USt-IdNr.-Prüfung beim BZSt

Gibt ein Unternehmen aus einem anderen EU-Land seine USt-IdNr. an, prüft Rechnungskit sie beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Nur eine bestätigte Nummer führt zu einer Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer. Den Ablauf übernimmt Rechnungskit, du wirst nur gefragt, wenn es ohne dich nicht geht.

Was geprüft wird

Rechnungskit fragt die Nummer qualifiziert ab, also zusammen mit Firmenname, Straße, Postleitzahl und Ort aus der Rechnungsanschrift. Das BZSt verlangt dafür vorher eine einfache Abfrage. Beide Abfragen und die unveränderte Antwort des BZSt speichert Rechnungskit revisionssicher. Du findest sie unter Einstellungen → Steuersätze → „USt-IdNr.-Prüfprotokoll“.

Wann eine Prüfung zählt: Die gültige USt-IdNr. des Kunden ist Voraussetzung der Steuerbefreiung (§ 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Für die automatische Rechnung ohne USt verlangt Rechnungskit deshalb eine Prüfung, die spätestens am Leistungstag vorliegt und höchstens 14 Tage älter ist. Das ist eine bewusst strenge Regel von Rechnungskit, keine gesetzliche Frist: Das Gesetz schreibt nicht vor, wann du prüfst, maßgeblich ist die Gültigkeit zum Zeitpunkt der Leistung. Eine spätere Abfrage ersetzt die Prüfung am Leistungstag deshalb nicht automatisch, sie kann den Fall aber dokumentieren. Dafür gibt es auf der Seite „Mit oder ohne MwSt.?“ den Knopf „Nachträglich prüfen“, die Entscheidung triffst dann du.

Wenn das BZSt nicht erreichbar ist

Rechnungskit wiederholt eine Prüfung ohne Ergebnis automatisch: alle 15 Minuten, bis zu zwölf Stunden lang, also bis zu 48 Versuche. Du musst dafür nichts tun.

Das BZSt leitet ausländische Nummern an das Prüfsystem des jeweiligen Mitgliedstaats weiter. Einzelne Länder sind dort öfter stundenlang nicht erreichbar. So geht Rechnungskit damit um:

• Es fragt alle 15 Minuten erneut, bis zu zwölf Stunden lang. Eine Aufgabe für dich entsteht in dieser Zeit nicht.
• Ist eine Prüfung abgebrochen, ohne dass ein Ergebnis kam, startet „Abgleichen“ unter Zahlungen sie neu. Das passiert auch beim regelmäßigen Abgleich von selbst.
• Wartet danach ein Beleg auf die Nummer, wird die Aufgabe zu „Entscheidung nötig“ und die Inhaber bekommen sofort eine E-Mail. Du kannst erneut prüfen, mit USt ausstellen oder mit Begründung ohne USt ausstellen.
• Wartet noch kein Beleg (die Prüfung lief schon beim Bestelleingang), entsteht keine Aufgabe. Bei Zahlung oder Versand prüft Rechnungskit erneut.
• Dieselbe Nummer fragt Rechnungskit je Projekt höchstens einmal pro Stunde ab.

Eine Rechnung ohne USt entsteht nie ohne bestätigte Prüfung.

Wenn deine eigene USt-IdNr. fehlt

Deine USt-IdNr. ist die Anfragekennung jeder Prüfung. Sie gehört außerdem auf jede Rechnung ohne deutsche USt an ein EU-Unternehmen, neben der Nummer des Kunden (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Fehlt sie oder lehnt das BZSt sie ab, kann Rechnungskit nicht prüfen und keine Rechnung ohne USt ausstellen.

• Beim ersten betroffenen Fall bekommen die Inhaber sofort eine E-Mail. Weitere Bestellungen hängen sich still an.
• Rechnungskit sucht deine Nummer im Impressum (der Adresse aus den Einstellungen) und schlägt sie vor. Übernommen wird sie erst, wenn du bestätigst: Das BZSt bestätigt bei einer deutschen Nummer nur, dass sie gültig ist, nicht, dass sie dir gehört. Im Impressum steht manchmal die Nummer einer Mutterfirma, einer Agentur oder eine alte.
• Sobald du eine gültige Nummer gespeichert hast, prüft Rechnungskit alle wartenden Bestellungen von selbst neu.
• Bis dahin kannst du jede Bestellung mit USt ausstellen. „Ohne USt ausstellen“ gibt es in diesem Fall nicht, weil die Pflichtangabe fehlt.

Die Rechnungsfrist

Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen und über Leistungen mit Reverse Charge müssen bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt sein (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Damit ein wartender Beleg diese Frist nicht reißt:

Ist der Leistungstag schon vorbei und keine gültige Prüfung da, zählt eine neue Prüfung für die automatische Entscheidung nicht mehr. Bei einer bezahlten Bestellung stellt Rechnungskit dann sofort mit USt aus. Bei Kauf auf Rechnung entscheidest du, sonst greift der 10. des Folgemonats. Bestätigt sich die Nummer später, korrigierst du über Storno und neue Rechnung.

Kleinunternehmer und Checkout

• Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) gibt es keine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung und kein Reverse Charge (§ 19 Abs. 1 UStG). Rechnungskit prüft dann nicht und hält keinen Beleg zurück.
• Im Rechnungskit Checkout läuft die Prüfung live im Adressschritt und blockiert den Kauf nie. Bestätigt das BZSt die Nummer, zeigt der Warenkorb 0 %. Sonst zahlt der Käufer mit USt. Nach der Zahlung sichert die Rechnungspipeline das Ergebnis noch einmal ab.

Keine Steuerberatung: Rechnungskit meldet, was das BZSt geantwortet hat, und stellt danach aus. Ob eine Lieferung im Einzelfall steuerfrei ist, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerkanzlei.

Quellen: § 6a UStG, § 14a UStG, § 18e UStG, § 19 UStG