Eigenen Mailserver (SMTP) einrichten

Mit dem Versandweg „Eigener SMTP“ verschickt Rechnungskit deine Rechnungen über deinen eigenen Mailserver. Die Mails kommen dann von deiner Domain und landen in deinem Postausgang. Alternativ gibt es den „Rechnungskit-Versand“, der ohne Einrichtung funktioniert.

Einrichten

1. Öffne Einstellungen → E-Mail-Versand und wähle als Versandweg „Eigener SMTP“.
2. Trag Host, Port, Benutzer und Passwort ein. Beim Host nur den Servernamen, ohne https:// und ohne Pfad.
3. Klick auf „Verbindung testen“. Rechnungskit meldet sich an deinem Server an und schickt dir eine Testmail.

Aus Sicherheitsgründen bekommst du das Passwort nach dem Speichern nie wieder zu sehen, das Feld zeigt dann nur noch „Gespeichert“. „Verbindung testen“ nutzt dann das gespeicherte Passwort. Änderst du Server oder Benutzer, fragt Rechnungskit das Passwort neu ab, damit es nie an einen anderen Server geht.

Beim Speichern meldet sich Rechnungskit gleich an deinem Server an, ohne Testmail. Unter den Feldern steht danach, ob die gespeicherten Zugangsdaten funktionieren und wann das zuletzt geprüft wurde. Auch jeder echte Rechnungsversand über deinen Server hält diese Anzeige aktuell. Lehnt dein Server die Anmeldung ab, steht dort der Grund. 4. Ist der Test erfolgreich, speichere den Versandweg.

Gut zu wissen:

• Absender ist der Benutzer. Die Rechnungen gehen mit der Adresse raus, mit der du dich am Mailserver anmeldest. Deshalb muss der Benutzer das Postfach sein, von dem aus du versenden willst.
• Verschlüsselung ist Pflicht. Auf Port 587 nutzt Rechnungskit STARTTLS, auf Port 465 eine direkte TLS-Verbindung. Eine unverschlüsselte Verbindung nimmt Rechnungskit nicht an.
• Der Server muss aus dem Internet erreichbar sein. Ein Mailserver, der nur im Firmennetz läuft, funktioniert nicht.

Gmail und Google Workspace

Google lässt die Anmeldung mit dem normalen Passwort für den Mailversand aus anderen Programmen nicht zu. Du brauchst ein App-Passwort:

1. Aktiviere im Google-Konto unter Sicherheit die Bestätigung in zwei Schritten, falls sie noch aus ist.
2. Erstelle unter Sicherheit → App-Passwörter ein neues App-Passwort, zum Beispiel mit dem Namen „Rechnungskit“.
3. Trag die 16 Zeichen in Rechnungskit als Passwort ein, ohne Leerzeichen.

Bei Google Workspace kann der Administrator App-Passwörter oder den SMTP-Zugang für das Postfach sperren. Taucht der Punkt App-Passwörter nicht auf, frag den Administrator deiner Domain.

Microsoft 365 und Outlook

Für das Postfach muss „Authenticated SMTP“ (SMTP AUTH) aktiv sein. Das stellt der Administrator im Microsoft 365 Admin Center beim Benutzer unter E-Mail, E-Mail-Apps verwalten ein. Microsoft schränkt die Anmeldung per Passwort für den Mailversand schrittweise ein. Lässt sich SMTP AUTH bei dir nicht einschalten, nutze den Rechnungskit-Versand.

Andere Anbieter

Hostname, Port und die Art der Anmeldung stehen in der Hilfe deines Anbieters, meist unter „SMTP“ oder „Postausgangsserver“. Nimm Port 587 oder 465. Manche Anbieter verlangen auch hier ein eigenes Passwort für externe Programme.

Fehlermeldungen und was sie bedeuten

Schlägt der Test oder ein Versand fehl, zeigt Rechnungskit, woran es lag, und beim Test zusätzlich die Antwort deines Mailservers.

Nur die letzte Zeile liegt beim Kunden. Alle anderen Fehler liegen an den Einstellungen deines Mailservers, dort hilft es nichts, die Rechnung einfach noch einmal zu senden.

Wenn eine Rechnung nicht rausging

Die Rechnung selbst ist in jedem Fall erstellt und archiviert, es fehlt nur der Versand. Nach der Korrektur öffnest du die Rechnung und klickst auf „Rechnung senden“ beziehungsweise „Erneut senden“. Die zugehörige Aufgabe schließt du danach selbst.

Rechnungskit-Versand als Alternative

Stellst du unter Einstellungen → E-Mail-Versand auf „Rechnungskit-Versand“ um, gehen die Rechnungen über die Infrastruktur von Rechnungskit raus, mit deinem Firmennamen als Absendername. Antworten deiner Kunden landen bei der Antwort-Adresse, die du dort einträgst.