Bestellungen und ihre Status
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Unter „Bestellungen“ steht jede Bestellung, die Rechnungskit aus deinem Shop oder über die API bekommen hat. Der Status sagt, was daraus geworden ist und ob du etwas tun musst.
Diese Seite erklärt die sieben Status, die zwei Filter für Sonderfälle, die häufigsten Gründe für einen fehlenden Beleg und den USt-Nachweis an der Bestellung.
Die Status
Rechnungskit vergibt genau einen Status je Bestellung, in dieser Reihenfolge geprüft. Der erste Treffer gewinnt.
| Status | Bedeutung | Was du tust |
|---|---|---|
| Ignoriert | Du hast die Bestellung bewusst zur Seite gelegt. Sie zählt nirgends mit und erzeugt keinen Beleg. | Über den eigenen Filter findest du sie wieder, „Ignorieren aufheben“ macht es rückgängig |
| Storniert | Der Shop meldet die Bestellung als storniert, oder ihr Beleg wurde vollständig storniert. | Nichts |
| Fakturiert | Es gibt einen Beleg. | Nichts |
| Wartet auf Versand | Die Zahlung ist da, aber du stellst bei dieser Zahlart erst mit dem Versand die Rechnung aus (Kauf auf Rechnung). | Nichts, der Beleg entsteht automatisch, sobald der Shop den Versand meldet |
| Historisch | Die Bestellung wurde im Shop vor deinem Belegstart aufgegeben. Dein voriges System hat sie abgerechnet, hier entsteht nie ein Beleg. | Nichts, Rechnungskit lädt sie nur, damit die Auszahlungen aufgehen |
| Ohne Betrag | Die Bestellung hat keinen Rechnungsbetrag, etwa durch einen 100-Prozent-Rabattcode oder einen Abo-Zyklus über 0 Euro. | Nichts |
| Offen | Alles andere. Hier fehlt noch etwas. | Die Zeile sagt dir, was fehlt |
Gutscheinkauf
Auch ein reiner Gutscheinkauf zählt als Fakturiert. Er erzeugt keine Rechnung, sondern einen Kaufbeleg, weil der Verkauf eines Mehrzweckgutscheins nicht steuerbar ist.
Ohne Betrag
Ohne Entgelt kommt nie eine Zahlung und entsteht kein Beleg. Der Shop meldet solche Bestellungen trotzdem als bezahlt, weil nichts offen ist.
Bestellungen mit dem Status „Ohne Betrag“ bieten kein „Ignorieren“ an. Ignorieren legt eine Bestellung bewusst zur Seite, damit sie nicht mehr als offen zählt. Ohne Entgelt zählt sie ohnehin nicht als offen.
Wenn „Offen“ steht
Unter dem Status steht der Grund:
- Kein Zahlungseingang: Die Bestellung ist da, die passende Zahlung noch nicht. Bei Vorkasse oder Klarna ist das normal, sonst ein Fall zum Nachsehen.
- Quelle keinem Zahlungsanbieter zugeordnet: Die Bestellung kommt aus einer Quelle, für die kein Zahlungsanbieter verbunden ist. Dann kann nie eine Zahlung ankommen, die dazu passt.
Meldet dein Shop die Bestellung als bezahlt, fehlt aber eine Belegregel für die Zahlart, bietet die Zeile dir direkt an, den Ablauf festzulegen.
Zwei Filter für Sonderfälle
Diese beiden Filter schneiden quer durch die Status, weil die Fälle kaufmännisch auffällig sind.
| Filter | Wann eine Bestellung drin ist | Was du tust |
|---|---|---|
| Zahlung überfällig | Seit mehr als 14 Tagen offen, vom Shop als bezahlt oder versandt gemeldet, ohne passende Zahlung bei uns | Prüfen und entscheiden |
| Storniert, aber bezahlt | Storniert, aber eine Zahlung mit ihrer Referenz liegt offen da. Geld vereinnahmt, keine Erstattung, kein Beleg | Prüfen |
„Zahlung überfällig“ erzeugt bewusst keine Aufgabe. Eine verspätete Zahlung wäre sonst als erledigt weggeräumt, und eine fehlende Rechnung ist der größere Schaden. Der Filter macht die Fälle nur auffindbar, entscheiden musst du.
Warum eine Bestellung keinen Beleg hat
Die häufigsten Gründe, in dieser Reihenfolge:
- Sie ist historisch, also vor deinem Belegstart entstanden.
- Sie hat keinen Betrag, also kein Entgelt und damit nichts zu fakturieren.
- Die Zahlung fehlt noch. Rechnungskit erstellt Belege aus Bestellung plus Zahlung.
- Ein Produkt ist nicht eingestuft: Fehlt die Umsatzrealisierung oder die Steuerkategorie, hält Rechnungskit den Beleg bewusst zurück, statt ihn mit falscher Steuer zu erzeugen. Die offenen Punkte stehen unter Produkte → Alle Produkte.
- Die Bestellung wartet auf den Versand, weil bei dieser Zahlart erst dann fakturiert wird.
USt-Nachweis an der Bestellung
Bei Lieferungen ins EU-Ausland an Geschäftskunden und bei Ausfuhren zeigt die Zeile einen Hinweis zum Nachweis. Inlandslieferungen und Bestellungen ohne Warenbewegung brauchen keinen.
- USt-Nachweis: offen oder prüfen: Es fehlt ein Nachweis, oder die Warenbewegung ist noch unbestimmt. Ein Klick öffnet die Erfassung.
- USt-Nachweis: bestätigt: Der Nachweis liegt vor. „Automatisch bestätigt“ heißt, Rechnungskit hat ihn aus den Versanddaten gebildet.
- USt-Nachweis: extern: Du führst die Nachweise laut deinen Belegregeln in einem anderen System. Dann fehlt hier nichts. Der Hinweis bleibt grau und nicht grün, denn extern geführt heißt nicht geprüft: Rechnungskit kann einen Nachweis, den es nie gesehen hat, nicht bestätigen. Hinterlegen kannst du ihn trotzdem jederzeit per Klick.
Wo die Nachweise geführt werden
Das legst du unter Verbindungen → Belegregeln fest. Das Erfassungsfenster nennt dir dein hinterlegtes System und verlinkt die Einstellung.
Lädst du bei einer einzelnen Bestellung trotzdem einen Beleg hoch, gilt er für genau diese Bestellung als geführter Nachweis und ersetzt dort die externe Ablage. An der generellen Einstellung ändert sich nichts.
So findest du es in der App
Rechnungskit ist keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Dieser Beitrag erklärt allgemeine Zusammenhänge und ersetzt weder die Beratung durch deine Steuerkanzlei (§ 5 StBerG) noch eine Rechtsberatung (§ 3 RDG). Rechnungskit richtet sich an in Deutschland ansässige Unternehmen und bereitet Belege, Steuersätze und Buchungen automatisch auf. Wie dein Einzelfall zu bewerten ist, entscheidest du, im Zweifel gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei oder einer Anwaltskanzlei.