Gutscheine im Onlineshop richtig verbuchen: Einzweck, Mehrzweck, Verbindlichkeit
Ein verkaufter Geschenkgutschein fühlt sich wie Umsatz an, ist aber buchhalterisch erstmal eine Schuld: Du hast Geld erhalten und schuldest dafür eine künftige Leistung. Erst bei der Einlösung wird daraus Umsatz. Shops, die Gutscheinverkäufe direkt als Erlös buchen, weisen zu früh Umsatz aus und führen im falschen Moment Umsatzsteuer ab, oder gar nicht.
Gutscheine laufen als eigene Verbindlichkeit mit, werden bei Einlösung mit echtem Steuersatz zu Umsatz und stehen jederzeit auswertbar im DATEV-Export.
Rechnungen schreiben ist einfach. Rechtssicher schreiben nicht.
Der Unterschied zwischen einem PDF und einer konformen E-Rechnung entscheidet bei der nächsten Steuerprüfung. Rechnungskit schließt genau diese Lücke.
In vier Schritten zur konformen E-Rechnung.
- 01Verkauf erfassenBeim Verkauf eines Mehrzweck-Gutscheins bucht Rechnungskit eine Verbindlichkeit in Höhe des Gutscheinwerts, ohne Umsatz und ohne Umsatzsteuer. Der Beleg an den Käufer weist keine Steuer aus.
- 02Bestand führenDas offene Gutscheinvolumen steht jederzeit nachvollziehbar bereit, je Gutschein mit Restwert und Alter, für Bilanz und Betriebsprüfung.
- 03Einlösung fakturierenBei der Einlösung wird die Verbindlichkeit aufgelöst und der Umsatz entsteht mit dem Steuersatz der tatsächlich gekauften Produkte, als ganz normale, vollständige Rechnung.
- 04ExportierenVerkauf, Einlösung und offenes Volumen stehen als Auswertung und im DATEV-Export bereit, damit dein Steuerberater sie übernehmen kann.
Einzweck oder Mehrzweck: die Weiche stellt §3 UStG
Seit 2019 unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwei Gutscheinarten, und die Unterscheidung entscheidet über den Zeitpunkt der Besteuerung:
Einzweck-Gutschein (§3 Abs. 14 UStG): Ort der Leistung und geschuldete Umsatzsteuer stehen schon beim Verkauf fest, etwa ein Gutschein, der nur für Waren mit einem einzigen Steuersatz in Deutschland gilt. Die Umsatzsteuer entsteht sofort beim Verkauf des Gutscheins.
Mehrzweck-Gutschein (§3 Abs. 15 UStG): Beim Verkauf ist noch offen, wofür der Gutschein eingelöst wird, typisch für Shop-Gutscheine, die für das ganze Sortiment mit gemischten Steuersätzen gelten (im Kaffee-Shop: Bohnen mit 7 Prozent, Equipment mit 19 Prozent). Die Umsatzsteuer entsteht erst bei der Einlösung.
Die meisten Onlineshop-Gutscheine sind Mehrzweck-Gutscheine, werden aber von Standard-Rechnungstools wie Einzweck behandelt, oder schlicht ignoriert.
Was bei Verkauf und Einlösung passieren muss
Beim Verkauf eines Mehrzweck-Gutscheins entsteht eine Verbindlichkeit in Höhe des Gutscheinwerts, ohne Umsatz, ohne Umsatzsteuer, und der Beleg an den Käufer weist entsprechend keine Steuer aus. Bei der Einlösung wird die Verbindlichkeit aufgelöst, der Umsatz entsteht mit dem Steuersatz der tatsächlich gekauften Produkte, und die Rechnung an den einlösenden Kunden ist eine ganz normale, vollständige Rechnung.
Dazwischen liegt die dritte Pflicht, die fast jeder vergisst: Das offene Gutscheinvolumen muss als Verbindlichkeit jederzeit nachvollziehbar sein, je Gutschein, mit Restwert und Alter, für Bilanz und Betriebsprüfung.
Wie Rechnungskit Gutscheine behandelt
Rechnungskit führt ein eigenes Gutschein-Register: Verkauf bucht die Verbindlichkeit, Teileinlösungen mindern den Restwert, die Einlösung erzeugt die korrekte Rechnung mit echten Steuersätzen, und das offene Volumen steht als Auswertung und im DATEV-Export bereit. Gutscheindaten kommen direkt aus deinem Shop, etwa aus Shopify-Geschenkgutscheinen.
Wie sich Gutscheine von der zeitanteiligen Abgrenzung unterscheiden, erklärt die Seite zur Rechnungsabgrenzung.
Häufige Fragen zur E-Rechnung Software
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