Bestellungen und ihre Status

Unter „Bestellungen“ steht jede Bestellung, die Rechnungskit aus deinem Shop oder über die API bekommen hat. Der Status sagt, was daraus geworden ist und ob du etwas tun musst.

Die Liste ist nach dem Bestelldatum aus deinem Shop sortiert, die neueste Bestellung steht oben. Weil Shops ihre Bestellnummern fortlaufend vergeben, entspricht das in der Regel der Reihenfolge der Bestellnummern. Die Spalte „Datum“ zeigt ebenfalls das Bestelldatum aus dem Shop, nicht den Tag, an dem Rechnungskit die Bestellung abgerufen hat.

Diese Seite erklärt die acht Status, die zwei Filter für Sonderfälle, die häufigsten Gründe für einen fehlenden Beleg und den USt-Nachweis an der Bestellung.

Die Status

Rechnungskit vergibt genau einen Status je Bestellung, in dieser Reihenfolge geprüft. Der erste Treffer gewinnt.

Gutscheinkauf

Auch ein reiner Gutscheinkauf zählt als Fakturiert. Er erzeugt keine Rechnung, sondern einen Kaufbeleg, weil der Verkauf eines Mehrzweckgutscheins nicht steuerbar ist.

Ohne Betrag

Ohne Entgelt kommt nie eine Zahlung und entsteht kein Beleg. Der Shop meldet solche Bestellungen trotzdem als bezahlt, weil nichts offen ist.

Bestellungen mit dem Status „Ohne Betrag“ bieten kein „Ignorieren“ an. Ignorieren legt eine Bestellung bewusst zur Seite, damit sie nicht mehr als offen zählt. Ohne Entgelt zählt sie ohnehin nicht als offen.

Negative Rechnung

Unter dem Status steht, wie weit der Fall unter Rechnungen → Negative Rechnungen ist: „Noch einzustufen“, „Bestätigt“ oder „Ignoriert“. Der Link daneben öffnet genau diesen Fall. „Ignorieren“ gibt es an der Bestellung nicht, denn ob eine negative Rechnung bucht, entscheidest du dort. Negative Rechnungen zählen nie als „Kein Zahlungseingang“ und nie als überfällig.

Wenn „Offen“ steht

Unter dem Status steht der Grund:

• Zahlung wird von … abgeholt: Die Bestellung ist im Shop bezahlt, und der Zahlungsanbieter ist verbunden. Die Zahlung ist unterwegs, du musst nichts tun. Bei PayPal kann das einige Stunden dauern: Rechnungskit holt PayPal-Zahlungen alle 4 Stunden ab, und PayPal stellt sie selbst erst bis zu 3 Stunden später bereit. Die Rechnung entsteht automatisch, sobald die Zahlung da ist. Eine Aufgabe gibt es dafür nicht.
• Bei Stripe-Rechnungen (Stripe Billing) steht dort, was Stripe über die Zahlung weiß:
  • Zahlung wird von Stripe abgeholt: Stripe zieht den Betrag selbst ein, etwa per SEPA-Lastschrift, die die Bank noch bestätigen muss. Nach 14 Tagen ohne Zahlung steht dort wieder „Kein Zahlungseingang“.
  • Zahlung fehlgeschlagen, Stripe versucht es am … erneut: Der Einzug ist gescheitert, Stripe versucht es an dem genannten Tag noch einmal.
  • Wartet auf Überweisung, fällig am …: Zahlung auf Rechnung, der Kunde überweist bis zum Fälligkeitstag.
  • Überfällig seit …: Der Fälligkeitstag ist vorbei, die Überweisung fehlt.
  • Von Stripe als uneinbringlich markiert oder In Stripe storniert: In Stripe ist die Rechnung abgeschrieben oder storniert.
  • Laut Stripe bezahlt, Zahlung noch nicht zugeordnet: Stripe meldet die Rechnung als bezahlt, die Zahlung ist aber noch nicht bei Rechnungskit angekommen. Hält das länger als einen Tag an, sieh unter Zahlungen nach.
  • In Stripe als bezahlt markiert, ohne Zahlung über Stripe: Die Rechnung wurde in Stripe von Hand als bezahlt markiert. Eine Stripe-Zahlung kommt dafür nie.
• Kein Zahlungseingang: Die Bestellung ist da, die passende Zahlung noch nicht. Bei Vorkasse oder Klarna ist das normal. Steht es bei einem verbundenen Zahlungsanbieter länger als einen Tag da, lohnt sich ein Blick in dessen Konto.
• Quelle keinem Zahlungsanbieter zugeordnet: Die Bestellung kommt aus einer Quelle, für die kein Zahlungsanbieter verbunden ist. Dann kann nie eine Zahlung ankommen, die dazu passt.

Meldet dein Shop die Bestellung als bezahlt, fehlt aber eine Belegregel für die Zahlart, bietet die Zeile dir direkt an, den Ablauf festzulegen.

Zwei Filter für Sonderfälle

Diese beiden Filter schneiden quer durch die Status, weil die Fälle kaufmännisch auffällig sind.

„Zahlung überfällig“ erzeugt bewusst keine Aufgabe. Eine verspätete Zahlung wäre sonst als erledigt weggeräumt, und eine fehlende Rechnung ist der größere Schaden. Der Filter macht die Fälle nur auffindbar, entscheiden musst du.

Warum eine Bestellung keinen Beleg hat

Die häufigsten Gründe, in dieser Reihenfolge:

1. Sie ist historisch, also vor deinem Belegstart entstanden.
2. Sie hat keinen Betrag, also kein Entgelt und damit nichts zu fakturieren.
3. Die Zahlung fehlt noch. Rechnungskit erstellt Belege aus Bestellung plus Zahlung.
4. Ein Produkt ist nicht eingestuft: Fehlt die Umsatzrealisierung oder die Steuerkategorie, hält Rechnungskit den Beleg bewusst zurück, statt ihn mit falscher Steuer zu erzeugen. Die offenen Punkte stehen unter Produkte → Alle Produkte.
5. Die Bestellung wartet auf den Versand, weil bei dieser Zahlart erst dann fakturiert wird.

USt-Nachweis an der Bestellung

Bei Lieferungen ins EU-Ausland an Geschäftskunden und bei Ausfuhren zeigt die Zeile einen Hinweis zum Nachweis. Inlandslieferungen und Bestellungen ohne Warenbewegung brauchen keinen.

• USt-Nachweis: offen oder prüfen: Es fehlt ein Nachweis, oder die Warenbewegung ist noch unbestimmt. Ein Klick öffnet die Erfassung.
• USt-Nachweis: bestätigt: Der Nachweis liegt vor. „Automatisch bestätigt“ heißt, Rechnungskit hat ihn aus den Versanddaten gebildet.
• USt-Nachweis: extern: Du führst die Nachweise laut deinen Belegregeln in einem anderen System. Dann fehlt hier nichts. Der Hinweis bleibt grau und nicht grün, denn extern geführt heißt nicht geprüft: Rechnungskit kann einen Nachweis, den es nie gesehen hat, nicht bestätigen. Hinterlegen kannst du ihn trotzdem jederzeit per Klick.

Wo die Nachweise geführt werden

Das legst du unter Verbindungen → Belegregeln fest. Das Erfassungsfenster nennt dir dein hinterlegtes System und verlinkt die Einstellung.

Lädst du bei einer einzelnen Bestellung trotzdem einen Beleg hoch, gilt er für genau diese Bestellung als geführter Nachweis und ersetzt dort die externe Ablage. An der generellen Einstellung ändert sich nichts.