Bestellungen und ihre Status

Unter „Bestellungen" steht jede Bestellung, die Rechnungskit aus deinem Shop oder über die API bekommen hat. Der Status sagt, was daraus geworden ist und ob du etwas tun musst.

Die Status

Rechnungskit vergibt genau einen Status je Bestellung, in dieser Reihenfolge geprüft. Der erste Treffer gewinnt.

• Ignoriert: Du hast die Bestellung bewusst zur Seite gelegt. Sie zählt nirgends mit und erzeugt keinen Beleg. Über den eigenen Filter findest du sie wieder, „Wieder aufnehmen" macht es rückgängig.
• Storniert: Der Shop meldet die Bestellung als storniert, oder ihr Beleg wurde vollständig storniert. Nichts zu tun.
• Fakturiert: Es gibt einen Beleg. Auch ein reiner Gutscheinkauf zählt hierher: Er erzeugt keine Rechnung, sondern einen Kaufbeleg, weil der Verkauf eines Mehrzweckgutscheins nicht steuerbar ist.
• Wartet auf Versand: Die Zahlung ist da, aber du stellst bei dieser Zahlart erst mit dem Versand die Rechnung aus (Kauf auf Rechnung). Der Beleg entsteht automatisch, sobald der Shop den Versand meldet.
• Historisch: Die Bestellung wurde im Shop vor deinem Belegstart aufgegeben. Dein voriges System hat sie abgerechnet, hier entsteht nie ein Beleg. Rechnungskit lädt sie nur, damit die Auszahlungen aufgehen.
• Ohne Betrag: Die Bestellung hat keinen Rechnungsbetrag, etwa durch einen 100-Prozent-Rabattcode oder einen Abo-Zyklus über 0 Euro. Ohne Entgelt kommt nie eine Zahlung und entsteht kein Beleg. Der Shop meldet solche Bestellungen trotzdem als bezahlt, weil nichts offen ist. Nichts zu tun.
• Offen: Alles andere. Hier fehlt noch etwas, und die Zeile sagt dir was.

Wenn „Offen" steht

Unter dem Status steht der Grund:

• Kein Zahlungseingang: Die Bestellung ist da, die passende Zahlung noch nicht. Bei Vorkasse oder Klarna ist das normal, sonst ein Fall zum Nachsehen.
• Quelle keinem Zahlungsanbieter zugeordnet: Die Bestellung kommt aus einer Quelle, für die kein Zahlungsanbieter verbunden ist. Dann kann nie eine Zahlung ankommen, die dazu passt.

Meldet dein Shop die Bestellung als bezahlt, fehlt aber eine Belegregel für die Zahlart, bietet die Zeile dir direkt an, den Ablauf festzulegen.

Zwei Filter für Sonderfälle

Diese beiden schneiden quer durch die Status, weil sie kaufmännisch auffällig sind:

• Zahlung überfällig: Bestellung seit mehr als 14 Tagen offen, vom Shop als bezahlt oder versandt gemeldet, ohne passende Zahlung bei uns. Bewusst ohne Aufgabe: Eine verspätete Zahlung wäre sonst als erledigt weggeräumt, und eine fehlende Rechnung ist der größere Schaden. Der Filter macht sie nur auffindbar, entscheiden musst du.
• Storniert, aber bezahlt: Die Bestellung ist storniert, eine Zahlung mit ihrer Referenz liegt aber offen da. Geld vereinnahmt, keine Erstattung, kein Beleg. Dieser Fall gehört geprüft.

Warum eine Bestellung keinen Beleg hat

Die häufigsten Gründe, in dieser Reihenfolge:

1. Sie ist historisch, also vor deinem Belegstart entstanden.
2. Sie hat keinen Betrag, also kein Entgelt und damit nichts zu fakturieren.
3. Die Zahlung fehlt noch. Rechnungskit erstellt Belege aus Bestellung plus Zahlung.
4. Ein Produkt ist nicht eingestuft: Fehlt die Umsatzrealisierung oder die Steuerkategorie, hält Rechnungskit den Beleg bewusst zurück, statt ihn mit falscher Steuer zu erzeugen. Die offenen Punkte stehen unter Einstellungen → Produkte.
5. Die Bestellung wartet auf den Versand, weil bei dieser Zahlart erst dann fakturiert wird.

USt-Nachweis an der Bestellung

Bei Lieferungen ins EU-Ausland an Geschäftskunden und bei Ausfuhren zeigt die Zeile einen Hinweis zum Nachweis. Inlandslieferungen und Bestellungen ohne Warenbewegung brauchen keinen.

• USt-Nachweis: offen oder prüfen: Es fehlt ein Nachweis, oder die Warenbewegung ist noch unbestimmt. Ein Klick öffnet die Erfassung.
• USt-Nachweis: bestätigt: Der Nachweis liegt vor. „Automatisch bestätigt" heißt, Rechnungskit hat ihn aus den Versanddaten gebildet.
• USt-Nachweis: extern: Du führst die Nachweise laut deinen Belegregeln in einem anderen System. Dann fehlt hier nichts. Der Hinweis bleibt grau und nicht grün, denn extern geführt heißt nicht geprüft: Rechnungskit kann einen Nachweis, den es nie gesehen hat, nicht bestätigen. Hinterlegen kannst du ihn trotzdem jederzeit per Klick.

Wo die Nachweise geführt werden, legst du unter Einstellungen → Belegregeln fest. Lädst du bei einer einzelnen Bestellung trotzdem einen Beleg hoch, gilt er für genau diese Bestellung als geführter Nachweis und ersetzt dort die externe Ablage; an der generellen Einstellung ändert sich nichts. Das Erfassungsfenster nennt dir dein hinterlegtes System und verlinkt die Einstellung.

Bestellungen mit dem Status „Ohne Betrag" bieten kein „Ignorieren" an: Ignorieren legt eine Bestellung bewusst zur Seite, damit sie nicht mehr als offen zählt. Ohne Entgelt zählt sie ohnehin nicht als offen.