export des kompletten Archivs steht dir auch nach Vertragsende offen (90 Tage nach Kündigung kostenlos).
• Aufbewahrungspflicht: Sie liegt nach § 14b UStG und § 147 AO rechtlich bei dir als Händler. Rechnungskit stellt dafür Archiv und Export bereit.

Quellen: § 14b UStG, § 147 AO, GoBD, 2. Änderung vom 14.07.2025

Layout

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