DATEV-Export und Steuerkanzlei

Rechnungskit exportiert Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF), getrennt für Erlöse und Zahlungen, jeweils pro Monat. Deine Steuerkanzlei importiert die Datei direkt in DATEV.

Einstellungen

Unter Einstellungen → DATEV hinterlegst du:

• Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 (für GmbH/UG ist SKR04 üblich). Die Einrichtung setzt beides aus dem Firmennamen vor: Kapitalgesellschaften starten mit Bilanz und SKR04, alle anderen mit EÜR und SKR03; hier änderst du die Vorgabe.
• Beraternummer und Mandantennummer, beides bekommst du von deiner Steuerkanzlei
• Wirtschaftsjahr, Sachkontenlänge, Konten-Zuordnungen je Buchungstyp

Debitoren: Standard ist der Sammeldebitor (eine Nummer für alle Kundenumsätze). Alternativ gibt es einen Debitor je Zahlungsanbieter, je Zahlungsart oder einen Einzeldebitor je Kunde. Beim Einzeldebitor bekommt jeder Kunde automatisch eine eigene Debitorennummer ab einem einstellbaren Nummernkreis (Standard ab 10001); wahlweise nur Firmenkunden (B2B), damit der Kontenplan bei vielen Endverbrauchern nicht aufbläht. Zahlungen buchen auf denselben Debitor wie die Rechnung, sodass offene Posten in DATEV je Kunde ausziffern und das Mahnwesen dort funktioniert. Vergebene Nummern lassen sich manuell anpassen (etwa an einen bestehenden DATEV-Bestand), bleiben ansonsten dauerhaft stabil, und eine Stammdaten-Datei (Debitoren/Kreditoren) mit Namen, Adressen und USt-IdNr. steht zum Download bereit, sowohl unter Einstellungen → DATEV als auch für die Kanzlei im Kanzlei-Bereich.

OSS-Fernverkäufe (§ 18j): Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern werden mit dem Steuerschlüssel 240 gebucht, dazu tragen wir das Bestimmungsland in das DATEV-Feld "EU-Land u. UStID (Bestimmung)" und den dortigen Steuersatz in "EU-Steuersatz" ein. Genau diese Felder wertet DATEV für die OSS-EU-Auswertung aus, aus der die Meldung ans Bundeszentralamt für Steuern entsteht. Bei Versand aus Deutschland bleiben die Ursprungsfelder leer. Die Erlöse laufen auf ein gemeinsames OSS-Erlöskonto; DATEV führt bewusst keine Standardkonten je Land, die Trennung nach Land und Satz erfolgt über die genannten Felder. Wer lieber je Zielland ein eigenes Erlöskonto möchte, ändert dazu die Konten-Zuordnung oss.

Erstattungen: Rückzahlungen werden gegen das Geldkonto des Anbieters gebucht, über den erstattet wurde. Für Stripe, Mollie, PayPal, Unzer, GoCardless und Klarna gibt es dafür je eine eigene Konten-Zuordnung (zum Beispiel paypal_refund), sodass eine PayPal-Erstattung das PayPal-Verrechnungskonto trifft und nicht das von Stripe. Das entspricht der üblichen Praxis, immer über den Zahlweg des Eingangs zu erstatten. Fehlt eine anbieterspezifische Zeile oder ist sie deaktiviert, greift weiterhin die allgemeine Zuordnung refund. Dasselbe gilt für Rücklastschriften (chargeback).

Buchungstexte: Unter Einstellungen → DATEV gibt es zwei Stile. Standard schreibt Buchungsart plus Belegnummer (etwa Erlös 19% mit Rechnungsnummer, Zahlung mit Zahlungsreferenz). Kundenbezogen schreibt bei Erlösen Land, Käufername und Bestellnummer (etwa "DE Anna Muster Bestellung 434387", Stornos mit dem Präfix "Storno - "), bei Zahlungen "Zahlung von Name / E-Mail" und bei der PayPal-Gebühr "Paypal Kosten Transaktion" mit der PayPal-Transaktionsnummer. Der Stil gilt ab dem nächsten Export; bestehende Stapel bleiben unverändert. Frei formulierbare Texte gibt es nicht. Stripe- und Mollie-Gebühren werden je Auszahlung gesammelt gebucht (nicht je Transaktion), ihr Buchungstext trägt daher die Auszahlungsreferenz.

Kostenstellen (KOST1): Je Konten-Zuordnung lässt sich eine Kostenstelle hinterlegen, die in das DATEV-Feld KOST1 geschrieben wird (bis 36 Zeichen). Zusätzlich gibt es eine Standard-Kostenstelle für abgeleitete Buchungen ohne eigene Zuordnungszeile (Anzahlungen, Guthaben, Rechnungsabgrenzung). DATEV wertet KOST nur auf kostenstellenfähigen Konten aus, typischerweise GuV-Konten.

Zeichenkodierung: Die EXTF-Dateien (Erlöse und Zahlungen, auch aus dem Kanzlei-Portal, dem Sammellauf und dem nächtlichen Auto-Export) werden in Windows-1252 geschrieben, ohne BOM, mit CRLF-Zeilenenden. Das ist die Kodierung, die DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und Unternehmen online beim Import erwarten; UTF-8-Dateien zeigen dort kaputte Umlaute. Zeichen, die es in Windows-1252 nicht gibt (etwa Emojis in einem Buchungstext), werden als ? geschrieben, der Export bricht deswegen nie ab; die Export-Seite protokolliert jedes ersetzte Zeichen mit Zeile und Feld. Unter Einstellungen → DATEV lässt sich die Kodierung auf UTF-8 umstellen, nur für Programme, die kein Windows-1252 lesen. Die Einstellung gilt für neue Exporte; ein festgeschriebener Export behält seine Datei byteidentisch.

Wichtig: Der Export funktioniert auch ohne Berater- und Mandantennummer, er ist dann nur bei der Kanzlei nicht direkt importierbar. Alle Konten-Zuordnungen sind sinnvolle Startwerte, gedacht zur Prüfung durch deine Steuerkanzlei, sie sind keine Steuerberatung.

Kanzlei-Zugang

Unter Einstellungen → Externe Zugriffe lädst du deine Steuerkanzlei per E-Mail ein. Die Kanzlei arbeitet im Kanzlei-Bereich mit denselben Funktionen wie du in der App: Sie sieht Belege und Exporte, pflegt die DATEV-Einstellungen komplett selbst (Konten-Zuordnungen samt Kostenstellen, Buchungstext-Stil, Belegfelder, Debitorenmodell, Kontenrollen inklusive Ein-Klick-Übernahme der SKR-Standardkonten) und erzeugt, prüft, festschreibt und löscht Exporte selbst, auch Nachzügler-Exporte, ohne E-Mail-Pingpong. Den Zugriff widerrufst du jederzeit mit einem Klick, jeder Zugriff wird protokolliert. Für Kanzleien mit mehreren Mandanten gibt es einen Sammellauf.

EÜR oder Bilanz

• EÜR (Standard): funktioniert sofort mit den Voreinstellungen.
• Bilanz: erfordert bestätigte Konten-Zuordnungen für Umsatzrealisierung, Anzahlungen und Gutschein-Verbindlichkeiten sowie eine Wahlrechts-Entscheidung zur Rechnungsabgrenzung. Das richtest du am besten gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei ein, vorher lässt sich Bilanz nicht aktivieren. Fehlt noch etwas, nennt die Seite beim Speichern die offenen Kontenrollen direkt unter dem Formular und verlinkt zu den Buchungskonten; das ist keine Berechtigungsfrage, sondern eine fehlende Zuordnung. Alle neun Kontenrollen sind mit den DATEV-Standardkonten aus SKR03 bzw. SKR04 vorbelegt (etwa 0990/3900 für passive Rechnungsabgrenzung, 1718/3272 für versteuerte Anzahlungen 19 %, 1711/3260 für 7 %, 1796/3786 für ausgegebene Geschenkgutscheine); mit "SKR03-Standardkonten übernehmen" bzw. "SKR04-Standardkonten übernehmen" bestätigst du alle offenen Rollen in einem Schritt, jedes Konto bleibt danach einzeln änderbar, etwa auf ein eigenes Unterkonto deiner Steuerkanzlei. Passive Rechnungsabgrenzung gibt es nur bei Bilanzierung, mit der gesetzlichen Bagatellgrenze von 800 € netto.
• Rechtsform-Hinweis: Deutet dein Firmenname auf eine Kapitalgesellschaft oder Genossenschaft hin (GmbH, UG, AG, KGaA, SE, eG), warnt Rechnungskit bei der Einstellung EÜR und im Go-Live-Check. Diese Rechtsformen sind buchführungspflichtig (§ 238 HGB) und müssen bilanzieren; EÜR ist für sie nicht zulässig. Der Hinweis blockiert nichts, denn die Entscheidung liegt bei dir und deiner Steuerkanzlei.

Belege zum Export

Zu jedem Erlös-Export erzeugt Rechnungskit automatisch im Hintergrund ein DATEV-Paket (unter /datev → Export öffnen, auch in der Export-Historie und im Kanzlei-Portal). Es ist ein ZIP mit:

• dem EXTF-Buchungsstapel (CSV), in dem jede Rechnungsbuchung im Feld Beleglink einen DATEV-Beleglink trägt (BEDI "<GUID>"). Die GUID vergibt Rechnungskit einmalig je Rechnung und behält sie bei jedem weiteren Export bei; im Belegfeld 1 steht standardmäßig die Rechnungsnummer (darüber gleicht DATEV offene Posten aus). Unter Einstellungen, DATEV lässt sich Belegfeld 1 der Erlösbuchungen auf die Bestellnummer umstellen (für Kanzleien, deren OP-Abgleich über die Bestellnummer läuft; Belege ohne Bestellung behalten die Rechnungsnummer), und über Belegfeld 2 (Erlöse) kann zusätzlich Rechnungsnummer, Bestellnummer oder Zahlungsreferenz ausgegeben werden. Beim Zahlungs-Export ist Belegfeld 1 ebenfalls wählbar (Zahlungsreferenz, Rechnungsnummer oder Bestellnummer). Wichtig beim Debitorenmodell: Die Auswahl (Sammeldebitor, je Zahlungsdienstleister, je Zahlart, je Kunde) muss gespeichert werden; das Speichern der Debitoren-Kontentabelle übernimmt seit September 2026 die gerade gewählte Modell-Einstellung automatisch mit.
• dem Belegtransfer-Paket Belege_<Mandant>_<JJJJ-MM>.zip: eine document.xml (DATEV-Format Version 6.0) plus eine PDF je gebuchter Rechnung (ZUGFeRD, also gleichzeitig die E-Rechnung). Ab 5.000 Belegen oder 500 MB wird in mehrere Teilpakete gesplittet (Belege_<Mandant>_<JJJJ-MM>_1.zip, _2.zip, …), die in fester Reihenfolge nach Rechnungsnummer nacheinander gebaut werden: Jedes fertige Teilpaket wird sofort abgelegt und behält seinen Status, ein Fehler in Teilpaket 3 wirft Teilpaket 1 und 2 nicht weg, und „Erneut versuchen" setzt beim ersten nicht fertigen Teilpaket fort statt von vorn zu beginnen. Die Grenze liegt bei 20.000 Belegen bzw. 2 GB je Export, weil das äußere DATEV-Paket eine einzelne ZIP-Datei ist, die beim Download in einem Stück geprüft wird; größere Zeiträume bitte auf mehrere Exporte (z. B. je Monat) teilen.
• einer Kurzanleitung für die Kanzlei (LIESMICH) und einem Protokoll (Anzahl Buchungen mit/ohne Beleg, fehlende Belege).

Reihenfolge in DATEV (wichtig, beide Seiten betrifft es): erst das Belegtransfer-Paket per DATEV Belegtransfer oder über die XML-Schnittstelle online nach DATEV Unternehmen online hochladen, danach den Buchungsstapel in Kanzlei-Rechnungswesen importieren; die Belegbilder werden dann über die GUID automatisch an die Buchungen gehängt. Wird der Buchungsstapel zuerst importiert, kann DATEV die Belegbilder beim Import nicht anhängen. Die App weist an drei Stellen darauf hin: unter /datev im Bereich „Neuer Export" (Hinweis, dass der Erlös-Export Beleglinks und ein Belegtransfer-Paket enthält, mit Link zur Einstellung), auf jeder Export-Seite mit Beleglinks (Schrittfolge 1. Belege hochladen, 2. Buchungsstapel importieren) und im Kanzlei-Portal auf derselben Export-Seite für die Steuerkanzlei. Die LIESMICH im DATEV-Paket sagt dasselbe. Zahlungs-, Gebühren- und Auszahlungsbuchungen haben keinen Beleglink (leer). Fehlt zu einer Rechnung die PDF (z. B. noch nicht archiviert), bleibt die Buchung ohne Beleglink und das Protokoll nennt sie; ein Link auf eine Datei, die nicht im Paket liegt, wird nie erzeugt. Bei einem festgeschriebenen Export kann der Buchungsstapel nicht mehr geändert werden: Lässt sich dort ein verlinkter Beleg nicht rendern, wird gar kein Paket erzeugt. Die Export-Seite zeigt dann „Belegpaket nicht erzeugt: N Belege fehlen" mit Rechnungsnummer und GUID je Beleg und einen Button „Erneut versuchen", der das Paket neu baut, sobald die Belege wieder renderbar sind.

Die Option „Belege als DATEV Belegtransfer-Paket exportieren" (Einstellungen → DATEV, Standard: an, auch ohne gespeicherte DATEV-Einstellungen) lässt sich abschalten. Abschalten ist sinnvoll, wenn die Steuerkanzlei kein DATEV Unternehmen online nutzt oder die Belege in einem anderen System ablegt: Dann entsteht stattdessen das einfache Belege-ZIP (Dateiname = Rechnungsnummer, plus index.csv), gedacht für Pennylane (dort gilt „Dateiname = Belegnummer") oder ein DMS, und der Buchungsstapel trägt keine Beleglinks. Die Beleglinks im Buchungsstapel werden beim Erzeugen des Exports festgelegt, die Einstellung wirkt also auf neue Exporte; „Erneut versuchen" baut das Belegpaket mit der dann aktuellen Einstellung neu. Wer unsicher ist, fragt die Steuerkanzlei, ob sie mit Unternehmen online arbeitet, und lässt die Option sonst an.

Festschreibung

Ein erzeugter Export lässt sich festschreiben: Danach ist er unveränderlich, jeder Download ist byte-identisch (SHA-256-geprüft). Festschreiben dürfen Inhaber, Buchhaltung und Steuerkanzlei-Rolle. Nicht festgeschriebene Entwürfe kannst du löschen und neu erzeugen.

Nachzügler-Export

Der Export ist zeitraumbasiert; ein Kennzeichen am einzelnen Beleg gibt es nicht. Für Buchungen, die erst nach dem Festschreiben eines Zeitraums entstehen (etwa spät eingegangene Zahlungen), gibt es beim Erzeugen die Option "Nur Nachzügler exportieren": Der neue Stapel enthält dann nur Buchungen, die in keinem festgeschriebenen Stapel gleichen Typs stecken. Entwürfe zählen dabei nicht als übergeben, ein gelöschter Entwurf macht seine Buchungen also wieder exportierbar. Nachzügler-Stapel sind in der Export-Historie markiert. Die Option erscheint erst, wenn mindestens ein festgeschriebener Stapel des Typs existiert. Hat sich eine bereits festgeschriebene Buchung nachträglich betragsmäßig geändert, erkennt der Abgleich das nicht als neu; er schützt vor Doppelbuchung, nicht vor Abweichung.

Grenzen, ehrlich benannt

• Exportformat ist DATEV EXTF. Andere Buchhaltungsformate werden nicht angeboten. Belege kommen per Belegtransfer-Paket (Datei-Upload durch die Kanzlei); eine direkte Online-Übertragung an DATEV (DATEV XML-Schnittstelle online, DATEV-Datenservice) gibt es nicht.
• Das DATEV-Paket gibt es nur für Erlös-Exporte. Zahlungsexporte enthalten keine Belegbilder.
• Fehlt eine Konten-Zuordnung für einen Buchungstyp, zeigt die Vorschau eine Warnung und das Erzeugen des Exports wird blockiert, bis die Zuordnung ergänzt ist (Ein-Klick-Übernahme der Standardkonten hilft). Es entsteht nie ein still unvollständiger Stapel. Auch Sammellauf und Auto-Export überspringen den Mandanten dann mit Hinweis statt unvollständig zu liefern.
• Testbelege erscheinen nie im Export.

Wo in der App

• /datev, Exporte erzeugen, herunterladen, festschreiben
• /settings/datev, Kontenrahmen, Nummern, Konten-Zuordnungen, EÜR/Bilanz
• /settings/access, Steuerkanzlei einladen und Zugriffe verwalten