Rechnungsversand per E-Mail

Rechnungskit kann fertige Rechnungen automatisch per E-Mail an deine Kunden senden. Der Versand ist bewusst Opt-in: Standardmäßig werden Belege nur erstellt und archiviert.

Diese Seite beantwortet vier Fragen: Wann geht eine Mail raus, von welchem Absender, welche Rechtsangaben braucht sie und was passiert, wenn der Versand scheitert.

Wann eine Rechnungs-E-Mail rausgeht

Den automatischen Versand schaltest du unter Einstellungen → E-Mail-Versand mit „Automatisch senden“ ein. Dann geht jede archivierte Rechnung direkt nach ihrer Erstellung an den Kunden.

Einzelne Rechnungen kannst du auch ohne diesen Schalter verschicken. In der Rechnungsansicht steht dafür „Rechnung senden“.

Im Testmodus geht nie eine Rechnungsmail raus, auch nicht an dich, und es entsteht auch keine Aufgabe. Fehlen Rechtsangaben oder die Adresse des Kunden, bleibt die Mail liegen und du bekommst eine Aufgabe. Der Beleg selbst entsteht in jedem Fall.

Woher die Empfängeradresse kommt

1. Aus der Bestellung.
2. Fehlt sie dort, aus der Zahlung, bei Mollie-Abos etwa die Adresse des Zahlenden.
3. Gibt es nirgends eine Adresse, zeigt die Rechnung den Hinweis, dass keine E-Mail-Adresse vorliegt. Rechnungskit verschickt nichts. Ist der automatische Versand an, bekommst du zusätzlich eine Aufgabe.

Über die API angebundene Shops schicken die Adresse im Feld email der Bestellung mit, auch bei Abo-Folgebestellungen.

Der Absender bist du

Rechnungs-E-Mails gehen im Namen deines Unternehmens raus, nicht im Namen von Rechnungskit. Der Absendername ist immer dein Firmenname. Die Absenderadresse hängt davon ab, ob du einen eigenen Mailserver einträgst.

Eigener Mailserver

Optional läuft der Versand komplett über deinen eigenen SMTP-Server. Für ihn gilt:

• Hostname: Du trägst nur den Hostnamen ein, ohne https:// und ohne Pfad.
• Erreichbarkeit: Der Server muss öffentlich erreichbar sein.
• Verschlüsselung: Er muss STARTTLS oder TLS anbieten. Eine unverschlüsselte Verbindung nimmt Rechnungskit nicht an.

Wie du Gmail, Google Workspace oder Microsoft 365 einrichtest und was Fehlermeldungen bedeuten, steht in der Anleitung zum eigenen Mailserver (siehe Eigenen Mailserver (SMTP) einrichten).

Rechtsangaben sind Pflicht

Die Mail ist eine Geschäfts-E-Mail deines Unternehmens. Deshalb verlangt Rechnungskit vor dem Versand vollständige Rechtsangaben unter Einstellungen.

Register eintragen: Unter Einstellungen wählst du das Register (HRB, HRA, GnR, PR oder VR) und trägst die Nummer und den Ort des Amtsgerichts ein, etwa HRB, 25042, Montabaur. Darunter siehst du, wie die Zeile auf der Rechnung steht: „Registergericht: Amtsgericht Montabaur, HRB 25042“.

Wenn etwas fehlt: Die Mail wird nicht gesendet. Der Beleg selbst entsteht und wird archiviert, du bekommst eine Aufgabe.

Datennachforderung beim Käufer

Auch die Datennachforderungs-Mail geht in deinem Namen raus. Mit ihr ergänzt der Käufer seine fehlende Rechnungsanschrift. Du löst sie über „Daten anfordern“ an einer Aufgabe aus oder automatisch über die Belegregel „Käufer-Link automatisch per E-Mail senden“.

Sie braucht mindestens deinen Firmennamen in den Rechtsangaben. In Testprojekten wird sie grundsätzlich nicht versendet.

Vorlagen

Betreff und Text pflegst du je Sprache (Deutsch/Englisch) unter Einstellungen → E-Mail-Versand. Es gibt drei Vorlagen:

• {vorname}: setzt den Vornamen ein, etwa „Hallo Karola,“. Bei Firmenkunden oder ohne erkennbaren Vornamen steht dort der ganze Name.
• Zahlungsaufforderung: Sie ist neutral formuliert, ohne du oder Sie.
• {bankverbindung}: setzt Kontoinhaber, IBAN, BIC und die Bestellnummer als Verwendungszweck ein, dazu den festen Satz „Dies ist keine Rechnung“. Fehlt der Platzhalter in deinem Text, hängt Rechnungskit den Block unten an.

Wenn der Versand scheitert

Jeder gescheiterte Versand wird zur Aufgabe „Rechnungs-E-Mail nicht versendet“, damit nichts still verloren geht. Das gilt auch für unzustellbare Adressen. Die Rechnung selbst ist in jedem Fall erstellt und archiviert.

So läuft es ab:

1. Die Aufgabe nennt den Grund, etwa eine abgelehnte Empfängeradresse, ein Problem mit deinem Mailserver oder fehlende Rechtsangaben.
2. Du behebst den Grund und klickst in der Rechnungsansicht auf „Erneut senden“.
3. Klappt der Versand, verschwindet die Aufgabe von selbst.

Alle Gründe und wie du jeden löst, stehen in der Anleitung zur Aufgabe (siehe Nicht versendete Rechnungs-E-Mail erneut senden).

Gut zu wissen

• Anhang: Die Rechnung hängt als PDF (mit eingebettetem XML) an der Mail.
• Kein Logo in der Mail: Dein Logo erscheint auf der Rechnung selbst. Die Mail bleibt bewusst schlicht, Text plus Rechtsfooter, ohne Logo-Einbettung.
• Testmodus: Rechnungsmails gehen im Testmodus nie raus, egal welche Einstellungen aktiv sind. Zahlungsaufforderung, Zahlungserinnerung und Datenanfrage bekommst du stattdessen selbst, mit „[TEST]“ im Betreff (Kunden-Mails im Testmodus).
• Zahlungserinnerungen: Erinnerungen für Kauf auf Rechnung setzen den aktiven Versand voraus.