DATEV-Schnittstelle: Buchungsstapel und Belege, importfertig für deine Steuerkanzlei

Zwei Buchungsstapel je Monat: Erlöse und Zahlungen

Rechnungskit erzeugt pro Monat zwei getrennte EXTF-Buchungsstapel, wahlweise für SKR03 oder SKR04. Warum du das willst und was es deiner Steuerkanzlei erspart, steht auf der Seite DATEV-Export für Onlineshops. Diese Seite hier ist die technische Referenz: Was genau in den Dateien steht und wie sie in DATEV ankommen.

Erlöse: Eine Buchung je Rechnung und Steuersatz. Der Export unterscheidet Inlandsumsätze zu 19 % und 7 %, EU-Umsätze für die OSS-Meldung, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhren, Reihengeschäfte und Kleinunternehmer-Umsätze. Storni buchen mit Referenz auf die Ursprungsrechnung, Anzahlungen mit Umbuchung bei der Schlussrechnung, Gutschein-Verkäufe auf das Verbindlichkeitskonto. Wer bilanziert, bekommt zusätzlich die passive Rechnungsabgrenzung für vorausbezahlte Leistungen: Einstellung im Rechnungsmonat, Auflösung in jedem Folgemonat, netto und tagesgenau.

Zahlungen: Zahlungseingänge je Zahlungsanbieter auf ein eigenes Geldtransitkonto (Stripe, Mollie, PayPal, Unzer, GoCardless und Klarna bekommen jeweils ein eigenes, voreingestellt 1360 bis 1365). Gebühren buchen je Abrechnung des Anbieters als eigener Aufwand mit BU-Schlüssel 506 (Reverse Charge nach § 13b UStG), Auszahlungen als Bewegung vom Geldtransitkonto auf die Bank, dazu Erstattungen, Rückbuchungen (Chargebacks) und Abstimmdifferenzen als eigene Buchungstypen. Nichts davon wird stillschweigend verrechnet.

Fehlt für einen Buchungstyp die Konten-Zuordnung, überspringt der Export die betroffenen Zeilen und zeigt sie als Warnung. Testbelege aus dem Testmodus erscheinen nie im Export.

Das EXTF-Format im Detail

Die Datei ist ein DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format 700 (Datenkategorie 21, Formatversion 13) mit den Kopfdaten, die Kanzlei-Rechnungswesen zum Import braucht: Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge (4 bis 6 Stellen) und Zeitraum. Ohne Berater- und Mandantennummer lässt sich der Export trotzdem erzeugen, er ist dann nur bei der Steuerkanzlei nicht direkt importierbar.

Je Buchungszeile stehen Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1 mit der Rechnungsnummer, Buchungstext und in Feld 20 der Beleglink. Rechnungen in Fremdwährung tragen zusätzlich Kurs und Basis-Umsatz in Euro, und zwar mit demselben eingefrorenen Kurs, der auch auf der Rechnung steht, damit DATEV und Rechnung nie auseinanderlaufen. Die Buchführungswährung ist Euro.

Kodierung: Windows-1252, ohne BOM, CRLF-Zeilenenden. Genau das erwarten Kanzlei-Rechnungswesen und Unternehmen online. Ersetzte Zeichen protokolliert die Export-Seite mit Zeile und Feld; umstellen auf UTF-8 geht in den DATEV-Einstellungen, für Programme, die kein Windows-1252 lesen.

Belege nach DATEV: Beleglink plus Belegtransfer-Paket

Zu jedem Erlös-Export baut Rechnungskit im Hintergrund ein DATEV-Paket. Es enthält:

• den EXTF-Buchungsstapel (EXTF_Buchungsstapel_<JJJJ-MM>.csv), in dem jede Rechnungsbuchung in Feld 20 einen Beleglink trägt: BEDI "<GUID>". Die GUID vergibt Rechnungskit einmalig je Rechnung und behält sie bei jedem weiteren Export bei. Nur archivierte Rechnungen bekommen einen Link; ein Link auf eine Datei, die nicht im Paket liegt, wird nie geschrieben.
• das Belegtransfer-Paket Belege_<Mandant>_<JJJJ-MM>.zip mit einer document.xml (DATEV-Format Version 6.0) und einer PDF je Rechnung. Die PDF ist die archivierte ZUGFeRD-Rechnung, also gleichzeitig die E-Rechnung. Ab 5.000 Belegen oder 500 MB wird in Teilpakete _1.zip, _2.zip gesplittet, die nacheinander gebaut und einzeln abgelegt werden; ein Fehler in Teilpaket 3 wirft Teilpaket 1 und 2 nicht weg. Die Obergrenze liegt bei 20.000 Belegen bzw. 2 GB je Export, größere Zeiträume teilst du auf mehrere Exporte.
• LIESMICH_Kanzlei.txt mit der Importanleitung und Protokoll.txt mit Anzahl der Buchungen mit und ohne Beleg, Größe je Teilpaket und einer Liste fehlender Belege.

Reihenfolge in DATEV: erst die Belege, dann der Buchungsstapel. Das Belegtransfer-Paket geht per DATEV Belegtransfer oder über die XML-Schnittstelle online nach Unternehmen online. Danach importiert die Steuerkanzlei den Stapel in Kanzlei-Rechnungswesen, und DATEV hängt die Belegbilder über die GUID automatisch an. Andersherum bleiben die Buchungen ohne Belegbild. Rechnungskit weist auf der Export-Seite, im Mandantenzugang der Steuerkanzlei und in der LIESMICH darauf hin.

Zahlungs-Exporte enthalten keine Belegbilder; Gebühren- und Auszahlungsbuchungen haben keinen Beleglink. Arbeitet deine Steuerkanzlei nicht mit Unternehmen online, schaltest du das Belegtransfer-Paket in den DATEV-Einstellungen ab und bekommst stattdessen ein einfaches Belege-ZIP mit Rechnungsnummer als Dateiname plus index.csv, passend für ein DMS oder Pennylane.

Debitoren: Sammeldebitor oder eine Nummer je Kunde

Standard ist der Sammeldebitor, eine Nummer für alle Kundenumsätze. Alternativ buchst du je Zahlungsanbieter, je Zahlungsart oder mit einem Einzeldebitor je Kunde. Beim Einzeldebitor vergibt Rechnungskit automatisch Nummern ab einem einstellbaren Nummernkreis (voreingestellt ab 10001), auf Wunsch nur für Firmenkunden, damit der Kontenplan bei vielen Endverbrauchern nicht aufbläht. Zahlungen buchen auf denselben Debitor wie die Rechnung, damit offene Posten in DATEV je Kunde ausziffern. Vergebene Nummern bleiben stabil und lassen sich an einen bestehenden DATEV-Bestand anpassen. Die zugehörigen Debitoren-Stammdaten (Name, Adresse, USt-IdNr.) gibt es als EXTF-Datei (Datenkategorie 16) zum Download, in der App und im Mandantenzugang der Steuerkanzlei.

Festschreibung und Prüfsumme

Ein erzeugter Export ist zunächst ein Entwurf mit Vorschau und Soll/Haben-Abgleich. Festschreiben dürfen Inhaber und die Steuerkanzlei-Rolle. Danach ist der Export unveränderlich: Die Datei wird mit Festschreibungskennzeichen 1 neu geschrieben, jeder Download ist byteidentisch und wird gegen die gespeicherte SHA-256-Prüfsumme geprüft. Lässt sich bei einem festgeschriebenen Export ein verlinkter Beleg nicht mehr rendern, wird kein Paket mit Lücke erzeugt, sondern die Export-Seite zeigt die fehlenden Belege mit Rechnungsnummer und GUID und bietet einen neuen Versuch an.

Zugang für deine Steuerkanzlei

Deine Steuerkanzlei bekommt einen eigenen Mandantenzugang: Exporte und DATEV-Pakete herunterladen, Debitoren-Stammdaten abholen, Kontenrahmen, Nummern und Konten-Zuordnungen selbst pflegen, jede Änderung mit Vorher/Nachher-Protokoll. Für Steuerkanzleien mit mehreren Mandanten gibt es den Sammellauf, der alle Mandanten eines Monats oder Quartals in einem ZIP bündelt, und einen automatischen Lauf, der an einem festgelegten Tag im Monat die Entwürfe für den Vormonat anlegt. Festgeschrieben wird nie automatisch.

Was der Export nicht kann, sagen wir offen: keine direkte Online-Übertragung an DATEV (XML-Schnittstelle online, Datenservice), keine Belegbilder im Zahlungs-Export, keine andere Buchführungswährung als Euro. Und die voreingestellten Konten sind Startwerte für die Prüfung durch deine Steuerkanzlei, keine Steuerberatung.