Rechnung schreiben für B2B-Aufträge: auf Rechnung oder gegen Vorkasse

Wenn ein Auftrag nicht über den Shop kommt

Rechnungskit erzeugt Rechnungen normalerweise automatisch aus Shop-Bestellungen und Zahlungen. Ein Teil des Geschäfts läuft aber an beidem vorbei: der Händler, der seine Palette per Mail bestellt, die Schule, die per Auftragsschreiben einkauft, der Workshop für ein Unternehmen, abgesprochen am Telefon. Diese Aufträge legst du unter Bestellungen mit „Bestellung anlegen“ selbst an.

Danach laufen sie durch dieselbe Strecke wie alles andere. Fortlaufende Nummer aus deinem Nummernkreis, E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, revisionssicheres Archiv, DATEV-Export. Hat der Kunde eine Leitweg-ID, entsteht automatisch eine XRechnung.

Auf Rechnung mit Zahlungsziel

Mit der Zahlart Rechnung entsteht der Beleg sofort, mit dem Zahlungsziel aus deinen Belegregeln und deiner Bankverbindung. Für Ware, die noch nicht unterwegs ist, wartet die Rechnung auf „als versendet markieren“; so stimmt das Leistungsdatum. Die Forderung erscheint unter Offene Posten. Dort bestätigst du den Zahlungseingang, auch in Raten. Rechnungskit gleicht dein Bankkonto nicht ab, der Klick auf den Eingang bleibt bei dir.

Gegen Vorkasse: erst Geld, dann Rechnung

Bei Vorkasse wartet die Bestellung. Auf Wunsch schickt Rechnungskit deinem Kunden eine Zahlungsaufforderung in deinem Namen, mit Betrag, IBAN und der Bestellnummer als Verwendungszweck. Eine Rechnung ist sie bewusst nicht, deshalb fehlen Rechnungsnummer und Steuerausweis. Ist das Geld da, klickst du an der Bestellung auf „Zahlung eingegangen“, und die Rechnung entsteht mit Bezahlt-Vermerk.

Überweist der Kunde weniger als vereinbart, entsteht keine Rechnung. Stellst du die Bestellung dann auf Rechnung um, geht der Beleg sofort raus und der Teilbetrag wird als Anzahlung verbucht.

Steuer ohne Nachschlagen

Den Steuersatz wählst du nicht je Rechnung aus. Er hängt an der Umsatzsteuer-Kategorie des Produkts, und die legst du einmal fest, zur Not direkt im Assistenten. Hat ein Unternehmen im EU-Ausland eine USt-IdNr., prüft Rechnungskit sie beim Weiter live beim Bundeszentralamt für Steuern. Ist sie bestätigt, stellst du ohne deutsche Umsatzsteuer aus, mit Reverse-Charge-Hinweis. Ohne Bestätigung hält Rechnungskit die Rechnung zurück, bis das Ergebnis da ist oder du unter Aufgaben entscheidest.

Korrekturen ohne Radiergummi

Eine archivierte Rechnung ändert niemand mehr, auch du nicht. Korrigiert wird per Storno: ganz oder für einzelne Positionen, mit Begründung, als eigene Rechnung mit eigener Nummer. Das Original bleibt, wie es war. Diese Storno-Möglichkeit gilt für manuelle Bestellungen; Bestellungen aus Shops und Zahlungsanbietern korrigierst du wie bisher über deren Erstattung.

Kommen Bestellungen regelmäßig und von vielen Käufern, lohnt sich eher eine Shop-Seite: Dort gibt der Käufer seine Daten selbst ein, und du musst nichts erfassen.