Rechnungsversand per E-Mail

Rechnungskit kann fertige Rechnungen automatisch per E-Mail an deine Kunden senden. Der Versand ist bewusst Opt-in, standardmäßig werden Belege nur erstellt und archiviert.

Der Absender bist du

Rechnungs-E-Mails gehen im Namen deines Unternehmens raus, nicht im Namen von Rechnungskit. Der Absendername ist dein Firmenname, als Antwortadresse kannst du eine eigene E-Mail hinterlegen. Optional läuft der Versand komplett über deinen eigenen SMTP-Server (Zugangsdaten unter Einstellungen → E-Mail, mit Testversand). Dort trägst du nur den Hostnamen ein (ohne https:// und ohne Pfad), der Server muss öffentlich erreichbar sein und STARTTLS oder TLS anbieten; eine unverschlüsselte Verbindung nimmt Rechnungskit nicht an.

Rechtsangaben sind Pflicht

Weil die Mail eine Geschäfts-E-Mail deines Unternehmens ist, verlangt Rechnungskit vor dem Versand vollständige Rechtsangaben:

• Firmenname, Straße, PLZ, Ort und USt-IdNr. oder Steuernummer (in der Mail-Signatur erscheint nur die USt-IdNr., sofern vorhanden; die Steuernummer wird nicht veröffentlicht)
• Bei eingetragenen Gesellschaften zusätzlich Registergericht, Handelsregisternummer und Geschäftsführung, sobald eines dieser Felder gepflegt ist, müssen alle drei vollständig sein.
• Impressum, AGB und Datenschutz werden im Fußbereich der Mail verlinkt.

Fehlt etwas, wird die Mail nicht gesendet, der Beleg selbst entsteht und wird archiviert, du bekommst eine Aufgabe.

Auch die Datennachforderungs-Mail (der Käufer soll seine fehlende Rechnungsanschrift ergänzen, ausgelöst über „Daten anfordern" an einer Aufgabe oder automatisch über die Belegregel „Käufer-Link automatisch per E-Mail senden") geht in deinem Namen raus und braucht mindestens deinen Firmennamen in den Rechtsangaben. In Testprojekten wird sie grundsätzlich nicht versendet.

Vorlagen

Betreff und Text pflegst du je Sprache (Deutsch/Englisch) unter Einstellungen → E-Mail, mit Platzhaltern für Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Firma. Es gibt eigene Vorlagen für Rechnung und Storno.

Gut zu wissen

• Die Rechnung hängt als PDF (mit eingebettetem XML) an der Mail. Dein Logo erscheint auf der Rechnung selbst, die Mail bleibt bewusst schlicht, Text plus Rechtsfooter, ohne Logo-Einbettung.
• Im Testmodus werden niemals Mails versendet, egal welche Einstellungen aktiv sind.
• Unzustellbare Adressen erzeugen eine Aufgabe („Rechnungs-E-Mail nicht zustellbar"), damit nichts still verloren geht.
• Zahlungserinnerungen für Kauf auf Rechnung setzen den aktiven Versand voraus.

Wo in der App

• /settings/mail, Versand aktivieren, Absender, SMTP, Vorlagen
• /settings, Rechtsangaben (Anschrift, USt-IdNr., Register, Impressum/AGB/Datenschutz)
• /invoices, Versandstatus je Beleg