Rechnungsversand per E-Mail

Rechnungskit kann fertige Rechnungen automatisch per E-Mail an deine Kunden senden. Der Versand ist bewusst Opt-in: Standardmäßig werden Belege nur erstellt und archiviert.

Diese Seite beantwortet vier Fragen: Wann geht eine Mail raus, von welchem Absender, welche Rechtsangaben braucht sie und was passiert, wenn der Versand scheitert.

Wann eine Rechnungs-E-Mail rausgeht

Den automatischen Versand schaltest du unter Einstellungen → E-Mail-Versand mit „Automatisch senden“ ein. Dann geht jede archivierte Rechnung direkt nach ihrer Erstellung an den Kunden.

Verkaufst du über Shopify, gibt es einen zweiten Weg: Der Link zur Rechnung steht in der Versandbestätigung deines Shops, und Rechnungskit schickt keine eigene Mail. Ist Shopify verbunden, steht dazu ein Hinweis direkt unter „Automatisch senden“. Die Anleitung steht unter Rechnung als Link in der Shopify-Versandmail.

Einzelne Rechnungen kannst du auch ohne diesen Schalter verschicken. In der Rechnungsansicht steht dafür „Rechnung senden“.

Fehlt in deinen Unternehmensdaten eine Pflichtangabe, nennt Rechnungskit das Feld schon vorher: im Go-live, auf dem Dashboard, unter Einstellungen und direkt über dem Schalter. Nach dem Go-live lässt sich „Automatisch senden“ erst einschalten, wenn die Angaben vollständig sind.

Automatischer Versand

Nur wenn alles stimmt, geht die Mail raus

„Automatisch senden“ ist ausDie Voreinstellung. Der Beleg entsteht und wird archiviert.

Nur Archiv

TestmodusEgal welche Einstellungen aktiv sind

Nie versendet

Rechtsangaben unvollständigDer Beleg entsteht trotzdem und wird archiviert

Aufgabe

Keine E-Mail-Adresse des KundenWeder in der Bestellung noch in der Zahlung

Aufgabe

Alles vorhandenRechnung als PDF mit eingebettetem XML im Anhang

Mail geht raus

Im Testmodus geht nie eine Rechnungsmail raus, auch nicht an dich, und es entsteht auch keine Aufgabe. Wie die Mail beim Käufer aussieht, prüfst du mit der Testmail an dich. Fehlen Rechtsangaben, bleibt die Mail liegen und du bekommst eine Aufgabe; sobald du die Angaben ergänzt, geht sie automatisch raus. Fehlt nur die Adresse des Kunden, hängt es davon ab, wer gekauft hat (siehe Bestellungen ohne E-Mail-Adresse). Der Beleg selbst entsteht in jedem Fall.

Woher die Empfängeradresse kommt

1. Aus der Bestellung.
2. Fehlt sie dort, aus der Zahlung, bei Mollie-Abos etwa die Adresse des Zahlenden.
3. Gibt es nirgends eine Adresse, verschickt Rechnungskit nichts. Die Rechnung liegt im Archiv und trägt in der Liste den Hinweis „Nicht per E-Mail versendet: keine Adresse“. Ob du dazu eine Aufgabe bekommst, steht im nächsten Abschnitt.

Über die API angebundene Shops schicken die Adresse im Feld email der Bestellung mit, auch bei Abo-Folgebestellungen.

Bestellungen ohne E-Mail-Adresse

Nicht jede Bestellung hat eine E-Mail-Adresse. Shopify erlaubt einen Checkout nur mit Telefonnummer, Kassenverkäufe (Shopify POS) und manche manuelle Bestellungen kommen ohne aus. Das ist normal und kein Fehler. Rechnungskit erstellt und archiviert die Rechnung trotzdem, nur die Mail entfällt. Das betrifft den automatischen Versand.

Der Unterschied kommt aus dem Gesetz. Zur Rechnung verpflichtet bist du bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen und an juristische Personen, jeweils innerhalb von sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG). Gegenüber Privatpersonen gilt die Pflicht nur für Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Verkaufst du so etwas, stell die Einstellung unten auf „Aufgabe anlegen“.

Unter Rechnungen zeigt der Filter „Ohne E-Mail-Adresse“ über der Liste alle diese Belege. Er erscheint, sobald es einen gibt. In der Rechnung kannst du wie gewohnt „An andere E-Mail-Adresse senden“ wählen oder das PDF herunterladen. Geht die Rechnung nachträglich per Mail raus, verschwindet der Hinweis.

Beim ersten Mal bekommen Inhaber und Admins eine E-Mail dazu, mit einem Link auf den Filter. Sie kommt einmal je Projekt, danach nicht wieder.

Unter Einstellungen → E-Mail-Versand legst du bei „Bei Bestellungen ohne E-Mail-Adresse“ fest, wie es weitergeht:

• Nur ablegen (Standard): wie oben, eine Aufgabe nur bei Geschäftskunden.
• Aufgabe anlegen: Du bekommst auch bei Privatkunden für jede solche Rechnung eine Aufgabe.

Stellst du zurück auf „Nur ablegen“, schließt Rechnungskit die offenen Aufgaben zu Privatkunden ohne Adresse sofort. Aufgaben zu Geschäftskunden bleiben offen.

Der Absender bist du

Rechnungs-E-Mails gehen im Namen deines Unternehmens raus, nicht im Namen von Rechnungskit. Als Absendername steht dein Firmenname davor, oder der Absendername, den du selbst einträgst (siehe unten). Die Absenderadresse hängt davon ab, ob du einen eigenen Mailserver einträgst.

Beispiel · Firma erfunden

Dein Kunde sieht in beiden Fällen deine Firma

Über RechnungskitStandard

AnzeigenameRösterei Beispiel

Adressenoreply@rechnungskit.de

Einrichtungkeine

Eigener SMTP-ServerOptional

AnzeigenameRösterei Beispiel

Adressedeine eigene Adresse

EinrichtungZugangsdaten mit Testversand

Absendername

Verkaufst du unter einer Marke, trägst du unter Einstellungen → E-Mail-Versand im Feld „Absendername“ den Namen ein, den deine Kunden als Absender sehen sollen, zum Beispiel deinen Shopnamen statt der vollen Firmierung. Er gilt für alle drei Versandwege (Rechnungskit-Versand, eigener SMTP-Server, eigenes AhaSend-Konto) und für alle Mails, die in deinem Namen an Käufer gehen. Der Platzhalter {firma} in Betreff und Text nimmt ebenfalls den Absendernamen. Die Rechnung selbst (PDF und XML) und der Pflichtangaben-Fuß unter der Mail nennen immer deinen vollen Firmennamen. Lässt du das Feld leer, steht überall dein Firmenname. Erlaubt sind bis zu 100 Zeichen ohne Zeilenumbruch.

Eigener Mailserver

Optional läuft der Versand komplett über deinen eigenen SMTP-Server. Für ihn gilt:

• Hostname: Du trägst nur den Hostnamen ein, ohne https:// und ohne Pfad.
• Erreichbarkeit: Der Server muss öffentlich erreichbar sein.
• Verschlüsselung: Er muss STARTTLS oder TLS anbieten. Eine unverschlüsselte Verbindung nimmt Rechnungskit nicht an.

Wie du Gmail, Google Workspace oder Microsoft 365 einrichtest und was Fehlermeldungen bedeuten, steht in der Anleitung zum eigenen Mailserver (siehe Eigenen Mailserver (SMTP) einrichten).

Rechtsangaben sind Pflicht

Die Mail ist eine Geschäfts-E-Mail deines Unternehmens. Deshalb verlangt Rechnungskit vor dem Versand vollständige Rechtsangaben unter Einstellungen.

Register eintragen: Unter Einstellungen wählst du das Register (HRB, HRA, GnR, PR oder VR) und trägst die Nummer und den Ort des Amtsgerichts ein, etwa HRB, 25042, Montabaur. Darunter siehst du, wie die Zeile auf der Rechnung steht: „Registergericht: Amtsgericht Montabaur, HRB 25042“.

Wenn etwas fehlt: Die Mail wird nicht gesendet. Der Beleg selbst entsteht und wird archiviert, du bekommst eine Aufgabe.

Signatur unter der Mail: Die Zeile „Fragen? Schreib uns an …“ nennt deine Antwort-Adresse, ohne sie deine Kontakt-E-Mail. Fehlen beide, entfällt die Zeile. Steht deine Anrede gegenüber Käufern auf Sie (unter E-Mail-Versand im Abschnitt „Anrede gegenüber Käufern“), heißt sie „Fragen? Schreiben Sie uns an …“. Englische Mails bekommen die ganze Signatur auf Englisch, auch Geschäftsführung, USt-IdNr. und die Links zu Impressum, AGB und Datenschutz. Das gilt für alle Mails, die in deinem Namen an Käufer gehen.

Datennachforderung beim Käufer

Auch die Datennachforderungs-Mail geht in deinem Namen raus. Mit ihr ergänzt der Käufer seine fehlende Rechnungsanschrift. Du löst sie über „Daten anfordern“ an einer Aufgabe aus oder automatisch über die Belegregel „Käufer-Link automatisch per E-Mail senden“.

Sie braucht mindestens deinen Firmennamen in den Rechtsangaben. In Testprojekten wird sie grundsätzlich nicht versendet.

Vorlagen

Betreff und Text pflegst du je Sprache (Deutsch/Englisch) unter Einstellungen → E-Mail-Versand. Vorlage und Sprache wählst du in der Leiste über dem Editor. Es gibt vier Vorlagen:

• {firma}: dein Absendername, ohne ihn dein Firmenname.
• {vorname}: setzt den Vornamen ein, etwa „Hallo Karola,“. Bei Firmenkunden oder ohne erkennbaren Vornamen steht dort der ganze Name.
• Storno: {rechnungsnr} und {datum} sind Nummer und Datum der Stornorechnung selbst. Die stornierte Rechnung setzt du mit {ursprungsnr} und {ursprungsdatum} ein. {betrag} ist der Betrag der Stornorechnung ohne Minuszeichen, also „über 149,00 €“. Die Standardvorlage lautet: „Stornorechnung {rechnungsnr} über {betrag} zu deiner Rechnung {ursprungsnr} vom {ursprungsdatum}“.
• {widerrufslink}: Kauft ein Verbraucher über den Checkout, steht an dieser Stelle sein persönlicher Link „Vertrag widerrufen“ (oder die Bestätigung seiner Zustimmung bei digitalen Inhalten, siehe Kündigungsbutton und Widerrufsbutton: Kündigung und Widerruf im Kundenportal). Ohne den Platzhalter hängt Rechnungskit den Abschnitt ans Ende der Mail. Bei allen anderen Rechnungen verschwindet der Platzhalter samt Leerzeile. Einen eigenen Satz zum Widerruf mit Link brauchst du in der Vorlage nicht.
• Zahlungsaufforderung: Sie ist neutral formuliert, ohne du oder Sie. Sie geht nur bei Bestellungen raus, die in Rechnungskit entstehen: bei manuellen Bestellungen, wenn du „Zahlungsaufforderung per E-Mail senden“ ankreuzt, und bei Vorkasse im Rechnungskit Checkout. Bei Bestellungen aus Shopify, WooCommerce oder Shopware verschickt Rechnungskit sie nie, dort schickt dein Shop die Zahlungsdaten. Abschalten musst du dafür nichts.
• {bankverbindung}: setzt Kontoinhaber, IBAN, BIC und die Bestellnummer als Verwendungszweck ein, dazu den festen Satz „Dies ist keine Rechnung“. Fehlt der Platzhalter in deinem Text, hängt Rechnungskit den Block unten an.

Neben dem Editor zeigt die Vorschau die Mail so, wie dein Kunde sie im Postfach sieht: Betreff, Absender mit Name und Adresse, Empfänger, Antwort-Adresse und den Text mit Beispielwerten, darunter deine Rechtsangaben. Bei Rechnung und Stornorechnung zeigt sie das PDF im Anhang. Bestellbestätigung und Zahlungsaufforderung gehen ohne Anhang raus. Alle Mails sind reine Text-Mails, ohne Logo und Bilder. Auf schmalen Bildschirmen steht die Vorschau unter dem Editor.

Testmail an dich

Mit „Testmail an mich senden (DE)“ oder „(EN)“ unter der Vorschau schickst du dir die gespeicherte Vorlage „Rechnung“ mit den Beispielwerten der Vorschau. Sie geht nur an die E-Mail-Adresse, mit der du angemeldet bist, und nimmt denselben Weg wie eine echte Rechnungs-Mail: Rechnungskit-Versand oder dein eigener Versand, mit demselben Absender, derselben Antwortadresse und deiner Anbieterkennzeichnung. Der Betreff beginnt mit „[TEST]“. Ein PDF hängt nicht an. Stattdessen sagt eine Zeile in der Mail, dass im echten Versand die Rechnung als PDF mit eingebetteter XML anhängt. Verkauft dein Projekt über den Checkout, enthält die Testmail den Abschnitt „Vertrag widerrufen“ mit einem als Beispiel markierten Link, der nicht funktioniert. Hat dein Projekt Rechnungen mit Zahlung per Überweisung an eine vorgegebene Bankverbindung, zeigt sie auch den Überweisungsblock mit Platzhalter-Bankdaten. Das klappt auch im Testmodus. Pro Projekt gehen höchstens 5 Testmails pro Stunde raus. Schlägt der Versand fehl, zeigt die Meldung den Grund. Ungespeicherte Änderungen an der Vorlage gehen nicht mit, speichere sie vorher.

Wenn der Versand scheitert

Jeder gescheiterte Versand wird zur Aufgabe „Rechnungs-E-Mail nicht versendet“, damit nichts still verloren geht. Das gilt auch für unzustellbare Adressen. Ausgenommen sind Privatkunden ohne E-Mail-Adresse, dort gibt es nichts zu beheben (siehe Bestellungen ohne E-Mail-Adresse). Die Rechnung selbst ist in jedem Fall erstellt und archiviert.

Gescheiterter Versand

Kein Fehlschlag bleibt unbemerkt

1. Versand scheitertRechnung bleibt archiviertetwa falsche Adresse, Mailserver, Rechtsangaben
2. SofortAufgabe entsteht„Rechnungs-E-Mail nicht versendet“ mit dem Grund
3. Dubehebst den Grundund klickst „Erneut senden“
4. DanachAufgabe verschwindetsobald der Versand klappt

So läuft es ab:

1. Die Aufgabe nennt den Grund, etwa eine abgelehnte Empfängeradresse, ein Problem mit deinem Mailserver oder fehlende Rechtsangaben.
2. Du behebst den Grund und klickst in der Rechnungsansicht auf „Erneut senden“.
3. Klappt der Versand, verschwindet die Aufgabe von selbst.

Alle Gründe und wie du jeden löst, stehen in der Anleitung zur Aufgabe (siehe Nicht versendete Rechnungs-E-Mail erneut senden).

Gut zu wissen

• Anhang: Die Rechnung hängt als PDF (mit eingebettetem XML) an der Mail.
• Kein Logo in der Mail: Dein Logo erscheint auf der Rechnung selbst. Die Mail bleibt bewusst schlicht, Text plus Rechtsfooter, ohne Logo-Einbettung.
• Testmodus: Rechnungsmails gehen im Testmodus nie raus, egal welche Einstellungen aktiv sind. Die Testmail an dich funktioniert trotzdem. Zahlungsaufforderung, Zahlungserinnerung und Datenanfrage bekommst du stattdessen selbst, mit „[TEST]“ im Betreff (Kunden-Mails im Testmodus).
• Zahlungserinnerungen: Erinnerungen für Kauf auf Rechnung setzen den aktiven Versand voraus.