Zahlungen, Zuordnung und Auszahlungs-Abgleich

Rechnungskit ordnet jede eingehende Zahlung automatisch der passenden Bestellung zu. Was nicht eindeutig ist, landet nie stillschweigend im Nichts, sondern als Aufgabe in der Klärungsliste.

Diese Seite erklärt, wie die Zuordnung arbeitet, was die Status einer Zahlung bedeuten, wie du Klärfälle löst und wie Rechnungskit die Auszahlungen deiner Zahlungsanbieter in ihre Bestandteile zerlegt.

Zahlung · Zuordnung · Beleg

Von der Zahlung zum Beleg

Eingang

Zahlungvom Zahlungsanbieter, per Webhook oder Abruf

Bestellungaus der Matching-Quelle, etwa deinem Shop

Zuordnung, in dieser Reihenfolge

1. Zahlungsreferenzvom Shop oder deiner Anwendung mitgegeben
2. Bestellnummer in den Metadatenzum Beispiel custom_id bei PayPal
3. Bestellnummer im Verwendungszweckoder in der Beschreibung der Zahlung

Ergebnis

AbgestimmtRechnung entsteht, bei Ware mit dem Versand

Wartet auf SyncBestellung noch nicht da, der nächste Abgleich löst es meist

Zu prüfenAufgabe in der Klärungsliste unter /payments

Wie die Zuordnung arbeitet

Die Zuordnung versucht mehrere Wege, in dieser Reihenfolge:

1. Zahlungsreferenz: die vom Shop oder deiner Anwendung mitgegebene Referenz der Zahlung.
2. Bestellnummer aus den Metadaten der Zahlung (zum Beispiel custom_id bei PayPal).
3. Bestellnummer im Verwendungszweck beziehungsweise der Beschreibung der Zahlung.

Unter Verbindungen → Connect siehst du je Zahlungsanbieter eine Vorschau, ob die Zuordnung mit deinen echten Daten greift.

Die Matching-Quelle muss zu deinem Shop passen

Je Zahlungsanbieter legst du unter Verbindungen → Connect fest, woher die Bestelldaten kommen, zum Beispiel Shopify, WooCommerce, Shopware oder Stripe Abos. In dieser Quelle sucht Rechnungskit die passende Bestellung, und nur dort.

Steht dort API, obwohl deine Bestellungen aus einem Shop kommen, sucht jede Zahlung in einem leeren Bestand. Gefunden wird nichts, ein Beleg entsteht nicht. Weil der Abgleich technisch sauber durchläuft, erscheint nicht einmal eine Fehlermeldung. Der Ausfall fällt nur daran auf, dass die Zahlungen unzugeordnet liegen bleiben.

Deshalb hilft Rechnungskit an zwei Stellen:

• Warnung: An der Verbindung erscheint ein Hinweis, wenn die Quelle auf API steht und gleichzeitig ein Shop verbunden ist.
• Voreinstellung: Legst du einen Anbieter neu an und ist genau ein Shop verbunden, wird dieser Shop direkt als Quelle eingestellt.

Bleiben viele Zahlungen ohne erkennbaren Grund als „Zu prüfen“ liegen, sieh hier zuerst nach. Nach dem Umstellen holt „Alle abgleichen“ die liegengebliebenen Zahlungen nach und erstellt die fehlenden Belege.

Direkte PayPal-Zahlungen und die Bestellnummer

PayPal-Zahlungen tragen die Bestellnummer nur, wenn der Shop-Checkout sie in das PayPal-Feld invoice_id (oder custom_id) schreibt. WooCommerce (Invoice Prefix) und Shopware tun das standardmäßig. Einfache PayPal-Buttons tun es oft nicht, dann greift die Zuordnung über Betrag und E-Mail.

PayPal bei Shopify

Bei Shopify ist das Feld unterschiedlich belegt. Ein Teil der Zahlungen trägt die echte Bestellnummer, beim Rest steht dort ein interner Schlüssel der Checkout-Sitzung, zu dem es keine Bestellnummer gibt.

Für diese Zahlungen fragt Rechnungskit die Bestellung direkt bei Shopify ab und liest die dort hinterlegte PayPal-Transaktionsnummer. Sie verbindet Bestellung und Zahlung eindeutig. Zugeordnet wird also über die Transaktionsnummer, nicht über Betrag und Zeit geschätzt. Einstellen musst du nichts, die bestehende Shopify-Verbindung genügt.

PayPal über einen anderen Anbieter

Unzer-Zahlungen und die Bestellnummer

Unzer-Zahlungen tragen die Bestellnummer nur, wenn das Unzer-Modul des Shops sie als Order-ID übergibt. Die Unzer-Module für Shopware und WooCommerce tun das standardmäßig, bei anderen Shops prüfst du die Modul-Konfiguration. Zusätzlich muss der Shop als Matching-Quelle der Unzer-Verbindung gewählt sein.

Der 4-Stunden-Abgleich deckt Unzer ebenfalls ab. Bekannte Zahlungen der letzten 48 Stunden werden neu abgerufen, und aktuelle Bestellungen ohne Unzer-Zahlung fragt Rechnungskit direkt bei Unzer an.

Was die Status bedeuten

Jede Zahlung unter /payments trägt genau einen Status.

Unter „Zu prüfen“ teilt Rechnungskit die Zahlungen nach Grund auf. Ein Klick auf einen Grund zeigt nur diese Zahlungen:

Raten auf Stripe-Rechnungen

Überweist ein Kunde in Raten auf eine Stripe-Rechnung, verrechnet Stripe jede Überweisung aus dem Guthaben des Kunden mit der Rechnung. Solange die Rechnung bei Stripe offen ist, gibt es noch keine Bestellung und keinen Beleg. Diese Raten stehen unter „Wartet“, die Zeile nennt die Stripe-Rechnung und den offenen Betrag. Meldet Stripe die Rechnung als bezahlt, entsteht der Beleg und alle Raten werden ihm zugeordnet. Du musst dafür nichts tun.

Stammt die Stripe-Rechnung von vor deinem Belegstart, hat sie das Altsystem ausgestellt. Ihre Raten stehen dann unter „Historisch“, Rechnungskit stellt keinen zweiten Beleg aus. Bei Stripe-Rechnungen zählt dafür das Datum, an dem Stripe die Rechnung abgeschlossen hat.

Nennt eine Zahlung keine Rechnung (weder Verknüpfung noch Rechnungsnummer), ist sie nicht automatisch eine Rate: Sie kann auch eine Vorauszahlung, eine Aufladung des Guthabens oder ein neuer Verkauf sein. Sie bleibt deshalb unter „ohne Bestellung“, und die Zeile nennt die offenen Stripe-Rechnungen des Kunden. Wende die Zahlung in Stripe auf die richtige Rechnung an, ordne sie hier zu oder wähle „Ignorieren (extern abgerechnet)“, wenn sie zu einer Rechnung aus dem Altsystem gehört.

Status unter /payments

Wo du handeln musst und wo nicht

Erledigt

Abgestimmt, Erstattung, Kein Umsatz, Historisch

Für dichnichts zu tun

Wartet

Wartet auf Sync, USt-Prüfung läuft

Für dichmeist von selbst gelöst

Du bist dran

Zu prüfen, Entscheidung nötig

Für dichzuordnen oder entscheiden

Abgestimmt: Rechnung oder „Nach Versand“

• Steht in der Spalte Rechnung eine Nummer, ist die Rechnung erstellt.
• Steht dort „Nach Versand“, entsteht die Rechnung erst beim Versand (Leistungsdatum = Versanddatum). Ob versendet ist, siehst du an der Bestellung. Die Bestellnummer in der Zeile führt direkt dorthin.

In beiden Fällen ist nichts zu tun.

Historisch

Die Zahlung stammt aus der Zeit VOR deinem Belegstart. Dein bisheriges System hat sie schon fakturiert. Rechnungskit lädt sie nur, damit die Auszahlungen aufgehen: kein Beleg, keine Aufgabe, nichts zu tun.

Du kannst eine ungeklärte Zahlung auch selbst so ablegen, über das Menü der Zahlung → Ignorieren oder den Link im Zuordnen-Dialog. Das ist richtig, wenn ihre Bestellung vor dem Systemstart liegt und im Altsystem abgerechnet wurde. Die Aufgabe schließt sich, die Entscheidung wird protokolliert und ist über „Wieder öffnen“ umkehrbar.

Verlauf einer Zahlung

Ein Klick auf eine Zahlung in der Liste öffnet ihren Verlauf: am Computer als Leiste rechts, auf dem Handy von unten. Mit der Tastatur erreichst du ihn über „Verlauf“ im Menü „…“ der Zeile oder über den Uhr-Knopf am Zeilenende. Escape schließt ihn wieder.

Oben stehen Anbieter, Betrag, die volle Zahlungsreferenz und der Status. Darunter die Schritte, die eine Zahlung durchläuft:

• Eingegangen: Zeitpunkt der Zahlung beim Anbieter. Bei Stripe steht dabei, ob der Webhook sie gemeldet hat oder ob sie beim Abgleich gefunden wurde. Kam die Zahlung erst Stunden später in Rechnungskit an, steht auch das dabei.
• Bestellung zugeordnet: mit Bestellnummer, und ob automatisch oder von Hand (mit Namen). Seit dem 21.10.2026 speichert Rechnungskit den genauen Zeitpunkt der Zuordnung. Bei älteren Zahlungen nimmt der Verlauf den frühesten belegten Zeitpunkt (erledigte Aufgabe „Bestellung fehlt“ oder die Rechnung) oder zeigt keine Uhrzeit.
• Angehalten oder Wartet: eine offene Aufgabe, mit Grund, seit wann sie offen ist, und dem Knopf, der sie löst. „Klären“ öffnet denselben Dialog wie in der Zeile.
• Rechnung: Nummer mit Link zum Beleg. Fehlt sie noch, steht dort, wann sie entsteht.
• Erstattet und Storno: jede Erstattung mit Betrag und der Storno-Beleg, wenn es einen gibt.
• Als „Kein Umsatz“ oder historisch abgelegt: wann, von wem oder automatisch, und der Hinweis „Keine Rechnung“.
• Ausgezahlt: Tag und Referenz der Auszahlung, mit Link in den Auszahlungs-Abgleich. Vorher: „mit der nächsten Auszahlung“.
• Im DATEV-Export: Exportnummer und Monat, festgeschrieben oder noch Entwurf. Sonst „noch nicht exportiert“.

Ein grüner Haken heißt erledigt, ein gefülltes orangefarbenes Ausrufezeichen eine offene Entscheidung, ein orange umrandetes eine Entscheidung, die schon getroffen ist. Graue Kreise sind Schritte, die noch kommen. Der Verlauf zeigt nur, was gespeichert ist: Ist ein Zeitpunkt nicht bekannt, steht keine Uhrzeit da.

Unter „Alle Ereignisse“ stehen zusätzlich alle Aufgaben (entstanden, erledigt, von wem), die Einträge aus dem Protokoll zu dieser Zahlung und die Übergabe an die Steuerkanzlei, nach Zeit sortiert.

Wenn etwas nicht passt

Jeder Klärfall erscheint als Aufgabe unter /payments. Rücklastschriften und Auszahlungs-Abweichungen landen ebenfalls dort.

Zahlung ohne Zuordnung

Zahlungen ohne zuordenbare Bestellung erscheinen als Aufgabe „Zahlung ohne Zuordnung“. Dort ordnest du manuell zu oder klärst den Fall.

Häufigster Grund: Die Zahlung war schneller als der Shop-Abgleich, die Bestellung ist einfach noch nicht da. Bei WooCommerce gehst du so vor:

1. Im Zuordnen-Dialog die Bestellnummer eintippen.
2. „Bestellung … jetzt aus dem Shop laden“ klicken, die Bestellung kommt sofort.
3. Der Dialog sagt, was er gefunden hat. Offene Bestellung mit passendem Betrag: Er ordnet gleich zu, die Rechnung entsteht. Abweichender Betrag: Die Bestellung ist ausgewählt, du bestätigst mit „Rechnung erstellen“. Im Shop storniert: Er zeigt, wie du die Zahlung beim Anbieter erstattest oder die Bestellung im Shop wieder aktivierst (Verkauf ohne Bestellreferenz, Schritt 5). Schon mit Rechnung: Die neue Zahlung ist vermutlich doppelt, dann erstattest du sie. Nicht im Shop: Nummer prüfen oder die Zahlung ohne Rechnung ablegen.

Stornierte und schon abgerechnete Bestellungen zeigt die Suche im Dialog grau mit ihrem Status. Auswählen lassen sie sich nicht, damit keine zweite Rechnung entsteht.

Webhook-Verbindung still

Meldet dein Shop Bestellungen mit einem Zahlungsanbieter, von dem Rechnungskit seit der Verbindung keine einzige Zahlung erhalten hat (weder Webhook noch Abruf), erscheint die Aufgabe „Webhook-Verbindung still“. Sie enthält den konkreten Prüfhinweis. Bei PayPal etwa: „Transaction Search“ auf der REST-App aktivieren, und die App muss zum Konto gehören, auf dem die Shop-Zahlungen landen.

Rechnung kann nicht entstehen

Fehlt etwas für die Rechnung, etwa ein USt-Satz, vollständige Empfängerdaten oder deine Firmendaten, wird die Zahlung gehalten. Die Aufgabe verlinkt direkt die Einstellung, die fehlt.

Käuferdaten anfordern

Bei unvollständigen Empfängerdaten holst du die Anschrift direkt vom Käufer.

1. „Daten anfordern“ an der Aufgabe schickt ihm eine E-Mail mit einem Link, in deinem Namen als Absender. Über den Link ergänzt er seine Rechnungsanschrift ohne Login.
2. Ist keine E-Mail-Adresse bekannt, kopierst du den Link mit „Link kopieren“ und sendest ihn selbst, etwa per Chat.
3. Sobald der Käufer die Daten übermittelt, entsteht der Beleg automatisch und die Aufgabe schließt sich.

Der Link bleibt gültig. Ein erneuter Klick auf „Daten anfordern“ sendet denselben Link noch einmal. Die Zeile zeigt „Angefordert am“ bzw. „Käuferdaten erhalten am“.

Unvollständige Empfängerdaten

Vom Käufer-Link bis zum Beleg

1. Aufgabe entstehtZahlung wird gehaltenkein Beleg mit unvollständiger Anschrift
2. Daten anfordernE-Mail mit Link an den Käuferin deinem Namen, oder automatisch per Belegregel
3. Käufer antwortetAnschrift ergänzt, ohne Login„Käuferdaten erhalten am“
4. Sofort danachBeleg entsteht automatischdie Aufgabe schließt sich

Automatisch senden: Unter Einstellungen, Belegregeln kannst du den Käufer-Link automatisch senden lassen. Dann geht die Anfrage in deinem Namen sofort raus, sobald die Aufgabe entsteht und eine E-Mail-Adresse des Käufers bekannt ist. Das passiert einmal je Zahlung, im Testmodus nie. Die Aufgabe bleibt sichtbar, bis der Käufer geantwortet hat.

Keine Antwort: Antwortet der Käufer nicht, passiert nichts von selbst. Die Zahlung bleibt gehalten, es entsteht kein Beleg, die Aufgabe bleibt offen und erscheint in der Aufgaben-Erinnerung per E-Mail. Rechnungskit erinnert den Käufer nicht automatisch. Du kannst den Link aber jederzeit erneut senden oder die Anschrift selbst im Shop bzw. Stripe-Kundenprofil nachtragen. Danach entsteht der Beleg beim nächsten Abgleich.

Sicherheitsnetz für verlorene Webhooks

Falls ein Webhook verloren ging, gleicht ein Sicherheitsnetz regelmäßig mit der Quelle ab:

Bei Ware entsteht die Rechnung erst mit dem Versand (Leistungsdatum). Bei Shop-Bestellungen hängt sie deshalb daran, dass auch die Statusänderung „Fertiggestellt“ ankommt.

Jetzt synchronisieren: Mit dem Knopf unter Zahlungen holst du Zahlungen und Auszahlungen deiner Zahlungsanbieter sofort, ohne auf den nächsten Lauf zu warten. Der Abgleich läuft im Hintergrund, auch wenn du die Seite verlässt oder Rechnungskit gerade ein Update einspielt (dann startet er von selbst neu). Neue Zahlungen erscheinen von selbst in der Liste, am Ende meldet Rechnungskit, wie viele Zahlungen geprüft wurden und wie viele neu sind.

Aufgaben-Erinnerung per E-Mail

Offene Aufgaben musst du nicht selbst im Blick behalten. Rechnungskit schickt den Inhabern des Kontos eine Übersicht per E-Mail, nach Projekten gruppiert, mit Anzahl und Alter der ältesten Aufgabe. Je Aufgabenart stehen bis zu drei Fälle darin, jeder mit seinem Grund und einem Link direkt zum Fall; weitere fasst „und … weitere“ mit einem Link zur Liste zusammen. Die Mail kommt nur, wenn tatsächlich etwas offen ist.

Das Dashboard listet keine einzelnen Aufgaben. Unter „Was jetzt wichtig ist“ steht je Liste eine Kachel, etwa „Zahlungen klären“, „Rechnungen prüfen“ oder „Steuersätze festlegen“, mit derselben Zahl wie die Liste, den größten Gründen in wenigen Worten und, wo es drängt, der nächsten Frist (rot unter sieben Tagen oder abgelaufen) oder der Zahl angehaltener Belege. Alles, was an einem Steuersatz hängt, zählt nur in „Steuersätze festlegen“: Zahlungen, die auf einen Satz warten, stehen unter Zahlungen ganz unten unter „Warten auf einen Steuersatz“, zählen aber nicht in „Zu prüfen“. Dringendes steht oben, „Öffnen“ führt direkt in die Liste, und „Mit Kit klären“ fragt Kit, womit du anfängst.

Die Angaben zum einzelnen Fall stehen an jeder Aufgabe unter Zahlungen, unter Rechnungen → „Zu prüfen“ und an der Bestellung: warum sie entstanden ist (mit Bestellnummer, Betrag, Land oder Satz), „So löst du es“ mit dem nächsten Schritt, ein Knopf direkt zum Fall und unter „Möglichkeiten und Folgen“ jede Option mit dem, was danach passiert, etwa ob eine Rechnung entsteht und was nach DATEV geht. Kit erklärt Aufgaben mit denselben Sätzen.

Du stellst das unter Einstellungen → Benachrichtigungen bei „Aufgaben-Erinnerung per E-Mail“ um. Die Auswahl gilt für das ganze Konto und speichert sofort. Jede Erinnerungs-Mail nennt ihren Rhythmus und verlinkt diese Einstellung.

Unabhängig davon meldet sich Rechnungskit sofort per E-Mail, wenn eine Rechnung wegen einer nötigen Entscheidung zurückgehalten wird, etwa bei einer gescheiterten USt-IdNr.-Prüfung. Diese Sofort-Mail lässt sich nicht abschalten.

Auszahlungs-Abgleich

Unter /payouts zerlegt Rechnungskit die Auszahlungen deiner Anbieter in ihre Bestandteile, damit die Buchhaltung aufgeht. Jede Position (Zahlung, Erstattung, Gebühr) wird einzeln ausgewiesen. Gebühren werden nie mit Umsätzen verrechnet.

Über der Liste stehen drei Reiter: „Alle“, „Abzugleichen“ (Auszahlungen mit offener Aufgabe, etwa einer Differenz oder Positionen ohne Zahlung) und „Ungeklärt“ (Auszahlungen mit mindestens einer ungeklärten Position). Die Zahl bei „Abzugleichen“ ist dieselbe wie im Menü und in der Dashboard-Kachel „Auszahlungen abgleichen“. Nach dem Go-live blendet die Liste Auszahlungen vor dem Belegstart und solche aus reinen Testzahlungen aus. Ein Hinweis über der Liste nennt ihre Zahl, „Anzeigen“ holt sie zurück.

Beispiel · Beträge erfunden

Eine Auszahlung, zerlegt in ihre Positionen

Auszahlung vom AnbieterBetrag

12 Zahlungen+1.250,00 € jede einer Bestellung zugeordnet

1 Erstattung−59,90 € mit Korrekturrechnung

Gebühren−18,74 € echte Cent-Beträge des Anbieters

Korrekturposition−0,01 € Rundung laut Anbieter-Report

Auszahlung1.171,35 € Summe der Positionen, geht auf den Cent auf

Wenn sie nicht aufgehtFolge

Zahlung fehltbei Stripe und Mollie automatisch nachgeholt

Position ohne ZahlungAufgabe „Positionen ungeklärt“

Differenz bleibtKlärungs-Aufgabe, nie weggerundet

Als geklärt akzeptierenmit Begründung, unveränderlich im Audit-Log

Wie die Auszahlungen ankommen

Wann die Gebühr je Zahlung erscheint

Die Gebühr je Zahlung erscheint, sobald der Anbieter sie liefert. Bis dahin zeigt die Zahlungsliste „folgt“.

Fehlende Zahlungen und Differenzen

Fehlt zu einer Position die Zahlung, typisch bei Verkäufen vor dem Belegstart oder einem verpassten Webhook, holt der Abgleich sie bei Stripe und Mollie automatisch vom Anbieter nach. Das passiert täglich und bei „Alle abgleichen“. Zahlungen vor dem Belegstart erscheinen dabei als „Historisch“ und erzeugen keinen Beleg.

Bleibt trotzdem eine Differenz, kannst du sie mit Begründung als geklärt akzeptieren. Die Entscheidung landet unveränderlich im Audit-Log und wird aufgehoben, sobald die Auszahlung tatsächlich aufgeht. Wie der DATEV-Export eine Differenz bucht, steht unter Abstimmdifferenz.

Ungeklärte Positionen in einer Auszahlung

Geprüft wird nicht nur die Summe, sondern jede einzelne Position. Ungeklärt heißt: Zu dieser Position lässt sich keine Zahlung finden. Die Aufgabe „Positionen ungeklärt“ erscheint deshalb auch dann, wenn die Auszahlung auf den Cent aufgeht.

Positionen ohne Zahlung

Was Rechnungskit selbst klärt und was bei dir landet

Erstattung bei Shopify PaymentsÜber die mitgelieferte Bestellung aufgelöst, wenn sie genau eine Zahlung des Anbieters hat

Automatisch

Erstattung zu einer Bestellung vor dem BelegstartDie Zahlung lief noch im Altsystem

Sichtbar, keine Aufgabe

RückbuchungEigener Vorgang mit eigener Klärung

Eigene Klärung

Ursprüngliche Zahlung fehltErst „Alle abgleichen“, dann von Hand an der Auszahlung zuordnen

Aufgabe

Zwei Fälle klärt Rechnungskit selbst:

• Erstattungen bei Shopify Payments: Shopify bucht sie unter der Transaktionsnummer der Rückzahlung, während die Korrekturrechnung an der Zahlung der ursprünglichen Bestellung hängt. Weil Shopify auf jeder Buchung die Bestellung mitliefert, löst Rechnungskit die Position darüber auf, sofern diese Bestellung genau eine Zahlung des Anbieters hat. Rückbuchungen bleiben bewusst außen vor, denn sie sind ein eigener Vorgang mit eigener Klärung.
• Zeit vor dem Belegstart: Zwischen Kauf und Rückzahlung liegen oft Wochen. Eine aktuelle Auszahlung enthält deshalb mitunter Erstattungen zu Bestellungen, die noch im Altsystem abgerechnet wurden, und deren Zahlung hat Rechnungskit nie gesehen. Solche Positionen stehen mit dem Hinweis „vor Belegstart“ in der Auszahlung, zählen nicht als „ungeklärt“ und halten keine Aufgabe offen. Taucht die Zahlung später doch auf, ordnet der nächste Abgleich sie zu.

Bleibt eine Aufgabe bestehen, fehlt wirklich etwas, meistens die ursprüngliche Zahlung zu einer erstatteten Bestellung. Dann hilft „Alle abgleichen“ unter /payments. Bleibt die Position danach offen, klickst du an ihr in der Auszahlung „Zuordnen“.

Position von Hand zuordnen

Der Dialog „Position zuordnen“ zeigt oben, was der Anbieter zur Position mitliefert: Referenz, Datum und Betrag, bei Erstattungen den ursprünglichen Verkauf (PayPal nennt ihn auf jeder Erstattung) und, wenn vorhanden, die Bestellnummer. Darunter stehen die Zahlungen, die in Frage kommen. Zu jeder siehst du Bestellnummer und Kunde, bei Erstattungen Datum und Betrag des ursprünglichen Verkaufs, dazu die Rechnungs- oder Stornonummer. Zahlungen, die schon in einer Auszahlung stehen, bietet der Dialog nicht mehr an.

• „gehört laut PayPal zu dieser Zahlung“ (oder Stripe, Mollie): Der Anbieter nennt diese Zahlung selbst. Sie steht ganz oben und ist vorausgewählt, wenn es genau eine solche Zahlung gibt.
• „exakt“: Nur diese eine Zahlung hat genau den Betrag der Position, und keine andere offene Position der Auszahlung hat ihn auch.
• „gleicher Betrag“: Mehrere Zahlungen oder mehrere offene Positionen haben genau diesen Betrag, etwa fünf Erstattungen über 15,99 € vom selben Tag. Rechnungskit empfiehlt dann keine davon; Bestellnummer, Kunde und Verkaufsdatum zeigen, welche passt.

Passt keine Zahlung, wählst du „Keine passende Zahlung in Rechnungskit“ und dann eine von zwei Möglichkeiten:

• Verkauf vor dem Belegstart: Die Zahlung lief noch über dein altes System. Die Position steht danach mit „vor Belegstart“ in der Auszahlung.
• Anders geklärt: Du notierst kurz, wie (mindestens fünf Zeichen). Die Position zeigt danach „Anders geklärt“.

Beides schließt die Position. Rechnungskit prüft die Auszahlung neu, und die Aufgabe schließt sich, sobald nichts mehr offen ist. Jede Entscheidung, auch eine Zuordnung von Hand, steht mit Notiz im Audit-Log. Mit „Wieder öffnen“ oder „Zuordnung aufheben“ nimmst du sie zurück.

Rundungsdifferenzen bei Gebühren und Auszahlungen

Zahlungsanbieter berechnen Gebühren pro Transaktion und intern mit Bruchteilen von Cents. Mollie und Unzer liefern bis zu vier Nachkommastellen. Aufs Bankkonto fließen aber nur ganze Cents. Deshalb enthalten die Settlement-Reports der Anbieter selbst eigene Korrekturpositionen wie Rounding differences.

So geht Rechnungskit damit um:

• Echte Beträge: Rechnungskit rechnet Gebühren nie als Prozentsatz nach, sondern übernimmt die echten Cent-Beträge des Anbieters je Transaktion. Intern werden ausschließlich ganze Cents verwendet, keine Fließkommazahlen.
• Einmal runden: Bei Anbieter-Positionen mit Nachkommastellen (z. B. Mollie-Kosten) wird die Summe exakt gebildet und nur einmal gerundet. Der Rest wird nach dem Größte-Reste-Verfahren auf die Positionen verteilt, damit die Positionssumme immer dem echten Gesamtbetrag entspricht. Rechnungskit erzeugt also keine eigenen Rundungsdifferenzen.
• Korrekturen des Anbieters: Korrekturpositionen (Rundung, Gebühren-Korrekturen, Steuer auf Gebühren, Einbehalte) werden als eigene Positionen der Auszahlung erfasst.
• Nie weggerundet: Geht eine Auszahlung trotzdem nicht auf den Cent auf, wird die Differenz als Klärungs-Aufgabe angezeigt. Eine Differenz ist ein Hinweis auf eine fehlende, doppelte oder falsch bewertete Transaktion.

Rundungscent zwischen Shop und Rechnung

Shops runden die Umsatzsteuer je Position, eine E-Rechnung nach EN 16931 rundet sie je Steuersatz. Bei manchen Bruttopreisen ergibt das einen Cent Unterschied. Beispiel: 2 × 19,90 € brutto. Shopify weist 3,17 € + 3,18 € Steuer aus, die Summe der Nettobeträge mal 19 % ergibt 6,36 €, die Rechnung käme so auf 39,81 €.

Rechnungskit gleicht solche Rundungscents an den bezahlten Preis an: Die Rechnung lautet auf 39,80 € mit 6,35 € Umsatzsteuer. Das ist der rechtlich richtige Betrag, denn das Entgelt ist der Bruttopreis abzüglich der Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 UStG), also 39,80 × 19/119 = 6,35 €. Ein um einen Cent zu hoher Ausweis würde nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet. Bei vielen Artikeln zum selben Satz kann die Rundung je Position auch mehrere Cent ausmachen. Rechnungskit gleicht so viel aus, wie sich aus der Rundung der Positionen erklären lässt: höchstens einen halben Cent je Position. Die Umsatzsteuer entspricht dann der Summe der Positionssteuern im Shop. Beide Rundungswege sind für Rechnungen nach § 14 UStG zulässig, und die Prüfregel BR-CO-17 der EN 16931 lässt diese Abweichung zu.

Angeglichen wird nur reine Rundung. Größere Abstände zwischen Bestellung und Rechnung haben einen Inhalt (Gutschein-Beleg, Erstattung, später ergänzter Versand) und bleiben so, wie berechnet.

Quellen: § 10 UStG, § 14c UStG. Keine Steuerberatung, im Einzelfall entscheidet deine Steuerkanzlei.

Belegstart und Alt-Daten

Rechnungskit erstellt Belege nur für Verkäufe ab dem Belegstart. Du legst ihn einmal beim Go-Live fest (Seite Live gehen): sofort oder geplant auf einen Stichtag, etwa den Monatsersten für einen Systemwechsel. Im Testmodus gilt der Tag der Einrichtung. Unter Einstellungen, Belegregeln siehst du das Datum, ändern lässt es sich dort nicht.

Beispiel · Belegstart am 1. Oktober

Das Bestelldatum entscheidet

1. Bis 30 Tage davorZahlungen werden geladenals „Historisch“, damit Auszahlungen aufgehen
2. 30. SeptemberBestellung im Shoprechnet dein bisheriges System ab, auch bei Zahlung oder Versand im Oktober
3. 1. OktoberBelegstarteinmal beim Go-Live festgelegt
4. Ab dannBelege aus Rechnungskitfür jede neue Bestellung

Ältere Zahlungen

Ältere Zahlungen der letzten 30 Tage werden trotzdem geladen. Sie erscheinen als „Historisch“ in der Zahlungsliste und sorgen dafür, dass Auszahlungen aufgehen, die teilweise vor der Umstellung liegen.

Fakturiert werden sie nicht, denn dafür hat das bisherige System schon Rechnungen gestellt. Eine zweite, nicht identische Rechnung über dieselbe Leistung kann dazu führen, dass du die darin ausgewiesene Steuer zusätzlich schuldest (§ 14c Abs. 1 UStG, Abschn. 14c.1 Abs. 4 Satz 5 UStAE).

Maßgeblich ist das Bestelldatum

• Eine Bestellung vom 30. September, die erst im Oktober bezahlt oder versendet wird, rechnet weiter dein bisheriges System ab. Rechnungskit legt ihre Zahlung als „Historisch“ ab.
• Über die API angebundene Shops schicken das Bestelldatum im Feld orderedAt mit. Fehlt es, zählt der Eingang der Bestellung bei Rechnungskit.
• Ordnest du so eine Zahlung selbst einer Bestellung zu, entsteht trotzdem ein Beleg.

Rückwirkend fakturiert Rechnungskit nicht: Stichtag setzen, ab dann alles über Rechnungskit. Brauchst du einen früheren Belegstart, weil für diese Verkäufe noch keine Rechnung existiert, wende dich an den Support.

Grenzen, ehrlich benannt

• Bankabgleich an anderer Stelle: Grundlage hier sind die Daten der Zahlungsanbieter und des Shops. Den Abgleich mit dem Bankkonto (Kontoauszug hochladen oder, als Beta, Konto verbinden) gibt es unter Bank → Bankabgleich.
• 0,00 €: Zahlungen über 0,00 € werden automatisch als Nicht-Umsatz eingestuft und erzeugen keinen Beleg.
• Fremdwährung: Rechnungen entstehen für EUR, CHF, USD, GBP, SEK, DKK, NOK, PLN und CZK. Der EUR-Steuerbetrag wird mit der Kursmethode des Projekts ermittelt (Voreinstellung für neue Projekte: BMF-Monatskurs des Leistungsmonats, bis zu dessen Veröffentlichung vorläufig der EZB-Tageskurs) und samt Kursdatum auf dem Beleg eingefroren. Andere Währungen (z. B. JPY) sowie Zahlungen, deren Währung nicht zur Bestellung passt, erzeugen keinen Beleg, sondern eine Klärungsaufgabe.

Hinweis auf die AWV-Meldepflicht (Bundesbank)

Wird eine einzelne grenzüberschreitende Zahlung über 50.000 € einer Bestellung zugeordnet (deutscher Verkäufer, ausländischer Zahler), zeigt Rechnungskit auf der Seite Zahlungen einen Hinweis. Als Inländer bist du dafür ggf. gegenüber der Deutschen Bundesbank meldepflichtig: Z4-Meldung nach §§ 67 ff. AWV, Frist ist der 7. Werktag des Folgemonats (§ 71 Abs. 6 AWV).

Wichtig einzuordnen:

• Nur Statistik: Das ist eine reine Statistikmeldung im Außenwirtschaftsverkehr, keine Steuerpflicht. Sie ändert nichts an deiner Rechnung, an der Umsatzsteuer oder am DATEV-Export.
• Je Zahlung: Die Grenze von 50.000 € gilt seit dem Meldemonat Januar 2025 (vorher 12.500 €, laut Bundesbank) und wird je einzelner Zahlung geprüft, nicht als Monatssumme (§ 67 Abs. 2 Nr. 1 AWV).
• Warenexporte: Zahlungen für die Ausfuhr oder Verbringung von Waren sind ausgenommen (§ 67 Abs. 2 Nr. 2 AWV). Der Hinweis erscheint trotzdem, weil Rechnungskit den Zweck der Zahlung nicht sicher einordnen kann.
• Nicht die ZM: Sie ist nicht zu verwechseln mit der 50.000-Euro-Grenze der Zusammenfassenden Meldung (ZM). Das ist eine andere Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern über ELSTER, mit dem AWV-Hinweis hat sie nur die Zahl gemeinsam.
• Meldung machst du: Rechnungskit weist nur darauf hin und übernimmt die Z4-Meldung nicht. Die Meldung selbst läuft über das Meldeportal der Bundesbank. Die Aufgabe im Klärungsbereich lässt sich nach Erledigung abhaken.