DATEV-Export und Steuerkanzlei

Rechnungskit exportiert Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF), getrennt für Erlöse und Zahlungen, jeweils pro Monat. Deine Steuerkanzlei importiert die Datei direkt in DATEV.

Monat prüfen, dann exportieren

Unter DATEV wählst du Monat und Stapel (Erlöse oder Zahlungen). Den Inhalt des Exports siehst du sofort, ohne ihn vorher zu erzeugen. Deine Steuerkanzlei sieht im Kanzlei-Bereich unter Berichte → Erlöse und Berichte → Zahlungen dieselbe Ansicht mit denselben Zahlen.

Aufbau der Seite

Die Seite liest du von oben nach unten:

1. Monatsübersicht
   • Erlöse: Anzahl der Belege, Netto, USt und Brutto, aufgeteilt nach Steuersatz und Erlöskonto.
   • OSS-Verkäufe je Bestimmungsland mit BU-Schlüssel.
   • Zahlungen: Zahlungseingänge je Anbieter mit Gebühren, dazu Erstattungen und Auszahlungen.
   • Darunter die Buchungstypen mit Soll, Haben und Saldo.
2. Bereit zum Export?
   • Fehlende Konten-Zuordnungen. Sie sperren den Export.
   • Positionen aus Auszahlungen ohne zugeordnete Zahlung und noch nicht abgeschlossene Auszahlungen.
   • Versendete Bestellungen ohne Beleg.
   • Ein Belegstart im Monat.
   • Zahlungsanbieter, die erst im Laufe des Monats verbunden wurden.
   • Der Stand des Monats: noch kein Stapel, Entwurf offen oder festgeschrieben am Datum X. Dazu, wie viele Buchungen seitdem neu dazugekommen sind (Nachzügler).
3. Buchungen
   • Die einzelnen Zeilen wie im Export, mit Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel und Satz.
   • Durchsuchbar und einklappbar.
4. Entwurf erstellen
   • Steht erst ganz unten.
   • Der Knopf ist gesperrt und nennt den Grund, wenn der Monat leer ist, ein Konto fehlt oder das Projekt im Testmodus ist.
   • Ist der Monat schon festgeschrieben, ist „Nur Nachzügler exportieren“ vorausgewählt. So wird nichts doppelt gebucht.

Export-Historie

• Die Export-Historie steht unter der Vorschau.
• Jeder neue Stapel speichert die Prüfpunkte, wie sie beim Erstellen aussahen.
• Die Detailseite des Stapels zeigt sie zusammen mit derselben Übersicht über die gespeicherten Zeilen.
• Stapel, die vor dem 4. Oktober 2026 erstellt wurden, haben diesen Prüfstand nicht.

Testmodus und Test-Export

Im Testmodus zeigt die Seite die Übersicht aus deinen Testbelegen mit dem Hinweis „Testdaten“.

• Deine Steuerkanzlei sieht dieselbe Vorschau im Kanzlei-Bereich unter Berichte → Erlöse und Zahlungen. So prüft sie Konten und Buchungstypen schon vor dem Live-Gang.
• Archiv, OSS und ZM zeigen ihr weiterhin nur echte Daten.
• Statt eines Entwurfs entsteht ein Test-Export, für dich wie für die Steuerkanzlei.
• Die Datei heißt beim Download TEST_EXTF_…, und die Bezeichnung im DATEV-Import beginnt mit TEST. In der Export-Historie ist sie als Test markiert.
• Gedacht ist sie für einen Probe-Import in DATEV.
• Ein Test-Export lässt sich nicht festschreiben und wird beim Live-Gang gelöscht. Echte Stapel entstehen erst danach.

Einstellungen

Unter Einstellungen → DATEV richtest du den Export ein. Alle Konten-Zuordnungen sind sinnvolle Startwerte. Sie sind zur Prüfung durch deine Steuerkanzlei gedacht und keine Steuerberatung.

Grunddaten

• Beraternummer und Mandantennummer. Beides bekommst du von deiner Steuerkanzlei.
• Wirtschaftsjahr und Sachkontenlänge.
• Konten-Zuordnungen je Buchungstyp.

Der Export funktioniert auch ohne Berater- und Mandantennummer. Deine Steuerkanzlei kann ihn dann nur nicht direkt importieren.

Kontenrahmen SKR03 oder SKR04

Maßgeblich ist der Kontenrahmen, mit dem deine Steuerkanzlei bucht. Für GmbH und UG ist SKR04 üblich.

• Die Einrichtung setzt Kontenrahmen und Gewinnermittlung aus dem Firmennamen vor.
• Kapitalgesellschaften starten mit Bilanz und SKR04, alle anderen mit EÜR und SKR03.

Bucht deine Steuerkanzlei mit dem anderen Kontenrahmen, stellst du um:

• Wähle ihn unter Allgemein und klick „Auf SKR03 umstellen“ (bzw. SKR04).
• Rechnungskit setzt dann in einem Schritt neu: den Kontenrahmen im Export, die Zahlungs- und Erlöskonten und die Standard-Kontenrollen.
• Von Hand geänderte Konten bleiben stehen. Prüf sie danach mit deiner Steuerkanzlei.
• Passen Konten und eingestellter Kontenrahmen nicht zusammen, zeigt die Seite einen Hinweis mit „Konten neu setzen“.
• Umstellen geht nur, solange es noch keinen DATEV-Export gibt. Danach steht der Kontenrahmen für das Wirtschaftsjahr fest. Eine Änderung klärst du mit deiner Steuerkanzlei.

Debitoren

Standard ist der Sammeldebitor: eine Nummer für alle Kundenumsätze. Drei andere Modelle stehen zur Wahl.

• Die Nummern der Modelle je Anbieter oder Zahlungsart und die der Einzeldebitoren kommen aus getrennten Bereichen.
• Den Einzeldebitor gibt es wahlweise nur für Firmenkunden (B2B). Dann bläht sich der Kontenplan bei vielen Endverbrauchern nicht auf.
• Zahlungen buchen auf denselben Debitor wie die Rechnung. Offene Posten ziffern in DATEV so je Kunde aus, und das Mahnwesen dort funktioniert.
• Vergebene Nummern kannst du von Hand anpassen, etwa an einen bestehenden DATEV-Bestand. Sonst bleiben sie dauerhaft stabil.
• Die gewählte Modell-Einstellung (Sammeldebitor, je Zahlungsdienstleister, je Zahlart, je Kunde) muss gespeichert werden. Seit September 2026 übernimmt das Speichern der Debitoren-Kontentabelle die gerade gewählte Einstellung automatisch mit.
• Eine Stammdaten-Datei (Debitoren/Kreditoren) mit Namen, Adressen und USt-IdNr. steht zum Download bereit. Du findest sie unter Einstellungen → DATEV, deine Steuerkanzlei im Kanzlei-Bereich.

Erlöskonten

Vorbelegt sind die Erlöskonten der DATEV-Standardkontenrahmen 2026 (SKR03 Art.-Nr. 11174, SKR04 Art.-Nr. 11175).

Für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) waren bis zum 6. Oktober 2026 die Konten 8120 bzw. 4120 vorbelegt. Diese Konten sind für steuerfreie Ausfuhrlieferungen nach § 4 Nr. 1a UStG gedacht. Die neuen Konten heißen in beiden Kontenrahmen „Steuerfreie Erlöse Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG“. Umgestellt hat Rechnungskit nur Zuordnungen, die noch auf dem alten Wert standen.

Für Umsätze mit 0 % Umsatzsteuer, etwa Photovoltaikanlagen nach § 12 Abs. 3 UStG, waren bis zum 7. Oktober 2026 ebenfalls 8120 bzw. 4120 vorbelegt. Über diese Ausfuhrkonten landeten die Umsätze in der Umsatzsteuer-Voranmeldung als steuerfreie Ausfuhr. Neu vorbelegt sind 8290 bzw. 4290, „Erlöse 0 % USt“ im DATEV-Kontenrahmen 2026. In der Voranmeldung gehören diese Umsätze in Kennzahl 87 (BMF, Vordruckmuster USt 1 A für 2026).

Bis zum 3. Oktober 2026 waren in SKR04 versehentlich 4300 für 19 %, 4310 für 7 % und 4315 für OSS vorbelegt.

• Zuordnungen, die noch genau auf diesen alten Werten standen, hat Rechnungskit umgestellt.
• Von dir oder deiner Steuerkanzlei geänderte Zuordnungen bleiben unverändert.
• Bereits erstellte Exporte bleiben ebenfalls unverändert.

OSS-Fernverkäufe

Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern (§ 18j UStG) bucht Rechnungskit mit Steuerschlüssel. Welcher es ist, hängt an der Art des Umsatzes. Das liest der Export aus der Steuerentscheidung, die auf jeder Rechnungsposition gespeichert ist:

• Laut DATEV-Steuerschlüssel-Tabelle 2026 (DATEV-Hilfe-Center, Dok.-Nr. 0907054) steht 240 für eine im anderen EU-Land steuerpflichtige Lieferung und 250 für eine dort steuerpflichtige sonstige Leistung. Beide gehen in Kennzahl 45 und in die OSS-Auswertung.

• Steuerschlüssel darf DATEV nur auf Konten ohne Automatikfunktion setzen. 4320 und 4331 (SKR04) bzw. 8320 und 8331 (SKR03) sind im Kontenrahmen 2026 keine Automatikkonten.

• Ist die Art einer Position nicht gespeichert, etwa bei älteren Rechnungen, bleibt es bei der Lieferung und dem Schlüssel 240.

• Ins DATEV-Feld „EU-Land u. UStID (Bestimmung)“ kommt das Bestimmungsland.

• Ins Feld „EU-Steuersatz (Bestimmung)“ kommt der dortige Steuersatz.

• Genau diese Felder wertet DATEV für die OSS-EU-Auswertung aus. Aus ihr entsteht die Meldung ans Bundeszentralamt für Steuern.

• Bei Versand aus Deutschland bleiben die Ursprungsfelder leer.

• Die Erlöse laufen auf ein gemeinsames OSS-Erlöskonto. DATEV führt bewusst keine Standardkonten je Land, die Trennung nach Land und Satz läuft über die genannten Felder.

• Willst du je Zielland ein eigenes Erlöskonto, änderst du die Konten-Zuordnung oss.

• Trägt deine Steuerkanzlei in einer der beiden Zuordnungen selbst einen Steuerschlüssel ein, hat dieser Vorrang.

• Die Zuordnung oss_service gibt es seit dem 7. Oktober 2026. Hatte deine Steuerkanzlei die Zuordnung oss vorher geändert, kam sie nicht dazu. Dann buchen auch Leistungen weiter über oss mit dem Schlüssel 240, so wie sie es eingerichtet hat. Soll sich das ändern, legt sie die Zuordnung oss_service an.

Erstattungen und Rücklastschriften

Eine Erstattung bucht Debitor an Geldtransit. Sie trifft das Geldtransitkonto des Anbieters, über den erstattet wurde. Für Rücklastschriften gilt dasselbe.

• Eine PayPal-Erstattung trifft so das PayPal-Geldtransitkonto und nicht das von Stripe.
• Fehlt die Zeile des Anbieters oder ist sie deaktiviert, greift der Rückfall.
• Erlös und Umsatzsteuer mindert die Stornorechnung im Erlösstapel. Die Erstattung selbst bewegt nur Geld.
• Wie sich Debitor und Geldtransit dabei ausgleichen, zeigt der Abschnitt „Zahlungen, Erstattungen und Rücklastschriften“ weiter unten.

Buchungstexte

Zwei Stile stehen zur Wahl. Frei formulierbare Texte gibt es nicht.

• Der Stil gilt ab dem nächsten Export.
• Bestehende Stapel bleiben unverändert.

Gebühren je Anbieter

Gutschriften des Anbieters auf Gebühren verrechnet der Export mit den Gebühren derselben Auszahlung. Das betrifft etwa eine „Invoice Compensation“ bei Mollie oder eine Gebühr, die Stripe bei einer Erstattung zurückgibt. Gebucht wird nur der Saldo. Überwiegt in einer Auszahlung die Gutschrift, steht die Buchung auf der Gegenseite, mit dem Buchungstext „Gebührengutschrift“ und der Auszahlungsreferenz. Seit dem 6. Oktober 2026 rechnet der Export so. Ältere Entwürfe mit solchen Gutschriften löschst du und legst sie neu an, festgeschriebene Stapel ändern sich nicht.

Gebührenkorrekturen von Klarna und Gebührenposten von Shopify Payments ohne eigene Gebührenangabe gehören seit dem 6. Oktober 2026 ebenfalls zu dieser Gebührenbuchung. Erstattet der Anbieter Gebühren, sinkt die Buchung. Berechnet er nach, steigt sie.

Eine Unzer-Auszahlung bucht der Export nicht, weil die ETN-Datei kein Gutschriftsdatum enthält. Den Bankeingang bucht deine Steuerkanzlei aus dem Kontoauszug gegen das Unzer-Geldtransitkonto.

Steuerschlüssel auf den Gebühren-Zuordnungen:

• Mit 506 bucht DATEV eine sonstige Leistung eines Unternehmers aus dem übrigen EU-Gebiet nach § 13b Abs. 1 UStG. Das sind 19 % Umsatzsteuer und ebenso viel Vorsteuer, gemeldet in den Kennzahlen 46, 47 und 67 (DATEV-Steuerschlüssel-Tabelle 2026, Dok.-Nr. 0907054).
• PayPal-Gebühren behandelt die überwiegende Auffassung als steuerfreie Leistung im Zahlungsverkehr (§ 4 Nr. 8 Buchst. d UStG). Für eine steuerfreie Leistung schuldet der Empfänger nach § 13b UStG keine Steuer, deshalb trägt die Zuordnung paypal_fee keinen Schlüssel mehr. Unzer ist ein deutsches Zahlungsinstitut, dort greift § 13b nie.
• Für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und Unternehmen mit steuerfreien Umsätzen ohne vollen Vorsteuerabzug ist 506 keine Nullnummer. Sie schulden die Umsatzsteuer, ziehen aber keine oder nur einen Teil der Vorsteuer ab. Die Steuer wird dann zu echten Kosten. Lass deine Steuerkanzlei den Schlüssel für jeden Anbieter prüfen.
• Ein Schlüssel, den deine Steuerkanzlei selbst eingetragen oder entfernt hat, bleibt stehen.

Klarna stellt seine Gebühren über die Klarna Bank AB, German Branch (Berlin, USt-IdNr. DE815867324) mit 19 % deutscher Umsatzsteuer in Rechnung. Die Abrechnung nennt Satz und Betrag je Gebührenzeile (Settlements API, vat_rate und vat_amount). Meldet eine Auszahlung ausschließlich 19 %, bucht der Export die Gebühren ohne BU-Schlüssel 506 und die Steuer getrennt als Vorsteuer: SKR03 1570, SKR04 1400 „Abziehbare Vorsteuer“ an das Klarna-Geldtransitkonto, genau mit Klarnas Betrag (Klarna rundet je Gebührenzeile). Das Geldtransitkonto geht damit auf. Das Konto änderst du über die Zuordnung „klarna_fee_vat“. Andere Sätze bucht der Export nicht automatisch.

Rechnung für den Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG) ist Klarnas Abrechnung je Auszahlung („Settlement Report“). Sie nennt Klarna Bank AB, German Branch mit USt-IdNr., den Mandanten, Leistungszeitraum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag; die Bezeichnung spielt keine Rolle (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Rechnungskit holt sie über die Settlements API ab, archiviert sie unveränderlich (8 Jahre, § 147 Abs. 3 AO) und hängt sie im DATEV-Paket als Beleg an die Vorsteuer-Buchung; bis sie abgerufen ist, trägt die Buchung den Auszahlungsbeleg. Auf der Seite der Auszahlung liegt sie als PDF. Bei 19 % entsteht keine Aufgabe, eine gibt es nur bei einem anderen Satz, den der Export nicht bucht.

Den Beleg zu jeder Gebührenbuchung erzeugt Rechnungskit selbst: den Auszahlungsbeleg je Auszahlung, die Gebührenabrechnung je Unzer-Rechnung und bei PayPal eine Gebührenaufstellung je Monat. Mehr unter Auszahlungsbelege im Zahlungsstapel.

Kostenstellen (KOST1)

• Je Konten-Zuordnung kannst du eine Kostenstelle hinterlegen.
• Sie landet im DATEV-Feld KOST1, bis 36 Zeichen.
• Dazu gibt es eine Standard-Kostenstelle für abgeleitete Buchungen ohne eigene Zuordnungszeile: Anzahlungen, Guthaben, Rechnungsabgrenzung.
• DATEV wertet KOST nur auf kostenstellenfähigen Konten aus, typischerweise auf GuV-Konten.

Zeichenkodierung

Die EXTF-Dateien schreibt Rechnungskit in Windows-1252, ohne BOM, mit CRLF-Zeilenenden. Das gilt für Erlöse und Zahlungen, auch aus dem Kanzlei-Portal und der automatischen Export-Erstellung.

• DATEV Rechnungswesen liest beim Import standardmäßig ANSI, also Windows-1252 (DATEV-Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1003221). UTF-8 erkennt es nur an einer Byte Order Mark (BOM). Fehlt sie, erscheinen die Umlaute kaputt.
• Zeichen, die es in Windows-1252 nicht gibt (etwa Emojis in einem Buchungstext), werden als ? geschrieben. Der Export bricht deswegen nie ab.
• Die Export-Seite protokolliert jedes ersetzte Zeichen mit Zeile und Feld.
• Unter Einstellungen → DATEV lässt sich die Kodierung auf UTF-8 umstellen. Das ist nur für Programme gedacht, die kein Windows-1252 lesen.
• Die Einstellung gilt für neue Exporte. Ein festgeschriebener Export behält seine Datei byteidentisch.
• Die UTF-8-Datei hat keine BOM. Für den Import in DATEV bleibst du deshalb bei Windows-1252.
• Die Debitoren-Stammdaten lädst du seit dem 6. Oktober 2026 in derselben Kodierung herunter. Vorher kamen sie immer als UTF-8.

Kanzlei-Zugang

Unter Einstellungen → Externe Zugriffe lädst du deine Steuerkanzlei per E-Mail ein.

• Einen Partner-Zugang braucht sie vorher nicht. Fehlt er, bekommt sie eine Einladung mit Link zur kostenlosen Registrierung.
• Direkt nach der Anmeldung ist der Zugriff aktiv.
• Sie arbeitet im Kanzlei-Bereich mit denselben Funktionen wie du in der App, ohne E-Mail-Pingpong.
• Den Zugriff widerrufst du jederzeit mit einem Klick.
• Jeder Zugriff wird protokolliert. Jede Änderung steht mit Vorher und Nachher im Protokoll, auch Änderungen, die du selbst in deinem Konto machst.

Was die Steuerkanzlei kann

Was nur du änderst

Diese Angaben bleiben bei dir. Deine Steuerkanzlei sieht die ersten beiden, ändern kann sie keine davon.

• Die Umsatzsteuersätze je Land und Kategorie, weil sie direkt auf deinen Rechnungen stehen.
• Den steuerlichen Status: Umsatzsteuer-Status, USt-IdNr., Steuernummer, Belegstart, Verzicht auf die Lieferschwelle.
• Das Zahlungsziel.
• Die Zahlungserinnerungen.
• Die Angabe, wo du Ausfuhr- und Gelangensnachweise führst.

OSS-Meldung und ZM

Unter Berichte wickelt deine Steuerkanzlei beide Meldungen selbst ab:

• festschreiben,
• die Datei für Mein BOP bzw. ELSTER herunterladen,
• als eingereicht und als bestätigt markieren,
• bei der ZM auch eine Berichtigung starten, die berichtigten Zeilen eintragen, die Berichtigung festschreiben und ihre ELSTER-Datei herunterladen.

Es ist derselbe Ablauf wie bei dir unter OSS und ZM. Der Stand ist für beide Seiten gleich.

Automatische Export-Erstellung

Gedacht ist sie für Steuerkanzleien mit mehreren Mandanten.

• Die Steuerkanzlei wählt einen Tag im Monat, 1 bis 28.
• An diesem Tag legt Rechnungskit für jeden Mandanten, der Zugriff gegeben hat, die Erlös- und Zahlungsstapel des Vormonats als Entwurf an.
• Die Steuerkanzlei prüft die Entwürfe im Bericht und schreibt sie fest.
• Automatisch festgeschrieben wird nie.
• Die Mandantenliste zeigt, wo noch Entwürfe zur Prüfung liegen.

Vorschau vor der Einladung

Bevor du einlädst, zeigt dir der Button „So sieht deine Steuerkanzlei dein Konto“ genau diesen Kanzlei-Bereich mit deinen Daten.

• Berichte, Export-Details und DATEV-Einstellungen siehst du so wie die Steuerkanzlei.
• Festschreiben, Entwurf erstellen und Speichern sind in der Vorschau deaktiviert.
• Du findest den Button in der App unter Einstellungen → Externe Zugriffe: Bei „Zugang freigeben“ wählst du „Steuerkanzlei“, dann erscheint er unter der Liste, was die Steuerkanzlei darf.

Zweiter Faktor bei Mandanten mit Amazon

Hat ein Mandant ein Amazon-Konto verbunden, verlangt Amazon für den Zugriff auf seine Daten einen zweiten Faktor.

• Deine Steuerkanzlei bestätigt im Kanzlei-Bereich einmal je Anmeldung mit einem Passkey, bevor sie diesen Mandanten öffnet: Belege, Berichte, Exporte und DATEV-Einstellungen.
• Hat sie noch keinen Passkey, richtet sie ihn direkt auf der Seite „Bestätige deine Anmeldung“ ein oder vorher unter Sicherheit.
• Einen Sammellauf, der diesen Mandanten enthält, lädt sie auch erst danach herunter.
• Für Mandanten ohne Amazon ändert sich nichts.

Warum ein Passkey zählt und was für dein eigenes Team gilt, steht in Konto, Team-Rollen und Datensicherheit.

EÜR oder Bilanz

Bilanz einrichten

Das richtest du am besten gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei ein. Vorher lässt sich Bilanz nicht aktivieren.

• Fehlt noch etwas, nennt die Seite beim Speichern die offenen Kontenrollen direkt unter dem Formular und verlinkt zu den Buchungskonten. Das ist keine Berechtigungsfrage, sondern eine fehlende Zuordnung.
• Alle neun Kontenrollen sind mit den DATEV-Standardkonten aus SKR03 bzw. SKR04 vorbelegt, zum Beispiel:

• Mit „SKR03-Standardkonten übernehmen“ bzw. „SKR04-Standardkonten übernehmen“ bestätigst du alle offenen Rollen in einem Schritt.
• Jedes Konto bleibt danach einzeln änderbar, etwa auf ein eigenes Unterkonto deiner Steuerkanzlei.
• Passive Rechnungsabgrenzung gibt es nur bei Bilanzierung (§ 250 Abs. 2 HGB). Steuerlich gilt das Wahlrecht, Posten bis 800 € netto nicht abzugrenzen (§ 5 Abs. 5 Satz 2 EStG).

Rechtsform-Hinweis

Deutet dein Firmenname auf eine Kapitalgesellschaft oder Genossenschaft hin (GmbH, UG, AG, KGaA, SE, eG), warnt Rechnungskit bei der Einstellung EÜR und im Go-Live-Check.

• Diese Rechtsformen gelten als Kaufleute und sind buchführungspflichtig (§ 238 HGB, § 6 HGB, etwa mit § 13 Abs. 3 GmbHG oder § 3 AktG). Sie müssen bilanzieren.
• Die EÜR steht nur Steuerpflichtigen ohne Buchführungspflicht offen (§ 4 Abs. 3 Satz 1 EStG).
• Der Hinweis blockiert nichts, denn die Entscheidung liegt bei dir und deiner Steuerkanzlei.

Quellen: § 238 HGB, § 4 EStG.

Belege zum Export

Zu jedem Erlös-Export erzeugt Rechnungskit automatisch im Hintergrund ein DATEV-Paket, ebenso zu jedem Zahlungsexport mit Gebühren oder Auszahlungen (siehe Auszahlungsbelege im Zahlungsstapel). Du findest es unter /datev → Export öffnen, außerdem in der Export-Historie und im Kanzlei-Portal. Das Paket ist ein ZIP mit drei Teilen:

• dem EXTF-Buchungsstapel (CSV) mit Beleglinks,
• dem Belegtransfer-Paket mit den Rechnungen bzw. Auszahlungsbelegen,
• einer Kurzanleitung für die Steuerkanzlei (LIESMICH) und einem Protokoll. Das Protokoll nennt die Anzahl der Buchungen mit und ohne Beleg und die fehlenden Belege.

Beleglink und Belegfelder

Jede Rechnungsbuchung im Buchungsstapel trägt im Feld Beleglink einen DATEV-Beleglink (BEDI "<GUID>"). Die GUID vergibt Rechnungskit einmalig je Rechnung und behält sie bei jedem weiteren Export bei.

In den Belegfeldern erlaubt DATEV nur Buchstaben, Ziffern und die Zeichen $ & % * + - / (DATEV-Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1003221). Andere Zeichen ersetzt der Export: Umlaute werden umschrieben (ü wird ue), # fällt weg, Leerzeichen, Punkt, Komma und alles Übrige werden zum Bindestrich. Aus „#1001“ wird so „1001“. Erlös- und Zahlungsstapel nutzen dieselbe Regel, offene Posten gleichen sich also weiter aus.

Belegtransfer-Paket

Das Paket heißt Belege_<Mandant>_<JJJJ-MM>.zip. Darin liegen eine document.xml (DATEV-Format Version 6.0) und eine PDF je gebuchter Rechnung. Die PDF ist die ZUGFeRD-Rechnung, also gleichzeitig die E-Rechnung.

In Belege online landen die Rechnungen seit dem 6. Oktober 2026 nicht mehr im Posteingang. Sie liegen archiviert und festgeschrieben unter Rechnungskit → Rechnungsausgang → Monat, die Auszahlungsbelege unter Rechnungskit → Auszahlungsbelege → Monat. Belege im Posteingang bietet Unternehmen online zum Buchen an. Neben dem Buchungsstapel kann ein Beleg so doppelt gebucht werden, davor warnt DATEV in der Schemabeschreibung der document.xml (Document_v060.xsd, Attribut processID).

Große Monate teilt Rechnungskit auf:

• Ab 5.000 Belegen oder 500 MB entstehen mehrere Teilpakete (Belege_<Mandant>_<JJJJ-MM>_1.zip, _2.zip, …).
• Sie werden in fester Reihenfolge nach Rechnungsnummer nacheinander gebaut.
• Jedes fertige Teilpaket wird sofort abgelegt und behält seinen Status. Ein Fehler in Teilpaket 3 wirft Teilpaket 1 und 2 nicht weg.
• „Erneut versuchen“ setzt beim ersten nicht fertigen Teilpaket fort, statt von vorn zu beginnen.
• Die Grenze liegt bei 20.000 Belegen bzw. 2 GB je Export. Das äußere DATEV-Paket ist eine einzelne ZIP-Datei, die beim Download in einem Stück geprüft wird. Größere Zeiträume teilst du auf mehrere Exporte auf, etwa je Monat.

Reihenfolge in DATEV

Die Reihenfolge ist wichtig, und sie betrifft beide Seiten:

1. Das Belegtransfer-Paket per DATEV Belegtransfer oder über die XML-Schnittstelle online nach DATEV Unternehmen online hochladen.
2. Danach den Buchungsstapel in Kanzlei-Rechnungswesen importieren. Die Belegbilder hängen sich dann über die GUID automatisch an die Buchungen.

Halte diese Reihenfolge ein, dann findet jeder Beleglink beim Import sein Belegbild. Die App weist an drei Stellen darauf hin:

• unter /datev im Bereich „Neuer Export“: Der Erlös-Export enthält Beleglinks und ein Belegtransfer-Paket, mit Link zur Einstellung,
• auf jeder Export-Seite mit Beleglinks: 1. Belege hochladen, 2. Buchungsstapel importieren,
• im Kanzlei-Portal auf derselben Export-Seite für die Steuerkanzlei.

Die LIESMICH im DATEV-Paket sagt dasselbe.

Buchungen ohne Beleglink

• Zahlungen, Erstattungen und Rücklastschriften im Zahlungsstapel haben keinen Beleglink (leer). Ihr Beleg ist die Rechnung bzw. Gutschrift im Erlösstapel. Gebühren- und Auszahlungsbuchungen zeigen auf ihren Auszahlungsbeleg.
• Fehlt zu einer Rechnung die PDF (z. B. noch nicht archiviert), bleibt die Buchung ohne Beleglink. Das Protokoll nennt sie.
• Ein Link auf eine Datei, die nicht im Paket liegt, wird nie erzeugt.
• Bei einem festgeschriebenen Export lässt sich der Buchungsstapel nicht mehr ändern. Lässt sich dort ein verlinkter Beleg nicht rendern, wird gar kein Paket erzeugt.
• Die Export-Seite zeigt dann „Belegpaket nicht erzeugt: N Belege fehlen“ mit Rechnungsnummer und GUID je Beleg.
• Der Button „Erneut versuchen“ baut das Paket neu, sobald die Belege wieder renderbar sind.

Belegtransfer abschalten

Die Option „Belege als DATEV Belegtransfer-Paket exportieren“ unter Einstellungen → DATEV ist standardmäßig an, auch ohne gespeicherte DATEV-Einstellungen.

• Abschalten lohnt sich, wenn deine Steuerkanzlei kein DATEV Unternehmen online nutzt oder die Belege in einem anderen System ablegt.
• Dann entsteht stattdessen das einfache Belege-ZIP: Dateiname = Rechnungsnummer, dazu eine index.csv.
• Gedacht ist es für Pennylane (dort gilt „Dateiname = Belegnummer“) oder ein DMS.
• Der Buchungsstapel trägt dann keine Beleglinks.
• Die Beleglinks werden beim Erzeugen des Exports festgelegt. Die Einstellung wirkt also auf neue Exporte.
• „Erneut versuchen“ baut das Belegpaket mit der dann aktuellen Einstellung neu.

Bist du unsicher, frag deine Steuerkanzlei, ob sie mit Unternehmen online arbeitet. Sonst lass die Option an.

Auszahlungsbelege im Zahlungsstapel

Gebühren und Auszahlungen bucht Rechnungskit aus den Daten des Zahlungsanbieters. Für diese Buchungen gibt es keine Rechnung, einen Beleg braucht trotzdem jede (GoBD Rz. 61 ff.). Seit dem 5. Oktober 2026 erzeugt Rechnungskit dafür Eigenbelege als PDF:

Auf jedem Beleg stehen dein Unternehmen mit Anschrift, der Anbieter, die Referenz der Auszahlung oder der Monat, Abrechnungs- und Gutschriftdatum (soweit bekannt), alle Positionen mit Brutto, Gebühr und Netto und die Summen. Dazu kommen die Belegnummer und der Satz „Erstellt von Rechnungskit aus den Daten von “ mit Quelle und Datenstand. Gekennzeichnet ist er als Eigenbeleg, nicht als Rechnung; die Gebührenrechnung des Anbieters ersetzt er nicht.

• Ist der Belegtransfer an, trägt jede Gebühren- und Auszahlungsbuchung im Zahlungsstapel einen Beleglink auf ihren Beleg. Zahlungen, Erstattungen und Rücklastschriften bekommen keinen, denn ihr Beleg ist die Rechnung oder Gutschrift im Erlösstapel.
• Aufgebaut ist das DATEV-Paket zum Zahlungsstapel wie beim Erlösstapel. Das Belegtransfer-Paket darin heißt Auszahlungsbelege_<Mandant>_<JJJJ-MM>.zip, und auch hier gilt: erst die Belege hochladen, dann den Stapel importieren.
• Mit ausgeschaltetem Belegtransfer enthält das Belege-ZIP die PDFs und eine index.csv mit Belegnummer, Art, Anbieter, Betrag und SHA-256-Prüfsumme.
• Erzeugt wird jeder Beleg beim Export oder beim ersten Abruf. Das PDF archiviert Rechnungskit dann unveränderbar mit SHA-256-Prüfsumme. Ändern sich die Daten des Anbieters später, entsteht eine neue Version mit eigener Belegnummer (etwa AB-po_123-2) und eigener GUID. Die alte Version bleibt archiviert, und festgeschriebene Exporte zeigen weiter auf sie.
• Einzeln lädst du einen Beleg unter /payouts herunter: Auszahlung öffnen, dann „Auszahlungsbeleg (PDF)“, bei Unzer „Gebührenabrechnung (PDF)“.
• Für Exporte von vor dem 5. Oktober 2026 ändert sich nichts, sie haben keine Auszahlungsbelege.
• In der document.xml tragen die Auszahlungsbelege seit dem 7. Oktober 2026 keinen Belegtyp. Vorher stand dort Typ 1 (Rechnungseingang), als wären sie Lieferantenrechnungen. Das Attribut ist laut DATEV-Schema optional, ohne es führt Belege online den Beleg als „ohne Belegtyp“ (Document_v060.xsd, Attribut type). Die Rechnungen im Erlösstapel bleiben Typ 2 (Rechnungsausgang).

Abstimmdifferenz

Weicht die Summe der Positionen von der Auszahlung ab und ist die Differenz nicht geklärt oder als geklärt akzeptiert, bucht der Export sie gegen das Geldtransitkonto des Anbieters, von dem die Auszahlung kommt. Auf diesem Konto stehen auch die Gebühren und die Auszahlung derselben Abrechnung. Die Richtung entscheidet das Konto:

• Beide Buchungen tragen keinen Steuerschlüssel.
• Bis zum 7. Oktober 2026 lief auch ein Überschuss auf das Aufwandskonto, als Minderung der Nebenkosten des Geldverkehrs.
• Hatte deine Steuerkanzlei die Zuordnung reconciliation_diff geändert, kam die Ertragszeile nicht dazu. Dann bucht der Überschuss weiter so, wie sie es eingerichtet hat.
• Fehlbetrag und Überschuss buchen gegen dasselbe Geldtransitkonto. Der Auszahlungsbeleg zeigt die Differenz wie bisher.
• Bis zum 7. Oktober 2026 lief jede Differenz auf das Mollie-Geldtransitkonto (SKR03 1361, SKR04 1461), auch bei Stripe, GoCardless, Klarna oder PayPal. Seitdem nimmt der Export das Konto des jeweiligen Anbieters aus deiner Kontenzuordnung. Hast du dort ein Anbieterkonto geändert, gilt das geänderte Konto. Festgeschriebene Exporte bleiben, wie sie sind.
• Steht bei reconciliation_diff ein Gegenkonto, das kein Geldtransitkonto eines Anbieters ist, hat deine Steuerkanzlei es bewusst so eingerichtet. Dann bucht der Export weiter dorthin.
• Fehlt für einen Anbieter das eigene Geldtransitkonto in der Kontenzuordnung, bucht der Export die Differenz nicht. Er meldet stattdessen die fehlende Zuordnung.

Warum bei PayPal eine Aufstellung je Monat und kein Beleg je Abhebung? Die Gebühr zieht PayPal bei jeder Zahlung ab, und welche Zahlungen in einer Abhebung stecken, meldet PayPal nicht. Mit einem Beleg je Abhebung ließen sich die Gebühren also nicht sicher zuordnen, und Gebühren nach der letzten Abhebung eines Monats hätten gar keinen. In der Monatsaufstellung stehen genau die Gebührenbuchungen des Stapels, jede Buchung zeigt auf genau einen Beleg. Für einen Nachzügler-Export entsteht eine eigene Aufstellung mit nur seinen Gebühren.

Umstellung am 7. Oktober 2026

An diesem Tag hat Rechnungskit fünf Voreinstellungen geändert:

Kontenangaben jeweils SKR03 · SKR04.

• Umgestellt hat Rechnungskit nur Zuordnungen, die in jedem Feld noch auf dem alten Standard standen (Konto, Gegenkonto, BU, Soll/Haben, aktiv, ohne Kostenstelle).
• Was du oder deine Steuerkanzlei geändert habt, bleibt.
• Neue Exporte buchen mit den neuen Werten. Bestehende Entwürfe löschst du und erstellst sie neu.
• Festgeschriebene Exporte bleiben unverändert.

Festschreibung

Einen erzeugten Export kannst du festschreiben.

• Danach ist er unveränderlich. Jeder Download ist byte-identisch (SHA-256-geprüft).
• Festschreiben dürfen Inhaber, Buchhaltung und die Steuerkanzlei-Rolle.
• Nicht festgeschriebene Entwürfe kannst du löschen und neu erzeugen.
• Ein Entwurf trägt das Festschreibekennzeichen 0, im Kopf der Datei und in jeder Buchungszeile. Ein Probe-Import in DATEV bleibt so änderbar. Ein leeres Feld in der Zeile liest DATEV als festgeschrieben (DATEV-Hilfe-Center, Dok.-Nr. 1003221, Feld 114). Bis zum 6. Oktober 2026 blieb es leer.

Wann festschreiben?

Den Zeitpunkt legst du am besten mit deiner Steuerkanzlei fest. Üblich ist, dass sie den Stapel prüft und dann festschreibt.

• Die GoBD lassen die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung bis zum Ablauf des Folgemonats zu, wenn ein Vorsystem wie Rechnungskit jeden Vorgang vorher festhält und aufbewahrt (GoBD Rz. 87).
• Stapel dürfen aber nicht bis zum Jahresabschluss offen bleiben (GoBD Rz. 109).

Rechtlicher Hintergrund

• Veränderungsverbot: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO).
• Buchungsbelege sind aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO). Der Beleglink verbindet jede Rechnungsbuchung mit ihrem Beleg.
• Wie das in elektronischen Systemen aussehen soll, beschreiben die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) im Abschnitt zur Unveränderbarkeit.

Nachzügler-Export

Der Export ist zeitraumbasiert. Ein Kennzeichen am einzelnen Beleg gibt es nicht. Für Buchungen, die erst nach dem Festschreiben eines Zeitraums entstehen (etwa spät eingegangene Zahlungen), gibt es beim Erzeugen die Option „Nur Nachzügler exportieren“.

• Der neue Stapel enthält nur Buchungen, die in keinem festgeschriebenen Stapel gleichen Typs stecken.
• Entwürfe zählen dabei nicht als übergeben. Ein gelöschter Entwurf macht seine Buchungen also wieder exportierbar.
• Nachzügler-Stapel sind in der Export-Historie markiert.
• Die Option erscheint erst, wenn mindestens ein festgeschriebener Stapel des Typs existiert.
• Hat sich eine festgeschriebene Buchung nachträglich im Betrag geändert, erkennt der Abgleich das nicht als neu. Er schützt vor Doppelbuchung, nicht vor Abweichung.

Gutscheine und Guthaben

• Den Verkauf eines Mehrzweckgutscheins bucht Rechnungskit als Verbindlichkeit, nicht als Umsatz (Zeile voucher_liability). Beim Mehrzweckgutschein gilt erst die Einlösung als Lieferung oder Leistung (§ 3 Abs. 15 UStG).
• Bewegungen im Guthabenbuch, etwa Empfehlungsprämien, bucht Rechnungskit über die Kontenrollen.
• Verfällt ein Guthaben und wird die Verbindlichkeit aufgelöst, bucht die Zuordnung guthaben_release seit dem 7. Oktober 2026 auf SKR04 4932 bzw. SKR03 2736, „Erträge aus der Herabsetzung von Verbindlichkeiten“. Vorher waren 4830 bzw. 2700 vorbelegt.
• Die Einlösung eines Gutscheins bucht Rechnungskit bisher nicht. Der Gutscheinanteil bleibt auf dem Debitor offen, bis deine Steuerkanzlei die Einlösung bucht (Gutschein-Verbindlichkeit an Debitor).
• Die Einlösungen je Bestellung stehen unter Gutscheine.

Mehr dazu unter Geschenkgutscheine und Guthaben.

Zahlungen, Erstattungen und Rücklastschriften

Zahlungen buchen gegen den Debitor. So sind die Buchungen vorbelegt:

• Bei einer Rücklastschrift bleibt die Rechnung gültig und wird nicht storniert.
• Zahlt der Kunde später nach, gleicht die neue Zahlung denselben Debitor aus.

Welcher Debitor gebucht wird

Erlöse und Umsatzsteuer entstehen nur im Erlösstapel (Debitor an Erlöse, Stornorechnungen umgekehrt). Importiert deine Steuerkanzlei beide Stapel, zählt so kein Umsatz doppelt, und jeder Debitor gleicht sich über beide Stapel aus.

• Auf Zahlung, Erstattung und Rücklastschrift setzt der Export den Debitor, den der Erlösstapel für die zugehörige Rechnung verwendet.
• Das ist der Sammeldebitor, der Debitor je Anbieter oder Zahlungsart oder der Einzeldebitor des Kunden.
• Bei einer Erstattung ist es der Debitor der Stornorechnung.
• Das gilt, solange in der Zuordnung der Standard-Debitor steht. Ein Konto, das deine Steuerkanzlei dort eingetragen hat, bleibt stehen.
• Gibt es keine zugehörige Rechnung, bucht der Export die Zuordnung, wie sie ist.

Umstellung am 4. Oktober 2026

Bis zum 4. Oktober 2026 waren die Zahlungsbuchungen anders vorbelegt:

• Zahlungen als Geldtransit an Erlöse (SKR03 8400, SKR04 4400).
• Erstattungen umgekehrt.
• Rücklastschriften gegen Durchlaufende Posten (1590).

Was Rechnungskit umgestellt hat:

• Zuordnungen, die noch genau auf diesen alten Werten standen, stehen jetzt auf dem Debitor.
• Je Anbieter kam eine eigene Rücklastschrift-Zuordnung dazu (etwa stripe_chargeback).
• Hatte deine Steuerkanzlei auch nur eine Zahlungs-, Erstattungs- oder Rücklastschrift-Zuordnung geändert, blieben alle unverändert. Dasselbe gilt bei einem festgeschriebenen Zahlungsstapel.
• Bereits erstellte Exporte ändern sich nicht.

Erstattungen im Zahlungsexport

Eine Erstattung bucht das Transitkonto des Zahlungsanbieters im Haben, genau umgekehrt zur Zahlung.

• DATEV liest das Soll/Haben-Kennzeichen bezogen auf das Feld Konto.
• Steht das Transitkonto als Gegenkonto, gehört in die Zuordnung deshalb „Soll“.
• Bis zum 30.09.2026 stand in der Vorgabe „Haben“. Rechnungskit hat die unveränderten Standard-Zuordnungen korrigiert.
• Wirkt eine Erstattungs-Zuordnung wie ein Zahlungseingang, warnt der DATEV-Export und nennt die betroffenen Zuordnungen.

Stornierte und erstattete Zahlungen

Wird eine Zahlung vollständig erstattet, bevor ein Beleg entstand, etwa weil die Bestellung storniert wurde, gab es nie einen Umsatz. Rechnungskit bucht beide Beträge trotzdem über den Debitor:

• den Zahlungseingang als Verrechnungskonto des Anbieters an Debitor,
• die Erstattung als genau umgekehrte Buchung.

Auf dem Debitor bleibt danach nichts stehen, und das Verrechnungskonto passt zu jeder Auszahlung. Es entsteht weder Erlös noch Umsatzsteuer. Im Buchungstext steht „Storniert + erstattet“ mit der Transaktionsnummer.

• Bewusst nicht über „Durchlaufende Posten“: Dieses Konto ist Geld vorbehalten, das im Namen und für Rechnung eines Dritten vereinnahmt wird (§ 10 Abs. 1 Satz 4 UStG).
• Liegen Zahlung und Erstattung in verschiedenen Monaten, war die Zahlung im Zahlungsmonat eine versteuerte Anzahlung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG, Abschn. 13.5 UStAE). Rechnungskit legt den Fall trotzdem selbst ab, bucht den Zahlungseingang aber gegen „Erhaltene, versteuerte Anzahlungen“ (SKR03 1718/1711, SKR04 3272/3260) zum Steuersatz der bestellten Ware, bei gemischten Sätzen anteilig.
• Die Erstattung im Folgemonat ist die genau umgekehrte Buchung und berichtigt die Umsatzsteuer in diesem Monat (§ 17 Abs. 2 Nr. 2 UStG, Abschn. 17.1 Abs. 7 UStAE). Im Buchungstext steht „Anzahlung … % storniert + erstattet“.
• Fehlt ein bestätigtes Anzahlungskonto, bucht der Export wie oben über den Debitor und meldet das fehlende Konto.
• Die Erklärung steht auch direkt in den DATEV-Einstellungen bei den Zahlungskonten.

Rückfragen an die Steuerkanzlei

Findet der Mandant zu einer Zahlung keine Bestellung, kann er sie unter Zahlungen mit einer Notiz an die Steuerkanzlei übergeben. Sie sieht sie im Portal unter „Rückfragen“ mit Betrag, Datum, Zahlungsanbieter, Käufer-E-Mail und Bestellungen gleichen Betrags aus den Tagen davor und danach. Ist noch keine Steuerkanzlei verbunden, lädt der Mandant sie dabei per E-Mail ein; die Rückfragen warten, bis sie die Einladung annimmt.

• Erlös buchen 19 % / 7 %: Der Zahlungseingang wird wie jede Zahlung gebucht, dazu Debitor an Erlöse über dieselbe Zuordnung wie im Erlösstapel. Eine Rechnung entsteht nicht; gegenüber Privatkunden ist keine nötig. Im Buchungstext steht „Erlös ohne Bestellung … %“. Diesen Weg kann auch der Mandant selbst gehen.
• Kein Umsatz: mit Kategorie, wie im Mandanten-Konto.
• Zurück an den Mandanten: mit Notiz; die Zahlung steht dann wieder bei ihm unter „Zu prüfen“.

Bis zur Entscheidung bucht der DATEV-Export die Zahlung nicht, meldet sie aber als Hinweis. Jede Entscheidung steht im Protokoll. Wie oft die Steuerkanzlei per E-Mail an offene Rückfragen erinnert wird, stellt sie im Portal unter Profil ein: wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich oder gar nicht.

Rechnungen in Fremdwährung

Stellt Rechnungskit eine Rechnung in Fremdwährung aus, etwa in USD oder CHF, bucht der Export sie in dieser Währung und liefert den Euro-Wert gleich mit. Die Buchungszeile enthält:

• den Betrag mit dem Währungskennzeichen der Rechnung (WKZ Umsatz),
• den Kurs (Einheiten der Fremdwährung je Euro),
• den Basis-Umsatz in Euro.

Rechnungskit nimmt genau den Kurs, der auf der Rechnung eingefroren ist. Mit ihm wurde auch die Umsatzsteuer in Euro berechnet, deshalb stimmt der Euro-Betrag in DATEV immer mit der Rechnung überein. Die Basiswährung des Buchungsstapels ist immer Euro, denn der Jahresabschluss wird in Euro aufgestellt (§ 244 HGB). Welcher Kurs gilt und wie du die Methode wählst, steht unter Rechnungen in Fremdwährung und Euro-Umrechnung.

Grenzen, ehrlich benannt

• Exportformat ist DATEV EXTF. Andere Buchhaltungsformate werden nicht angeboten.
• Belege kommen per Belegtransfer-Paket (Datei-Upload durch die Steuerkanzlei). Eine direkte Online-Übertragung an DATEV (DATEV XML-Schnittstelle online, DATEV-Datenservice) gibt es nicht.
• Auszahlungsbelege sind Eigenbelege aus den Anbieterdaten. Die Gebührenrechnungen der Anbieter selbst (etwa die Monatsrechnung von Stripe oder Mollie) holt Rechnungskit nicht ab.
• Zahlungsexporte von vor dem 5. Oktober 2026 haben keine Auszahlungsbelege und kein DATEV-Paket.
• Fehlt eine Konten-Zuordnung für einen Buchungstyp, zeigt die Vorschau eine Warnung. Das Erzeugen des Exports bleibt blockiert, bis die Zuordnung ergänzt ist (die Ein-Klick-Übernahme der Standardkonten hilft). Es entsteht nie ein still unvollständiger Stapel.
• Auch die automatische Export-Erstellung überspringt den Mandanten dann mit Hinweis, statt unvollständig zu liefern.
• Testbelege erscheinen nie in einem echten Export. Im Testmodus gibt es nur markierte Test-Exporte (TEST_), die sich nicht festschreiben lassen und beim Live-Gang gelöscht werden.