Shopify Vorkasse: Rechnung automatisch nach Zahlungseingang
Bei Vorkasse überweist der Kunde direkt auf dein Bankkonto, ohne Stripe, Mollie oder PayPal. Es gibt also keinen Webhook eines Zahlungsanbieters. Rechnungskit nutzt deshalb den Bestellstatus im Shop als Zahlungssignal: Sobald du die Bestellung in Shopify auf „bezahlt“ setzt, erfasst Rechnungskit die Zahlung automatisch. Die Rechnung entsteht beim Versand, mit korrektem Leistungsdatum, und ist von Anfang an als bezahlt ausgewiesen.
Keine manuelle Rechnung, keine doppelte Buchung, kein vergessener Beleg. Der Klick auf „bezahlt“ im Shop reicht.
Rechnungen schreiben ist einfach. Rechtssicher schreiben nicht.
Der Unterschied zwischen einem PDF und einer konformen E-Rechnung entscheidet bei der nächsten Steuerprüfung. Rechnungskit schließt genau diese Lücke.
In vier Schritten zur konformen E-Rechnung.
- 01Zahlart zuordnenIn den Verbindungen legst du fest, welche manuellen Zahlarten als Vorkasse laufen. Die Auswahl stammt aus deinen eingegangenen Bestellungen, exakt so, wie Shopify die Zahlart meldet. Jede Zahlart steht auf genau einer Liste: Vorkasse (Zahlung vor Versand) oder Rechnungskauf (Rechnung vor Zahlung).
- 02Bestellung wartetEine neue Vorkasse-Bestellung bleibt unfakturiert stehen, solange keine Zahlung da ist. Es entsteht keine verfrühte Rechnung und keine Proforma, die später korrigiert werden müsste.
- 03Zahlung erkennenDu prüfst deinen Kontoauszug und setzt die Bestellung in Shopify auf „bezahlt“. Genau dieser Statuswechsel ist das Signal: Rechnungskit erfasst die Zahlung automatisch als Vorkasse-Zahlungseingang, ohne dass ein Zahlungsanbieter beteiligt ist.
- 04Versand fakturiertBeim Versand entsteht die Rechnung wie bei jeder anderen Bestellung: ZUGFeRD 2.5, Leistungsdatum gleich Versanddatum, als bezahlte Rechnung mit Zahlart „Vorkasse (Überweisung)“, revisionssicher archiviert und im DATEV-Export enthalten.
Das Problem: Vorkasse hat keinen Zahlungsanbieter
Shopify bietet Vorkasse als manuelle Zahlungsmethode an. Der Kunde bestellt, erhält deine Bankverbindung und überweist klassisch. Stripe, Mollie oder PayPal sind nicht beteiligt, deshalb gibt es auch keinen Webhook, der den Zahlungseingang meldet. Jedes Tool, das nur auf Zahlungsanbieter hört, ist an dieser Stelle blind.
Die einzige verlässliche Wahrheit ist der Bestellstatus im Shop: Du siehst die Überweisung auf deinem Kontoauszug und markierst die Bestellung in Shopify als bezahlt. Genau diesen Statuswechsel nutzt Rechnungskit als Zahlungssignal, ohne zusätzliche Banking-App und ohne Kontovollmacht.
Vorkasse und Kauf auf Rechnung sind zwei verschiedene Wege
| Vorkasse | Kauf auf Rechnung | |
|---|---|---|
| Reihenfolge | erst Zahlung, dann Versand | erst Versand, dann Zahlung |
| Zahlungssignal | Status „bezahlt“ im Shop | Zahlungseingang später, per Offene-Posten-Liste |
| Rechnung entsteht | beim Versand, bereits bezahlt | beim Versand, offen mit Zahlungsziel |
| Zahlungserinnerungen | nicht nötig | automatisch konfigurierbar |
Beide Wege werden in Rechnungskit in derselben Einstellung konfiguriert, aber strikt getrennt gehalten: Jede Zahlart gehört zu genau einem Weg. Das verhindert, dass eine Vorkasse-Bestellung versehentlich eine offene Forderung erzeugt oder eine Rechnungskauf-Bestellung als bezahlt gilt, bevor Geld da ist.
Was beim Statuswechsel technisch passiert
Sobald Shopify die Bestellung als bezahlt meldet und die Zahlart auf deiner Vorkasse-Liste steht, erfasst Rechnungskit einen Zahlungseingang mit der Zahlart „Vorkasse (Überweisung)“. Diese Zahlung ist idempotent: Auch wenn Shopify dasselbe Ereignis mehrfach sendet, entsteht sie nur einmal.
Ab da läuft die Bestellung wie jede bezahlte Bestellung durch die Pipeline: Der Versand löst die Rechnung aus, das Leistungsdatum ist der Versandtag, die Rechnung wird als ZUGFeRD 2.5 erzeugt, validiert und GoBD-revisionssicher archiviert.
DATEV: keine doppelte Zahlungsbuchung
Ein wichtiger Unterschied zu selbstgebauten Lösungen: Rechnungskit exportiert für die Vorkasse-Zahlung bewusst keine eigene Zahlungsbuchung nach DATEV. Der Bankeingang steht auf deinem Kontoauszug und wird dort von der Kanzlei gebucht. Würde zusätzlich eine Zahlungsbuchung aus dem Tool kommen, wäre derselbe Geldeingang doppelt erfasst.
Im DATEV-Export erscheint deshalb die Rechnung mit ihren Erlöskonten und Steuerschlüsseln; der Ausgleich gegen die Bank bleibt der Kanzlei überlassen. Das ist dasselbe Prinzip wie beim Rechnungskauf und entspricht der üblichen Arbeitsteilung zwischen Händler und Steuerberatung.
Einrichtung in einer Minute
Die Vorkasse-Konfiguration findest du in den Einstellungen unter Verbindungen, im Bereich „Rechnungskauf & Vorkasse“. Dort wählst du aus den in deinen Bestellungen beobachteten Zahlarten diejenigen aus, die als Vorkasse laufen sollen. Mehr zur Anbindung deines Shops findest du unter Shopify-Integration.
Häufige Fragen zur E-Rechnung Software
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