PayPal E-Rechnung: automatisch aus jeder Zahlung

So funktioniert die PayPal-Integration

Rechnungskit liest jede PayPal-Transaktion ein: Zahlungseingang, PayPal-Gebühr, Erstattungen und Übertragungen aufs Bankkonto. Die Zahlung wird mit der Bestellung aus deinem Shop verknüpft und daraus entsteht eine geprüfte E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, automatisch versendet und revisionssicher archiviert.

Die PayPal-Gebühr wird dabei nicht im Umsatz versteckt, sondern als eigene Buchung ausgewiesen: Bruttoumsatz, Gebühr und Auszahlung getrennt, so wie dein Steuerberater es für den DATEV-Export braucht.

Anleitung: PayPal mit Rechnungskit verbinden

Die Anbindung läuft über eine eigene App in deinem PayPal-Konto. Das dauert etwa fünf Minuten und du brauchst dafür nur dein PayPal-Geschäftskonto. Die Anbindung greift ausschließlich lesend auf Transaktionen, Gebühren, Erstattungen und Käuferschutzfälle zu — Zahlungen auslösen oder Einstellungen in deinem PayPal-Konto ändern gehört nicht dazu.

Schritt 1: Live-App im Developer Dashboard anlegen

Öffne das PayPal Developer Dashboard und melde dich mit deinem PayPal-Geschäftskonto an. Wichtig: Oben muss Live ausgewählt sein, nicht Sandbox. Rechnungskit braucht Live-Zugangsdaten, um deine echten Zahlungen zu lesen — das gilt auch, wenn du Rechnungskit erst im Testmodus ausprobierst.

Klicke auf Create App und vergib einen Namen, zum Beispiel „Rechnungskit". PayPal erstellt damit eine Client ID und einen Secret Key (der Schlüssel wird erst nach einem Klick angezeigt).

Schritt 2: Transaction search aktivieren

Prüfe auf der App-Seite die Häkchen, nur zwei sind für Rechnungskit relevant. Transaction search unter „Add-on services" muss aktiviert werden — das Häkchen ist standardmäßig aus. Darüber liest Rechnungskit deine Transaktionshistorie samt Gebühren und Auszahlungen. Customer disputes ist standardmäßig aktiv und bleibt an, darüber erkennt Rechnungskit Käuferschutzfälle:

PayPal schaltet die Transaction-Search-Daten nach dem Aktivieren mit etwas Verzögerung frei, das kann einige Stunden dauern. Alles andere auf der Seite (Expanded checkout, Log in with PayPal, SDKs, Vault, Subscriptions, Invoicing, Payment links, Payouts) braucht Rechnungskit nicht — diese Häkchen spielen für die Anbindung keine Rolle. Auch den Bereich Live Webhooks kannst du überspringen: Rechnungskit registriert seine Benachrichtigungs-URL beim Verbinden automatisch selbst.

Schritt 3: Zugangsdaten in Rechnungskit eintragen

Kopiere Client ID und Secret Key und trage beide in Rechnungskit unter Einstellungen → Verbinden → PayPal ein. Rechnungskit prüft die Zugangsdaten sofort gegen die PayPal-API, erkennt den Live-Modus und richtet die Benachrichtigungen ein.

Für die Zuordnung zur Bestellung liest Rechnungskit die PayPal-Felder invoice_id und custom_id. Die PayPal-Plugins von WooCommerce, Shopware und Shopify schreiben die Bestellnummer dort standardmäßig hinein; in Rechnungskit wählst du beim Matching einfach deinen Shop als Quelle. Fehlt das Feld, ordnet Rechnungskit über Betrag und Käufer-E-Mail zu, danach bleibt die manuelle Zuordnung. Ab dann entsteht aus jeder PayPal-Zahlung automatisch die passende Rechnung; die letzten Tage kannst du über „Jetzt synchronisieren" auf der Zahlungen-Seite nachladen, sobald Transaction search aktiv ist.

Das PayPal-Konto als eigenes Geldkonto

Buchhalterisch ist dein PayPal-Konto ein eigenes Zahlungsmittelkonto, kein Durchlaufposten. Rechnungskit behandelt es genau so: Zahlungseingänge erhöhen den PayPal-Saldo, Gebühren mindern ihn, Übertragungen aufs Bankkonto werden als Umbuchung erfasst. Damit stimmt der Saldo im Export mit deinem echten PayPal-Konto überein, jederzeit nachvollziehbar für jede Prüfung.