Zum Inhalt springen
Rechnungskit
E-Rechnung Software · made in Germany

Shopware Vorkasse: Rechnung automatisch nach Zahlung

Bei Vorkasse überweist der Kunde auf dein Bankkonto, ohne Stripe, Mollie oder PayPal. Shopware lässt den Zahlstatus der Bestellung deshalb auf „Offen“, bis du den Geldeingang prüfst und ihn auf „Bezahlt“ setzt. Diesen Statuswechsel übernimmt Rechnungskit beim nächsten Abruf als Zahlungseingang. Bei physischer Ware entsteht die bereits bezahlte Rechnung, sobald der Lieferstatus auf „Versandt“ steht.

Zwei Statuswechsel im Shopware-Admin, der Rest läuft von allein. Shopware bleibt dein Arbeitsort, Rechnungskit übernimmt Zahlung, Rechnung, Archiv und DATEV.

Jetzt kostenlos starten Live-Demo ansehen
Keine Kreditkarte · Anbindung in unter einer Stunde · persönliches Onboarding
Die Lücke

Rechnungen schreiben ist einfach. Rechtssicher schreiben nicht.

Der Unterschied zwischen einem PDF und einer konformen E-Rechnung entscheidet bei der nächsten Steuerprüfung. Rechnungskit schließt genau diese Lücke.

Ohne RechnungskitMit Rechnungskit
Vorkasse-Bestellungen von Hand fakturieren oder im Tagesgeschäft vergessen Der Zahlstatus „Bezahlt“ dient als geprüftes Zahlungssignal
Rechnung schreiben, obwohl noch kein Geld eingegangen ist Die Rechnung für physische Ware entsteht bei „Versandt“, mit dem Versanddatum
Zahlungseingang im Rechnungstool ein zweites Mal erfassen Keine zusätzliche DATEV-Zahlungsbuchung, den Bankeingang bucht die Steuerkanzlei
Vorkasse und Kauf auf Rechnung trotz gegensätzlicher Reihenfolge gleich behandeln Jede Shopware-Zahlart ist eindeutig Vorkasse oder Kauf auf Rechnung zugeordnet
So funktioniert es

In vier Schritten zur konformen E-Rechnung.

  1. 01
    Zahlart zuordnen
    Unter Verbindungen → Belegregeln ordnest du die Shopware-Zahlart „Vorkasse“ der Liste Vorkasse zu. Rechnungskit kennt die Zahlarten aus deinen Bestellungen, beim ersten Verbinden werden dafür die letzten 7 Tage geladen. Jede Zahlart steht auf genau einer Liste: Vorkasse oder Kauf auf Rechnung.
  2. 02
    Bestellung wartet
    Nach der Bestellung steht der Zahlstatus in Shopware auf „Offen“. Solange das so bleibt, entstehen in Rechnungskit weder eine Zahlung noch eine verfrühte Rechnung.
  3. 03
    Zahlung bestätigen
    Du prüfst den Kontoauszug und setzt den Zahlstatus im Shopware-Admin auf „Bezahlt“. Beim nächsten Abruf, spätestens nach etwa 15 Minuten, übernimmt Rechnungskit das als Vorkasse-Zahlungseingang. Einen Zahlungsanbieter oder eine Kontovollmacht brauchst du dafür nicht.
  4. 04
    Versand fakturiert
    Sobald der Lieferstatus auf „Versandt“ steht, erzeugt Rechnungskit die bereits bezahlte ZUGFeRD-Rechnung mit dem Versanddatum als Leistungsdatum, archiviert sie revisionssicher und nimmt sie in den DATEV-Export auf.

Vorkasse in Shopware kennt keine automatische Zahlungsbestätigung

Die Zahlart „Vorkasse“ gehört zum Kern von Shopware 6. Der Kunde bekommt deine Bankverbindung und überweist selbst, ein Zahlungsanbieter ist nicht beteiligt. Deshalb kann Shopware den Geldeingang nicht bestätigen: Der Zahlstatus der Bestellung bleibt auf „Offen“, bis du ihn im Admin änderst.

Genau diesen Schritt nutzt Rechnungskit. Du prüfst den Kontoauszug und setzt den Zahlstatus auf „Bezahlt“. Beim nächsten Abruf erkennt Rechnungskit, dass eine als Vorkasse eingeordnete Zahlart bezahlt ist, und legt den Zahlungseingang zur Bestellung an. Eine Banking-Anbindung brauchst du dafür nicht.

Warum die Rechnung nicht schon bei der Bestellung entsteht

Bei Vorkasse ist die Reihenfolge klar: erst das Geld, dann die Ware, dann die Rechnung mit dem Versanddatum. Schreibt ein Tool die Rechnung schon beim Eingang der Bestellung, entstehen Belege für Käufe, die nie bezahlt werden, und jeder Abbruch braucht eine Stornorechnung. Rechnungskit wartet deshalb auf beide Signale aus Shopware: „Bezahlt“ beim Zahlstatus und „Versandt“ beim Lieferstatus.

Kauf auf Rechnung läuft andersherum. Dort entsteht die Rechnung beim Versand ohne Zahlung, mit Zahlungsziel und offener Forderung. Deshalb ordnest du jede Shopware-Zahlart genau einer der beiden Listen zu.

Was Rechnungskit sonst noch übernimmt

Die Rechnung entsteht als ZUGFeRD-Datei, liegt revisionssicher im Archiv und landet mit Erlöskonto und Steuersatz im DATEV-Export. Erstattungen und Stornos, die du in Shopware über den Zahlstatus abbildest, verarbeitet Rechnungskit ebenfalls. Wie der Shop angebunden wird, zeigt die Seite zur Shopware-Integration. Warum vor der Zahlung keine echte Rechnung, sondern höchstens eine Zahlungsaufforderung verschickt werden sollte, erklärt der Beitrag zur Proforma-Rechnung.

FAQ

Häufige Fragen zur E-Rechnung Software

Der Zahlstatus „Bezahlt“. Bei einer Zahlart, die du als Vorkasse eingeordnet hast, legt Rechnungskit daraufhin einen Zahlungseingang zur Bestellung an. Andere Zustände wie „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Teilweise bezahlt“ gelten nicht als Zahlung; eine teilweise bezahlte Bestellung zeigt Rechnungskit als Hinweis an, damit du sie im Shop klärst.
Stand:

Dieser Beitrag erklärt allgemeine Zusammenhänge und ist keine Steuerberatung (§ 5 StBerG). Rechnungskit richtet sich an in Deutschland ansässige Unternehmen und bereitet Belege, Steuersätze und Buchungen automatisch auf. Die steuerliche Bewertung im Einzelfall bleibt deine Entscheidung, im Zweifel gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei.

Bereit für die E-Rechnungs-Pflicht?

Konto erstellen, Zahlungsquelle verbinden, im kostenlosen Testmodus prüfen. Abgerechnet wird erst ab dem Go-Live.

Jetzt kostenlos starten
de