E-Rechnung für SaaS: aus jeder Abo-Zahlung eine konforme Rechnung

Dein Billing-Tool macht nur ein PDF

Stripe Billing ist stark im Einsammeln wiederkehrender Zahlungen. Was es danach ausstellt, ist aber ein PDF, keine E-Rechnung im deutschen Rechtssinn. Stripe selbst verweist für den E-Rechnungsversand auf Partner-Apps. Im deutschen B2B-Geschäft muss jedes Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können; ausstellen musst du sie für Umsätze ab 2027 (bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz), sonst ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG), Details unter E-Rechnungspflicht 2027. Für die deutsche Buchhaltung fehlt der wichtigste Schritt: aus der Abo-Zahlung einen strukturierten, maschinenlesbaren Beleg nach EN 16931 zu machen, ihn GoBD-sicher zu archivieren und den DATEV-Export vorzubereiten.

Genau diese Lücke schließt Rechnungskit. Du verbindest dein Abrechnungssystem einmal, und aus jeder Abo-Abrechnung entsteht automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung mit deinem eigenen Nummernkreis. Drei Wege führen dorthin: Stripe Billing als direkter Anschluss, Abos direkt in Rechnungskit mit eigenem Abo-Link, oder deine eigene API, bei der du Bestellungen anlegst und den Zahlungsdienst (Stripe, Mollie, PayPal, GoCardless oder Unzer) für den Abgleich verbindest. In allen drei Fällen nehmen wir die Positionen, Steuersätze und den Leistungszeitraum, nicht nur ein fertiges PDF, sodass ein echter Beleg entsteht und keine formatkonvertierte Kopie.

Zwei Wege mit Stripe, eine E-Rechnung

Ob du Stripe Billing behältst oder deine Abos direkt in Rechnungskit führst, entscheidet nur, wer das Abo verwaltet. Das Geld läuft in beiden Fällen über dein eigenes Stripe-Konto, und jede Periode wird zur selben E-Rechnung mit deinem Nummernkreis.

Stripe · mit oder ohne Stripe Billing

Wer macht was?

Stripe Billing bleibtWeg 1

Abo verwaltetStripe Billing

AbbuchungStripe

RechnungRechnungskit, sobald Stripe die Abo-Rechnung als bezahlt meldet mit Positionen, Steuersätzen und Leistungszeitraum

Stripe-Rechnungsmailseinmalig abschalten sonst bekommt dein Kunde zwei Rechnungen

Kündigen, Zahlungsmittelüber Stripe

Passt, wenndu ein laufendes Stripe-Setup hast, auch mit nutzungsbasierten Preisen oder mehreren Positionen

Rechnungskit-AbosWeg 2

Abo verwaltetRechnungskit, über einen Abo-Link checkout.rechnungskit.de/s/…

Abbuchungüber dein Stripe-Konto oder Mollie, Karte oder SEPA Stripe Billing wird nicht gebraucht

RechnungRechnungskit, bei jeder Abbuchung

Plätze, Add-ons, Upgradestaggenau anteilig Ergänzungsrechnung nach § 31 UStDV, Gutschrift nach § 17 UStG

Kündigen, WiderrufenKundenportal mit Kündigungs- und Widerrufsbutton § 312k und § 356a BGB

Passt, wenndu monatliche oder jährliche Pläne verkaufst und Abo, Rechnung und Kundenportal aus einer Hand willst

Von Weg 1 zu Weg 2 wechselst du ohne Kundenkontakt. Die Übernahme aus Stripe Billing nutzt die Zahlungsmandate, die schon in deinem Stripe-Konto liegen. Deine Kunden melden sich also nicht neu an und geben keine Karte erneut ein.

So sieht der Abo-Checkout für deine Kunden aus

Für Weg 2 bekommt jeder Plan einen teilbaren Abo-Link, den du auf deine Preisseite, in die App oder in einen Newsletter setzt. Dein Kunde wählt dort Menge, Privatperson oder Unternehmen und Zahlungsart. Den Rest erledigt Rechnungskit, von der Abbuchung bis zur Rechnung.

Der Leistungszeitraum, den SaaS besonders braucht

Ein SaaS-Abo ist eine zeitraumbezogene Leistung. Rechnungskit übernimmt den Leistungszeitraum direkt aus der Abo-Abrechnung und schreibt ihn auf den Beleg und strukturiert in die E-Rechnung. Bei einem Jahresabo, dessen Zeitraum über den Rechnungsmonat hinausreicht, bucht der DATEV-Export auf Wunsch die passive Rechnungsabgrenzung (pRAP, § 250 Abs. 2 HGB) periodengerecht über die Monate, monatlich oder taggenau und auch über den Jahreswechsel. Das setzt voraus, dass du bilanzierst und das pRAP-Konto mit deiner Steuerkanzlei hinterlegt ist; bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung entfällt die Abgrenzung.

SaaS-Umsatzsteuer: OSS, Reverse Charge und Drittland

Die Umsatzsteuer für ein Software-Abo hängt an zwei Fragen: Ist dein Kunde eine Privatperson (B2C) oder ein Unternehmen mit USt-IdNr. (B2B), und sitzt er in Deutschland, der EU oder außerhalb der EU? Daraus ergeben sich sechs Fälle. Der häufigste Irrtum: OSS betrifft nur B2C. Bei B2B in der EU gilt stattdessen Reverse Charge.

Rechtsgrundlagen der Matrix: § 3a Abs. 2 und 5 UStG (Leistungsort), § 14a Abs. 1 UStG (Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft), § 18a UStG (Zusammenfassende Meldung), § 18j UStG (OSS).

Woran erkennt Rechnungskit, ob ein Verkauf B2C oder B2B ist? An der USt-IdNr., nicht am Firmennamen. Liegt eine USt-IdNr. vor und wird sie qualifiziert beim BZSt bestätigt, gilt der Kunde als Unternehmer und der Verkauf läuft über Reverse Charge. Ohne oder mit ungeprüfter USt-IdNr. behandelt Rechnungskit den Verkauf als B2C und weist die Umsatzsteuer aus, ein unklarer Fall wird zur Klärungsaufgabe, nie zu einer stillen Steuerbefreiung. Bei Stripe Billing kommt die USt-IdNr. aus den Steuer-IDs deines Stripe-Kunden, bei der eigenen API übergibst du sie im Feld vat_id der Rechnungsadresse.

Rechnungskit trifft diese Entscheidung automatisch pro Rechnung: Für B2C-EU-Umsätze bestimmt es den Steuersatz je Bestimmungsland aus der EU-Datenbank TEDB und überwacht die gemeinsame 10.000-Euro-Schwelle (inklusive deiner Vorumsätze beim Wechsel im laufenden Jahr) für die OSS-Meldung. Für B2B-EU-Umsätze prüft es die USt-IdNr. qualifiziert beim BZSt, stellt netto mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aus und bereitet die Zusammenfassende Meldung vor. Diese Schwelle betrifft nur B2C und ist eine gemeinsame Grenze für digitale Leistungen und physische Fernverkäufe, es gibt keinen zusätzlichen SaaS-Freibetrag.

Ein Schritt, den du nicht vergessen darfst

Nutzt du Stripe Billing weiter (Weg 1), verschickt Stripe zu jeder Abo-Zahlung seine eigene Rechnungsmail. Bleibt dieser Versand aktiv, bekommt dein Kunde zwei Rechnungen für denselben Kauf, die von Stripe und die steuerlich gültige von Rechnungskit. Deshalb schaltest du den Versand von Stripes eigenen Rechnungsmails einmalig ab. Rechnungskit erinnert dich direkt an der Stripe-Verbindung und noch einmal beim Go-Live an diesen Schritt und verlinkt die richtige Stelle im Stripe-Dashboard. Wie die Stripe-Integration im Detail funktioniert, liest du auf der Connector-Seite.