E-Rechnung für SaaS und Software-Abos

Dein Billing-Tool macht nur ein PDF

Stripe Billing, Paddle und Chargebee sind stark im Einsammeln wiederkehrender Zahlungen. Was sie danach ausstellen, ist aber ein PDF, keine E-Rechnung im deutschen Rechtssinn. Stripe selbst verweist für den E-Rechnungsversand auf Partner-Apps. Für die deutsche Buchhaltung fehlt der wichtigste Schritt: aus der Abo-Zahlung einen strukturierten, maschinenlesbaren Beleg nach EN 16931 zu machen, ihn GoBD-sicher zu archivieren und den DATEV-Export vorzubereiten.

Genau diese Lücke schließt Rechnungskit. Du verbindest dein Abrechnungssystem einmal, und aus jeder Abo-Abrechnung entsteht automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung mit deinem eigenen Nummernkreis. Zwei Wege führen dorthin: Stripe Billing als direkter Anschluss, oder deine eigene API, bei der du Bestellungen anlegst und den Zahlungsdienst (Stripe, Mollie, PayPal, GoCardless oder Unzer) für den Abgleich verbindest. In beiden Fällen nehmen wir die Positionen, Steuersätze und den Leistungszeitraum, nicht nur ein fertiges PDF, sodass ein echter Beleg entsteht und keine formatkonvertierte Kopie.

Der Leistungszeitraum, den SaaS besonders braucht

Ein SaaS-Abo ist eine zeitraumbezogene Leistung. Rechnungskit übernimmt den Leistungszeitraum direkt aus der Abo-Abrechnung und schreibt ihn auf den Beleg und strukturiert in die E-Rechnung. Bei einem Jahresabo, dessen Zeitraum über den Rechnungsmonat hinausreicht, bucht der DATEV-Export auf Wunsch die passive Rechnungsabgrenzung (pRAP) periodengerecht über die Monate, tagesgenau und auch über den Jahreswechsel. Das setzt voraus, dass du bilanzierst und das pRAP-Konto mit deiner Steuerkanzlei hinterlegt ist; bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung entfällt die Abgrenzung.

Umsatzsteuer bei SaaS: die 6 Fälle auf einen Blick

Die Umsatzsteuer für ein Software-Abo hängt an zwei Fragen: Ist dein Kunde eine Privatperson (B2C) oder ein Unternehmen mit USt-IdNr. (B2B), und sitzt er in Deutschland, der EU oder außerhalb der EU? Daraus ergeben sich sechs Fälle. Der häufigste Irrtum: OSS betrifft nur B2C. Bei B2B in der EU gilt stattdessen Reverse Charge.

Woran erkennt Rechnungskit, ob ein Verkauf B2C oder B2B ist? An der USt-IdNr., nicht am Firmennamen. Liegt eine USt-IdNr. vor und wird sie qualifiziert beim BZSt bestätigt, gilt der Kunde als Unternehmer und der Verkauf läuft über Reverse Charge. Ohne oder mit ungeprüfter USt-IdNr. behandelt Rechnungskit den Verkauf als B2C und weist die Umsatzsteuer aus, ein unklarer Fall wird zur Klärungsaufgabe, nie zu einer stillen Steuerbefreiung. Bei Stripe Billing kommt die USt-IdNr. aus den Steuer-IDs deines Stripe-Kunden, bei der eigenen API übergibst du sie im Feld vat_id der Rechnungsadresse.

Rechnungskit trifft diese Entscheidung automatisch pro Rechnung: Für B2C-EU-Umsätze bestimmt es den Steuersatz je Bestimmungsland aus der EU-Datenbank TEDB und überwacht die gemeinsame 10.000-Euro-Schwelle (inklusive deiner Vorumsätze beim Wechsel im laufenden Jahr) für die OSS-Meldung. Für B2B-EU-Umsätze prüft es die USt-IdNr. qualifiziert beim BZSt, stellt netto mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aus und bereitet die Zusammenfassende Meldung vor. Diese Schwelle betrifft nur B2C und ist eine gemeinsame Grenze für digitale Leistungen und physische Fernverkäufe, es gibt keinen zusätzlichen SaaS-Freibetrag.

Ein Schritt, den du nicht vergessen darfst

Stripe verschickt zu jeder Abo-Zahlung seine eigene Rechnungsmail. Bleibt dieser Versand aktiv, bekommt dein Kunde zwei Rechnungen für denselben Kauf, die von Stripe und die steuerlich gültige von Rechnungskit. Deshalb schaltest du den Versand von Stripes eigenen Rechnungsmails einmalig ab. Rechnungskit erinnert dich direkt an der Stripe-Verbindung und noch einmal beim Go-Live an diesen Schritt und verlinkt die richtige Stelle im Stripe-Dashboard. Wie die Stripe-Integration im Detail funktioniert, liest du auf der Connector-Seite.